c. Quan hệ giữa hai cách phân loạ
4.3.1. Phân tích cơng việc
a. Phân tích nhiệm vụ.
Nhiệm vụ là sự quy định những hành động nhất định của một ngời nhằm thực hiện mục tiêu đã xác định của tổ chức.
Để phân tích nhiệm vụ phải tiến hành mơ tả nhiệm vụ, bao gồm những vấn đề cơ bản: - Nội dung của nhiệm vụ.
- Q trình hành động (chân tay hay trí óc, thực hiện hay lãnh đạo hay cả hai loại đó). - Khách thể (con người, vật thể, hay phi vật thể).
- Công cụ lao động cần thiết cho hành động. - Khơng gian và thời gian.
Thực hiện phân tích nhiệm vụ sẽ tạo ra một bức tranh khái quát về nhiệm vụ.
- Các nguyên tắc phân chia nhiệm vụ: Khi phân chia nhiệm vụ phải luôn luôn phân biệt giữa các nguyên tắc tập trung và phi tập trung.
Theo nguyên tắc tập trung, người ta tập trung nhiệm vụ vào một số nơi làm việc nhất
định. Tập trung hóa trong trờng hợp doanh nghiệp khơng có đủ lực lượng chun mơn phù hợp đảm nhận nhiệm vụ. Trong một số trường hợp thực hiện tập trung hóa làm cho cấp dưới chỉ là người nhận lệnh, phải thực hiện nhiệm vụ nhưng khơng phát huy tính sáng tạo của mình. Ngun tắc tập trung hóa hạn chế sự tiếp xúc giữa lãnh đạo doanh nghiệp với cấp dưới. Thậm chí có khi
Marketing Nhân sự Mua sắm Tài chính
Dự án A
lãnh đạo doanh nghiệp tự điều chỉnh tất cả nhưng họ lại không thể tự kiểm tra mọi sự điều chỉnh đó.
Theo nguyên tắc phi tập trung thì nhiệm vụ được chia nhỏ và giao cho nhiều nơi khác
nhau. Phân chia nhiệm vụ theo nguyên tắc này làm tăng tinh thần trách nhiệm và hứng thú lao động của các thành viên trong doanh nghiệp. Phi tập trung làm giảm bộ máy quản trị cấp cao nhất của doanh nghiệp. Việc phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm cho nhiều nhân viên dưới quyền địi hỏi phải có nghệ thuật quản trị con người cao hơn so với tập trung quyền lực ở một số ít người. Bên cạnh đó, nó cũng địi hỏi một số lượng lớn người lao động chun mơn có đủ điều kiện để đảm đương nhiệm vụ đó. Mặt khác phi tập trung cũng dẫn đến nguy cơ xuất hiện sự thiếu trật tự trong doanh nghiệp do thiếu sự bao quát của quản trị doanh nghiệp và sự chia nhỏ giới hạn nhiệm vụ.
Trong thực tế khi phân chia công việc, người ta sử dụng đồng thời cả hai nguyên tắc trên. Tập trung hóa có thể có ưu điểm đối với một số bộ phận nào đó trong doanh nghiệp. Nó có ý nghiã giảm thiểu chi phí một số hoạt động dịch vụ. Vì thế khơng thể có một mẫu hình chung mà phải ln xem xét tới tính đặc thù của doanh nghiệp và của ngành kinh tế kỹ thuật.
b. Tổng hợp nhiệm vụ.
Mục tiêu của tổng hợp nhiệm vụ là phối hợp các nhiệm vụ bộ phân đã được hình thành trong khn khổ phân tích nhiệm vụ sao cho làm xuất hiện các đơn vị lao động (nơi làm việc) và khâu nó thành cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, nơi làm việc là tế bào cơ sở của tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nó tập hợp các nhiệm vụ bộ phận vào lĩnh vực lao động và và lĩnh vực nhiệm vụ cho người lao động.
Khơng thể có câu trả lời chung cho câu hỏi cần tập hợp bao nhiêu nhiệm vụ bộ phận và loại nhiệm vụ nào cho một nơi làm việc. Mục tiêu của việc hình thành nơi làm việc là tính tốn số các nhiệm vụ cùng loại được thiết lập tại một nơi làm việc mà ngời phụ trách nơi làm việc đó vẫn có thể làm chủ được. Hạn chế lớn nhất của nguyên tắc này là tính đơn điệu có thể kìm hãm hứng thú làm việc của người phụ trách.
Sản phẩm của cơng tác kế hoạch hóa nơi làm việc là các sơ đồ mô tả đơn vị lao động. Việc sắp đặt các nhiệm vụ bộ phận được xác định ngay trong sự mơ tả nơi làm việc mà qua đó nó phản ánh ngược trở lại sự phân chia nơi làm việc trong cơ cấu tổ chức, các chức năng, trách nhiệm, và quyền hạn của nó. Schwart cho rằng: "Sự mơ tả nơi làm việc là phương tiện thực tế để giao việc hợp lý trong mối quan hệ biện chứng có tính tổ chức". Mục tiêu chính của việc mô tả là bảo đảm hồn thành nhiệm vụ hợp lý, trơi chảy và liên tục. Nó là hình thức phát triển nhất của việc xác định bằng văn bản các nguyên tắc tổ chức trong kinh doanh. Đặc biệt sự mô tả bao
* Xác định thực chất nhiệm vụ.
* Giải thích sự phân chia về mặt tổ chức các nơi làm việc và cho biết mối quan hệ về tổ chức
* Hướng dẫn giải quyết nhiệm vụ hợp lý.
* Trình bày yêu cầu về nhân sự để đảm nhận nhiệm vụ thông qua người phụ trách nơi làm việc.