P. HÀNH CHÍNH
2.2.2 Quản lý, điều hành dự án:
Trong việc quản lý một số dự án XD, Công ty đã lập nhiều quy trình như đã đề cập ở mục 2.2.1.3 gồm nhiều bước đi để theo đó các cá nhân và phòng ban triển khai thực hiện. Một số giai đoạn chủ yếu trong quy trình này kể từ khi ký được hợp đồng AB (giữa công ty và chủ đầu tư) là:
+ G Trên cơ sở các tài liệu hợp đồng AB, phòng Thi cơng kết hợp với phịng Vật tư lập và trình TGĐ Cơng ty phê duyệt Dự tốn thi cơng của dự án. Dự tốn thi công là bảng tổng hợp tất cả những chi phí dự kiến cần thiết để hồn thành dự án: cơng tác biện pháp, vật liệu, nhân cơng, thầu phụ, chi phí cho bộ máy gián tiếp, phân bổ chi phí chung, khấu hao tài sản và máy móc thiết bị, hồn cơng và bảo hành… Như vậy, Dự tốn thi cơng chính là bức tranh tổng thể về các phương án chi phí của dự án để trên cơ sở đó Cơng ty quản lý và kiểm soát các đơn giá, khối lượng, định mức vật liệu, nhân cơng… và cuối cùng là để cân đối bài tốn chi phí. Dĩ nhiên, dự tốn thi cơng này cũng phải được Giám đốc dự án, Ban chỉ huy công trường (BCHCT) thống nhất trước khi ban hành.
+ BCHCT do TGĐ thành lập và bổ nhiệm thông qua đề xuất nhân sự của phịng Thi cơng. Sơ đồ chung một BCHCT thường như sau
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức công trường
Giám Đốc Dự Án
Trưởng Phòng Vật Tư Chỉ Huy Trưởng
Nhân Viên Tính Khối Lượng
Thư Ký Cơng Trường
Giám Sát Kỹ Thuật Nhóm Trắc Đạt An Tồn Lao Động
Đội Thi Công, Thầu Phụ
Việc điều hành quản lý sản xuất, tiến độ, máy móc thiết bị, thầu phụ… do BCHCT tự quyết định nếu nằm trong phạm vi Dự tốn thi cơng đã được duyệt, nếu không phải báo cáo Giám đốc dự án xin ý kiến.
+ Các phịng ban Cơng ty (phịng Kế tốn, phịng Thi cơng và phịng Vật tư) cũng dựa trên cơ sở Dự tốn thi cơng để kiểm tra, phối hợp trực tiếp với BCHCT giải quyết nếu có mâu thuẫn trước khi báo cáo với Giám đốc dự án.
+ Đối với những vấn đề mang tính chất chung, hoặc liên quan đến nhiều dự án, hoặc có giá trị lớn… các phịng ban mới phải báo cáo với Ban TGĐ Cơng ty.
Thực tế, việc thực hiện theo quy trình này bước đầu cũng gặp nhiều khó khăn do hạn chế về năng lực, kinh nghiệm của một số cá nhân cụ thể đặc biệt là Giám đốc dự án. Năng lực phịng Thi cơng hiện tại khơng đủ để quản lý cùng lúc nhiều dự án nên thường dẫn đến sai sót trong quản lý thầu phụ, hồ sơ chất lượng, phản ứng chậm đối với những yêu cầu của BCHCT, của Ban TGĐ.
Tuy nhiên, xét về lâu dài, cấu trúc tổ chức dạng định hướng dự án này giúp Giám đốc dự án và BCHCT chủ động hơn trong việc điều hành, giải quyết vấn đề ở công trường.