2.3.1.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ
a/Tài khoản sử dụng :
Công ty sử dụng tài khoản 111 để hạch toán tình hình thu chi, tồn quỹ tại đơn vị.
b/Chứng từ sử dụng :
-Phiếu thu -Phiếu chi
-Giấy đề nghị tạm ứng tiền mặt -Giấy đề nghị thanh toán
-Các chứng từ khác liên quan : hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng,…
c/Các trƣờng hợp tăng tiền mặt và quy trình luân chuyển phiếu thu:
Các trƣờng hợp tăng tiền mặt tại quỹ bao gồm:
- Các khoản phải thu khách hàng: thu tiền từ khách hàng mua nhà trả chậm, trả ngay, đặt cọc mua nhà,..
- Thu nhập từ hoạt động khác: tiền điện thoại vƣợt định mức, thu từ thanh lý, nhƣợng bán tài sản, do khách hàng vi phạm hợp đồng.
- Thu từ tiền cung cấp dịch vụ: tiền thang máy, tiền giữ xe, bảo vệ. - Rút tiền mặt về nhập quỹ.
- Tiền hoàn ứng.
- Các khoản phải thu khác: tiền nƣớc, điện thoại, tiền điện của các hộ ở chung cƣ…
KT thanh toán KTT Thủ quỹ Người nộp tiền Bắt đầu Lập phiếu thu Phiếu thu 1 Kí duyệt Phiếu thu 1 đã duyệt Thu tiền Ghi sổ quỹ Phiếu thu 1 đã duyệt Sổ Quỹ Phiếu thu 1 đã duyệt 1 1 Lập sổ chi tiết, Sổ NKC, Sổ Cái Sổ chi tiết, Sổ NKC, Sổ Cái N Kết thúc Phiếu thu 2 Phiếu thu 2 đã
duyệt Phiếu thu 2 đã duyệt Người nộp
tiền
CSDL
Lƣu đồ 2.1 : Quy trình luân chuyển phiếu thu Giải thích
- Phiếu thu do kế toán thanh toán lập, đƣợc lập thành 2 liên, là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và giao cho kế toán làm căn cứ để hạch toán.
- Ngƣời nộp tiền (khách hàng, nhân viên công ty) đến Phòng Kế toán tài vụ gặp kế toán thanh toán để nộp tiền, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu gồm 2 liên, đồng thời với việc lập phiếu thu phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhập số liệu lập các sổ chi tiết ,sổ Nhật kí chung, sổ cái. Sau khi đƣợc kế toán trƣởng ký duyệt sẽ đƣa sang cho thủ quỹ để tiến hành thu tiền và ghi vào sổ quỹ. Liên 02 sẽ đƣợc đƣa cho ngƣời nộp tiền, liên số 01 đƣợc chuyển trả lại KTTT lƣu.
d/Các trƣờng hợp giảm tiền mặt và quy trình luân chuyển Phiếu chi:
Các trƣờng hợp làm giảm tiền mặt, phát sinh phiếu chi tại công ty bao gồm:
- Chi cho công tác quản lý doanh nghiệp: chi văn phòng phẩm, chi hội họp định giá, chi tiếp khách, chi công tác phí, chi quảng cáo, chi phí dịch vụ mua ngoài…
- Chi phí xây dựng cơ bản dở dang: chi bồi thƣờng giải tỏa, chi tiếp khách nghiệm thu khối lƣợng công trình, chi họp đánh giá đất khu dân cƣ, chi hồ sơ dự án khu dân cƣ…
- Chi trả nhà cung cấp: trả tiền mua nguyên vật liệu xây dựng… - Chi tạm ứng
- Chi cho quỹ khen thƣởng phúc lợi: chi họp Đại hội công nhân viên chức, chi sáng kiến khoa học, chi phúng điếu, chi tham quan, chi thƣởng thành tích…
- Nộp tiền vào tài khoản: nộp tiền bán nhà, tiền chuyển quyền sử dụng đất…
- Chi các khoản khác: chi tiền điện nƣớc cho các hộ thuê nhà, tiền đồng hồ thuê bao, chi tiền ký quỹ đấu giá…
