Theo Chuẩn mực kế toán Quốc tế và Việt Nam thì để giảm bớt rủi ro một doanh nghiệp có thể lập dự phòng cho một khoản thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí chưa phát sinh vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị sổ của tài khoản để có nguồn bù đắp cho những thiệt hại có thể xảy ra trong kỳ kế toán sau.
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hoà là một công ty có quy mô sản xuất lớn, chi phí nguyên vật liệu chiếm trên 80% tổng chi phí sản xuất. Vì vậy chỉ cần có một thay đổi nhỏ về giá cả của vật liệu trên thị trường cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn tới kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho sẽ góp phần bù đắp được những khoản thiệt hại có thể xảy ra khi giá vật liệu có biến động giảm. Hiện nay, Công ty đã tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Tuy nhiên quy trình lập cũng như cách thức lập chưa tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”, các Thông tư hướng dẫn cũng như Quy chế tài chính hiện hành (Thông tư 13 và Thông tư 89 của Bộ Tài chính). Trình tự tiến hành trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu như sau: - Thành lập hội đồng trích lập:
Theo quy định của Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 thì thành phần hội đồng nhất thiết phải có:
+ Giám đốc công ty + Kế toán trưởng + Trưởng phòng vật tư
Ngày 31 tháng 12 hàng năm. Việc trích lập phải dựa vào kết quả kiểm kê thực tế cho từng loại nguyên vật liệu hiện có. Đối tượng trích lập phải thoả mãn quy định của Bộ Tài chính, đặc biệt không được tiến hành trích lập cho các loại nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của Công ty tại thời điểm tiến hành trích lập (các nguyên vật liệu nhận giữ hộ…) và các loại nguyên vật liệu mà giá bán thành phẩm được sản xuất từ nó không bị giảm giá. Đây là một điều quan trọng mà Công ty còn chưa chú trọng trong quá trình trích lập. Tổng công ty cũng không cần thiết phải trích lập cho toàn bộ nguyên vật liệu của mình mà để đơn giản trong công tác trích lập chỉ cần tiến hành trích lập cho loại nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, điều này hoàn toàn phù hợp nguyên tắc trọng yếu của kế toán.
Tại Công ty Thái Hoà tuy đã tiến hành trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nhưng việc trích lập không được tiến hành thường xuyên, trong khi giá cà phê luôn có sự biến động mạnh. Cụ thể là trong 2 năm 2006 và 2007 Công ty đã không tiến hành trích lập một khoản dự phòng nào cho cà phê tồn kho cuối kỳ trước khi lập Báo cáo tài chính. Vì sự ảnh hưởng của các khoản dự phòng đến thông tin kinh tế của mình mà Công ty nên tiến hành trích lập dự phòng khi có đủ cơ sở cho việc trích lập. Điều này cũng sẽ giúp Công ty có được nguồn tài chính bù đắp cho các rủi ro có thể xảy ra, góp phần bảo toàn vốn kinh doanh của mình.
- Xử lý nguyên vật liệu sau khi tiến hành trích lập:
Tuy đã tiến hành trích lập nhưng không vì thế mà xem nhẹ việc quản lý đối với các loại nguyên vật liệu này, trái lại Công ty cần có những biện pháp quản lý, theo dõi cụ thể chúng. Sang niên độ kế toán tiếp theo cần xem xét sự biến động của giá cả trên thị trường, sự thay đổi phẩm cấp chất lượng của từng loại nguyên vật liệu. Khi có tổn thất thực tế cần tiến hành xử lý và xác định chính xác mức độ thiệt hại thực tế, từ đó có biện pháp xử lý cho phù hợp.
- Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” và hướng dẫn tại Thông tư số 89 thì để ghi sổ, xử lý khoản dự phòng đã được trích lập Kế toán sử dụng tài khoản 632 và tài khoản 159.
Vào năm tài chính tiếp theo, nếu số cần trích lập cho niên độ kế toán năm nay cao hơn số đã trích lập vào niên độ kế toán trước, Kế toán Công ty đã hạch toán như sau:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết cho khoản dự phòng) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu khoản cần trích lập cho niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn niên độ kế toán trước thì khoản chênh lệch đó được Kế toán Công ty tiến hành hạch toán như sau: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
Việc hoàn thiện kế toán trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nói riêng là một vấn đề quan trọng đối với Công ty Thái Hoà cũng như các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường. Điều này nhằm tăng cường hiệu quả quản lý trong công tác quản lý của các doanh nghiệp.