5. Kết cấu đề tài
2.1.1.2. Quá trình phát triển
Sau khi thành lập, Công ty đã nhanh chóng hoàn tất các thủ tục hợp lệ để sớm đi vào hoạt động kinh doanh theo quy đinh của pháp luật. Khi mới thành lập Công ty TNHH Thủy Sinh gồm có khách sạn Waterland và nhà hàng Waterland, khách sạn gồm 20 phòng có trang thiết bị đầy đủ đạt tiêu chuẩn 2 sao nên đã thu hút được khá đông số luợng khách du lịch trong và ngoài nước. Đến tháng 3/2011, công ty nhượng bán lại nhà hàng cho chủ đầu tư khác. Hiện nay công ty chỉ tập trung vào kinh doanh phát triển khách sạn cùng với nhiều dịch vụ tiện ích đi kèm phục vụ nhu cầu của du khách.
Khách sạn Waterland tọa lạc ngay trung tâm thành phố. Bên dòng sông Hương thơ mộng, Waterland tự hào là một trong những khách sạn có địa thế đẹp nhất tại Huế. Hiện nay công ty có trên 20 đơn vị khách hàng truyền thống, đặc biệt đã ký được nhiều hợp đồng tour và tuyến du lịch trong nước. Ngoài ra Khách sạn còn thường xuyên tổ chức các hội nghị khách hàng, giao lưu và tổ chức các hoạt động văn hóa,
GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Trang 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ
2.1.2.1. Chức năng
Công ty TNHH Thủy Sinh hoạt động trong những lĩnh vực sau: kinh doanh khách sạn, nhà hàng, thực phẩm, ăn uống, kinh doanh lưu trú, lữ hành quốc tế và nội địa, vận chuyển khách du lịch theo hợp đồng và tuyến cố định, đại lý vé máy bay quốc tế và nội địa…
2.1.2.2. Nhiệm vụ.
- Tổ chức và phục vụ tốt nhất các nhu cầu về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí… cho khách du lịch trong thời gian sử dụng dịch vụ của công ty.
- Quản lý tốt các mặt hàng kinh doanh, tài chính, nhân sự, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế của các hoạt động kinh doanh.
- Chấp hành nghiêm chỉnh đường lối, chủ trương của Đảng và Pháp luật của Nhà nước. Thực hiện tốt nhiệm vụ giữ gìn an ninh chính trị, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, làm tốt công tác an toàn lao động.
2.1.3. Các hình thức tổ chức kinh doanh tại công ty TNHH Thủy Sinh
Do nhu cầu của khách tại của các cơ sở lưu trú ngày càng đa dạng hoá đồng thời do yêu cầu mở rộng phạm vi kinh doanh đa dạng hoá sản phẩm để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cũng như do yêu cầu cạnh tranh giữa các khách sạn nhằm thu hút khách mà khách sạn ngày càng mở rộng và đa dạng hoá các loại hình kinh doanh của mình. Bên cạnh hai dịch vụ chính lưu trú, công ty còn kinh doanh các dịch vụ khác như tổ chức hội nghị, bán hàng lưu niệm, bán vé Open, vui chơi giải trí, đổi tiền, dịch vụ điện, điện thoại, internet…và nhiều dịch vụ cần thiết khác.
GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Trang 2.1.4. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
Ghi chú :
Quan hệ chỉ đạo.
Quan hệ phối hợp.
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của công ty TNHH Thủy Sinh Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
* Giám đốc: Trực tiếp điều hành mọi sản xuất kinh doanh tại công ty, đồng thời
luôn theo dõi và kiểm tra việc thực hiện công việc của các bộ phận. Trong công ty Giám đốc giữ vai trò quan trọng nhất trong việc điều hành công việc, lãnh đạo, quản lý chung toàn diện khách sạn. Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực: Chiến lược đầu tư, tài chính, tổ chức cán bộ nhân sự, thi đua khen thưởng kỹ luật. Là người đại diện theo pháp luật của khách sạn
* Phó giám đốc: Là người truyền đạt các mệnh lệnh, quyết định đến các bộ phận
có liên quan và nhận những thông tin phản hồi từ các bộ phận đó và cùng với Giám đốc xử lý giải quyết công việc và được sự ủy quyền của Giám đốc khi vắng mặt để điều hành công việc.
