a/ Chứng từ sử dụng:
Bảng chấm công
Bảng phân bổ và thanh toán lƣơng, BHXH
Các chứng từ liên quan khác…..
b/ Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên” để theo dõi công nợ phải trả công nhân viên và các tài khoản liên quan khác nhƣ:
TK 338 : Phải trả khác
TK 111: Tiền mặt
TK 112: TGNH
TK 141: tạm ứng
TK 627: chi phí sản xuất chung
TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
Và các tài khoản có liên quan khác….
KTTLương KTT,GĐ Thủ quỹ KTTT Bảng chấm công từng bộ phận Giấy chứng nhận hưởng BHXH Danh sách tham gia đóng BHXH Lập bảng PB và thanh toán, thưởng BHXH Bảng PB, thanh toán BHXH Bảng PB tiền lương Kí duyệt Phiếu chi Kí duyệt Chi tiền, Ghi sỏ quỹ Sổ quỹ 2 1 Lập Sổ chi tiết, sổ NKC, sổ Cái Sổ chi tiết , Sổ NKC, Sổ Cái N Kết thúc Bắt đầu Bảng PB, thanh toán BHXH Bảng PB tiền lương 2 1 Lập phiếu chi Phiếu chi Phiếu chi 1 Bảng chấm công từng bộ phận Giấy chứng nhận hưởng BHXH Danh sách tham gia đóng BHXH Bảng PB, thanh toán BHXH Bảng PB tiền lương Bảng chấm công từng bộ phận Giấy chứng nhận hưởng BHXH Danh sách tham gia đóng BHXH CSDL Phiếu chi Bảng PB, thanh toán BHXH Bảng PB tiền lương Bảng chấm công từng bộ phận Giấy chứng nhận hưởng BHXH Danh sách tham gia đóng BHXH
Lƣu đồ 2.12: Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán phải trả ngƣời lao động
Giải thích:
Hàng tháng mỗi bộ phận sẽ gửi bảng chấm công đã đƣợc trƣởng bộ phận ký cho kế toán tiền lƣơng để lập bảng phân bổ và thanh toán lƣơng, thƣởng và bảng phân bổ và thanh toán BHXH. Các bảng này đƣợc lập thành 1 liên, sau khi đƣa cho Kế toán trƣởng ký duyệt sẽ đƣợc chuyển sang cho kế toán thanh toán để tiến hành lập PC, dồng thời với việc lập PC phần mềm sẽ tự động cập nhập số liệu lập sổ chi tiết, sổ NKC, sổ Cái. Sau đó PC sẽ đƣợc KTT kí duyệt rồi chuyển qua cho thủ quỹ tiến hành chi tiền, ghi sổ quỹ. Cuối cùng thủ quỹ chuyến PC cho KTTT, bộ chứng từ đƣợc lƣu tại đây.
d/ Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Trích số liệu quí IV năm 2010:
Căn cứ vào UN NN/10 thanh toán lƣơng cán bộ công nhân viên qua
ATM tháng 10/2010 ngày 3/10/2010- Chứng từ: UNC, GBN, Danh sách thanh toán lƣơng qua ATM- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,112; sổ chi tiết 334,112; sổ quỹ TGNH.
Nợ 334 312.194.110
Có 1121A 312.194.110
Căn cứ vào PC 454 KD Trần Thị Xuân chi lƣơng theo danh sách
tháng 10/2010 ngày 14/10/2010 - Chứng từ: PC, Danh sách chi lƣơng- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,111; sổ chi tiết 334,111;sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 334 113.218.288
Có 1111 113.218.288
Căn cứ vào PC 475KD chi lƣơng tạp vụ cho Nguyễn Thị Kim Yến
ngày 14/10/2010- Chi lƣơng: PC, Danh sách chi lƣơng- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,111; sổ chi tiết 334,111;sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 334 1.000.000
Có 1111 1.000.000
Căn cứ vào PKT và PC 454 – BHYT,BHXH,BHTN bộ phận quản lí
nộp tháng 10/2010 ngày 14/10/2010- Chứng từ: PC, PKT, Bảng chấm công- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,338; sổ chi tiết 334,338.
Có 3383 147.168
Có 3384 36.792
Có 3389 24.258
Căn cứ vào PC 474XL chi khối lƣợng quyết toán công trình 8 phòng học trƣờng tiểu học NQ1 ngày 26/10/2010- Chứng từ: PC, bảng chấm công- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,111; sổ chi tiết 334,111;sổ quỹ tiền mặt
Nợ 334 323.648.465
Có 1111 323.648.465
Căn cứ vào PKT XL02- Tống Minh Châu- kết chuyển tạm ứng công trình 13 căn D Bắc Vĩnh Hải ngày 31/10/2010- Chứng từ: PKT, Bảng chấm công- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,141; sổ chi tiết 334,141.