KT thanh toán KTT,GĐ Thủ quỹ Người nhận tiền Bắt đầu Lập phiếu chi Phiếu chi Kí duyệt Phiếu chi đã duyệt Chi tiền Ghi sổ quỹ Phiếu chi 1 đã duyệt Sổ Quỹ Phiếu thu 1 đã duyệt 1 1 Lập sổ chi tiết, Sổ NKC, Sổ Cái Sổ chi tiết, Sổ NKC, Sổ Cái N Kết thúc Chứng từ liên quan đến chi tiền Chứng từ liên quan đến chi tiền Chứng từ liên quan đến chi tiền Chứng từ liên quan đến chi tiền CSDL
Lƣu đồ 2.2 : Quy trình luân chuyển phiếu chi Giải thích (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngƣời nhận tiền (nhà cung cấp, nhân viên công ty..) đến gặp kế toán thanh toán đề nghị chi thanh toán hay chi tiền. Căn cứ vào các chứng từ mà ngƣời yêu cầu thanh toán đƣa kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi gồm 1 liên, đồng thời với việc lập phiếu chi phần mềm sẽ tự động cập nhập số liệu lập các sổ chi tiết , sổ NKC, sổ Cái.. Sau khi đƣợc ký duyệt phiếu chi sẽ chuyển cho thủ
quỹ, căn cứ trên phiếu chi thủ quỹ tiến hành chi tiền, ghi vào sổ quỹ. Sau đó phiếu chi đƣợc chuyển trả về KTTT để lƣu.
e/Phƣơng pháp hạch toán :
Căn cứ vào một số chứng từ phát sinh trong quý IV/2010, ta hạch toán minh họa nhƣ sau:
Hạch toán trƣờng hợp tăng tiền mặt:
Căn cứ vào PT số 326/10 Nguyễn Minh Dũng / 18VTT – A00089 ngày 26/10/2010 nộp tiền mua căn nhà 18 đƣờng Võ Trƣờng Toản- Khu DC-BVT ( Nộp hết 1 lần)-Chứng từ: PT, HĐ GTGT- Sổ sách: sổ NKC; sổ Cái 111,131; Sổ chi tiết 111,131; sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1111 1.131.000.000
Có 13111 1.131.000.000
Căn cứ vào PT số 317/10 Đoàn Danh Vinh – C07 hoàn tạm ứng ngày 14/10/2010- Chứng từ: PT, các chứng từ liên quan đến chi tiền- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 111,141; sổ chi tiết 111,141; sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1111 3.000.000
Có 1413 3.000.000
Căn cứ vào PT số 339/11 ngày 09/11/2010 Vũ Văn Đức nộp tiền thuê nhà A4 CC Chợ Đầm tháng 11/2010- Chứng từ: PT, HĐ GTGT-Sổ sách: Sổ NKC; sổ cái 111,511,333; sổ chi tiết 111,511,333; sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1111 13.000.000
Có 5117 12.727.273
Có 33311A 1.272.727
Căn cứ vào PT 305/10 Lê Văn Bảy –bảo vệ chung cƣ Lê Hồng Phong Khối C,D nộp tiền gửi xe, thang máy T09/2010 ngày 07/10/2010-Chứng từ: PT, Bảng kê tiền gửi xe, thang máy, HĐ GTGT- Sổ sách: Sổ NKC; Sổ cái 111,511,333; sổ chi tiết 111,511,333; Sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1111 2.790.000
Có 5115 2.536.364 Có 33311A 253.636
Căn cứ vào PT 423/12 Thu tiền điện thoại vƣợt định mức T11/2010 ngày 19/12/2010-Cao Văn Nam - bảo vệ chung cƣ 04 Yersin-Chứng từ: PT, Bảng kê- Sổ sách: Sổ NKC; Sổ cái 111,711; sổ chi tiết 111,711; Sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1111 35.000
Có 711 35.000
Căn cứ PT 301/10 Trần thị Xuân rút tiền mặt về nhập quỹ ngày
01/10/2010- Chứng từ: PT, Cheque- Sổ sách: Sổ NKC; sổ cái 111,112; sổ chi tiết 111,112; sổ quỹ tiền mặt; sổ TGNH.
