7. Kết cấu của đề tài
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SOÁT
3.2.1 Nâng cao năng lực, trình độ tin học, khả năng ứng dụng công nghệ
thơng tin vào q trình kiểm sốt chi thƣờng xuyên ngân sách Nhà nƣớc cho đội ngũ cán bộ Kho bạc Nhà nƣớc Phú Yên
Với thực tế hiện nay, KSC thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến qua KBNN là một nhiệm vụ hết sức quan trọng trong hoạt động của hệ thống KBNN. Để triển khai thành công công tác KSC thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến qua KBNN thì nhiệm vụ xây dựng và phát triển nguồn nhân lực của KBNN Phú Yên là hết sức quan trọng, cần phải đƣợc chú tâm, chú trọng. Nhƣ đã nhận xét ở Chƣơng 2, thì một trong những nguyên nhân xảy ra rủi ro trong quá trình KSC thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến cũng nhƣ nguyên nhân dẫn đến các
tồn tại, hạn chế trong quá trình KSC tại KBNN Phú n đó là vẫn cịn một bộ phận nhỏ cán bộ công chức chƣa nhận thức đƣợc hết tầm quan trọng của việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin nên chƣa tích cực thay đổi thói quen làm việc thủ cơng, chƣa chủ động học tập và trau dồi nâng cao kỹ năng ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào trong cơng tác của mình. Điều này địi hỏi bản thân mỗi cán bộ công chức KBNN Phú Yên phải nổ lực rèn luyện, học tập và lao động sáng tạo, thay đổi nhận thức, tƣ duy mới để thích nghi với yêu cầu, nhiệm vụ mới. KBNN Phú Yên có kế hoạch đào tạo lại cán bộ, viên chức KBNN thƣờng xuyên theo định kỳ.
3.2.2 Nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, hiện đại hóa cơng nghệ thơng tin
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng CNTT, việc ứng dụng CNTT trong hệ thống KBNN Phú Yên là xu thế tất yếu, vừa hỗ trợ, vừa thúc đẩy và tác động mạnh mẽ đến việc hồn thiện quy trình KSC thƣờng xun NSNN qua KBNN, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến. Qua tìm hiểu thực tế và đã đƣợc trình bày ở Chƣơng 2, một số rủi ro có thể xảy ra và nguyên nhân của các hạn chế của công tác KSC thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến là vì: đƣờng truyền internet chậm, thƣờng xuyên bị nghẽn mạng, cơ sở hạ tầng CNTT về đƣờng truyền khơng ổn định, chƣơng trình DVC chƣa có phƣơng án để hài hòa để cân bằng hiệu năng truy cập và tốc độ xử lý trong giao dịch của DVC trực tuyến. Vì vậy, việc hiện đại hóa CNTT là cấp bách và trƣớc hết cần nâng cấp đƣờng truyền internet cập nhật với tốc độ cao, để tránh tình trạng ách tắc, chậm trong việc truyền dữ liệu giữa ĐVSDNS và KBNN Phú Yên cũng nhƣ việc gửi email thông báo phản hồi từ KBNN Phú n về ĐVSDNS.
Ngồi ra, đơn vị cần có phƣơng pháp giúp cân bằng hiệu năng truy cập và tốc độ xử lý giao dịch của DVC trực tuyến. Vì DVC trực tuyến vừa địi hỏi đảm bảo tính an tồn bảo mật và vừa đảm bảo tính thuận tiện, dễ sử dụng cho
ĐVSDNS. Vì vậy, KBNN Phú Yên cần lựa chọn phƣơng án để hài hòa cả hai yếu tố này nhƣng cũng cần có biện pháp để phịng ngừa với những nguy cơ thất thoát dữ liệu, sai lệch kết quả, sửa đổi thông tin, giả mạo.
