Hoạt động logistics gắn liền với sự vận động của cỏc dũng cung ứng vật chất, cỏc dũng này phần lớn đều bắt đầu từ sản xuất đi tới tiờu dựng. Quản trị logistics trong chuỗi cung cấp là để đảm bảo cho quỏ trỡnh vận động này liờn tục và hiệu quả, vỡ vậy dũng logistics thuận chiều cũng được nhỡn theo chiều của dũng cỏc sản phẩm từ sản xuất đến tiờu dựng.( From downstreams to upstreams)
Trong thực tế, ở nhiều khõu của quỏ trỡnh logistics thuận cú thể xuất hiện những sản phẩm khụng đạt yờu cầu cần phải hoàn trả lại, những sản phẩm hư hỏng, khiếm khuyết, đũi hỏi phải tỏi chế, bao bỡ dỏn nhón lại, sản phẩm lạc mốt, lỗi thời khụng tiờu thu được ( dead stocks), hoặc dũng khứ hồi của một số loại bao bỡ vận chuyển. Từ đú dẫn đến yờu cầu phải tổ chức cỏc hoạt động để đưa cỏc đối tượng này về cỏc điểm sửa chữa, tỏi chế, thu hồi, tỏi sử dụng.. phỏt sinh một loạt cỏc hoạt động logistics ngược (reverse logistics) để hỗ trợ dũng vận động ngược này. Xem hỡnh 5.5.
Logistics ngược là quỏ trỡnh thu hồi cỏc phụ phẩm, phế liệu, phế phẩm, cỏc yếu tố ảnh hưởng đến mụi trường phỏt sinh từ quỏ trỡnh sản xuất, phõn phối và tiờu dựng trở về để tỏi chế hoặc xử lý bằng cỏc giải phỏp phự hợp.
Về nguyờn tắc, để đạt hiệu quả trong quản trị dũng logistics thuận cỏc cụng ty cần kết hợp thực hiện cỏc hoạt động logistics ngược này nhằm tiết kiệm chi phớ và tạo sự thụng suốt cho dũng thuận.
Thớ dụ: Với cỏc cụng ty kinh doanh nước giải khỏt sử dụng loại vỏ chai thủy tinh cú số lần tỏi sử dụng lờn đến 7 lần thỡ việc thu hồi vỏ chai để đưa vào cỏc vũng chu chuyển kế tiếp ảnh hưởng rất lớn đến khụng chỉ chi phớ bao bỡ và sản phẩm mà cũn tỏc động trực tiếp đến quỏ trỡnh thực hiện cỏc đơn hàng cung cấp. Điều này đũi hỏi nhà sản xuất cần tổ chức rất hợp lý quỏ trỡnh thu hồi bao bỡ để tham gia kịp thời, bảo đảm phối hợp nhịp nhàng với cỏc chu trỡnh sản xuất.
Tuy nhiờn cỏc loại sản phẩm ớt hư hỏng, cú năng lực cạnh tranh cao, ớt lỗi thời, khụng sử dụng bao bỡ tỏi sử dụng.. lại khụng đũi hỏi quỏ nhiều về hoạt động này. Cỏc doanh nghiệp loại này cú thể phú thỏc cho một số cụng ty chuyờn làm cụng tỏc logistics ngược thực hiện để tập trung cho hoạt động chớnh yếu của mỡnh.
Ghi chỳ: Dũng logistics thuận Dũng logistics ngược
Hỡnh 5.4: Mụ tả cỏc vị trớ xuất hiện dũng logistics ngược 5.4. Hệ thống thụng tin Logistics
5.4.1. Khỏi niệm, mụ hỡnh hệ thống thụng tin logistics
Nghiờn cứu cỏc hoạt động logistics trong những chương trước cho thấy vai trũ của thụng tin và quản trị thụng tin logistics với mục tiờu rỳt ngắn thời gian, nõng cao chất lượng cho chuỗi cỏc hoạt động logistics. Thụng tin trong quản trị logistics là chất kết dớnh cỏc hoạt động logistics trong cỏc nỗ lực hợp nhất của nhà quản trị. Thụng tin logistics cung cấp cơ sở cho cỏc quyết định lập kế hoạch, thực thi và kiểm tra logistics hiệu quả. Nếu khụng quản lý tốt thụng tin, cỏc nhà quản trị logistics khụng thể biết được khỏch hàng muốn gỡ, cần dự trữ bao nhiờu, khi nào cần sản xuất và vận chuyển…Thụng tin giỳp doanh nghiờp thấy được cỏc hoạt động logistics một cỏch rừ nột, nhờ đú nhà quản trị cú thể cải tiến tốt hơn trong quỏ trỡnh thực hiện. Hệ thống thụng tin logistics là một bộ phận của hệ thống thụng tin toàn doanh nghiệp và nú hướng tới những vấn đề đặc thự của quỏ trỡnh ra cỏc quyết định logistics về số lượng và qui mụ của mạng lưới cơ sở logistics, về hoạt động mua và dự trữ hàng hoỏ, về việc lựa chọn phương thức vận chuyển và đơn vị vận tải phự hợp, v.v.
