2. Hiệu lực đồng thời – nghiên cứu này quản lí bài kiểm tra với những ngườ
4.3. Kiểm tra đánh giá ứng viên
4.3.1. Các loại bài kiểm tra
Có nhiều kĩ thuật để lựa chọn ứng viên, tùy vào từng tổ chức, từng đơn vị mà các kĩ thuật sẽ được tiến hành theo các bước khác nhau. Tuy nhiên ở từng bước, tổ chức và đơn vị đều có những phản hồi thường xuyên đối với các ứng viên.
Khi tổ chức nhận diện cấc ứng viên mà đơn xin việc và sơ yếu lí lịch của họ thể hiện rằng họ đáp ứng các yêu cầu cơ bản, tổ chức tiếp tục qui trình lựa chọn với lượng ứng viên giới hạn hơn. Thông thường, bước tiếp theo là thu thập dữ liệu khách quan thông qua một hoặc một bài kiểm tra tuyển dụng. Những bài test này rơi vào hai dạng chính:
1. Các bài kiểm tra khả năng đánh giá cách thức một cá nhân có thể học và tiếp nhận các kĩ năng và khả năng.
2. Các bài kiểm tra thành tích đo lường kiến thức và kĩ năng. Chẳng hạn, các cơ quan chính phủ thực hiện kiểm tra dịch vụ công để xem liệu ứng viên có đủ phẩm chất thực hiện một số công việc.
Trước khi sử dụng bất cứ bài kiểm tra nào, các tổ chức nên kiểm tra tính hiệu lực và tin cậy của bài kiểm tra.
a) Các bài kiểm tra khả năng nhận thức
Các bài kiểm tra năng lực trí tuệ - đơi khi gọi là ‘các bài kiểm tra trí thơng minh’ được thiết kế để đo lường những khả năng trí óc như các kĩ năng bằng lời nói (kĩ năng trong việc nói và viết ngôn ngữ), các kĩ năng định lượng (kĩ năng làm việc với số), và kĩ năng suy luận (kĩ năng suy nghĩ câu trả lời cho một vấn đề). Nhiều công việc yêu cầu tất cả các kĩ năng nhận thức này, vì vậy người sử dụng lao động thường có thơng tin hữu hiệu từ các bài test nói chung. Nhiều bài test đáng tin cậy đang có bán trên thị trường. Các bài test đặc biệt hữu hiệu cho các công việc phức tạp và cho những cơng việc u cầu tính thích nghi trong các tình huống thay đổi.
b) Các bài kiểm tra về thực hiện công việc và mô phỏng công việc
Nhiều loại cơng việc địi hỏi ứng viên phải giỏi trong việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, như vận hành một loại máy móc cụ thể, xử lí cuộc gọi từ khách hàng, hoặc thiết kế các tài liệu quảng cáo. Để đánh giá các ứng viên cho những cơng việc như vậy, tổ chức có thể quản lí các bài kiểm tra cho các kĩ năng cần thiết. Đôi khi các ứng viên làm các bài kiểm tra đó liên quan đến một loại cơng việc mẫu, hoặc họ có thể cho thấy minh họa hiện có cho cơng việc của họ. Việc kiểm tra có thể liên quan đến một tình huống cơng việc mơ phỏng, có thể là trong một trung tâm đánh giá hoặc trong môi trường ảo trên máy tính. Các ví dụ cho các bài kiểm tra thực hiện công việc như bài kiểm tra về tốc độ đánh máy và các bài kiểm tra giải quyết công việc. Một bài kiểm tra giải quyết công việc đo lường khả năng để giải quyết nhiều loại yêu cầu, như trong công việc của một nhà quản lí. Ứng viên được giao các mẫu cơng việc mơ phỏng và các tin nhắn điện thoại mô tả các loại vấn đề mà một người phải làm trong công việc. Ứng viên phải quyết định cách thức và thứ tự phản ứng với các thông điệp này.
Các bài kiểm tra cho việc lựa chọn các nhà quản trị có thể thực hiện dưới hình thức một trung tâm đánh giá – các chương trình lựa chọn cụ thể đa dạng sử dụng các phương pháp nhiều lựa chọn để đánh giá các ứng viên hoặc các người đảm nhiệm công việc về tiềm năng quản lí của họ. Một trung tâm đánh giá thường bao gồm các bài kiểm tra giải quyết công việc, các bài kiểm tra về các năng lực tổng quát, và các bài kiểm tra tính cách.