Nợ 334 258.200.000
Có 141 258.200.000
Căn cứ vào PKT XL03 kết chuyển chi phí công trình Bệnh viện Diên Khánh ngày 31/10/2010- Chứng từ: PKT, Bảng chấm công- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,622; sổ chi tiết 334,622.
Nợ 622 216.166.000
Có 334 216.166.000
Căn cứ vào UN NN12- chi lƣơng qua ATM tháng 12/2010 (danh sách đính kèm) ngày 10/12/2010- Chứng từ: UNC, GBN, Danh sách trả lƣơng qua ATM- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,112; sổ chi tiết 334,112;sổ quỹ TGNH.
Nợ 334 312.176.116
Có 1121A 312.176.116
Căn cứ vào PKT KD05 kết chuyển lƣơng năm 2010 còn lại ngày
31/12/2010- Chứng từ: PKT- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,642; sổ chi tiết 334,642.
Nợ 6421E 2.199.269.813
Có 334 2.199.269.813
Căn cứ vào PKT KD09 kết chuyển lƣơng tạp vụ QIV/2010- Chứng từ: PKT- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,642; sổ chi tiết 334,642.
Có 334 3.000.000 e/ Sơ đồ kế toán tổng hợp: 334 111 112 141 622 642 338 D: 1.411.119.894 189.892.657 104.160.627 534.460.000 64.563.503 617.810.153 569.677.970 1.320.994.238 759.570627 D: 849.696.238
Sơ đồ 12: Sơ đồ hạch toán tổng hợp phải trả công nhân viên. 2.3.2.8 Kế toán các khoản phải nộp khác
a/ Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác” để hạch toán các khoản phải trả.
b/ Nội dung:
Các khoản phải nộp khác tại công ty bao gồm những khoản chính sau:
- BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ.
- Tiền đặt cọc thuê nhà
-Thuế GTGT đầu vào của những Hóa đơn mua vào của các công trình chƣa Quyết toán khối lƣợng công việc.
Sau đây em chỉ trình bày các nội dung liên quan đến nội dung BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
c/ Chứng từ sử dụng
Danh sách cán bộ công nhân viên nộp BHXH
Giấy chứng nhận nghỉ đƣợc hƣởng BHXH
Danh sách cán bộ công nhân viên tham gia BHXH
Bảng phân bổ và thanh toán tiền BHXH
d/ Trình tự luân chuyển chứng từ :
- Tƣơng tự nhƣ trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tiền lƣơng phải trả công nhân viên..
e/ Trình tự hạch toán :
Một số nghiệp phát sinh trong quý IV/2010 nhƣ sau:
Căn cứ vào PKT và PC 454, BHXH, BHYT, BHTN bộ phận- Chứng
từ: PKT, PC, Bảng chấm công- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 334,338; sổ chi tiết 334,338. +) Nợ 3346 147.168 Có 3383 147.168 +) Nợ 3346 36.792 Có 3384 36.792 +) Nợ 3346 24.528 Có 3389 24.528
Căn cứ vào Bảng phân bổ và thanh toán BHXH ( PKT) – trích KPCĐ QIV/2010- Chứng từ: PKT- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 338,642; sổ chi tiết 338,642.
Nợ 6421 9.515.474
Có 3382 9.515.474
cấp ốm đau- Chứng từ: GBC, PKT- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 338,112, sổ chi tiết 338,112, sổ quỹ TGNH.
Nợ 1121B 163.600
Có 3383 163.600
Căn cứ vào PC 474KD ngày 8/11/2010 trợ cấp ốm đau cho Trần Thị Liễu- Chứng từ: PC, PKT- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 338,111, sổ chi tiết 338,111, sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 3383 163.600
Có 1111 163.600
Căn cứ vào UNC-NN/12 nộp tiền BHYT tháng 12/2010 cho BHXH Khánh Hòa- Chứng từ: UNC, GBN- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 338,112, sổ chi tiết 338,112;sổ quỹ TGNH
Nợ 3384 13.404.070
Có 1121A 13.404.070
2.4. ĐÁNH GIÁ CHUNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN CỦA CÔNG TY THỜI GIAN QUA THANH TOÁN CỦA CÔNG TY THỜI GIAN QUA
2.4.1. Những thành tựu đạt đƣợc:
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán nói riêng ở công ty đều tuân thủ theo đúng quy định của nhà nƣớc. Phân công rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụ giữa các thành viên trong phòng ban cùng với sự điều hành chỉ đạo thống nhất của kế toán trƣởng. Đƣợc trang bị máy móc hiện đại và sử dụng phần mềm kế toán nên công tác kế toán đƣợc thực hiện nhanh chóng, đơn giản, ít sai sót. Việc sử dụng phần mềm và theo dõi rất chi tiêt cho từng đối tƣợng khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp là 1 thành tựu lớn của công ty.