Để tăng cƣờng an tồn thơng tin đề nghị các đơn vị sử dụng ngân sách thực hiên một số biện pháp sau: Thƣờng xuyên thay đổi mật khẩu đăng nhập vào DVC, mật khẩu hòm thƣ điện tử đăng ký DVC, mật khẩu vào máy tính với mật khẩu đủ mạnh gồm có ký tự chữ, số, hoa, thƣờng, ký tự đặc biệt, có độ dài lớn hơn hoặc bằng 8 ký tự để tránh ngƣời khác lợi dụng truy cập trái phép vào hệ thống để lấy thông tin làm giả mạo; không cài đặt phần mền kết nối truy cập từ xa, không truy cập vào bất cứ đƣờng dẫn(link) nào do kẻ xấu cung cấp; Không cung cấp thông tin truy cập từ xa nhƣ phần mền ultraview,…mã pin chứng thƣ số, mật khẩu cho bất kỳ ai không phải là cán bộ hỗ trợ CNTT Kho bạc Nhà nƣớc.
3.2.3 Tăng cƣờng nghiên cứu hoàn thiện các ứng dụng trên chƣơng trình dịch vụ cơng trực tuyến
Một trong những hạn chế còn tồn tại hiện nay tại đơn vị đó là việc khai thác các báo cáo, khai thác số liệu chi thƣờng xuyên NSNN của các đơn vị tham gia DVC trên chƣơng trình DVC trực tuyến còn chậm, việc truy vấn số món, số tiền đã thanh toán của chứng từ thuộc ngày quá khứ cũng cịn chậm, tính năng tra cứu, kiểm tra số dƣ tài khoản và chƣơng trình chƣa có chức năng tổng hợp số liệu, …
Các đơn vị KBNN cũng đề nghị DVC trực tuyến nên đƣợc bổ sung tính năng tra cứu, kiểm tra số dƣ tài khoản ngay khi giao dịch viên tiếp nhận, xử lý hồ sơ và kiểm soát số dƣ tạm ứng từng tiểu mục, nếu khơng đủ thì khơng giao diện sang Tabmis. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thao tác thủ công đối với công chức, và sẽ giúp giảm áp lực công việc trong những thời điểm cao điểm.
Bên cạnh đó, DVC trực tuyến cần bổ sung tính năng kiểm sốt ngay từ khâu nhập chứng từ của đơn vị giao để giảm bớt lỗi sai đơn giản nhƣ nhập thiếu
mã nguồn, mã dự phịng… trƣớc khi gửi kho bạc. Qua đó góp phần tiết kiệm thời gian kiểm sốt hồ sơ cho cơng chức kho bạc cũng nhƣ cơng tác chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ của cán bộ đơn vị SDNS.
Xây dựng và đƣa các chƣơng trình phần mềm phục vụ cho cơng tác thanh toán, báo cáo và đặc biệt là KSC thƣờng xuyên NSNN nhƣ: Chƣơng trình kiểm sốt thanh tốn theo dự tốn, và tổng hợp thơng tin báo cáo, ...
Tập trung vào dữ liệu số theo hƣớng đẩy mạnh việc liên kết liên thông dữ liệu với các bộ, ngành, cơ quan, đơn vị ở trung ƣơng và địa phƣơng củng cố hoàn thiện dịch vụ của Kho bạc điện tử; gia tăng các tiện ích để hỗ trợ cho ngƣời sử dụng DVC trực tuyến, cung cấp các dịch vụ thuộc chức năng nhiệm vụ của KBNN; từng bƣớc chia sẻ dữ liệu mở; đồng thời triển khai các dịch vụ cơ bản về phân tích rủi ro hoạt động nghiệp vụ chuyên ngành dựa vào dữ liệu.
KBNN Phú Yên cần kiến nghị với KBNN Trung ƣơng nâng cấp hiệu năng để đơn vị SDNS gửi đƣợc file hồ sơ có dung lƣợng lớn kèm chứng từ trên DVC trực tuyến mà không phải đến KBNN để gửi hồ sơ trực tiếp bằng giấy (thuộc lĩnh vực kiểm soát chi đầu tƣ và chi mua sắm tài sản); bổ sung những tính năng chọn thời gian giải quyết đối với hồ sơ, chứng từ thuộc lĩnh vực chi đầu tƣ có quy định thời gian xử lý 1 ngày(khi tạm ứng và thanh toán trƣớc, kiểm soát sau), 3 ngày(kiểm soát trƣớc, thanh toán sau); cho phép đƣợc đăng ký DVC trực tuyến đối với dự án đầu tƣ đƣợc quản lý bởi nhiều chủ đầu tƣ, nhiều cấp ngân sách.