Các bài kiểm tra thực hiện cơng việc có lợi thế của việc đem đến cho ứng viên cơ hội để thể hiện điều gì họ có thể làm, điều gì khiến cho họ cảm thấy việc đánh giá là công bằng. Các bài kiểm tra cũng liên quan đến cụ thể công việc – đó là, gắn liền với loại cơng việc được thực hiện trong một cơng việc cụ thể. Vì vậy các bài kiểm tra này có tính hiệu lực cao, đặc biệt khi kết hợp với bài kiểm tra trí tuệ và phỏng vấn cấu trúc cao. Tuy nhiên, lợi thế này có thể trở thành bất lợi, nếu tổ chức muốn khái quát kết quả của một bài kiểm tra cho một công việc với ứng viên cho công việc khác. Các bài kiểm tra này phù hợp hơn cho việc nhận diện các ứng viên có thể giải quyết vấn đề liên quan đến một công việc cho các ứng viên của công việc khác. Các bài kiểm tra phù hợp hơn cho việc nhận diện các ứng viên có khả năng giải quyết các vấn đề liên quan đến một công việc, hơn là để nhận diện các kĩ năng hoặc đặc điểm cụ thể mà các cá nhân có. Việc phát triển các bài kiểm tra khác nhau cho các cơng việc khác nhau có thể là tốn kém. Một cách để tiết kiệm chi phí là chuẩn bị các bài kiểm tra được lập trình có thể phân phối online đến các địa điểm khác nhau.
c) Tìm hiểu về tính cách
Trong một số tình huống, các nhà sử dụng lao động có thể muốn biết về tính cách của ứng viên. Các bài kiểm tra tính cách thường dung là MBTI (Myer-Briggs Type Indicators) và “Big Five - 5 đặc điểm tính cách chính”.
Bài kiểm tra MBTI dựa trên cách phân loại tính cách theo 4 phân loại tính cách và có hai xu hướng trong mỗi loại, đó là xu hướng hướng nội – hướng ngoại (Extraversion –
Introversion), nhận thức giác quan – trực giác (Sensing – iNutution), quyết định lý trí – tình cảm (Thinking – Feeling) và cách thức hành động nguyên tắc – linh hoạt (Judgmnet-
Perception).
Bài kiểm tra 5 đặc điểm tính cách chính dựa trên cách phân loại tính cách thành 5 đặc điểm chính: hướng ngoại, thích nghi, thiện cảm, tận tâm và cởi mở để trải nghiệm
(được giải thích ở Biểu 4.2) Có một bằng chứng đó là người có điểm số cao về tính tận tâm có khuynh hướng làm việc rất tốt, đặc biệt khi họ có năng lực trí óc tốt. Đối với các cơng việc liên quan đến con người như quản lí và bán hàng, hướng ngoại và sự đồng tình cũng gắn liền với sự thành công. Các kĩ năng xã hội mạnh giúp những người tận tâm đảm bảo họ có được sự ghi nhận tích cực cho cơng việc của họ.
Biểu 4.2. Năm đặc điểm tính cách chính
Hướng ngoại Có tính xã giao, thích giao du, quả quyết, hay nói chuyện, biểu cảm Thích nghi Ổn định cảm xúc, không chán nản, an tồn, hài lịng
Thiện cảm Lịch sự, đáng tin tưởng, tốt tính, thơng cảm, hợp tác, dễ tha thứ Tận tâm Đáng tin cậy, có tổ chức, kiên trì, hết lòng
Cởi mở để trải nghiệm
Tò mị, có óc tưởng tượng, nhạy cảm, tư duy rộng lớn, vui vẻ
Một cách phổ biến để nhận diện các đặc điểm tính cách của ứng viên là quản lí các bài kiểm tra tính cách hiện có trên thị trường. Các nhà sử dụng lao động trả tiền cho việc sử dụng bài kiểm tra, và tổ chức sở hữu bài kiểm tra sau đó đánh giá các bài làm và cung cấp một báo cáo về tính cách của người tham dự bài kiểm tra. Một tổ chức cung cấp bài test như vậy nên nghĩ đến tính hiệu lực và tin cậy của bài kiểm tra. Giả định là bài kiểm tra hiệu lực cho các công việc của tổ chức, chúng có ưu điểm là dễ quản lí. Tuy nhiên, so với các bài kiểm tra trí thơng minh, những người làm kiểm tra có thể dễ dàng lựa chọn trả lời để có điểm cao nhất cho các đặc điểm được mong đợi. Chẳng hạn, người ta thường có khuynh hướng có điểm số cao hơn cho sự tận tâm khi điền vào các bài kiểm tra tính cách liên quan đến cơng việc hơn là tham gia vào các dự án nghiên cứu. Các cách thức để giải quyết vấn đề này bao gồm việc sử dụng các người phỏng vấn được huấn luyện hơn là các khảo sát, thu thập thông tin về ứng viên từ một số nguồn, và để ứng viên biết rằng một số nguồn sẽ được sử dụng.