Tổ chức tài khoản tại công ty
Hệ thống tài khoản công ty đang sử dụng đều áp dụng theo đúng quy chế mới của Bộ Tài chính ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Đặc biệt đối với tài khoản phải thu, phải trả đƣợc chi tiết cho từng đối tƣợng. Mỗi đối tƣợng đều có mã hóa riêng rất tiện cho việc theo dõi tình hình thanh toán giữa
công ty và đối tƣợng đó và đáp ứng nhanh chóng yêu cầu cung cấp thông tin cho cấp quản lý.Bên cạnh đó công ty còn có các tài khoản phù hợp với dặc thù kinh doanh của công ty.
Về công tác thu hồi nợ:
Công tác thu hồi nợ diễn ra khá tốt, công ty luôn thông báo thời hạn thanh toán sắp tới trƣớc 1 thời gian để khách hàng chuẩn bị tiền thanh toán. Mặt khác công ty rất linh hoạt trong phƣơng thức thanh toán đối với từng khách hàng. Phƣơng thức thanh toán sẽ đƣợc thỏa thuận sao cho tạo điều kiện cho khách hàng trả nợ mà công ty vẫn có thể chấp nhận đƣợc điều kiện đó, không để khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu.Công ty chỉ giao quyền sở hữu nhà khi khách hàng đã giao đủ tiền, chính vì thế mà tài khoản “ phải thu khách hàng” cuối mỗi quý luôn có số dƣ bên có.
Đội ngũ nhân viên và quy trình kế toán
Đội ngũ nhân viên phòng kế toán của Công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm, nhiệt tình, nhạy bén trong công việc cùng với các quy trình kế toán tinh gọn, hợp lí nên công tác kế toán tại công ty luôn diễn ra thuận lợi từ khâu định khoản tới khâu lập BCTC.
2.4.2. Những mặt tồn tại cần khắc phục:
Bên cạnh những ƣu điểm của mình thì công ty TNHH MTV Sông Hồng Nha Trang còn tồn tại những tồn tại cần khắc phục nhƣ sau:
Về hệ thống chứng từ, sổ sách:
Việc tập hợp hóa đơn đầu vào từ các đội thi công còn chậm trễ thƣờng đến cuối tháng, cuối quý mới tập hợp đƣợc nên việc xử lý nhập chứng từ sẽ rất bận rộn vào cuối tháng dễ xảy ra sai sót nhƣ: nhập thiếu, nhập trùng…và phần nào đó ảnh hƣởng đến công tác kê khai thuế GTGT hàng tháng.
Hệ thống sổ sách chƣa đầy đủ. Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung nhƣng không mở các sổ nhật ký đặc biệt nhƣ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng. Các nghiệp vụ phát sinh tại công ty tƣơng đối nhiều nên tất cả đều đƣợc phản ánh vào nhật ký chung thì không khoa học lắm. Bên cạnh đó công ty lại mở sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết các tài
khoản hoàn toàn giống nhau về nội dung, chỉ khác tên sổ mà không có mục đích gì gây cồng kềnh hệ thống sổ sách.
Ngoài ra công ty không có báo cáo quỹ ở cuối mỗi ngày nhƣ thế sẽ không xác định đƣợc lƣợng tiền thực sự có tại công ty
Về công tác dự toán tiền mặt
Hàng tháng công ty không lập dự toán tiền mặt để đảm bảo mức tồn quỹ tiền mặt cần thiết, để có kế hoạch sử dụng vốn bằng tiền nhàn rỗi, đánh mất chi phí cơ hội do tiền mang lại. Thực tế tại công ty thì khi thấy lƣợng tiền mặt lớn ( khoảng hơn 30triệu) thì Thủ quỷ sẽ nộp vào tài khoản ngân hàng. Việc gửi tiền ở ngân hàng sẽ giảm thiểu rủi ro nhƣng sẽ là lãng phí và cũng đánh mất chi phí cơ hội do tiền mang lại.
