Vị trắ và nhiệm vụ trong thời gian thực tập

Một phần của tài liệu Giải pháp đẩy mạnh hoạt động bán hàng sản phẩm cốm dinh dưỡng của công ty TNHH du lịch và dịch vụ hà long 45 (Trang 41)

3.1.1. Thời gian và địa điểm thực tập

Thời gian thực tập − Địa điểm thực tập − Địa chỉ : Từ 06/01/2014 đến 15/03/2014 : Công ty TNHH Du Lị ch và Dị ch Vụ Hà Long : Số 45 Hàng Bún Ờ Ba Đình - Hà Hội. 3.1.2. Mục đắch thực tập

− Hiểu biết kỹ lưỡng hơn về về hoạt động của công ty du lịch

− Học hỏi về công việc điều hành tour du lịch của bộ phận điều hành − Tiếp xúc thực tế với công tác hướng dẫn viên du lịch

− Học hỏi thêm những kiến thức thực tế

− Phát huy những kiến thức đã học trên giảng đường để vận dụng vào công việc thực tiễn

3.1.3. Nội dung công việc trong thời gian thực tập

 Nhiệm vụ:

− Nghiêm túc thực hiện những quy định của cơng ty trong q trình thực tập − Hồn thành những cơng việc được giao đúng tiến độ

− Học hỏi tiếp thu những kinh nghiệm trong quá trình làm việc − Hoàn thành báo cáo thực tập đúng thời hạn

 Nội dung cơng việc:

Sau khi hồn thành khóa học lý thuyết tại trường, em bước vào kì thực tập của mình. Trong thời gian đó em đã được sự hướng dẫn trực tiếp bởi các anh chị trong công ty ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Công việc em đã làm trong thời gian thực tập tại công ty du lịch Hà Long là : Thiết kế chương trình tour, tắnh giá tour, lập bảng điều tour, hướng dẫn đồn đi city tour, cơng việc sales tourẦ

Tìm hiểu khái qt về cơng ty: Quy định, nguyên tắc làm việc, các lĩnh

vực kinh doanh, đối tác của cơng ty, các chương trình tour của cơng ty được thiết kế sẵn trên website của công ty. (Một số chương trình du lịch

của HaLongtour đắnh kèm phần phụ lục 3.1.3a)

Liên hệ với các nhà cung ứng dịch vụ để cập nhật bảng giá các dịch vụ mới năm 2014: Đây là một công việc rất quan trọng địi hỏi tắnh chắnh xác

và nhanh chóng. Hiện nay tại HaLongtour đang sử dụng chung một hệ thống database bao gồm giá tất cả các dịch vụ tiện lợi cho việc xem giá đối với từng nhân viên dưới sự quản lý của trưởng phịng kế tốn. Việc sử dụng các phần mềm mang lại nhiều thuận lợi và tiết kiệm thời gian. Phần mềm này hỗ trợ cho các nhân viên xây dựng, thiết kế và tắnh giá tour nhanh chóng và chắnh xác đáp ứng nhu cầu của khách.(Hệ thống

database đắnh kèm phần phụ lục 3.1.3b)

Thiết kế, xây dựng chương trình du lịch: Theo yêu cầu của khách, nắm

bắt được thời gian và điểm đến của du khách. Đưa ra lịch trình phù hợp nhất với nhu cầu, mục đắch và đảm bảo được thời gian, sức khỏe cho du

khách. Sau đó thực hiện cơng việc tắnh giá và gửi chương trình đã tắnh giá cho du khách. Hoặc thiết kế và xây dựng các chương trình du lịch chuẩn bị cho mùa hè. Công việc này giúp em hiểu và nắm bắt được nhu cầu của từng đối tượng khách, ước lượng được thời gian đảm bảo cho du khách cảm thấy thoải mái khi đi du lịch. (CTDL xây dựng theo nhu cầu của

khách đắnh kèm phần phụ lục 3.1.3c).

Tắnh giá tour: Xác định trong chương trình tour đó bao gồm những phần

dịch vụ nào như: xe vận chuyển, phòng khách sạn, ăn uống, hướng dẫn viên, vé thắng cảnh Ầ Sau đó xem giá trong database tương ứng nhập vào bảng tắnh giá tour đã lập trước đó và tắnh. Cơng việc này giúp em nắm bắt được giá các dịch vụ hiện thời tại các điểm du lịch và áp dụng được các kiến thức được học về tắnh giá cho các chương trình du lịch cụ thể.

(Bảng tắnh giá tour đắnh kèm phần phụ lục 3.1.3d)

− Điều hành:

+ Đặt các dịch vụ, kiểm tra các dịch vụ đó trước khi chương trình khởi hành để khơng có gì sai sót sảy ra.