Nợ 1111 750.000.000
Có 1121B1 750.000.000
Hạch toán trƣờng hợp giảm tiền mặt:
Căn cứ vào PC 248KD Nguyễn Minh Trí chi lắp công tơ điện 10 hộ
khối nhà liên kế phố Lạc Hoà CR ngày 1/10/2010- Chứng từ: PC, HĐ GTGT- Sổ sách: Sổ NKC; Sổ cái 154,133,111; sổ chi tiết 54,133,111; sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1542 8.192.033
Nợ 13311A 819.203 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có 1111 9.011.236
Căn cứ vào PC 387XL chi tạm ứng cho Nguyễn Sinh mua vật liệu
xây dựng công trình Kí túc xá SV trƣờng Cao Đẳng Y tế ngày 02/10/2010- Chứng từ: PC, Giấy đề nghị tạm ứng- Sổ sách: Sổ NKC; Sổ cái 141,111; Sổ chi tiết 141,111; Sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1412 500.000.000
Có1111 500.000.000
Căn cứ vào PC 388XL chi tạm ứng lƣơng công trình 13 căn KD
-BVH ngày 02/10/2010- Chứng từ: PC, Giấy đề nghị tạm ứng- Sổ sách: Sổ NKC; sổ cái 141,111; sổ chi tiết 141,111; sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1411 243.830.000
Có 1111 243.830.000
Căn cứ vào PC 399KD thanh toán tiền nƣớc chung cƣ 26 Hai Bà
Trƣng tháng 9/2010 ngày 08/10/2010- Chứng từ: PC, HĐ GTGT- Sổ sách: Sổ NKC; sổ cái 138,111; Sổ chi tiết 138,111; sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 13881 3.848.000
Có 1111 3.848.000
Căn cứ PC 410KD chi phí thang máy, điện nhà xe các chung cƣ
T9/2010 ngày 14/10/2010- Chứng từ: PC, Bảng kê chi phí chung cƣ- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 642,133,111; sổ chi tiết 642,133,111; sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 6425 393.118
Nợ 13311A 39.312
Có1111 432.430
Căn cứ vào PC 430KD Trần Thị Xuân nộp tiền vào TK NH Nông
Nghiệp ngày 26/10/2010- Chứng từ: PC, Giấy nộp tiền, GBC- Sổ sách: sổ NKC, sổ cái 112,111; sổ chi tiết 112,111; sổ quỹ tiền mặt; sổ quỹ TGNH.
Nợ 1121A 1.110.000
Có 1111 1.110.000
Căn cứ PC 486KD chi thanh toán phí sữa chữa khối A CC Bình Phú
ngày 25/11/2010- Chứng từ: PC, HĐ GTGT- Sổ sách:sổ NKC; sổ cái 811,111; sổ chi tiết 811, 111; sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 8111 469.073.137
Có 1111 469.073.137
f/Sơ đồ kế toán tổng hợp :
111 112 131 138 3331 338 511 711 112 133 141 154 331 334 338 353 621 627 642 141 138 351 D: 31.853.000 3.110.000.000 2.705.541.010 175.641.064 92.236.080 26.146.909 275.419.250 261.469.091 30.219.000 2.390.000.000 24.171.602 52.612.126 1.342.605.383 320.000 13.264.000 617.810.153 89.326.030 1.638.000 443.600.454 1.295.261.000 154.893.782 222.824.587 6.676.672.404 6.648.327.117 D: 60.198.287
Sơ đồ 04: Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền mặt Nhận xét:
Đối với phần hành kế toán tiền mặt tại quỹ, công ty đã tuân thủ các quy định ghi chép, luân chuyển chứng từ của Bộ tài chính ban hành. Nhƣng đối với việc thu chi tiền mặt chỉ công ty không có báo cáo quỹ ở cuối mỗi ngày, công ty không tiến hành kiểm kê quỹ cuối ngày, do đó công ty sẽ không xác định đƣợc lƣơng tiền mặt thực tế tại quỹ. Công ty chỉ sử dụng sổ Nhật ký chung còn các sổ nhật ký đặc biệt nhƣ nhật ký thu, chi tiền thì không có (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.1.2. Kế toán tiền gởi ngân hànga/ Tài khoản sử dụng : a/ Tài khoản sử dụng :
Công ty sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” và chi tiết cho từng ngân hàng nhƣ sau:
- 1121A: Tiền VNĐ gửi Ngân hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn.
