1. Lý do chọn đề tài
2.2. Tổ chức kế toán tại Bệnh viện Đại học Quốc Gia Hà Nội
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện Đại học Quốc Gia Hà Nội
Bộ máy kế tốn là xương sống của phịng kế tốn. Vì vậy mà tổ chức bộ máy kế tốn có ý nghĩa hết sức quan trọng trong tổ chức cơng tác kế tốn của đơn vị. Nhận biết được vấn đề này nên Bệnh viện Đại học Quốc Gia Hà Nội luôn chú trọng đến tổ chức bộ máy kế toán.
Nhân sự của Phịng Tài chính kế tốn Bệnh Đại học Quốc Gia Hà Nội gồm có 10 người, trong đó: 8 kế tốn viên Đại học, 02 thạc sỹ kinh tế. Cán bộ kế tốn có trình độ đại học ngành kế tốn chiếm tỷ lệ 80%. Các kế tốn viên có thâm niên công tác lâu năm, người mới nhất cũng có ít nhất 3 năm kinh nghiệm. Phụ trách phịng kế tốn có 01 kế tốn trưởng, 02 phó phịng là kế tốn tổng hợp.
Bộ máy kế tốn của Bệnh viện tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung.
Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
Kế toán quỹ tiền mặt, thanh tốn cơng nợ Kế tốn ấn chỉ chun mơn, tài sản cố định và các khoản thuế Kế toán lương, bảo hiểm Kế toán ngân hàng Kế toán xây dựng cơ bản Kế toán kho dược
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Bệnh viện Đại học Quốc Gia Hà Nội
: Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ đối chiếu
Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ tương tác:
* Kế toán trưởng: là người đứng đầu trong bộ máy tài chính kế tốn của Bệnh viện. Kế toán trưởng phụ trách chung về kế toán, tổ chức cơng tác kế tốn của Bệnh Viện bao gồm tổ chức bộ máy hoạt động, hình thức sổ, hệ thống chứng từ, tài khoản áp dụng, cách luân chuyển chứng từ, cách tính tốn lập bảng báo cáo kế tốn, theo dõi chung về tình hình tài chính của bệnh viện, hướng dẫn và giám sát hoạt động chi theo đúng định mức và tiêu chuẩn của Bệnh Viện và NN, tính tốn và tổng hợp tồn bộ hoạt động tài chính của Bệnh viện dựa trên các chứng từ gốc mà các bộ phận kế toán chuyển đến theo yêu cầu của cơng tác tài chính kế tốn. Các kế tốn viên căn cứ theo phân cơng cơng việc của kế tốn trưởng để thực hiện nhiệm vụ được giao.
* Kế tốn quỹ tiền mặt và thanh tốn cơng nợ: bao gồm kế toán tiền mặt, kế tốn cơng nợ và thủ quỹ
+ Kế toán tiền mặt: Theo dõi phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ liên quan đến số tiền hiện có, sự biến động tăng giảm của các loại tiền dựa trên chứng từ như phiếu thu-chi. Định kỳ đối chiếu với thủ quỹ để chốt biên bản kiểm kê tiền mặt
+ Kế tốn cơng nợ: Phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tính và trả lương, khen thưởng cho người lao động, các nghiệp vụ liên quan đến phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp. Định kỳ liên hệ với các phịng ban để gửi thư xác nhận đối chiếu cơng nợ nhằm xác định số phải thu, phải trả chính xác, phối hợp với các phòng ban khác để xử lý vấn đề về thanh quyết toán hợp đồng.
+ Thủ quỹ: Căn cứ vào chứng từ thu chi hợp lệ tiến hành thu tiền vào quỹ và chi tiền từ quỹ. Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhật số liệu, cuối ngày kiểm kê quỹ và định kỳ lập báo cáo quỹ.
Phịng kế tốn Bệnh viện đã tiến hành cơ cấu lại tổ chức bộ máy kế tốn, bố trí thêm nhân sự cho bộ phận kế tốn quỹ, tiền mặt, thanh tốn cơng để đảm bảo quản lý chặt chẽ trong quy trình thu tiền viện phí từ thu ngân, tách biệt giữa khâu thu tiền và chi tiền. Song có thể thấy rằng, việc tách biệt giữa kế tốn quỹ tiền mặt, thanh tốn cơng nợ và kế tốn ngân hàng do 3 nhân viên kế tốn đảm nhận dẫn đến khó khăn trong kiểm tra và đối chiếu khi thanh tốn đồng thời tạo ra sự chồng chéo trong cơng tác kế tốn. Ngồi ra đơn vị cũng chưa quan tâm đến cơng tác kế tốn quản trị
* Kế toán ấn chỉ chuyên môn, tài sản cố định và các khoản thuế:
Theo dõi chi tiết từng loại TSCĐ, dụng cụ,vật liệu sản phẩm hàng hóa, tài sản trong kho hành chính và tài sản đang sử dụng. Định kỳ lập các báo cáo thuế để phản ánh nghĩa vụ với NN. Cuối năm tiến hành kiểm kê kho hành chính, kiểm kê tài sản đối chiếu với số liệu trên sổ sách.
* Kế toán tiền lương, bảo hiểm: Phụ trách mảng tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn và các khoản phụ cấp, trích theo lương khác. Định kỳ cuối tháng, căn cứ trên bảng chấm cơng mà phịng hành chính gửi lên kế tốn tiền lương, bảo hiểm thực hiện tính lương cho cán bộ nhân viên, các khoản khác liên quan đến người lao động nếu có đồng thời hạch tốn ghi nhận vào phần mềm kế toán.
* Kế toán ngân hàng: Theo dõi, tổng hợp, phân loại từng loại tiền gửi tại ngân hàng, KBNN. Lập các ủy nhiệm thu đối với các khoản thu tiền gửi từ khách hàng và ủy nhiệm chi đối với các khoản chi tiền gửi thanh toán nhà cung cấp.
* Kế toán xây dựng cơ bản:
+ Theo dõi tình hình xây dựng, tình hình cấp vốn xây dựng của đơn vị cấp trên cho Bệnh viện.
+ Kiểm tra trình tự thực hiện dự án theo các quy định hiện hành, tính hợp pháp của hồ sơ thanh tốn dự án. Hạch tốn và theo dõi chi phí đầu tư xây dựng cơ bản theo từng đối tượng dự án.
+ Lưu trữ và quản lý sổ kế toán chi tiết và tổng hợp các tài khoản về đầu tư xây dựng cơ bản và nguồn vốn thực hiện dự án.
* Kế tốn kho dược: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thuốc, dụng cụ, vật tư, thiết bị y tế, hóa chất tại Bệnh viện. Định kỳ tiến hành kiểm kê các loại vật tư này theo quy định.
* Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế quy định trong các tài khoản của hệ thống tài khoản kế toán, kiểm tra sự biến động của từng loại vốn, nguồn vốn trong đơn vị. Cụ thể:
+ Kiểm tra chứng từ kế toán, kiểm tra định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Kiểm tra số liệu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.
+ Hướng dẫn các kế toán bộ phận hạch toán và xử lý các sai sót trong nghiệp vụ kế tốn.
+ Lập báo cáo tài chính theo từng tháng, quý, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.