+ Lập bảng dự tốn đồn, bảng điều tour làm cơ sở cho kế toán tạm ứng cho HDV (Bảng dự tốn đồn và điều tour đắnh kèm phần phụ lục 3.1.3e) + Theo dõi và điều hành hướng dẫn viên thực hiện chương trình du lịch; + Lập bảng thanh tốn và quyết tốn điều đồn với hướng dẫn viên và kế

tốn sau khi chương trình du lịch kết thúc. ( Bảng quyết toán đắnh kèm

Sales tour cho khách:

+ Update và đăng tải các chương trình du lịch được thiết kế và xây dựng của cơng ty lên website của công ty và các trang mạng khác

+ Tư vấn cho du khách trực tiếp hoặc gián tiếp về: giá cả các dịch vụ, giá tour, các điểm đến du lịch có trong chương trình.

+ Gặp khách hàng và ký kết hợp đồng

+ Đặt các dịch vụ có trong chương trình du lịch + Gửi cho điều hành lập bảng dự tốn và điều tour.

+ Hiện tại ở cơng ty du lịch Hà Long các bộ phận có thể làm các công việc để hỗ trợ cho nhau.

Đặt vé tàu và vé máy bay: chủ yếu là đặt vé tàu cho khách đi Sapa và

chuyến bay vào Đà Nẵng, Nha Trang, TP Hồ Chắ MinhẦ

− Hướng dẫn viên: Em đã nhận được sự chỉ đạo tận tình từ các anh chị làm điều hành cũng như các anh chị hướng dẫn viên. Trong thời gian thực tập em được sự ưu đãi về thời gian và sự truyền đạt kinh nghiệm nhiệt tình từ các anh chị. Cơng việc là khá thuận lợi. Tuy nhiên do chưa có điều kiện trực tiếp cầm tour nên tâm lý của em chưa được thoải mái, chưa cảm thấy tự tin vì chưa đạt được những gì mình khao khát. Một số tour em được

tham gia trong thời gian thực tập:

+ City Tour ( thăm quan các điểm: Văn Miếu, lăng bác, chùa Trấn quốc, Phố Cổ, Bát TràngẦ)

+ Hà Nội Ờ Đường Lâm ( Sơn Tây)

+ Hà Nội Ờ Tràng An Ờ Bái Đắnh ( Ninh Bình)

Ngồi ra cịn các buổi đón và tiễn khách tại sân bay Nội Bài. 3.2. Bài học kinh nghiệm rút ra

Trong thời gian thực tập tại công ty du lịch và dịch vụ Hà Long, em cảm thấy những kiến thức thực tế và lý thuyết có sự kết hợp chặt chẽ địi hỏi sự linh hoạt hơn để giải quyết những công việc được giao. Khát khao lớn nhất của em là đi khám phá hết những nơi chưa từng đặt chân tới đối với bản thân, xa hơn nữa là có thể truyền tải hết những hiểu biết và cảm nhận của riêng mình cho những người khác Ờ những du khách, những người bạn cùng em tới những miền đất đó. Hiện tại, em đã được tham gia một số chương trình du lịch trong thời gian thực tập nên cũng tắch lũy cho mình khá nhiều kinh nghiệm hướng dẫn. Bên cạnh đó, những cơng việc em đã làm ở văn phịng như: Sales tour, thiết kế, tắnh giá hay công việc của điều hành tour đã cho em được rất nhiều kiến thức thực tế về sau.

Em đã rút ra được kinh nghiệm trong quy trình từng bước cần làm của

một điều hành tour du lịch:

 Điều hành trực tiếp:

− B1: Nhận thông tin bàn giao từ trưởng điều hành (tour, code, thông tin đặc biệtẦ)

− B2: Triển khai tour, đặt dịch vụ, làm bảng điều tour sơ bộ.

− B3: Báo cáo trưởng điều hành tình hình xác nhận của dịch vụ, gửi tất cả các xác nhận (email hoặc fax sang máy trưởng điều hành lưu).

− B4:

+ Gửi email cho trưởng điều hành bảng điều tour sơ bộ + kế hoạch chi tiết ngày/ đối tác/ số tiền tạm ứng / đặt cọc/ thanh toán Ầ/nước/ khăn lạnh => sơ bộ 1 tuần trước khi đoàn khởi hành.

+ Theo dõi đoàn và triển khai các dịch vụ tiếp theo, cập nhật sửa đổi thông tin theo thông báo của trưởng điều hành.

+ Làm bảng điều tour chi tiết + tạm ứng/ tt/ đặt cọc Ầ và gửi email cho TĐH 1 ngày trước khi khởi hành để trưởng điều hành báo lại sales và kế tốn.

− B5: Bàn giao đồn cho HDV.

