a/ Tài khoản sử dụng :
Công ty sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” và chi tiết cho từng ngân hàng nhƣ sau:
- 1121A: Tiền VNĐ gửi Ngân hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn.
- 1121B: Tiền VNĐ gửi Ngân hàng Đầu Tƣ
- 1121B1 : Tiền VNĐ gửi ngân hàng Đầu tƣ-60110000000301 - 1121E: Tiền VNĐ gửi ngân hàng phát triển nhà Đồng Bằng SCL - 1121G: Tiền VNĐ gửi ngân hàng Ngoại Thƣơng Nha Trang
- 1121M: Tiền VNĐ gửi ngân hàng TMCP Quân Đội – Chi nhánh Khánh Hoà
- 1121N: tiền VNĐ gửi CN NHTMCP Hàng Hải Nha Trang
- 1121P: Tiền VNĐ – ngân hàng Ngoại Thƣơng( tiền gửi có kì hạn)
b. Chứng từ sử dụng :
- Lệnh thanh toán
- Lệnh chuyển có(Giấy báo có)
- UNC
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nƣớc
- Cheque
c / Các trƣờng hợp tăng tiền gửi và trình tự luân chuyển chứng từ :
Các trƣờng hợp làm tăng tiền gửi: - Nộp tiền mặt vào tài khoản.
- Chuyển khoản: từ ngân hàng này sang ngân hàng khác. - Khách hàng trả nợ, trả tiền thuê nhà bằng tiền gửi ngân hàng. - Thu nhập tài chính: lãi tiền gửi ngân hàng.
KTNH GBC Bắt đầu GBC N Ngân hàng Nhập vào máy Lập SCT, Sổ NKC, Sổ Cái Sổ chi tiết, Sổ NKC, Sổ Cái Kết thúc CSDL
Lƣu đồ 2.3 : Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách tăng TGNH Giải thích: Khi khách hàng trả tiền qua tài khoản, ngân hàng sẽ gửi lệnh thanh toán (Giấy báo có) tới công ty, kế toán ngân hàng căn cứ vào đó nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ xử lý và lập các sổ Chi tiết, NKC, Sổ Cái, GBC lƣu. Hàng tháng kế toán ngân hàng sẽ đối chiếu với ngân hàng về số dƣ.
d/ Các trƣờng hợp giảm tiền gửi và trình tự luân chuyển chứng từ
Các trƣờng hợp giảm tiền gửi:
- Chi trả nhà cung cấp bằng chuyển khoản: tiền điện nƣớc, tiền vật liệu xây dựng,..
- Chi trả lãi vay
- Chi nộp thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc bằng chuyển khoản - Rút tiền về nhập quỹ
- Chi khác: nộp BHXH, tiền bảo hành công trình, …
Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách giảm tiền gửi:
KTNH KTT
Khách hàng, Nhân viên
Hoá đơn, Chứng từ phải thanh toán
Bắt đầu Lập UNC UNC 1 UNC 2 Kí duyệt UNC 1 đã duyệt UNC 2 đã duyệt 1 Lập sổ chi tiết 112, sổ NKC, Sổ Cái Sổ chi tiết , Sổ NKC, Sổ Cái UNC 1 đã duyệt N Kết thúc Ngân hàng Tiến hành làm việc UNC 1 đã duyệt UNC 2 đã duyệt N 1 GBN CSDL GBN
Lƣu đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ,sổ sách giảm TGNH Giải thích : Khi công ty cần thanh toán cho ngƣời bán, nhân viên công ty thì kế toán ngân hàng sẽ tiến hành lập UNC gồm 02 liên, đồng thời với việc lập UNC phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhập dữ liệu lập các sổ chi tiết, sổ NKC, sổ Cái. Sau khi đƣợc kí duyệt bởi GĐ, KTT UNC sẽ đƣợc đƣa tới ngân hàng nơi
công ty mở tài khoản để ngân hàng tiến hành chuyển trả cho đối tƣợng cần thanh toán. Ngân hàng sẽ giữ lại 1 liên, liên còn lại cùng với GBN đựơc chuyển trả lại KTNH để lƣu
e/ Trình tự hạch toán
Căn cứ vào một số chứng từ phát sinh trong quý IV/2010, ta hạch toán minh họa nhƣ sau:
Hạch toán trƣờng hợp tăng tiền gửi:
Căn cứ vào GBC-ĐT/10 ngày 27/10/2010 Lê Hồng Sơn chuyển tiền mua căn nhà 06- Điện Biên Phủ- đợt 4- Chứng từ: GBC- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,131; sổ chi tết 112,131; sổ quỹ TGNH.