Hệ thống thụng tin Logistics(LIS) được hiểu là một cấu trỳc tương tỏc giữa con người, thiết bị, cỏc phương phỏp và quy trỡnh nhằm cung cấp cỏc thụng tin thớch hợp cho cỏc nhà quản trị logistics với mục tiờu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soỏt logistics hiệu quả.
LIS giỳp nắm vững thụng tin về biến động của nhu cầu, thị trường và nguồn cung ứng, iiỳp cho cỏc nhà quản trị chủ động được kế hoạch mua hàng, giao hàng, dự trữ, thuờ dịch vụ vận tải… một cỏch hợp lớ thoả món yờu cầu của khỏch hàng với mức chi phớ thấp nhất. LIS gúp phần đảm bảo việc sử dụng linh hoạt cỏc nguồn lực logistics, xõy dựng chương trỡnh logistics hiệu quả, chỉ rừ thời gian, khụng gian và phương phỏp vận hành
Dự trữ nguyờn vật liệu thành phẩmDự trữ bỏn Dự trữ thành phẩm của nhà sx Dự trữ sản phẩm trong phõn phối Dự trữ của nhà cung cấp Dự trữ của nhà bỏn lẻ Dự trữ trong tiờu dựng Tỏi tạo và đúng gúi lại Phế liệu phế
cỏc chu kỳ hoạt động trong logistics. Tại cỏc doanh nghiệp phỏt triển, mụ hỡnh cấu trỳc của LIS được chuyờn mụn húa theo một số hoạt động chủ đạo (hỡnh 5.6).
Hỡnh 5.5: Hệ thống thụng tin Logistics
Hỡnh 5.6 cho thấy mối quan hệ trong hệ thống thụng tin logistics bao gồm cỏc yếu tố về mụi trường Logictisc, quỏ trỡnh ra quyết định Logictisc, 4 hệ thống con chủ yếu cấu tạo nờn hệ thống thụng tin Logictisc là hệ thống hoạch định, hệ thống thực thi, hệ thống nghiờn cứu và thu thập tin tức, hệ thống bỏo cỏo kết quả. Cỏc hệ thống đú sẽ phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics những thụng tin chớnh xỏc và kịp thời để lờn kế hoạch, thực thi và điều chỉnh cỏc hoạt động logistics của doanh nghiệp.
Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm một loạt cỏc kỹ thuật liờn quan đến việc thiết kế cỏc kế hoạch tầm chiến lược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dự đoỏn nhu cầu, phối hợp cỏc nguồn lực, kế hoạch húa cung ứng, sắp xếp và lờn kế hoạch sản xuất, kế hoạch phõn phối, cỏc kế hoạch tầm chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và cỏc tỏc nghiệp như nghiệp vụ kho, quỏ trỡnh đặt hàng và cỏc sự kiện xảy ra hàng ngày
Hệ thống thực thi: Hệ thống thực thi logistics bao gồm cỏc kỹ thuật đảm nhiệm cỏc chức năng triển khai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu quả cỏc đơn hàng của khỏch.