− B6: Đặt các dịch vụ tiếp theo + Theo dõi đoàn trong lúc đoàn đang thực hiện, báo cáo và cập nhật những thay đổi, phát sinh Ầ

− B7: Gửi bản điều tour final (có bao gồm tất cả các dố liệu chắnh xác + phát sinh + ghi chú đặc biệt ) cho trưởng điều hành khi đoàn kết thúc 1 ngày => điều hành trực tiếp chịu trách nhiệm về bản thông số cuối cùng này. Bất kỳ phát sinh nào không được thơng báo thì người khơng thơng báo phải chịu trách nhiệm với cơng ty.

Ghi chú:

− Trong q trình thực hiện đồn, những phát sinh phải được thơng qua trưởng điều hành (đặc biệt những phát sinh về chi phắ tăng). − Điều hành trực tiếp chủ động giải quyết công việc khi HDV báo về,

những trường hợp q khó thì u cầu trưởng điều hành can thiệp. − Nội dung trên được thông qua bởi ban giám đốc trong buổi họp . Ngồi cơng việc về điều hành em cịn được học hỏi các cơng việc có liên quan như:

 Làm Hướng dẫn viên:

− Em đã tắch lũy thêm các kinh nghiệm trong việc xử lý, giải quyết các tình huống phát sinh : khách đặt thêm chương trình vào tour đã đặt trước, đổi vé máy bay, chuyến bay bị hoãn, khách bị mất đồ, sự cố xe hỏng dọc đườngẦ

− Em đã có thêm kinh nghiệm về cách làm việc của các hướng dẫn viên: phối hợp với trưởng đoàn, việc nhờ tới sự giúp đỡ của hướng dẫn viên tại điểm, các nhà cung ứng dịch vụ, ban quản lý khu vực tham quan và dân địa phươngẦTranh thủ sự giúp đỡ của các ban ngành liên quan để hoạt động tổ chức hướng dẫn đạt hiệu quả. − Em đã rút ra được kinh nghiệm trong việc xây dựng bài thuyết minh

cho riêng mình sao cho hay nhất, đầy đủ ý, hấp dẫn. Cũng như học được cách thuyết minh trên xe, tại điểm, cách thuyết minh sao cho phù hợp với từng đối tượng khách.

− Đặc biệt là kinh nghiệm quan tâm, chăm sóc tới các đối tượng khách khác nhau để đạt được sự tin tưởng và quý mến.

Quá trình thực tập cũng là thời gian em tự rèn luyện mình, tự tìm tịi, học hỏi và đánh giá bản thân. Em nhận thấy đây là cơ hội tốt cho em nâng cao kỹ năng nghiệp vụ. Vì vậy, em đã tranh thủ thời gian học hỏi và rút ra những bài học quý báu cũng như việc học hỏi kinh nghiệm của những anh chị trong công ty.

Những kinh nghiệm và bài học em thu được trong thời gian thực tập này sẽ giúp ắch rất lớn cho tương lai của em sau này.

3.3. Một số kiến nghị và giải pháp

3.3.1. Đối với công ty Du lịch và Dịch vụ Hà Long.

- Về nhân sự:

HaLongtour là một cơng ty lữ hành có tiềm năng lớn để phát triển và thành công hơn nữa. Do tắnh chất công việc nhiều và đa dạng, mà hiện nay số lượng nhân viên cịn hơi ắt, cơng ty cần đầu tư tuyển dụng thêm một số bộ phận chuyên trách như nhân viên Bảo Vệ, IT quản trị trang web luôn cập nhật các thông tin mới nhất, giá khuyến mại lên trang web của công ty, sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc quảng bá hình ảnh và các dịch vụ của cơng ty đến với khách hàng.

-Về điều kiện làm việc:

Nhìn chung, điều kiện làm việc của công ty khá tốt các trang thiết bị khá đầy đủ và đồng bộ, hiện đại, chăm lo cho sức khỏe của nhân viên qua việc tổ chức nấu ăn trưa tại cơng ty, đóng bảo hiểm 100% cho nhân viên.

Tuy nhiên mức chi trả lương cho nhân viên còn hơi thấp (từ 3 triệu Ờ 4 triệu đồng/tháng) so với mặt bằng chung hiện nay, nên khơng giữ được nhân viên gắn bó lâu dài.

-Về tiếp thị, quảng cáo:

Cần đầu tư nhiều hơn nữa để quảng cáo thương hiệu công ty trên thị trường du lịch, tắch cực tham gia các thị trường khác nhau trong và ngoài nước và phải mở rộng thị trường, tham gia các hội chợ du lịch, tổ chức các tour du lịch khảo sát tuyến mới và mời các đơn vị Lữ hành gửi khách tham gia.

Hồn thiện hơn nữa trang web để khách hàng có thể cập nhật thơng tin, hỏi các thắc mắc về chương trình, giá và dịch vụ, khi đó mới thu hút được nhiều đối tượng khách hơn nữa.