Nợ 1121B1 321.000.000
Có 13111 321.000.000
Căn cứ vào BC NN/10 ngày 27/10/2010 Phòng GD-ĐT huyện Ninh Hoà chuyển tiền thanh toán 5% công trình xây dựng 4 phòng học trƣờng TH Ninh Đông- Chứng từ: GBC- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,131; sổ chi tết 112,131; sổ quỹ TGNH.
Nợ 1121A 34.400.000 Có 13111 34.400.000
Căn cứ vào PC 347/10 ngày 22/10/2010 Trần Thị Xuân nộp tiền vào TK ở ngân hàng Nông Nghiệp- Chứng từ: PC, GBC, Giấy nộp tiền- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,111; sổ chi tết 112,111; sổ quỹ TGNH, sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1121A 500.000.000 Có 1111 500.000.000
Căn cứ vào GBC-ĐTƣ ngày 21/10/2008 thu tiền đặt cọc thuê nhà của Nguyễn Phƣớc Khiêm- Chứng từ: GBC- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,338; sổ chi tết 112,338; sổ quỹ TGNH.
Nợ 1121B1 165.000.000 Có 3388 165.000.000
Căn cứ vào BC ĐT/10 Ngân hàng Ngoại Thƣơng trả lãi TGNH T9/2010- Chứng tù: GBC, Bảng sao kê- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,515; sổ chi tết 112,515; sổ quỹ TGNH.
Nợ 1121P 1.549.792
Có 5152 1.549.792
Hạch toán trƣờng hợp giảm tiền gửi:
Căn cứ vào UNC ĐT/10 thanh toán tiền mua gạch cho công ty TNHH MTV TM Đồng Tâm- Chi nhánh Nha Trang ngày 24/10/2010- Chứng từ: UNC, GBN, HĐ GTGT- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,621,133; sổ chi tết 112,621,133; sổ quỹ TGNH.
Nợ 621 14.500.000 Nợ 13311B 1.450.000
Có 1121B1 15.950.000
Căn cứ vào UNC-Ngân hàng NN ngày 9/10/2010 thanh toán cho DNTN Ngọc Luân-thép-Chứng từ: UNC, GBN, HĐ GTGT- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,331; sổ chi tết 112,331; sổ quỹ TGNH.
Nợ 33111 100.006.085
Có 1121A 100.006.085
Căn cứ vào Cheque 0085237-ngân hàng Đầu Tƣ ngày 17/10/2010 Trần Thị Xuân rút TGNH nhập quỹ tiền mặt- Chứng từ: Cheque, PT, GBN- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,111; sổ chi tết 112,111; sổ quỹ TGNH, sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1111 250.000.000
Có 1121B1 250.000.000
Căn cứ vào UNC ĐT/10 phí chuyển khoản ngày 25/10/2010- Chứng tù: UNC, GBN- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,642; sổ chi tết 112,642; sổ quỹ TGNH. Nợ 6421C 11.000
Có 1121B1 11.000
Căn cứ vào UNC NN/10 thanh toán tiền thuế phạt nộp chậm
cho kho bạc nhà nƣớc ngày 28/10/2010- Chứng từ: UNC, GBN- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,338; sổ chi tết 112,338; sổ quỹ TGNH.
Nợ 33881 11.650
Có 1121A 11.650
112 111 131 138 338 511 515 111 133 154 331 333 334 338 642 333 138 621 D: 5.593.210.181 3.110.000.000 5.765.592.319 18.576.000 1.281.819 9.903.600 522.901.910 29.217.366 2.390.000.000 80.788.337 18.576.000 843.512.657 2.667.442.261 203.033.391 104.160.627 151.782.196 987.928.924 112.337.460 8.737.473.014 8.279.561.853 D: 6.051.121.342
Sơ đồ 05: Sơ đồ hạch toán tổng hợp TGNH Nhận xét:
Kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty tƣơng đối hoàn thiện, nhân viên kế toán đã mở sổ theo dõi chi tiết từng ngân hàng, đa số các khoản thanh toán đều đƣợc chuyển khoản đảm bảo tính an toàn, nhanh gọn cho khách hàng và cho cả công ty. Hàng tháng, kế toán công ty đều tiến hành đối chiếu với Ngân Hàng để xác định số tiền còn ở Ngân Hàng có khớp với số liệu ghi sổ hay không.