2. Hiệu lực đồng thời – nghiên cứu này quản lí bài kiểm tra với những ngườ
4.2. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Trước khi bắt đầu chiêu mộ ứng viên, các chuyên gia nguồn nhân lực phải có một hệ thống để theo dõi ứng viên trong suốt quá trình chiêu mộ và lựa chọn. Hệ thống này có thể làm bằng tay hoặc máy, tùy thuộc vào số lượng ứng viên phải quản lý.
Một hệ thống thông tin chiêu mộ hữu hiệu phải đảm bảo rằng các ứng viên không bị lạc mất, có thể kiểm sốt trong suốt q trình và phải thơng báo về tình trạng hiện tại của ứng viên. Ứng viên được nghĩ rằng khơng thích hợp nên nhận được một bức thư lịch thiệp ngay sau khi có quyết định. Các ứng viên giỏi nhưng chưa được chọn nên nhận được một lá thư khuyến khích để làm cho họ quan tâm đến tổ chức. Những công việc như thế gia tăng hình ảnh của cơng ty, thậm chí ngay cả đối với các ứng viên bị từ chối.
Hệ thống thông tin chiêu mộ phải có khả năng tạo ra các báo cáo về các đặc điểm của ứng viên để xác định, liệu các tác động ngược có xảy ra không hoặc các nỗ lực nào cần thiết để mở rộng số lượng ứng viên. Hệ thống thông tin chiêu mộ cũng nên có khả năng cung cấp các dữ liệu cần thiết để tính tốn tỷ lệ sàng lọc, thời gian trung bình từ khi nhận hồ sơ đến ngày đầu làm việc, và các chỉ số khác giúp việc hoạch định và đánh giá chiêu mộ.
Trong vòng một vài năm qua, các chương trình phần mềm theo dõi hồ sơ đã được xây dựng để lưu trữ và tìm kiếm các hồ sơ bằng điện tử. Các hồ sơ hoặc được gởi đến bằng thư điện tử hoặc hình ảnh qua scan. Các nhà chiêu mộ có thể tìm kiếm dữ liệu hồ sơ cho các yêu cầu cần thiết và chương trình cho ra một danh sách các ứng viên tiềm năng.
Các phương pháp chiêu mộ bên ngồi thường được nhóm gộp thành hai loại: chính thức và phi chính thức. Các phương pháp chiêu mộ phi chính thức tập trung vào thị trường lao động hẹp hơn các phương pháp chính thức. Những phương pháp phi chính thức bao gồm thuê lại những nhân viên cũ hoặc các sinh viên đã thực tập ở công ty, thuê những người qua sự giới thiệu của nhân viên và những ứng viên tự nguyện. Các phương pháp chính thức tìm kiếm các ứng viên từ thị trường lao động, những người mà khơng có sự liên lạc trước với công ty.
4.2.1. Đơn ứng tuyển
Gần như tất cả các nhà tuyển dụng thu thập thông tin nền tảng về các ứng viên ở giai đoạn đầu của qui trình lựa chọn. Các cách thức thường dùng để thu thập thông tin nền tảng là bằng cách yêu cầu đáp viên điền vào các đơn xin việc và thực hiện các bài test kiểm tra lý lịch.
Việc yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin nền tảng là khơng tốn kém. Khi tổ chức có thơng tin chính xác một cách hợp lí bằng cách kết hợp đơn xin việc và sơ yếu lí lịch với các bài test lý lịch và các phỏng vấn có cấu trúc. Một thách thức chính với các đơn xin việc và sơ yếu lí lịch là lượng cơng việc giấy tờ mà nó đem đến với tổ chức. Các bộ phận nhân sự thường ngập chìm trong số các sơ yếu lí lịch và họ khó mà có thể xem xét một cách kĩ lưỡng hết tất cả.