Các bài kiểm tra tính cách có thể được sử dụng lựa chọn nhân viên. Một lí do là tổ chức ngày càng sử dụng làm việc nhóm nhiều hơn, mà các mâu thuẫn tính cách có thể là một vấn đề lớn. Các tính cách như sự đồng thuận và tận tâm liên quan đến nhóm làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó, một tổ chức có thể cố gắng lựa chọn các thành viên với các đặc
điểm tính cách và các giá trị tương tự để thúc đẩy một văn hóa mạnh trong đó nhân viên làm việc hịa hợp với nhau, hoặc họ sẽ thay vào đó tìm kiếm các tính cách và giá trị đa dạng như là một cách thức thúc đẩy những ý kiến đa chiều và sự sáng tạo.
d) Kiểm tra sức khỏe
Đặc biệt cho các cơng việc địi hỏi thể lực, các tổ chức có thể mong muốn thực hiện các bài kiểm tra sức khỏe để xem ứng viên có thể đáp ứng các u cầu cơng việc. Các nhà sử dụng lao động cũng có thể muốn thiết lập điều kiện thể lực của nhân viên tại giai đoạn đầu của việc tuyển dụng, để xem đó là cơ sở cho việc đo lường liệu nhân viên có bị những tai nạn liên quan đến công việc sau này khơng. Để bảo vệ tính riêng tư của ứng viên, các bài kiểm tra sức khỏe phải liên quan đến các yêu cầu công việc và sẽ không được thực hiện cho đến khi ứng viên được chấp nhận cơng việc. Vì vậy, các tổ chức phải cẩn thận trong cách thức họ sử dụng các bài kiểm tra để kiểm chứng nhân viên có thể giải quyết cơng việc, với những hỗ trợ cần thiết. Hạn chế sử dụng các bài kiểm tra sức khỏe theo cách này cũng giảm chi phí của qui trình đắt đỏ.
4.4. Phỏng vấn
4.4.1. Các hình thức phỏng vấn a) Phỏng vấn cá nhân
Phỏng vấn cá nhân là hình thức chọn lựa phổ biến nhất, nó liên quan đến cuộc thảo luận trực tiếp và cung cấp cơ hội tốt nhất để thiết lập mối quan hệ gần gũi - mối quan hệ tốt - giữa người phỏng vấn và ứng viên. Nếu chỉ có một người phỏng vấn thì phạm vi quyết định thiên vị hoặc thiển cận sẽ rộng hơn và đây là một nguyên nhân cho việc sử dụng hai người phỏng vấn hoặc ban phỏng vấn.
b) Ban phỏng vấn
Hai người hoặc nhiều hơn được tập hợp lại cùng nhau để phỏng vấn một ứng viên có thể được mơ tả như là ban phỏng vấn. Tình huống điển hình nhất là khi giám đốc nguồn nhân lực và các nhà quản trị tác nghiệp xem xét ứng viên cùng một lúc. Điều này có lợi ích là khiến cho thông tin được chia sẻ và làm giảm sự chồng chéo. Những người phỏng vấn có thể thảo luận những ấn tượng của họ về hành vi của ứng viên tại buổi phỏng vấn và bổ sung hoặc mở rộng những đánh giá thiển cận.
c) Hội đồng phỏng vấn
Hội đồng lựa chọn hay còn gọi là Hội đồng phỏng vấn là hình thức chính thức hơn và thường là nhiều người phỏng vấn hơn, được triệu tập bởi một số người trong tổ chức
bởi vì có nhiều bộ phận quan tâm đến quyết định lựa chọn. Lợi ích duy nhất chính là chúng có thể khiến cho nhiều người khác nhau xem xét ứng viên và so sánh các dấu hiệu đối với vị trí cơng việc. Những bất lợi của nó chính là các câu hỏi có khuynh hướng ngồi kế hoạch và được đưa ra ngẫu nhiên, các định kiến của một thành viên có quyền lực của hội đồng có thể lấn át những đánh giá của các thành viên khác, và những ứng viên khơng có đủ khả năng được nhìn nhận có tài năng bởi vì những thành viên có quyền lực đó hiếm khi cho phép mở rộng bàn bạc.