- 1121B: Tiền VNĐ gửi Ngân hàng Đầu Tƣ
- 1121B1 : Tiền VNĐ gửi ngân hàng Đầu tƣ-60110000000301 - 1121E: Tiền VNĐ gửi ngân hàng phát triển nhà Đồng Bằng SCL - 1121G: Tiền VNĐ gửi ngân hàng Ngoại Thƣơng Nha Trang
- 1121M: Tiền VNĐ gửi ngân hàng TMCP Quân Đội – Chi nhánh Khánh Hoà
- 1121N: tiền VNĐ gửi CN NHTMCP Hàng Hải Nha Trang
- 1121P: Tiền VNĐ – ngân hàng Ngoại Thƣơng( tiền gửi có kì hạn)
b. Chứng từ sử dụng :
- Lệnh thanh toán
- Lệnh chuyển có(Giấy báo có)
- UNC
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nƣớc
- Cheque
c / Các trƣờng hợp tăng tiền gửi và trình tự luân chuyển chứng từ :
Các trƣờng hợp làm tăng tiền gửi: - Nộp tiền mặt vào tài khoản.
- Chuyển khoản: từ ngân hàng này sang ngân hàng khác. - Khách hàng trả nợ, trả tiền thuê nhà bằng tiền gửi ngân hàng. - Thu nhập tài chính: lãi tiền gửi ngân hàng.
KTNH GBC Bắt đầu GBC N Ngân hàng Nhập vào máy Lập SCT, Sổ NKC, Sổ Cái Sổ chi tiết, Sổ NKC, Sổ Cái Kết thúc CSDL
Lƣu đồ 2.3 : Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách tăng TGNH Giải thích: Khi khách hàng trả tiền qua tài khoản, ngân hàng sẽ gửi lệnh thanh toán (Giấy báo có) tới công ty, kế toán ngân hàng căn cứ vào đó nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ xử lý và lập các sổ Chi tiết, NKC, Sổ Cái, GBC lƣu. Hàng tháng kế toán ngân hàng sẽ đối chiếu với ngân hàng về số dƣ.
d/ Các trƣờng hợp giảm tiền gửi và trình tự luân chuyển chứng từ
Các trƣờng hợp giảm tiền gửi:
- Chi trả nhà cung cấp bằng chuyển khoản: tiền điện nƣớc, tiền vật liệu xây dựng,..
- Chi trả lãi vay
- Chi nộp thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc bằng chuyển khoản - Rút tiền về nhập quỹ
- Chi khác: nộp BHXH, tiền bảo hành công trình, …
Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách giảm tiền gửi:
KTNH KTT
Khách hàng, Nhân viên
Hoá đơn, Chứng từ phải thanh toán
Bắt đầu Lập UNC UNC 1 UNC 2 Kí duyệt UNC 1 đã duyệt UNC 2 đã duyệt 1 Lập sổ chi tiết 112, sổ NKC, Sổ Cái Sổ chi tiết , Sổ NKC, Sổ Cái UNC 1 đã duyệt N Kết thúc Ngân hàng Tiến hành làm việc UNC 1 đã duyệt UNC 2 đã duyệt N 1 GBN CSDL GBN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lƣu đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ,sổ sách giảm TGNH Giải thích : Khi công ty cần thanh toán cho ngƣời bán, nhân viên công ty thì kế toán ngân hàng sẽ tiến hành lập UNC gồm 02 liên, đồng thời với việc lập UNC phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhập dữ liệu lập các sổ chi tiết, sổ NKC, sổ Cái. Sau khi đƣợc kí duyệt bởi GĐ, KTT UNC sẽ đƣợc đƣa tới ngân hàng nơi
công ty mở tài khoản để ngân hàng tiến hành chuyển trả cho đối tƣợng cần thanh toán. Ngân hàng sẽ giữ lại 1 liên, liên còn lại cùng với GBN đựơc chuyển trả lại KTNH để lƣu
e/ Trình tự hạch toán
Căn cứ vào một số chứng từ phát sinh trong quý IV/2010, ta hạch toán minh họa nhƣ sau:
Hạch toán trƣờng hợp tăng tiền gửi:
Căn cứ vào GBC-ĐT/10 ngày 27/10/2010 Lê Hồng Sơn chuyển tiền mua căn nhà 06- Điện Biên Phủ- đợt 4- Chứng từ: GBC- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,131; sổ chi tết 112,131; sổ quỹ TGNH.
