* Đặc điểm nguyên vật liệu được sử dụng tại Công ty Thái Hoà
Nguyên vật liệu được sử dụng tại Công ty là cà phê quả và cà phê nhân cùng các nguyên liệu khác. Các nguyên liệu này có được chủ yếu do mua ngoài.
Cà phê là một loại nông sản đặc trưng, có giá trị xuất khẩu lớn tại Việt Nam nhưng đây lại là một loại hàng có sự biến động về giá rất lớn, làm ảnh hưởng không nhỏ, trực tiếp cũng như gián tiếp đến các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Chính đặc điểm này đã chi phối đến công tác tổ chức, quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hoà.
Cà phê thường được thu hoạch vào tháng 10, tháng 11 và tháng 12 âm lịch. Tính thời vụ của cà phê làm cho giá cả của cà phê thường bị biến động, do đó ảnh hưởng tới công tác thu mua và dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của Công ty.
* Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thái Hoà
Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng có hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, trong công tác quản lý nguyên vật liệu Công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Thái Hoà đã được chia ra làm các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính:
Là cà phê quả, cà phê thóc và cà phê nhân xô. Đây là nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí nguyên vật liệu, là nguyên vật liệu chủ yếu tạo nên thực thể sản phẩm.
Đối với cà phê xay, cà phê tan đen và cà phê tan đường thì nguyên vật liệu chính là cà phê nhân, sữa và đường.
- Nguyên vật liệu phụ:
Là các túi đựng cà phê, các loại phụ gia…. - Nhiên liệu:
Gồm các loại xăng, dầu, mỡ, than đá, điện,… - Phụ tùng thay thế:
Vòng bi, dây curoa, sàng lọc, đinh vít,… - Phế liệu thu hồi:
Bao tải dứa, bao tải gai, nilon,
Việc phân loại nguyên vật liệu được quản lý trên máy vi tính, tổ chức theo từng kho: kho Liên Ninh, kho Giáp Bát.
2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Thái Hoà.
Công ty Thái Hoà hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kiểm tra, đối chiếu cũng như theo dõi chính xác, kịp thời tình hình biến động và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song được tiến hành đồng thời tại hai nơi: tại kho và tại phòng kế toán.
* Tại kho:
Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng, căn cứ vào các lần nhập, xuất nguyên vật liệu. Với các loại nguyên vật liệu chính thì mỗi loại được mở thẻ kho riêng, còn đối với nguyên vật liệu phụ thì được theo dõi trên cùng một thẻ kho, mỗi thứ được viết trên một dòng thẻ kho.
Nguyên vật liệu khi mua về nhập kho, căn cứ vào nguồn hàng, thủ kho lập “Phiếu nhập kho” (Mẫu 01-VT) hoặc “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa” (Mẫu 03-VT) ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trước khi nhập kho phải được sự ký duyệt của Giám đốc xưởng. Phòng kỹ thuật sẽ tiến hành lấy mẫu và xác định các tỷ lệ về chất lượng (đối với nguyên vật liệu là cà phê thóc, cà phê nhân xô,…), kiểm tra chủng loại, chất lượng hàng theo chỉ tiêu của Công ty gửi xuống. Kế toán lập phiếu nhập kho tất cả các loại nguyên vật liệu mua trong nước, lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” cho nguyên vật liệu nhập khẩu. Thủ kho tiến hành nhập kho và nộp thẻ cân cho Kế toán xưởng để ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho (Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập, không ghi số lượng theo chứng từ). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của những người liên quan, một liên lưu tại quyển của phòng thủ kho, một liên giao cho người giao hàng làm căn cứ thanh toán, một liên chuyển cho Kế toán. Thủ kho căn cứ vào số liệu Phòng kỹ thuật cung cấp và các Phiếu nhập kho để ghi “Thẻ kho”. Cuối tháng, thủ kho nộp Phiếu nhập kho (liên 2), Phiếu xuất kho và các giấy tờ có liên quan đến nhập, xuất hàng cho Phòng kế
