Trung tâm gạo - bạn của mọi nhà đợc thành lập ngày 26/4/1987 theo quyết định của Tổng công ty lơng thực miền Bắc. Tiền thân của Trung tâm là xởng chế biến gạo của công ty vận tải xây dựng và chế biến lơng thực thuộc tổng công ty lơng thực miền Bắc. Đây là xởng chế biến gạo nhằm phục vụ nhu cầu gạo cho một bộ phận dân c trong Thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ của xởng chỉ là chế biến và sản xuất theo chỉ tiêu của trên giao, không phải hạch toán. Từ khi ra đời Trung tâm gạo - bạn của mọi nhà phải tìm kiếm thị trờng đầu vào và đầu ra, tự hạch toán kinh doanh.
Đứng trớc nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh lơng thực. Ngày 5/10/1993 Tổng công ty lơng thực miền Bắc cho sát nhập Trung tâm gạo - bạn của mọi nhà với Công ty lơng thực Thanh Trì thành Trung tâm Kinh doanh lơng thực Thanh Trì.
Sau 10 năm hoạt động, trải qua bao khó khăn thử thách đến nay Trung tâm đã dần tạo dựng đợc uy tín của mình trên thị trờng. Để có đợc thành quả đó, trớc hết phải ghi nhận những đóng góp của đội ngũ cán bộ công nhân viên của Trung tâm. Từ chỗ ban đầu chỉ có 11 ngời , đến nay có 30 ngời trong đó 7 ngời có trình độ đại học; 8 ngời có trình độ cao đẳng và trung cấp và 15 công nhân đã tốt nghiệp phổ thông trung học.
Cùng với sự trởng thành của đội ngũ cán bộ công nhân viên là sự đa dạng hoá về chủng loại và chất lợng sản phẩm gạo. Trung tâm hiện có 12 loại gạo khác nhau nh: gạo tám xoan; gạo tám ấp bẹ; gạo bắc hơng; gạo khau; gạo Thái lan,Nhật bản; gạo nếp thuỷ tiên; gạo thơm điện biên... Sản phẩm của Trung tâm đã có mặt ở hầu hết các siêu thị của thành phố Hà Nội. Ngoài việc cung cấp các sản phẩm gạo cho các siêu thị Trung tâm còn có hệ thống của hàng bán và giới thiệu sản phẩm. Sản phẩm gạo của Trung tâm đã dành đợc 6 huy chơng vàng hội chợ triển lãm. Hàng năm Trung tâm đã xuất khẩu đợc một
số lợng gạo dù không lớn nhng điều đó cho thấy Trung tâm đã bắt đầu tiến xa hơn trong việc tìm kiếm thị trờng.
2. Cơ cấu tổ chức quản lý
Trung tâm kinh doanh lơng thực Thanh Trì có tổng số 30 ngời, trong đó có 8 nhân viên quản lý. Bộ máy quản lý của Trung tâm đợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến, gồm các bộ phận sau:
- Ban giám đốc : gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc phụ trách sản xuất và kinh doanh. Giám đốc chịu trách nhiệm chung về toàn bộ quá trình sản xuất và kinh doanh của Trung tâm là ngời chỉ đạo trực tiếp công tác tổ chức, kế hoạch và tài chính, là ngời đại diện cho Trung tâm trong việc giao dịch với các tổ chức, kí kết hợp đồng. Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trớc giám đốc và cơ quan cấp trên về nhiệm vụ mà giám phân công thực hiện. Giúp việc cho ban giám đốc gồm có 4 phòng, 2 phân xởng và 2 bộ phận.
- Phòng kế toán: chịu trách nhiệm trớc giám đốc về việc quản lý các mặt tài chính theo các văn bản hiện hành của nhà nớc. Tham mu cho giám đốc về các hoạt động chi tiêu tài chính của Trung tâm.
- Phòng tổ chức-hành chính: có nhiệm giải quyết các vấn đề về thủ tục hành chính. Giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên.
- Phòng thu mua: có nhiệm vụ tổ chức lập kế hoạch thu mua nguyên liệu đầu vào(lúa). Bên cạnh đó phòng còn tham mu cho giám đốc đầu t, hỗ trợ nông dân trồng các loại lúa đặc sản mới.
- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng,thiết lập các kênh tiêu thụ, tìm đối tác kinh doanh.
- Bộ phận bán hàng: có nhiệm vụ giới thiệu và bán sản phẩm (gạo), đồng thời tham mu, đề xuất với giám đốc kinh doanh thêm một số hàng hoá khác nếu thấy cần thiết.
- Bộ phận kho, bãi: có nhiệm vụ kiểm tra và bảo quản sản phẩm. Giúp giám đốc quản lý các kho, bãi cho thuê.