Nợ 1121B1 321.000.000
Có 13111 321.000.000
Căn cứ vào BC NN/10 ngày 27/10/2010 Phòng GD-ĐT huyện Ninh Hoà chuyển tiền thanh toán 5% công trình xây dựng 4 phòng học trƣờng TH Ninh Đông- Chứng từ: GBC- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,131; sổ chi tết 112,131; sổ quỹ TGNH.
Nợ 1121A 34.400.000 Có 13111 34.400.000
Căn cứ vào PC 347/10 ngày 22/10/2010 Trần Thị Xuân nộp tiền vào TK ở ngân hàng Nông Nghiệp- Chứng từ: PC, GBC, Giấy nộp tiền- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,111; sổ chi tết 112,111; sổ quỹ TGNH, sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1121A 500.000.000 Có 1111 500.000.000
Căn cứ vào GBC-ĐTƣ ngày 21/10/2008 thu tiền đặt cọc thuê nhà của Nguyễn Phƣớc Khiêm- Chứng từ: GBC- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,338; sổ chi tết 112,338; sổ quỹ TGNH.
Nợ 1121B1 165.000.000 Có 3388 165.000.000
Căn cứ vào BC ĐT/10 Ngân hàng Ngoại Thƣơng trả lãi TGNH T9/2010- Chứng tù: GBC, Bảng sao kê- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,515; sổ chi tết 112,515; sổ quỹ TGNH.
Nợ 1121P 1.549.792
Có 5152 1.549.792
Hạch toán trƣờng hợp giảm tiền gửi:
Căn cứ vào UNC ĐT/10 thanh toán tiền mua gạch cho công ty TNHH MTV TM Đồng Tâm- Chi nhánh Nha Trang ngày 24/10/2010- Chứng từ: UNC, GBN, HĐ GTGT- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,621,133; sổ chi tết 112,621,133; sổ quỹ TGNH.
Nợ 621 14.500.000 Nợ 13311B 1.450.000
Có 1121B1 15.950.000
Căn cứ vào UNC-Ngân hàng NN ngày 9/10/2010 thanh toán cho DNTN Ngọc Luân-thép-Chứng từ: UNC, GBN, HĐ GTGT- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,331; sổ chi tết 112,331; sổ quỹ TGNH.
Nợ 33111 100.006.085
Có 1121A 100.006.085
Căn cứ vào Cheque 0085237-ngân hàng Đầu Tƣ ngày 17/10/2010 Trần Thị Xuân rút TGNH nhập quỹ tiền mặt- Chứng từ: Cheque, PT, GBN- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,111; sổ chi tết 112,111; sổ quỹ TGNH, sổ quỹ tiền mặt.
Nợ 1111 250.000.000
Có 1121B1 250.000.000
Căn cứ vào UNC ĐT/10 phí chuyển khoản ngày 25/10/2010- Chứng tù: UNC, GBN- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,642; sổ chi tết 112,642; sổ quỹ TGNH. Nợ 6421C 11.000
Có 1121B1 11.000
Căn cứ vào UNC NN/10 thanh toán tiền thuế phạt nộp chậm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
cho kho bạc nhà nƣớc ngày 28/10/2010- Chứng từ: UNC, GBN- Sổ sách: sổ NKC; sổ cái 112,338; sổ chi tết 112,338; sổ quỹ TGNH.
Nợ 33881 11.650
Có 1121A 11.650
112 111 131 138 338 511 515 111 133 154 331 333 334 338 642 333 138 621 D: 5.593.210.181 3.110.000.000 5.765.592.319 18.576.000 1.281.819 9.903.600 522.901.910 29.217.366 2.390.000.000 80.788.337 18.576.000 843.512.657 2.667.442.261 203.033.391 104.160.627 151.782.196 987.928.924 112.337.460 8.737.473.014 8.279.561.853 D: 6.051.121.342
Sơ đồ 05: Sơ đồ hạch toán tổng hợp TGNH Nhận xét:
Kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty tƣơng đối hoàn thiện, nhân viên kế toán đã mở sổ theo dõi chi tiết từng ngân hàng, đa số các khoản thanh toán đều