3.2.4 Tăng cƣờng công tác thông tin tun truyền về cơng tác kiểm sốt chi thƣờng xuyên Ngân sách Nhà nƣớc trong điều kiện ứng dụng dịch vụ công trực tuyến qua Kho bạc Nhà nƣớc Phú Yên
Hiện tại, Một số ĐVSDNS chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác KSC thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến nên rất lơ là trong việc quản lý chứng thƣ số cá nhân. Bên cạnh đó, ĐVSDNS cịn chủ quan trong việc sử dụng máy tính trong q trình làm việc, chƣa có kiến thức
đầy đủ về an tồn thơng tin trên môi trƣờng mạng internet. Điều này dễ dấn đến mất nguy cơ an toàn tiền tài sản, cũng nhƣ thông tin đơn vị, số liệu chi NSNN.
Để khắc phục tình trạng trên, KBNN Phú Yên cần phải tăng cƣờng công tác tuyên truyền, phổ biến thông tin về công tác KSC thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến qua KBNN Phú Yên. Công tác tuyên truyền nhằm giúp các cấp, ngành có liên quan và đội ngũ cán bộ, công chức KBNN Phú Yên, các ĐVSDNS trên địa bàn trƣớc hết là biết và nhận thức đúng đắn về ý nghĩa, vai trò và tầm quan trọng của quá trình cải cách hoạt động KBNN; đồng thời nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc ứng dụng DVC vào quá trình KSC thƣờng xuyên NSNN để có những biện pháp thiết thực thực hiện thành công Chiến lƣợc phát triển KBNN đến năm 2030.
KBNN Phú Yên cũng cần tăng cƣờng công tác tuyên truyền về việc ứng dụng DVC trong quá trình KSC nhằm tránh tình trạng ĐVSDNS lơ là, chủ quan trong việc thực hiện DVC trực tuyến, tránh gây mất an toàn tiền, tài sản, cũng nhƣ mất an tồn về bảo mật thơng tin. Q trình này nhằm giúp các ĐVSDNS nâng cao tinh tinh thần cảnh giác cũng nhƣ chủ động đối phó với sự cố hay các lỗi xảy ra trên chƣơng trình DVC.
Bên cạnh theo sự ghi nhận từ phía các đơn vị SDNS, DVC trực tuyến của KBNN Phú Yên có rất nhiều tiện ích, vì thế, khách hàng ln theo dõi đƣợc quá trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết của giao dịch viên KBNN Phú Yên đang ở mức nào, tiết kiệm nhiều khoản chi phí hành chính…
3.2.5 Phối hợp chặt chẽ với cơ quan Tài chính, nâng cao trách nhiệm của các cơ quan tham gia vào q trình kiểm sốt chi thƣờng xun Ngân sách các cơ quan tham gia vào q trình kiểm sốt chi thƣờng xun Ngân sách Nhà nƣớc qua Kho bạc Nhà nƣớc
Phối hợp chặt chẽ với cơ quan tài chính trên địa bàn là một việc làm rất cần thiết và nên thiết thực. Nhƣ nội dung đã phân tích ở Chƣơng 2, trong phần những hạn chế của cơng tác KSC thƣờng xun NSNN có nội dung KBNN Phú Yên cịn xảy ra trƣờng hợp thanh tốn chứng từ cho ĐVSDNS cịn chậm vì ngày nghỉ
ĐVSDNS gửi một lô chứng từ qua DVC nhƣng đầu tuần đi làm KBNN Phú Yên chƣa thanh tốn đƣợc vì thiếu dự tốn. Vì vậy, trong trƣờng hợp này, cán bộ KBNN Phú Yên khi nhận đƣợc quyết định giao dự toán bằng giấy của ĐVSDNS gửi đến thì phải thực hiện kiểm tra dự tốn trên chƣơng trình Tabmis. Nếu chƣa có dự tốn thì cần chủ động liên hệ, phối hợp chặt chẽ với cơ quan Tài chính trong việc cấp phát, thanh toán các khoản chi thƣờng xuyên từ dự toán chi thƣờng xuyên NSNN của các ĐVSDNS để ĐVSDNS có dự tốn thanh tốn kịp thời. Cơ quan tài chính cần cấp dự tốn cho ĐVSDNS một cách kịp thời nhằm tránh tình trạng đơn vị gửi chứng từ đến thanh tốn nhƣng lại khơng có dự tốn. Ảnh hƣởng đến lịng tin của ĐVSDNS vào chƣơng trình DVC trực tuyến của KBNN Phú Yên.