Hệ thống nghiờn cứu và thu thập thụng tin: Để thớch nghi với cỏc nhõn tố mụi trường vĩ mụ, mụi trường kờnh và nguồn lực bờn trong cụng ty. Hệ thống nghiờn cứu và thu thập thụng tin cú vai trũ quan sỏt mụi trường, thu thập thụng tin bờn ngoài, thụng tin cú sẵn trong lĩnh vực logistics và trong nội bộ cụng ty
Hệ thống bỏo cỏo kết quả: Hệ thống bỏo cỏo là thành phần cuối cựng trong LIS. Nếu cỏc bỏo cỏo và kết quả khụng được truyền đạt hiệu quả thỡ cỏc tư tưởng, nghiờn cứu hữu ớch và giải phỏp quản lý sẽ khụng thể đạt được. Cỏc bỏo cỏo hỗ trợ quyết định quản trị logistics tập trung vào 3 loai. (1) Bỏo cỏo để lập kế hoạch gồm cỏc thụng tin cú tớnh lịch sử và thụng tin trong tương lai như thụng tin về xu hướng bỏn, khuynh hướng dự bỏo, cỏc thụng tin thị trường, cỏc yếu tố chi phớ của dự ỏn kinh doanh. (2) Bỏo cỏo hoạt động cung cấp những thụng tin sẵn cú cho nhà quản lý và người giỏm sỏt về hoạt động
Hệ thống thụng tin Logistics Hệ lập kế hoạch Hệ nghiờn cứu và tỡnh bỏo Hệ bỏo cỏo và kết quả Hệ thực thi Mụi trường logistics - Hoạt động kinh doanh - Quản trị logistics - Hoạt động logistics Cỏc chức năng quản trị logistics - Lập kế hoạch - Thực thi - Kiểm soỏt
thực tế như việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất và kiểm soỏt, vận chuyển; (3) Bỏo cỏo kiểm soỏt cụ thể tổng kết chi phi và thụng tin họat động ở cỏc giai đoạn thịch hợp, so sỏnh ngõn sỏch và chi phớ hiện tại, chỳng tạo ra nền tảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động và cỏc sỏch lược.
5.4.2. Chức năng và tỏc dụng của LIS
LIS là sợi chỉ liờn kết cỏc hoạt động logistics vào một quỏ trỡnh thống nhất. Sự phối hợp này được xõy dựng dựa trờn 4 mức chức năng: tỏc nghiệp, kiểm tra quản trị, phõn tớch quyết định, và hệ thống kế hoạch hoỏ chiến lược.
5.4.2.1. Chức năng tỏc nghiệp
được đặc trưng bằng cỏc luật lệ chớnh thức, cỏc thủ tục và những giao tiếp chuẩn húa một số lớn cỏc tỏc nghiệp và nghiệp vụ hàng ngày.Việc phối hợp cỏc quỏ trỡnh trong cấu trỳc và một số lượng lớn cỏc tỏc nghiệp cho thấy tầm quan trọng của hệ thống thụng tin ở mức độ thấp nhất này. Hệ thống thụng tin tỏc nghiệp khởi xướng và ghi lại cỏc hoạt động và chức năng logistics riờng biệt như: Nhận đơn hàng, xử lý, giải quyết yờu cầu, khiếu nại. Như vậy quỏ trỡnh thực hiện đơn hàng phải thực hiện dựa trờn một loạt cỏc thụng tin tỏc nghiệp.Triển khai LIS đảm bảo cải tiến hiệu suất hệ thống tỏc nghiệp, là cơ sở của lợi thế cạnh tranh: giảm chi phớ tỏc nghiệp để giảm giỏ; tuy cú tăng chi phớ đầu tư cho hệ thống thụng tin, nhưng hiệu suất tỏc nghiệp tăng nhanh, do đú giảm chi phớ tương đối hoạt động tỏc nghiệp.
5.4.2.2. Chức năng kiểm soỏt
Nhằm vào việc đo lường hoạt động nghiệp vụ và bỏo cỏo, việc đo lường là cần thiết để cú được sự quan tõm điều chỉnh ngược, cũng như tiết kiệm cỏc nguồn lực hữu ớch. Nú cũng cần thiết để nhận ra những hoạt động ngoại lệ và cung cấp thụng tin để xử lý cỏc trường hợp này. Chức năng kiểm soỏt của LIS giỳp phỏt hiện kịp thời những vướng mắc về chất lượng dịch vụ trong mối tương quan với cỏc nguồn lực hiện cú để phục vụ khỏch hàng, từ đú cú những giải phỏp điều chỉnh phự hợp.