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy (hình 2) của Trung tâm kinh doanh lơng thực Thanh Trì ta thấy đây là một bộ máy quản lý cơ cấu trực tuyến, tổ chức gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu của hoàn cảnh thực tế, các bộ phận tơng tác nhịp nhàng với nhau tạo ra động lực làm việc tốt. Thông tin chỉ đạo nhanh chóng đợc truyền đạt cho các cán bộ cấp dới và có đợc nhanh thông tin phản hồi. Tóm lại, cơ chế quản lý của Trung tâm có sự kết hợp giữa 2 nguyên tắc là tập trung và phân quyền.
Biểu 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy
Nguồn: Phòng hành chính
Giám đốc
PGĐ phụ trách
sản xuất Phòng kế toán Phòng hành chính PGĐ phụ trách kinh doanh
Phòng thu mua PX Minh Khai Thanh PX Trì Bộ phận kho bãi Phòng kinh doanh Bộ phận bán hàng
3. Đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh của Trung tâm
Quá trình sản xuất, kinh doanh của Trung tâm kinh doanh lơng thực Thanh Trì (hình 3) bao gồm: thu mua nguyên vật liệu, chế biến và tiêu thụ, đợc tổ chức nh sau:
* Thu mua nguyên liệu đầu vào
Nguyên liệu đầu vào là thóc và gạo thô đợc trồng tại các địa phơng: Nam Định, Thái Bình, Ninh Bình, Hà Bắc, Hà Tây,Điện Biên... Đây là những địa phơng có truyền thống về năng suất và chất lợng thóc.
Để sản xuất thì bất cứ một doanh nghiệp nào đều phải mua nguyên vật liệu để chế biến và kinh doanh. Điều khác biệt của các doanh nghiệp chế biến thực phẩm nói chung và Trung tâm kinh doanh lơng thực Thanh Trì nói riêng là nguyên liệu đầu vào chủ yếu tơi khó bảo quản. Mặt khác, thóc đợc sản xuất theo thời vụ và phụ thuộc nhiều vào thời tiết. Do vậy, quá trình thu mua phải bảo đảm:
- Đúng thời vụ - Vận chuyển nhanh
- Bảo quản một cách khoa học
Để đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh, đảm bảo chất lợng gạo sản xuất sau này, Trung tâm đã phải ký hợp đồng tiêu thụ dài hạn đối với các hộ nông dân. Điều này giúp Trung tâm ổn định nguồn nguyên liệu cũng nh giảm dao động về giá.
* Chế biến
Hiện nay Trung tâm đang sử dụng hệ thống thiết bị chế biến gạo chất l- ợng cao của công ty Sin-cô TP. Hồ Chí Minh. Đây là hệ thống chế biến gạo đã
đợc ứng dụng tại khu vực đồng bằng Sông Cửu Long. Quá trình chế biến thóc bao gồm: - Xay xát gạo - Sấy hạt rời - Sàng lọc sạn - Đóng gói
* Tiêu thụ(kinh doanh)
Sau khi chế biến, gạo đợc đa vào các kênh tiêu thụ. Các hình thức tiêu thụ mà Trung tâm đã xác lập đợc bao gồm:
- Bán lẻ:
+ Các cửa hàng chính của Trung tâm: 780 Minh Khai, cửa hàng Lĩnh Nam, Thị trấn Văn Điển, CT3 Linh Đàm và các cửa hàng lơng thực quan hệ đ- ợc trong thành phố, các siêu thị
+ Bán lẻ qua điện thoại +Bán lu động
- Bán buôn: Qua nhiều năm kinh doanh, Trung tâm đã hình thành một hệ thống đại lý chuyên bán buôn cho các cửa hàng tại các Trung tâm tiêu thụ lớn nằm ở các khu vực, các tỉnh nh: Gia Lâm, Đông Anh, Hà Bắc, Thái Nguyên, Tuyên Quang, Việt Trì, Phú Thọ, Hà Tây...
- Cung ứng gạo cho dữ trữ quốc gia: Hàng năm dự trữ quốc gia nhà nớc đổi hàng hai lần. Sau nhiều năm quan hệ, cung ứng Trung tâm đã trở thành khách hàng cung ứng tin cậy của các chi cục dự trữ quốc gia nh: Hà Nội, Thái Nguyên, Hà Bắc, Hải Dơng...với hai mặt hàng chính là thóc tẻ hai vụ và gạo bảo quản CO2.
- Cung ứng xuất khẩu gạo cho Tổng công ty lơng thực miền Bắc, miền Nam và một số đối tợng khác
- Cung ứng cho một số đối tợng tiêu thụ trung bình: Các đơn vị bộ đội, các bếp ăn tập thể, nhà hàng, khách sạn, trờng học...
Ngoài ra, để tận dụng tối đa cửa hàng và đội ngũ nhân viên, Trung tâm còn kinh doanh thêm các mặt hàng khác nh: rợu, bia nớc giải khát, thuỷ hải sản đông lạnh, nớc mắm...