Về công tác thu tiền nƣớc các hộ ở chung cƣ:
Công ty Cấp thoát nƣớc Khánh Hòa chỉ bắt 1 đồng hồ tổng cho mỗi chung cƣ mà không bắt riêng cho từng hộ, do đó hàng tháng bảo vệ phải tiến hành đo đồng hộ từng hộ và tính số tiền nƣớc cho từng hộ trong bảng kê sử dụng nƣớc. Sau đó phải đến từng căn hộ thu tiền nƣớc. Khối lƣợng công việc hơi nhiều. Nhƣ vậy công ty đang làm hộ cho công ty Nƣớc mà không đƣợc hƣởng thu lao gì, vì đáng lẽ những công việc này thuộc trách nhiệm của công ty Nƣớc.
Về công tác viết phiếu thu – chi:
Vì công tác hạch toán kế toán của công ty chủ yếu chỉ làm trên máy nên khi có khách hàng tới trả tiền hay công ty có việc cần chi tiền kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu- chi trên máy, điều này sẽ không làm đƣợc nếu kế toán không có mặt tại công ty hay trƣờng hợp bị mất điện trong khoảng thời gian dài. Nhƣ vậy nếu gặp trƣờng hợp khẩn cấp sẽ gây nhiều khó khăn.
Trên đây là những thành tựu đã đạt đƣợc và những tồn tại của công ty cũng nhƣ phòng kế toán tài vụ, việc phát huy đƣợc những thành tựu và khắc phục đƣợc những khó khăn thì chắc chắn trong những năm tới công ty sẽ đạt đƣợc những kết quả tốt hơn và điều này cũng sẽ giúp cho công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán cũng nhƣ toàn bộ công tác hạch toán kế toán của công ty.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV SÔNG HỒNG NHA TRANG
Bằng vốn kiến thức của mình cộng với những kiến thức tiếp thu đƣợc nơi thầy cô, bạn bè, sách báo và đặc biệt là tình hình thực tế tại công ty. Em xin mạnh dạn đƣa ra một vài giải pháp nhằm góp phần nâng cao hơn nữa, và hoàn thiện dần công tác hạnh toán kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán để đáp ứng sự mở rộng và phát triển ngày càng cao của công ty.
3.1. Giải pháp 1: Hoàn thiện công tác kế toán:
Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tại công ty TNHH MTV Sông Hồng Nha Trang luôn tuân thủ và áp dụng đúng nguyên tắc của bộ Tài Chính ban hành, tuy nhiên cần khắc phục những mặt tồn tại (đã đƣợc đề cập ở trên) nhƣ sau:
Công ty nên mở thêm sổ nhật ký thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc thu, chi công nợ của công ty và phân theo từng hoạt động.
Công ty nên lập mẫu sổ cái khác với sổ chi tiết, bởi mục đích của sổ cái là có sự đối chiếu với sổ Nhật kí chung nhƣng với mẫu sổ cái của công ty thì không thấy sự đối chiếu này. Bên cạnh đó mẫu sổ NKC cũng nên thay đổi để tiện việc đối chiếu với sổ Cái.
Hiện tại công ty không có quan hệ làm ăn với các tổ chức kinh tế sử dụng đồng ngoại tệ tuy nhiên về lâu dài cùng với sự phát triển của đất nƣớc chắc chắn công ty sẽ thu hút nhiều sự đầu tƣ cũng nhƣ quan hệ kinh tế với các tổ chức, cá nhân nƣớc ngoài. Để không phải bỡ ngỡ với sự đổi mới đó, công ty cần phải chuẩn bị trƣớc các kiến thức, mở các tài khoản tiền mặt và TGNH bằng ngoại tệ để tiện việc hạch toán khi cần thiết.
Gần cuối tháng cần thông báo đôn đốc các đội trƣởng công trình chuyển Hóa đơn, chứng từ kê khai thuế và hạch toán kịp thời. Cần quy định rõ những chế tài nếu không tuân thủ phải có lí do rõ ràng
BẢNG KIỄM KÊ QUỸ
Hôm nay, vào giờ…. ngày….tháng…năm Chúng tôi gồm có:
Ông / bà ………..Đại diện kế toán Ông / bà ………..Đại diện thủ quỹ Ông / bà ………..Đại diện ……… Cùng tiến hành kiễm kê quỹ nhƣ sau:
STT Diễn giải Số lƣợng (tờ) Số tiền
A B 1 2 I II 1 III Số dƣ theo quỹ
Số tiền kiễm kê thực tế Trong đó: -loại -loại -loại Chênh lệch (III=I-II) Lý do: + Thừa:……… + Thiếu:………
Kết luận sau khi kiễm kê quỹ
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
Năm…….. Loại tiền…………..Hoạt động………..