5.4.2.3. Chức năng phõn tớch và ra quyết định
Tập trung vào cỏc cụng cụ phần mềm nhằm hỗ trợ cỏc nhà quản trị nhận ra, đỏnh giỏ và so sỏnh cỏc phương ỏn chiến lược và chiến thuật logistics cú khả năng thay thế, cho phộp gia tăng hiệu quả hoạt động. Chức năng phõn tớch và ra quyết định thể hiện mức độ xử lớ cao và phức tạp của LIS. Với những thụng tin cú tớnh tổng hợp và dài hạn, với những dự bỏo về thị trường và cỏc nguồn cung ứng, LIS hỗ trợ nhà quản trị với cỏc quyết định quan trọng như việc qui hoạch mạng lưới cơ sở logistics, trong việc lựa chọn hệ thống quản trị dự trữ hàng hoỏ, trong việc lựa chọn cỏc nguồn hàng ổn định và chất lượng, v.v. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5.4.2.4. Chức năng hoạch định chiến lược
Tập trung vào cỏc thụng tin hỗ trợ việc xõy dựng và tỏi lập cỏc chiến lược logistics. Cỏc quyết định này là sự mở rộng cỏc quyết định phõn tớch ở mức độ khỏi quỏt và trừu tượng thậm chớ khụng cú cấu trỳc chi tiết và thực hiện trong thời gian dài. Chức năng hoạch định chiến lược của LIS được kết hợp với cỏc hệ thống thụng tin khỏc (Marketing,
kế toỏn-tài chớnh…) để rà soỏt cỏc cơ hội và thỏch thức của mụi trường kinh doanh. Từ đú, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị nguồn lực để khai thỏc cỏc tiềm năng thị trường và vượt qua những khú khăn, dựa vào những thế mạnh sẵn cú của mỡnh.
Một hệ thống thụng tin hiểu quả, hỗ trợ đắc lực cho quỏ trỡnh ra cỏc quyết định logistics phải đảm bảo được chất lượng thụng tin. Cụ thể, LIS phải đảm bảo cỏc yờu cầu: đầy đủ, sẵn sàng (Availability); chọn lọc (Selective); chớnh xỏc (Accuracy); linh hoạt (Flexibility); kịp thời (Timeliness); dễ sử dụng (Appropriate format).
Việc truyền đạt thụng tin phải được thực hiện dưới ngụn ngữ của người nhận nếu khụng việc tiếp nhận thụng tin sẽ trở nờn rất khú khăn. Hơn nữa, việc truyền đạt thụng tin đụi khi cũng bị giỏn đoạn khi người tiếp nhận bỏ qua những thụng tin mà họ thấy khụng cần thiết – đú được coi là sự tiếp nhận cú lựa chọn. Cuối cựng việc truyền đạt thụng tin chỉ diễn ra khi thụng tin đú phự hợp với người nhận và gắn liền với những quyờt định quản trị mà người tiếp nhận cần đưa ra.
5.4.3. Dũng thụng tin logistics trong doanh nghiệp
Hệ thống thụng tin logistics bao gồm 2 dũng chớnh, đú là sự kết hợp chặt chẽ của cỏchoạt động kế hoạch - phối hợp và cỏc hoạt động tỏc nghiệp. Những hoạt động chớnh của hai dũng được thể hiện trong hỡnh 5.7. Dũng phối hợp bao gồm những thụng tin liờn quan tới việc lập kế hoạch và xuyờn suốt quỏ trỡnh hoạt động của cụng ty.
Hỡnh 5.6: Liờn kết của LIS ở hai mức độ hoạch định và tỏc nghiệp.
Dũng tỏc nghiệp liờn quan tới những nghiệp vụ cơ bản liờn quan đến thực hiện cỏc đơn hàng nhận được như ấn định dự trữ, vận chuyển, cỏc đơn hàng bổ sung và những đơn hàng của khỏch hàng. Đơn hàng bổ sung là việc cung cấp hàng cho những trung tõm phõn phối từ nơi sản xuất; cũn đơn hàng của khỏch hàng liờn quan tới việc cung cấp hàng từ cỏc trung tõm phõn phối tới địa điểm của khỏch hàng. Vai trũ của bộ phận quản trị dự trữ là để đảm bảo rằng cỏc hoạt động của dũng tỏc nghiệp được chỉ đạo trong sự thống nhất
Mua hàng Kế hoạch mua Vận chuyển Kế hoạch Sản xuất Kế hoạch Logistics Kế hoạch nguồn lực Hoạt động phõn phối Đỏp ứng Đơn hàng Quản lý đơn hàng Kế hoạch chiến lược Quản trị dự trữ
phự hợp với cỏc hoạt động của dũng phối hợp. Điều này đũi hỏi sự đồng bộ hoỏ của cả sản phẩm và dũng thụng tin 2 chiều trong chu trỡnh đơn hàng hoàn chỉnh.