Thóc+ gạo thô (Thờng+đặc sản) Nam Định Thóc+ gạo thô (Thờng+đặc sản) Ninh Bình Thóc+ gạo thô (Thờng+đặc sản) Thái Bình Thóc+ gạo thô (Thờng+đặc sản) Hải Dơng Thóc+ gạo thô (Thờng+đặc sản) Hà Bắc Hệ thống thiết bị chế biến gạo chất lợng cao Trung tâm kinh doanh lơng thực Thanh Trì Tiêu thụ nội địa Tiêu thụ xuất khẩu
Xuất khẩu nhỏ: Đóng container gạo đặc sản
Cung ứng xuất khẩu cho T.CT lơng thực miền Bắc, T.CT lơng thực miền Nam và các đối tợng khác Bán buô n Bán lẻ
Gạo ăn, gạo chế biến: Hà Tay, Hà Bắc, Thái Nguyên, Tuyên Quang...
Gạo chất lợng cao cung ứng cho dự trữ quốc gia, bảo quản CO2: Hà Nội, Hà Bắc...
Gạo thờng chế biến sạch cung ứng cho các đơn vi bộ đội, bếp ăn tập thể...
Tại các cửa hàng của Trung Tâm
Các đại lý,cửa hàng, siêu thị trong Thành phố...
Thóc+gạo thô Nguồn khác
Biểu3: Sơ đồ nguyên liệu-chế biến-tiêu thụ
4. Một số đặc điểm ảnh hởng tới công tác tiêu thụ sản phẩm của Trung tâm
Trung tâm kinh doanh lơng thực Thanh Trì trực thuộc Liên hiệp các công ty lơng thực Hà Nội, có nhiệm vụ chế biến và kinh doanh lơng thực. Hàng năm Trung tâm chế biến đợc hàng ngàn tấn gạo phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ở thành phố Hà Nội và các vùng phụ cận. Sản phẩm đợc Trung tâm chế biến là gạo với nhiều chủng loại khác nhau: gạo tám xoan; gạo tám ấp bẹ; gạo bắc hơng; gạo khau; gạo Thái lan,Nhật bản; gạo nếp thuỷ tiên; gạo thơm điện biên...đã đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú của nhân dân thủ đô.
Hiện nay, sự cạnh tranh trên thị trờng giữa các doanh nghiệp, giữa các hộ kinh doanh đang diễn ra rất phức tạp tuỳ thuộc vào từng khu vực, từng thời điểm nhất định. Đặc biệt, với sự gia tăng mạnh mẽ các hộ kinh doanh lơng thực nhỏ lẻ đã gây không ít bất lợi và tạo tình thế khó khăn cho Trung tâm. Chất lợng gạo của các hộ kinh doanh cá thể không cao nhng lại đợc phân bố rộng khắp. Giá gạo của họ cũng luôn biến động đã tác động tới việc định giá sản phẩm và có thể ảnh hởng tơí mức tiêu thụ sản phẩm của Trung tâm. So với các hộ kinh doanh thì gạo của Trung tâm đợc chế biến sạch, chất lợng cao hơn nhng hệ thống phân phối lại nhỏ hơn. Mặt khác, ngời tiêu dùng lại cha có thói quen mua gạo đợc chế biến sạch, họ chỉ chỉ chú trọng đến sự tiện dụng của việc mua hàng.
Trớc tình hình này, ban lãnh đạo Trung tâm đã tổ chức thêm một hình thức bán lẻ ngoài cửa hàng là bán qua điện thoại. Đồng thời tiếp thị, giới thiệu về phẩm chất , giá cả đến từng ngời tiêu dùng. Điều này đã dần khắc phục đợc những yếu kém so với các đối thủ cạnh tranh. Hoạt động này đã thực sự đem lại hiệu quả cho Trung tâm khi sản lợng tiêu thụ tại các kênh bán lẻ tăng liên tục trong giai đoạn gần đây.
Từ yêu cầu, nhiệm vụ kinh doanh trong điều kiện cạnh tranh trên thị tr- ờng ngày càng gay gắt thì vấn đề tổ chức các hoạt động mua bán là rất cần thiết. Vấn đề này đợc cụ thể hoá bằng việc tổ chức nguồn hàng và tổ chức tiêu thụ. Để tổ chức hoạt động tiêu thụ trong một thị trờng rộng, biến đổi, thì Trung tâm phải tạo cho mình nguồn cung ứng ổn định, phong phú nhằm nâng cao chất lợng đầu vào và giảm dao động về giá.