Ví dụ: Xem biểu
Biểu số 1 :
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THÁI HOÀ
THẺ CÂN
Họ và tên lái xe: Phạm Ngọc Nghi Số xe chuyên chở: 29K-4438
Loại mặt hàng: Cà phê thóc (CN Sơn La)
Trọng lượng xe có hàng: 40,475 Tấn Ngày/Giờ: 08:44:39 ngày 19/1/2008 Trọng lượng xe: 13,82 Tấn Ngày/Giờ: 17:19:53 ngày 19/1/2008 Trọng lượng hàng: 16,655 Tấn Người cân hàng (Ký, họ tên) Kế toán Công ty (Ký, họ tên) Lái xe (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Bảo vệ (Ký, họ tên)
Biểu số 2:
Công ty TNHH SX - TM Thái Hoà Mấu số: 01 – VT
Bộ phận (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 26/02/2008 Nợ TK: 1521 Số : NKT2/002 Nợ TK: 1331 Có TK: 331 - Họ và tên người giao hàng: Phạm Ngọc Nghi
Theo hoá đơn số 005768 ngày 19 tháng 1 năm 2008 của Chi nhánh Sơn La Nhập tại kho: Liên Ninh
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm Mã số Đơn vị Số lượng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cà phê thóc Arabica 12 Tấn 16.655 16.655 28.000.00 0 46.634.000 Cộng 46.634.000
Số tiền bằng chữ: Bốn sáu triệu, sáu trăm ba tư ngàn đồng chẵn./. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Biểu số 3:
Công ty TNHH SX- TM Thái Hoà Mẫu số S12- DN
D21- Phương Mai, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: 19/01/2008 Tờ số: 15
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Cà phê thóc Arabica
- Đơn vị tính: Tấn - Mã số: 12 S T Ngày, Thán
Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, Số lượng Nhập Xuấ t Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 19/01 NKT2/001 Nhập kho cà phê thóc Arabica của Chi nhánh Sơn La 19/01 16.655 Cộng cuối kỳ x 16.655 x Ngày 19 tháng 1 năm 2008 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
* Tại Phòng kế toán:
Kế toán nguyên vật liệu tại văn phòng Công ty căn cứ vào các hóa đơn GTGT do người bán hàng giao cho, bảng kê mua của bộ phận thu mua, tờ khai hàng nhập khẩu của Phòng kinh doanh gửi, lập Phiếu nhập kho (chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và giá trị theo chứng từ). Cuối tháng, khi nhận được các Phiếu nhập kho và xuất kho của Thủ kho nộp, Kế toán hoàn thiện Phiếu nhập kho, xuất kho. Các Phiếu nhập kho, xuất kho do Kế toán nguyên vật liệu lập là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu cuối kỳ (Còn các Phiếu nhập kho, xuất kho do Thủ kho lập chỉ là phương tiện quản lý nội bộ).
Khi nhận được các Phiếu xuất kho nguyên vật liệu kèm theo giấy yêu cầu xuất nguyên vật liệu của bộ phận sản xuất mà Thủ kho gửi lên, Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào chứng từ gốc ở đó để lập Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho này được lập trên cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.
2.2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Thái Hoà.
2.2.3.1 Kế toán thu mua nguyên vật liệu.
Tùy vào mỗi nguồn nhập mà giá gốc của nguyên vật liệu bao gồm các khoản chi phí cụ thể nào. Tại Công ty Thái Hòa, cà phê được nhập bởi hai nguồn chủ yếu là mua ngoài và nhập khẩu. Ngoài ra việc nhập kho còn có thể do thanh lý hoặc do kiểm kê phát hiện thừa.
* Nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài (mua trong nước)
Các loại cà phê này có được từ nguồn cung cấp của các tỉnh: Sơn La, Nghệ An, Quảng Trị, Lâm Đồng, Thành phố Hồ Chí Minh… Đối với nguyên vật liệu mua ngoài, giá gốc của nguyên vật liệu được xác định bằng chi phí mua.