4.4.2. Mục đích của phỏng vấn
Mục đích của phỏng vấn lựa chọn là nhằm đạt được và đánh giá thông tin về ứng viên có thể đưa ra dự đốn có giá trị về thành tích tương lai của họ trong cơng việc và chúng được so sánh với những dự đoán dành cho các ứng viên khác.
Vì vậy phỏng vấn liên quan đến việc xử lý và đánh giá bằng chứng về khả năng ứng viên trong mối quan hệ với sự xác định con người. Một vài bằng chứng sẽ có trong đơn ứng tuyển, tuy nhiên mục đích phỏng vấn là nhằm thu được dữ liệu chi tiết và cụ thể hơn về năng lực, thái độ, kinh nghiệm và đặc điểm cá nhân có thể đạt được thơng qua việc gặp mặt trực tiếp. Cuộc gặp gỡ như vậy cũng cung cấp cơ hội cho người phỏng vấn đánh giá liệu một cá nhân nào đó có “thích hợp” với tổ chức hay khơng và hai bên có thể hịa hợp được hay khơng. Mặc dù những đánh giá thường hồn tồn chủ quan và cũng mang tính thiên vị nhưng nó phải được tổ chức thực hiện.
Cụ thể, buổi phỏng vấn lựa chọn nhằm có được câu trả lời cho các câu hỏi:
− Liệu ứng viên có thể thực hiện công việc được hay không - họ có năng lực không?
− Liệu ứng viên sẽ thực hiện công việc - họ có động cơ tốt khơng? − Ứng viên sẽ thích hợp như thế nào với tổ chức?
Buổi phỏng vấn là phần quan trọng của kỹ thuật lựa chọn “bộ ba cổ điển”, yếu tố còn lại là đơn ứng tuyển và giấy giới thiệu. Các bài kiểm tra tâm lý có thể giúp thu thập thêm bằng chứng, tuy nhiên bất chấp sự khơng tích hợp của phỏng vấn như là phương tiện đáng tin cậy để dự báo thành công trong công việc, chúng vẫn là một phần quen thuộc của tiến trình lựa chọn cho hầu hết mọi ứng viên. Phần này sẽ tập trung vào lợi ích và bất lợi của phỏng vấn, bản chất và phương pháp thực hiện phỏng vấn hiệu quả, hiệu quả trong việc cung cấp những dự báo đáng tin và có giá trị.
4.4.3. Ưu và nhược điểm của phương pháp phỏng vấn
− Cung cấp cơ hội để đưa ra câu hỏi thăm dò về kinh nghiệm của ứng viên và mức độ mà năng lực ứng viên phù hợp với công việc;
− Giúp người phỏng vấn miêu tả công việc và tổ chức chi tiết hơn, đưa ra một vài điều khoản trong giao kèo tâm lý;
− Cung cấp cơ hội cho ứng viên để đưa ra câu hỏi về công việc và làm rõ những vấn đề liên quan đến đào tạo, triển vọng nghề nghiệp, tổ chức và các điều khoản cũng như điều kiện tuyển dụng;
− Tạo sự gặp gỡ trực tiếp, từ đó người phỏng vấn có thể đánh giá ứng viên sẽ thích hợp với tổ chức như thế nào và liệu họ sẽ thích làm cơng việc gì;
− Cho các ứng viên cùng một cơ hội để đánh giá tổ chức, người phỏng vấn và công việc.
Nhược điểm của phương pháp phỏng vấn trong lựa chọn là:
− Có thể thiếu giá trị với công việc là phương tiện đưa ra dự đoán đầy đủ về thành tích và thiếu tính tin cậy trong việc đo lường những điểm giống nhau giữa các ứng viên khác nhau;
− Phụ thuộc vào kỹ năng của người phỏng vấn;
− Không đánh giá năng lực trong việc đáp ứng yêu cầu của công việc cụ thể. − Có thể dẫn đến người phỏng vấn sẽ đưa ra những đánh giá thiên vị và chủ
quan.
Tuy nhiên, những nhược điểm này có thể được giảm bớt nếu khơng thì phải hồn tồn loại bỏ, đầu tiên là bằng phương pháp cấu trúc tập trung vào năng lực và thái độ yêu cầu đối với thành tích và thứ hai là nhờ đào tạo việc phỏng vấn. Thêm một tác dụng nữa là giảm thiên vị, đặc biệt là nếu tất cả người phỏng vấn cùng sử dụng một phương pháp