5. Năng lực sản xuất kinh doanh của Trung tâm
Hiệu quả sản xuất kinh doanh là một phạm trù kinh tế phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp để đạt đợc kết quả cao nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh với chi phí thấp nhất. Chỉ tiêu này còn cho biết năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là một đơn vị thuộcdoanh nghiệp nhà nớc nên nguồn vốn và tài sản đợc sự hỗ trợ của nhà nớc. Từ khi tách ra hoạt động độc lập(1993) Trung tâm có tổng nguồn vốn là 1 tỷ đồng đ- ợc trích từ ngân sách nhà nớc. Với nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn, trong những năm đầu trình độ sản xuất kinh doanh còn non kém, cha nắm bắt đợc thị trờng nên mục tiêu của Trung tâm mới chỉ dừng lại ở việc bảo toàn vốn. Gần đây, do đổi mới phơng thức hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là tiêu thụ sản phẩm nên doanh thu tăng, tích luỹ lớn mà nguồn vốn của Trung tâm đã tăng lên đáng kể ( xem bảng).
Bểu 4: Tài sản và nguồn vốn của Trung tâm các năm 2000-2002 Đơn vị: 1000đ Tài sản 2000 2001 2002 1. Tài sản cố định 1.219.412 1.224.000 1.196.338 2. Tài sản lu động 729.607 935.607 815.427 - Tiền vốn 233.362 444.560 400.780
- Các khoản phải thu 169.491 247.764 210.101
- Hàng tồn kho 309.512 219.583 183.770 - Tài sản lu động khác 17.242 23.700 20.776 Tổng tài sản 1.949.019 2.159.607 2.011.765 Nguồn vốn 1. Nợ phải trả 745.901 805405 801983 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 1.203.118 1354202 1209782 Tổng nguồn vốn 1.949.019 2.159.607 2.011.765 Nguồn: Phòng kế toán
Số liệu biểu 4 cho thấy, tổng nguồn vốn hiện nay của Trung tâm đã tăng 2 lần so với nguồn vốn ban đầu (1993). Có đợc kết quả này,trớc hết là do nỗ lực phấn đấu của tập thể cán bộ công nhân viên Trung tâm. Cùng với sự nỗ lực trên là quá trình đổi mới hoạt động tiêu thụ, cải tiến công nghệ... nên đã đạt đ- ợc kết quả là (xem bảng).
Biểu 5: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh các năm 2000-2002
Đơn vị: 1000 đồng
Chỉ tiêu 2000 2001 2002
-Tổng doanh thu 4.624.483 7.010.594 6.502.600 + Doanh thu từ hoạt động xuất khẩu 384500 1014300 757200 + Doanh thu tiêu thụ gạo nội địa 3620500 5285700 4902800 + Doanh thu từ kinh doanh khác 520000 610000 740000 + Doanh thu từ hoạt động tài chính 99483 100594 102600
- Tổng lợi nhuận 250510 458500 562450
+ Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 231000 437700 440700 + Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 19510 20800 21750
- Chi phí 4373973 6552094 6040150
+ Chi phí hoạt động tài chính 79973 79794 80850
+ Lơng 280800 316200 306000
+ BHXH, BHYT, KPCĐ 53352 60078 58140
+ Nộp ngân sách 226250 345500 350000
+ Chi hoạt động sản xuất kinh doanh 600000 930000 780000 +Chi nguyên vật liệu 3035098 4715922 4398680
+ Chi khác 98500 104600 66480
Nguồn: Phòng kế toán
Số liệu biểu 5 cho thấy, năm 2001/2000 tổng doanh thu tăng 51,6%, lợi nhuận tăng 83%, chi phí tăng 50%. Sự tăng tổng doanh thu bao gồm : doanh thu từ hoạt động xuất khẩu 163,8%, từ tiêu thụ gạo nội địa 46%, từ việc kinh doanh mặt hàng khác 17,3%, từ hoạt động tài chính 1,1%. Điều này cho thấy tốc tăng doanh thu trong năm 2001 chủ yếu là do sự tăng lên về quy mô sản xuất, đặc biệt là sự tăng mạnh của khối lợng hàng xuất khẩu (163,8%).
Năm 2002/2001 doanh thu giảm 7,8%, lợi nhuận tăng 0,9% và chi phí giảm 8,5%. Sự tăng giảm trên đây đợc diễn giải nh sau. Doanh thu từ hoạt động xuất khẩu giảm 34%, từ hoạt động tiêu thụ gạo nội địa giảm 7,8%, trong
khi doanh thu từ việc kinh doanh các mặt hàng khác và từ hoạt động tài chính tăng. Nh vậy doanh thu từ hoạt động sản xuất và kinh doanh gạo năm 2002 là nguyên nhân gây ra sự suy giảm tổng doanh thu so với năm 2001. Cũng qua số liệu biểu 5 cho thấy, chi phí cho hoạt động tài chính, quỹ lơng, nộp ngân sách tăng, trong khi chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chi nguyên vật liệu,