* Bộ phận lễ tân: Gồm 3 người, là bộ phận tương đối quan trọng, là bộ mặt của
khách sạn, là người trực tiềp hướng dẫn và giao dịch với khách hàng. Trình độ của bộ phận này đòi hỏi phải cao ngoài trình độ chuyên môn họ còn phải biết ngoại ngữ, am
Giám đốc Phó Giám Đốc Bộ phận lễ tân Bộ phận Bếp Bộ phận Buồng, Giặt là Bộ phận Bảo vệ Bảo trì Bộ phận dịch vụ Phòng. KT-TC
GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Trang
* Bộ phận bếp: Cung cấp kịp thời các loại thực phẩm tươi sống. Chế biến đảm
bảo đúng tiêu chuẩn, hợp khẩu vị đối với từng đối tượng khách hàng. Thực hiện đầy đủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm.
* Bộ phận Buồng, Giặt là: thực hiện công việc quản lý buồng, đảm bảo tuyệt
đối khâu vệ sinh trang thiết bị trong phòng ngủ. Có trách nhiệm giữ gìn tài sản của khách, đồng thời thông báo cho bộ phận lễ tân với số lượng phòng đã chuẩn bị để đón khách và phục vụ nhu cầu giặt là cho khách trong thời gian lưu trú.
* Bộ phân bảo vệ, bảo trì:
+ Bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật tự và toàn bộ tài sản trong toàn phạm
vi khách sạn, giám sát, kiểm tra toàn bộ nhân viên và khách khi ra vào khách sạn, theo dõi việc thuê mướn các phương tiên vận chuyển, tiếp nhận và đưa hành lý của khách đúng nơi quy định, an toàn.
+ Bảo trì: Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc bảo quản, duy tu, bảo dưỡng chống sự xuống cấp của các trang thiết bị trong toàn khách sạn, sửa chữa kịp thời các hư hỏng dù là nhỏ để kịp thời phục vụ khách. Tiến hành tuyên truyền giáo dục, nâng cao ý thức bảo vệ an toàn tài sản trong toàn khách sạn.
* Bộ phận dịch vụ: Làm công tác phục vụ khách sử dụng các dịch vụ Massage, Karaoke…. * Phòng kế toán tài chính: Gồm 3 người có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh và
cung cấp các số liệu kế toán tài chính, các thông tin kinh tế trong hoạt động kinh doanh của Khách sạn, tham mưu và phối hợp với Ban Giám đốc, thường xuyên cập nhật tình hình hoạt động của công ty, từ đó lãnh đạo của công ty sẽ đưa ra cách giải quyết cụ thể, thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.5.1. Bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty TNHH Thủy Sinh
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán lương kiêm thủ quỹ
Kế toán thanh toán, công nợ
GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Trang
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hợp
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:
* Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Phụ trách chung đồng thời tổ chức
công tác hạch toán nội bộ của khách sạn. Kiểm tra sự chính xác tính hợp pháp và hợp lý của từng chứng từ gốc, theo dõi mọi công việc của kế toán viên, phân công những công việc cụ thể cho từng người và ra thời hạn cụ thể cho từng bộ phận.
* Kế toán lương kiêm thủ quỷ: Có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt hiện có tại
xí nghiệp, thực hiện thu, chi đúng quy định theo sự điều hành của giám đốc thông qua kế toán chính, và lập báo cáo quỹ vào định kỳ. Cuối tháng tính lương cho toàn bộ nhân viên của khách sạn cũng như các khoản bảo hiểm, trích nộp theo lương.
* Kế toán thanh toán, công nợ: Theo dõi chi tiết tiền mặt, tiền gửi, phân loại
các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tiền mặt và tiền gửi. Lập bảng kê tổng hợp và chuyển cho phụ trách kế toán. Sau khi các chứng từ đã được phê duyệt, kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập chứng từ theo biểu mẫu của Bộ Tài Chính quy định để viết phiếu thu-chi, hoặc thu tiền những người có liên quan trên chứng từ.
2.1.5.1. Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng.
Công ty TNHH Thủy Sinh áp dụng niên độ kế toán theo năm tài chính (bắt đầu từ 1/1/N và kết thúc 31/12/N), sử dụng đơn vị tính là Việt Nam đồng, áp dụng Chế độ Kế toán Việt Nam theo quyết định 48/2006/QD-BTC. Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán là Chứng tù ghi sổ. Bên cạnh đó, với xu thế phát triển của khoa học công nghệ và những phần mềm kế toán giúp cho kế toán thủ công giảm bớt khối lương công việc thì công ty cũng đã áp dụng hình thức kế toán máy. Nhưng đây không phải là hình thức chính của công ty, mà kế toán máy chủ yếu là để làm một số nghiệp vụ như: lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, quản lý tồn kho và vật tư….Hình thức kế toán chủ yếu của công ty vẫn là kế toán thủ công. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc và tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp đích danh.
GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Trang
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 03)
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư
GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Trang
của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Số đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng chứng từ kế toán cùng loại
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi
tiết Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối
GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Trang 2.1.6. Tình hình nguồn lực của công ty qua 3 năm 2010 - 2012
2.1.6.1. Tình hình lao động của công ty qua 3 năm 2010 -2012
Lao động là một yếu tố không thể thiếu, là nguồn lực quan trọng để thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì vấn đề lao động chũng được quan tâm hàng đầu vì nó có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Do vậy để cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục và có hiệu quả thì doanh nghiệp phải sử dụng tốt nguồn lao động, bố trí lao động một cách hợp lý.
Bảng 2.1: Tình hình lao động của công ty TNHH Thủy Sinh qua 3 năm 2010 -2012 Chỉ tiêu 2010 2011 2012 So sánh SL (người) % SL (người) % SL (người % 2011/2010 2012/2011 +/- % +/- % Tổng số LĐ 25 100 10 100 7 100 (15) (60,00) (3) (30,00) 2. Phân theo trình độ - Đại học 10 40,00 6 60,00 6 85,71 (4) (40,00) - - - Cao đẳng- Trung cấp 7 28,00 3 30,00 0 0 (4) (57,14) (3) (100) - Khác 8 32,00 1 10,00 1 14,29 (7) (87,50) - -
3. Phân theo giới tính
- Nam 8 32,00 4 40,00 3 42,86 (4) (50,00) (1) (25,00)
Nhận xét: Quan sát bảng 2.1 ta thấy số lao động của công qua 3 năm cũng có
nhiều biến động. Đặc biệt từ năm 2010 qua năm 2011, lí do số lao động giảm là do doanh nghiệp nhượng bán lại nhà hàng cho chủ đầu tư khác nên kéo theo việc lao động làm việc bên nhà hàng không còn được công ty sử dụng. Năm 2011 đến năm 2012, công ty đã thay đổi tình hình lao động theo hướng cắt giảm nhân công giữ lại những người có kinh nghiệm. Điều này cũng phù hợp với chiến lược của công ty trong việc nâng cao năng lực của người lao động thu hút nhân tài để đưa ra các sáng kiến cũng như thỏa mãn được những nhu cầu ngày càng đa dạng và phức tạp của du khách.
Để tìm hiểu kỹ hơn ta đi sâu phân tích tình hình lao động dựa vào các chỉ tiêu phân loại lao động trong Khách sạn.
- Phân theo giới tính
Đây là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nên số lao động cũng không nhiều. Nhìn vào bảng ta thấy số lao động nữ luôn chiếm trên 55% . Năm 2012 lao động nam giảm còn lại 3 người tương ứng với 43%. Điều này cũng dễ hiểu vì do tính chất công việc đòi hỏi nhân viên phải khéo léo, cần cù, chịu khó, nhanh nhẹn…nên nhân viên nữ chiếm phần đa trong Khách sạn, nhân viên nữ chủ yếu phục vụ ở bộ phận buồng, bếp, nhà hàng.
- Phân theo trình độ văn hóa
Lao động có trình độ đại học chiếm tỉ trọng lớn lên qua các năm, đồng thời lao động có trình độ Cao đẳng, Trung cấp và lao động phổ thông lại giảm lý do là công ty cắt giảm lao động ưu tiên những người có trình độ. Điều này chứng tỏ công ty đã biết chú trọng vào công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, điều này hoàn toàn phù hợp với đòi hỏi ngày càng cao của công tác quản lý để phù hợp với quy mô và tốc độ của thế giới nói chung và của toàn công ty nói riêng, đòi hỏi lao động phải có trình độ.
- Phân theo trình độ ngoại ngữ
Lao động có trình độ ngoại ngữ ở công ty chủ yếu tập trung chủ yếu là ở bộ phận lễ tân, phòng kế toán –tài chính, bộ phận quản lý và ở một số bộ phận khác, nhìn vào bảng ta thấy trình độ ngoại ngữ của lao động đã có nhiều sự thay đổi theo chiều hướng tốt, năm 2010 số lao động có trình độ ngoại ngữ chiếm 60% , đến năm 2012, phần lớn
nhân viên trong khách sạn đều có trình độ ngoại ngữ tốt. Qua đó ta cũng thấy được sự nổ lực của Khách sạn trong việc đổi mới ngày một coi trọng chất lượng lao động.