Yêu cầu mỗi ứng viên điền vào một đơn ứng tuyển là một cách ít tốn kém để thu thập dữ liệu cơ bản từ nhiều ứng viên. Nó cũng đảm bảo rằng tổ chức có các loại thơng tin tiêu chuẩn, như địa chỉ email, và lịch sử làm việc từ mỗi ứng viên.
Người sử dụng lao động có thể mua các mẫu đơn xin việc cho mục đích chung từ một văn phịng dịch vụ việc làm, hoặc có thể tự tạo ra mẫu đơn của mình để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt. Với cách nào đi nữa, các đơn xin việc bao gồm các khía cạnh thơng tin mà ứng viên phải cung cấp
− Thông tin liên hệ - tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của ứng viên. − Kinh nghiệm làm việc – công ty mà ứng viên đã làm việc, tên công việc, và
thời gian làm việc.
− Trình độ học vấn – trường cấp 3, cao đẳng và đại học đã học và các bằng khen − Chữ kí của ứng viên – chữ kí đi cùng với một tuyên bố rằng ứng viên cung cấp
thông tin đầy đủ và đúng sự thực.
Đơn ứng tuyển có thể gồm những khía cạnh khác để ứng viên cung cấp thêm thông tin, chẳng hạn như các kinh nghiệm làm việc cụ thể, các kĩ năng kĩ thuật hoặc thành viên của các nhóm thương mại hoặc nghề nghiệp. Nó cũng có thể gồm thời gian để giữ các ghi ghép cập nhật về các ứng viên. Mẫu đơn ứng tuyển nên khơng u cầu thơng tin có thể vi phạm các tiêu chuẩn tuyển dụng.
Thông qua việc xem xét các mẫu đơn ứng tuyển, nhân viên nguồn nhân lực có thể nhận diện ứng viên nào đáp ứng các tiêu chuẩn tối thiểu về kinh nghiệm và học vấn. Họ có thể xếp hạng ứng viên – chẳng hạn, cho ứng viên với 10 năm kinh nghiệm điểm số cao hơn ứng viên với 2 năm kinh nghiệm. Bằng cách này, đơn xin việc giúp tổ chức giới hạn nguồn ứng viên tiềm năng đến số lượng mà tổ chức có thể kiểm tra và phỏng vấn.
4.2.2. Sơ yếu lí lịch (CV).
Một cách thơng thường mà người xin việc giới thiệu bản thân họ với một nhà sử dụng lao động tiềm năng là nộp sơ yếu lí lịch, còn gọi ngắn gọn là CV, viết tắt từ “Curriculum Vitae”. Khác với đơn ứng tuyển thường được trình bày theo mẫu hoặc theo hướng do nhà tuyển dụng đề nghị, CV cung cấp các thông tin về cá nhân của người ứng viên với nội dung và cách thức trình bày linh hoạt. Mỗi ứng viên sẽ chọn cách thức trình bày CV cá nhân, tuy nhiên về nội dung, CV thường chứa đựng các thơng tin sau:
§ Thơng tin cá nhân. Họ và tên, giới tính, năm sinh, địa chỉ liên hệ, email, số
điện thoại,…
§ Học vấn. Bao gồm bậc học, chuyên ngành, năm tốt nghiệp, các khóa ngắn hạn có liên quan, thành tích nổi bật có kèm bằng khen (nếu có)…
§ Mục tiêu nghề nghiệp. Phần này làm cho nhà tuyển dụng chú ý đến mục đích
của ứng viên.
§ Kinh nghiệm làm việc. Tên các công ty, chức vụ, nơi làm việc, thời gian làm việc, miêu tả những công tác và nhiệm vụ của ứng viên.
§ Các kỹ năng nghề nghiệp. Ứng viên cần nêu và minh chứng cho mức độ sở hữu các kỹ năng nghề nghiệp.
§ Các hoạt động ngoại khóa. Phần này cho phép bạn thể hiện các kỹ năng như:
khả năng làm việc nhóm, tinh thần cạnh tranh, nó bổ sung cho kinh nghiệm làm việc của bạn hoặc thay thế nếu bạn có ít hoặc khơng có kinh nghiệm làm việc. Đây là phần quan trọng khơng kém. Nó thể hiện cá tính và năng lực của ứng viên.