Kế toán Công ty tiến hành xác định chi phí mua nguyên vật liệu bao gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng. Như vậy, đối với mặt hàng cà phê nhân, cà phê quả (không thuộc diện chịu thuế TTĐB), khi Công ty đăng ký nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, giá gốc nguyên vật liệu được kế toán xác định qua công thức:
Ví dụ 1: Mua cà phê thóc Arabica của Công ty cổ phần cà phê An Giang HĐ 0001942 ngày 18/2/2008.
- Số lượng: 30 tấn
- Đơn giá chưa thuế: 30.000.000/tấn - Thuế suất thuế GTGT: 10%
Cà phê nhân đã nhập kho đủ theo PNK số NKT1/002 ngày 18/2/2008. - Số lượng thực nhập là: 30 tấn
- Đơn giá: 30.000.000/tấn, chưa trả tiền cho Công ty cổ phần cà phê An Giang. - Phiếu chi số 42 ngày 19/2/2008 thanh toán cho người vận chuyển, bốc dỡ là 5.000.000 (chưa thuế GTGT).
Căn cứ vào chứng từ trên sổ kế toán của Công ty đã xác định được giá gốc của cà phê thóc Arabica như sau:
Gía mua cà phê thóc Arabica trên hoá đơn chưa có thuế GTGT: 30*30.000.000 = 900.000.000 đ
Giá thực tế cà phê thóc Arabica nhập kho: 900.000.000 + 5.000.000 = 905.000.000 đ
Kế toán Công ty tiến hành hạch toán (Theo sổ cái TK 152 của Công ty và các sổ cái TK 133, 331, 111) như sau:
Nợ TK 152.1: 905.000.000 (Chi tiết cho cà phê thóc Arabica) Nợ TK 1331: 90.500.000
Có TK 331: 990.000.000 (chi tiết cho Công ty cổ phần cà phê An Giang) Có TK 111: 5.500.000
Biểu số 4:
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng
Ngày18 tháng 2 năm 2008
Mẫu số : 01 GTKT – 3LL
XT/2007N 0001942
Đơn vị bán: Công ty cổ phần cà phê An Giang
Địa chỉ: KCN Tam Phước - Long Thành - Đồng Nai Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 3600708142 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hoà. Địa chỉ: D21 – Phương Mai – Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0100367361 STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Cà phê thóc
Arabica Tấn 30 30.000.000 900.000.000
Cộng tiền hàng: 900.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 90.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 990.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm chín mươi triệu đồng chẵn.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 5:
Công ty SX – TM Thái Hoà QS:……. D21- Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội Số:…….. Ngày: 18/02
PHIẾU NHẬP KHO
Kiêm biên bản kiểm nghiệm NVL, HH
Họ và tên người giao hàng: Phạm Thắng Lý do nhập: Mua lẻ CF Phương tiện vận tải: Ô tô Nhập tại kho: Liên Ninh, Hà Nội Tên hàng Đơn vị Số lượng Chất lượng (%) C T TN Độ ẩm Thu hồi Hạt loại Lo ại 1 Cà phê thóc Arabica Tấn 30 12.9 2.8 30 30.000.000 900.000.000 Cộng 30 900.000.000
Thanh toán: Chín trăm triệu đồng chẵn
Ngày 18 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu) Kế toán C.Ty (Ký, họ tên) BV giám sát (Ký, họ tên) Kỹ thuật kiểm tra (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên)
Biểu số 6:
Công ty TNHH SX- TM Thái Hoà Mẫu số S12- DN
D21- Phương Mai, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: 18/02/2008 Tờ số: 10
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Cà phê thóc Arabica
- Đơn vị tính: Tấn - Mã số: 12 S T Ngày, Thán
Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, Số lượng Nhập Xuấ t Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 18/02 NKT1/002 Nhập kho cà phê thóc Arabica của Cty CP cà phê An Giang 18/02 30 Cộng cuối kỳ x 30 x Ngày 18 tháng 2 năm 2008 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
* Nhập kho nguyên vật liệu do nhập khẩu
Công ty Thái Hoà hiện nay đang nhập khẩu mặt hàng cà phê nhân từ Trung Quốc và thanh toán cho người bán bằng phương thức chuyển khoản. Việc nhập khẩu cà phê được tiến hành theo phương thức nhập khẩu trực tiếp, hàng nhập tại các cửa khẩu. Khi hàng nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, tờ khai thuế và giấy báo Nợ của Ngân hàng thì Kế toán lập Phiếu nhập kho, đồng thời cũng lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, tiến hành định khoản và ghi sổ nghiệp vụ.