-Về hướng phát triển của công ty:

Cần tập trung vào thị trường khách chắnh đó là khách đi châu Âu, Mỹ và Úc mà công ty đang hướng tới. Để làm được điều này thì cơng ty cần phải nâng cao cơng tác quảng bá và sự uy tắn trên thị trường.

3.3.2. Đối với trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội và khoa Sư phạm Ờ Dulịch lịch

Khoa Sư phạm Ờ Du lịch trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội tuy mới được thành lập nhưng đã truyền đạt cho sinh viên lòng đam mê, những kiến thức và kỹ năng vững chắc về du lịch. Hầu hết các sinh viên khóa đầu tiên đã chứng minh điều đó. Là sinh viên khóa thứ 2 của khoa, em cùng với các sinh viên khác cũng rất háo hức và tự tin với hành trang mình có trong bước đường tương lại. Em rất tự hào và biết ơn to lớn đối với sự đóng góp niềm đam mê, tâm huyết và tình cảm của tồn bộ các thầy cơ trong khoa. Chúng em sẽ cố gắng hết sức mình để xứng đáng với niềm tin của thầy cô đã gửi gắm.

Ban đầu việc từ một sinh viên năm nhất chưa quen với một cuộc sống: xa gia đình, bạn bè để bước sang một trang mới mình đã chọn. Nên điều quan trọng và cần thiết nhất mà với bản thân em và nhiều sinh viên khác vẫn mơ hồ khơng nhận ra: Bản thân mình muốn vẽ gì lên trang giấy trắng đó khi đã chọn đi con đường này? Nên điều tiên quyết, cần xác định rõ mục tiêu, ngành nghề, hướng đi để truyền sự đam mê, yêu thắch và nhiệt huyết ngay từ ban đầu cho những bước

đi đầu tiên. Những sự truyền đạt đó cần phải thẳng thắn cho thấy thực tế khó khăn, chông gai, những kết quả sẽ đạt được để sinh viên có sự chuẩn bị về tâm lý và sự dứt khoát về lựa chọn của bản thân. Do khoa Sư phạm Ờ Du lịch đào tạo 2 chuyên ngành: Hướng dẫn và Quản trị, nên SV rất cần được xác định và lựa chọn lại hướng đi và sự theo đuổi cho riêng mình. Bởi học tập trong một mơi trường với những người cùng chung mục tiêu sẽ tạo cho sinh viên khả năng cạnh tranh và phấn đấu hơn, cơ hội để theo đuổi thực hiện sẽ có nhiều hơn, việc đào tạo sẽ tập trung hơn.

Hiện nay, việc đào tạo du lịch hệ đại học tại trường là 4 năm bao gồm cả thời gian thực tập, thực tế và học lý thuyết. Tất cả những kiến thức lý thuyết và thực tế trong việc đào tạo đã có sự đan xen và kết hợp rất hồn thiên. Chắnh vì sự quan tâm, chuẩn bị đầy đủ cho sinh viên nên sinh viên có sức ỳ rất lớn. Và chỉ thực hiện những thứ sẵn có mà thầy cô đã chuẩn bị. Sinh viên được thả vào một môi trường thuận lợi để phát triển sẽ không nắm bắt được kết quả tốt đó để phát huy mà thay vào đó sẽ là dựa dẫm và ỷ lại. Vì vậy, theo em sinh viên nên được thả vào một mơi trường khó khăn và khơng có một sự giúp đỡ nào mới ý thức được khả năng thực sự của mình và phát triển.

Bên cạnh đó, việc đào tạo ngoại ngữ cho sinh viên du lịch cũng rất quan trọng bởi với chương trình đào tào hiện tại thì đào tạo kiến thức tiếng anh quá nhiều và nặng về sách vở trong khi tiếng anh chuyên ngành còn quá ắt và học dồn vào một kỳ nên khơng có độ dàn trải tạo áp lực nặng cho sinh viên. Do vậy khi ra trường sinh viên có trình độ tiếng anh rất kém, khó có thể làm được hướng dẫn viên quốc tế.

Hơn nữa, kỹ năng về máy tắnh và làm việc với máy tắnh cũng cần được chú trọng nhiều. Vì khơng phải ai tốt nghiệp khoa Sư Phạm Ờ Du lịch cũng trở thành hướng dẫn viên nên cịn rất nhiều cơng việc u cầu nền tảng về làm việc

Một phần của tài liệu Giải pháp đẩy mạnh hoạt động bán hàng sản phẩm cốm dinh dưỡng của công ty TNHH du lịch và dịch vụ hà long 45 (Trang 41)

Tải bản đầy đủ (DOCX)

(68 trang)
w