5.4.3.1. Dũng thụng tin hoạch định-phối hợp
5.4.3.1.1. Kế hoạch chiến lược:
Kế hoạch chiến lược là kim chỉ nam, là thụng tin định hướng cho cỏc nhà doanh nghiệp xõy dựng kế hoạch & tổ chức thực thi ở cỏc bộ phận chức năng. Kế hoạch chiến lược tập trung vào hai mục tiờu marketing và tài chớnh.
- Mục tiờu marketing: Cỏc chớnh sỏch, mục tiờu marketing và chớnh sỏch dịch vụ khỏch hàng quyết định cỏc hoạt động của logistics: Tiờu chuẩn đảm bảo hàng hoỏ (mức độ thiếu hàng, tỷ lệ thoả món, tổng hợp lụ hàng); Tiờu chuẩn vận hành nghiệp vụ (tốc độ, độ ổn định, linh hoạt, xử lý bất trắc); Tiờu chuẩn tin cậy.v.v.
- Mục tiờu tài chớnh: Thể hiện ở cỏc chỉ số về doanh thu, chi phớ, khả năng thu hồi vốn đầu tư & lợi nhuận. Mục tiờu tài chớnh cú ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ & tổng chi phớ logistics.
Như vậy, cả 2 mục tiờu chiến lược sẽ cung cấp thụng tin về thị trường (khỏch hàng), mặt hàng kinh doanh, dịch vụ và trỡnh độ hoạt động logistics mà cỏc nhà quản trị logistics (kinh doanh) phải đảm bảo trong phạm vi kế hoạch hoỏ.
5.4.3.1.2. Kế hoạch nguồn lực:
Đõy là bước khởi đầu xỏc định khả năng cỏc nguồn lực đỏp ứng logistics. Kế hoạch
nguồn lực cần được xỏc định cỏc yếu tố bao gồm nguồn hàng, kho hàng, vốn dự trữ, phương tiện vận chuyển & nhõn sự. Kế hoạch này giỳp quản trị cỏc nguồn lực cú hiệu quả để đỏp ứng nhu cầu thị trường. Với mỗi mặt hàng kinh doanh, kế hoạch nguồn lực phải xỏc định được vị trớ (ở đõu?) thời gian (khi nào?) và số lượng (bao nhiờu?) để thu mua, dự trữ và vận chuyển.
5.4.3.1.3. Kế hoạch logistics:
Kế hoạch này phối hợp cơ sở vật chất, thiết bị, lao động, và nguồn dự trữ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ logistics. Kế hoạch logistics bị ràng buộc bởi kế hoạch nguồn lực, thụng tin dự bỏo về nhu cầu thị trường. Kế hoạch này bao gồm việc xỏc định rừ mục tiờu & quỏ trỡnh tỏc nghiệp cho cỏc hoạt động cơ bản (dự trữ, vận chuyển) & hoạt động bổ trợ (kho, bao bỡ, LIS).
5.4.3.1.4. Quản trị dự trữ:
Đõy là giao điểm giữa dũng hoạch định - phối hợp và dũng nghiệp vụ, chỉ rừ thời điểm và vị trớ tạo nờn dự trữ. Từ điều kiện thụng tin, hỡnh thành dự trữ chỉ rừ cỏi gỡ, ở đõu và khi nào của quỏ trỡnh logistics tổng thể.
5.4.3.2. Dũng thụng tin nghiệp vụ
5.4.3.2.1. Quản lý đơn đặt hàng và thực hiện đơn hàng:
Hoạt động này liờn quan đến việc chuyển thụng tin về nhu cầu giữa cỏc thành viờn tham gia phõn phối hàng hoỏ. Hoạt động chủ yếu của quản trị đơn đặt hàng là tiếp nhận