§ Sở thích, mỗi quan tâm. Chỉ nên ghi khi thực sự cần thiết hoặc có liên quan
hay mang tính chất đặc trưng cho nghề nghiệp.
§ Người tham chiếu. Là người sẵn sàng chứng thực về những khả năng tuyệt vời của ứng viên. Cần nêu rõ chức vụ, họ tên, nơi công tác, số điện thoại và địa chỉ liên lạc của người tham chiếu.
Một hạn chế thấy rõ của loại thông tin này là ứng viên kiểm soát nội dung của thông tin, cũng như cách thức thông tin được trình bày. Vì vậy loại thơng tin này bị chỉnh sửa có lợi cho ứng viên và có thể là khơng chính xác. Tuy nhiên, cách thức thu thập thông tin không tốn kém này cung cấp cho nhà tuyển dụng điểm khởi đầu. Các tổ chức thường sử dụng sơ yếu lí lịch như là cơ sở quyết định ứng viên nào sẽ được tìm hiểu thêm.
Cũng như với đơn ứng tuyển, một nhân viên nguồn nhân lực xem xét sơ yếu lí lịch để nhận diện các ứng viên đáp ứng các yêu cầu cơ bản như trình độ học vấn, cơng việc liên quan được thực hiện, và loại thiết bị mà người đó sử dụng. Vì sơ yếu lí lịch được tạo ra bởi người xin việc (hoặc người xin việc có được sơ yếu lí lịch đã được người khác viết), sơ yếu lí lịch có thể cho thấy khả năng ứng viên truyền thông và thể hiện bản thân. Các nhà sử dụng lao động có khuynh hướng loại bỏ các ứng viên có lí lịch không rõ ràng, vụng về, hoặc nhiều lỗi. Ở mặt tích cực, sơ yếu lí lịch có thể giúp ứng viên nhấn mạnh những thành tựu mà không thể thể hiện trong đơn ứng tuyển. Xem xét lí lịch có hiệu lực nhất khi nội dung của lí lịch được đánh giá trên phương diện các thành tố của mơ tả cơng việc.
Kiểm tra lí lịch là cách để làm rõ các ứng viên có đúng như họ nói về họ khơng. Khơng may là khơng phải tất cả các ứng viên đều thật thà và cởi mở. Những người khác, ngay cả nếu thật thà, có thể nhận thấy Internet làm cho các nhà tuyển dụng tiềm năng dễ dàng phát hiện các thông tin mà họ che dấu và họ sẽ mất cơ hội được tuyển dụng.
Tóm lại, khi vị trí trống được quảng cáo và số lượng phản hồi hợp lý được thu thập, trình tự điển hình của các bước nhằm xử lý và sàng lọc các đơn xin việc như sau:
1. Liệt kê các đơn ứng tuyển trên bảng điều khiển, trình bày tên, ngày tháng mà đơn xin việc được nhận và những hành động đưa ra (từ chối, giữ lại, phỏng vấn, rút gọn danh sách, đề nghị việc làm).