Nhập kho nguyên vật liệu do nhập khẩu có liên quan chặt chẽ đến tỷ giá hối đoái. Hiện nay Công ty Thái Hoà áp dụng tỷ giá thực tế bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại ngày xảy ra giao dịch làm tỷ giá để quy đổi ngoại tệ đối với các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến ngoại tệ.
Giá trị nguyên vật liệu nhập kho do nhập khẩu được kế toán Công ty xác định theo công thức sau:
Giá thực tế NVL nhập kho
=Giá mua NVL chưa có thuế GTGT
+ Chi phí thu mua Trong đó giá mua được xác định:
Giá mua NVL chưa có thuế GTGT
=Giá mua chưa có thuế Nhập khẩu
+ Thuế nhập khẩu
Như vậy, theo công thức này thì Kế toán Công ty xác định giá gốc nguyên vật liệu nhập khẩu bằng giá mua, thuế nhập khẩu và các chi phí khác có liên quan đến việc đưa nguyên vật liệu về địa điểm và trạng thái sẵn sàng sử dụng. Giá mua đây là giá chưa có thuế nhập khẩu.
Ví dụ 2 : Theo Phiếu nhập kho ngày 25/02/2008 về việc nhập một lô hàng cà phê nhân Arabica của Trung Quốc. Số lượng hàng nhập là 50 tấn, đơn giá chưa có thuế nhập khẩu là 14.000 CNY /tấn. Thuế suất thuế nhập khẩu là 20%, thuế suất GTGT là 5%.
Kế toán xác định giá nhập kho nguyên vật liệu của lô hàng này như sau: 50 * 14.000 * 2.260 +50 * 14.000 * 2.260 * 20% = 1.898.400.000đ
Căn cứ vào sổ cái TK 152 và các sổ cái khác ta có được định khoản kế toán mà Công ty tiến hành cho nghiệp vụ này là:
Nợ TK 152: 1.898.400.000 (Chi tiết cho cà phê nhân Arabica) Nợ TK 133: 94.920.000
Biểu số 7:
Công ty TNHH SX- TM Thái Hoà Mấu số: 03 – VT Bộ phận: Mua ngoài (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 26 tháng 2 năm 2008
Số: 17
- Căn cứ hoá đơn số 0071872 ngày 25/02/2008 của C.Ty TNHH XNK An Phú - Ban kiểm nghiệm vật tư gồm:
+ Ông Trần Mạnh Hùng Chức vụ: Chủ nhiệm kỹ thuật (Trưởng ban) + Bà Nguyễn Thị Thương Chức vụ: Kế toán (Phó trưởng ban)
+ Bà Nguyễn Hải Yến Chức vụ: Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại:
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Cà phê nhân Arabica Kiểm nghiệm bằng mắt thường Tấn 50 50
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đảm bảo yêu cầu, chất lượng nhập kho. Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) Phó trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 8:
Công ty TNHH SX - TM Thái Hoà Mấu số: 01 – VT
Bộ phận (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 26/02/2008 Nợ TK: 1521 Số : NKT2/002 Nợ TK: 1331 Có TK: 331 - Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Việt Hoàng
Theo hoá đơn số 0071872 ngày 25 tháng 2 năm 2008 của Công ty TNHH XNK An