2. Gởi thư xác nhận tiêu chuẩn cho mỗi người gửi đơn ứng tuyển trừ phi quyết định tức khắc là phỏng vấn hoặc từ chối.
3. Ứng viên có thể phải hoàn thành hoặc gởi lại đơn ứng tuyển để bổ sung cho thư tín hoặc CV bằng văn bản viết hoặc định dạng điện tử. Điều này đảm bảo rằng mọi ứng viên đều được xem xét trên cùng một cơ sở - có thể rất khó khăn để đào xới trong đống thư, có thể được viết thiếu chuyên nghiệp hoặc không được cấu trúc tồi. Ngay cả các CV cũng có thể khó khăn để xem xét chọn lọc, vì thế chất lượng của chúng thường cao hơn nếu ứng viên nhận lời khuyên từ nhà tư vấn “bên ngồi”, chẳng hạn người có chun mơn trong việc tìm kiếm cơng việc - con người. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian, phiền tối, chi phí và sự ngẫu hứng, nhiều nhà tuyển dụng thích đưa ra quyết định dựa trên lá thư ban đầu cùng với CV, chúng khá rõ ràng khi ứng viên đáp ứng hoặc không đáp ứng các tiêu chuẩn hơn là việc yêu cầu một lá đơn ứng tuyển. Nói chung thì việc địi hỏi CV phù hợp hơn với các công việc cấp cao hơn.
4. So sánh các đơn xin việc với các tiêu chuẩn chủ yếu trong bản tiêu chuẩn công việc và ngay từ đầu phân chúng thành 3 loại: có khả năng, ngưỡng đáp ứng và không phù hợp.
5. Nghiên cứu cẩn thận những đơn ứng tuyển có khả năng nhằm đưa ra một danh sách sơ tuyển cho việc phỏng vấn. Sự xem xét này có thể được thực hiện bởi chuyên gia nguồn nhân lực hoặc tuyển dụng và tốt nhất là do giám đốc. Lý tưởng nhất thì số lượng trong danh sách sơ tuyển thường là từ 4 đến 8. Ít hơn 4 khiến có ít sự lựa chọn (mặc dù giới hạn đó có thể gây áp lực cho bạn nếu số lượng ứng viên tốt chấp nhận được là khơng hiệu quả). Nhiều hơn 8 có nghĩa là sẽ tốn nhiều thời gian cho việc phỏng vấn và sẽ có nguy hiểm khi giảm bớt phản hồi.
6. Lên kế hoạch chương trình phỏng vấn. Thời gian bạn dành cho phỏng vấn sẽ khác nhau tùy theo mức độ phức tạp của công việc. Đối với công việc khá thông thường, 30 phút hoặc mức như thế là phù hợp. Đối với các công việc cao hơn, 60 phút hoặc hơn là cần thiết. Tốt nhất là không nên lên kế hoạch cho quá nhiều phỏng vấn trong một ngày - nếu bạn cố gắng thực hiện nhiều hơn 5 hoặc 6 cuộc phỏng vấn đòi hỏi cao bạn sẽ nhanh chóng mất hết năng lượng và người phỏng vấn cũng như công ty của bạn cũng sẽ làm việc khơng chính xác. Nên dành khoảng 15 phút giữa các lần phỏng vấn để viết ghi chú và chuẩn bị cho lần tiếp theo.
7. Mời ứng viên đến phỏng vấn, sử dụng lá thư tiêu chuẩn trong đó có số lượng lớn vấn đề liên quan. Tại bước này, ứng viên nên được yêu cầu hoàn thành một đơn ứng tuyển, nếu họ chưa hồn thành. Cần gởi cho ứng viên một vài thơng tin về tổ chức và công việc để bạn không phải tốn quá nhiều thời gian thảo luận thơng tin đó tại buổi phỏng vấn.
8. Xem lại những ứng viên có điểm số cao và đạt yêu cầu còn lại và quyết định liệu họ có nên được giữ lại làm dự trữ hay không. Gởi cho những người được giữ lại làm dự trữ một lá thư “chờ” và gởi cho những người khác lá thư từ chối. Lá thư từ chối nên cảm ơn ứng viên vì mối quan tâm của họ và thông báo ngắn gọn rằng họ đã không thành cơng. Một lá thư từ chối điển hình có thể như sau:
Chúng tôi đã xem xét cẩn thận đơn ứng tuyển của bạn đối với vị trí cơng việc được
đề nghị. Tuy nhiên, chúng tôi lấy làm tiếc khi phải thông báo rằng chúng tôi quyết định
không yêu cầu bạn đến buổi phỏng vấn. Chúng tôi cảm ơn vì mối quan tâm của bạn dành cho chúng tôi.