3.2.6 Hồn thiện kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ chi thƣờng xuyên Ngân sách Nhà nƣớc trong điều kiện ứng dụng dịch vụ công trực tuyến qua Kho bạc Nhà nƣớc Phú Yên
Nhƣ nội dung đã đề cập ở Chƣơng 2 trong phần các rủi ro trong cơng tác KSC, thì KSC thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến qua KBNN đã cơ bản khắc phục đƣợc các rủi ro mà trƣớc đây công tác KSC theo phƣơng thức truyền thống vẫn luôn mắc phải nhƣ rủi ro về giả mạo chữ ký, mẫu dấu, chứng từ không ghi ngày tháng năm, tẩy xóa, sửa chữa ngày tháng năm, số tiền viết bằng chữ không khớp đúng với số tiền bằng số, chứng từ ký bằng bút mực màu đen. Vì vậy, để hồn thiện kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ chi thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến thì KBNN Phú n cần nhanh chóng triển khai việc thực hiện khai báo và giao nhận hồ sơ KSC trên chƣơng trình DVC trực tuyến KBNN thay cho việc giao nhận hồ sơ giấy tại quầy giao dịch.
Trên chƣơng trình DVC trực tuyến của KBNN Phú Yên, hồ sơ và chứng từ chi thƣờng xuyên NSNN cần đƣợc thiết kế mẫu theo đúng mẫu quy định với đầy đủ các tiêu chí thơng tin trên hồ sơ, chứng từ để các ĐVSDNS có thể
truy cập vào chƣơng trình DVC trực tuyến của KBNN Phú Yên để lập và nộp hồ sơ trực tuyến.
Ngoài ra, DVC trực tuyến của KBNN Phú Yên cần hoàn thiện hơn, bổ sung chức năng cho phép sắp xếp để tiếp nhận, phê duyệt chứng từ theo thứ tự thời gian; chức năng chọn để xử lý những chứng từ đơn giản, có thời hạn ngắn trƣớc. Những chứng từ phức tạp, có thời gian giải quyết dài, cần kiểm tra, kiểm soát hồ sơ sau (cho phép đẩy chứng từ sang mô đun khác để xử lý sau).
3.2.7 Hồn thiện kiểm sốt tính pháp lý chữ ký điện tử của đơn vị sử dụng ngân sách ngân sách
Trong công tác KSC thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến qua KBNN thì chữ ký điện tử của ĐVSDNS là một trong những đặc trƣng của cơng tác này. Nhƣ đã nói ở chƣơng 2, tồn bộ hồ sơ, chứng từ của ĐVSDNS gửi đến KBNN Phú Yên đều phải đƣợc ký số. Việc thực hiện giao nhận hồ sơ KSC thƣờng xun qua chƣơng trình DVC trực tuyến thì tồn bộ hồ sơ, chứng từ KSC sẽ đƣợc số hóa và lƣu trữ dƣới dạng dữ liệu điện tử, lúc này chữ ký tƣơi của chủ tài khoản và KTT đơn vị cũng nhƣ con dấu sẽ không thể đƣa vào gắn kèm hồ sơ, tài liệu nữa mà thay vào đó là chữ ký điện tử của chủ tài khoản và KTT ĐVSDNS. Vì vậy để đảm bảo tính pháp lý của chữ ký số KBNN Phú Yên cần hƣớng dẫn các ĐVSDNS khi đăng ký chữ ký số với đơn vị cấp chữ ký điện tử thì phải khai báo đầy đủ thơng tin. Chữ ký điện tử này là cơ sở để KBNN kiểm soát về mẫu dấu, chữ ký thay cho việc kiểm soát mẫu dấu, chữ ký bằng giấy nhƣ trƣớc đây. Chữ ký điện tử chứa đựng những thông tin thể hiện đầy đủ tính pháp lý nhƣ: Họ và tên ngƣời ký, số chứng minh thƣ nhân dân của ngƣời ký, đơn vị công tác của ngƣời ký, chức vụ công tác của ngƣời ký, thời gian ký, …
Việc ứng dụng chữ ký số trong q trình kiểm tra, kiểm sốt hồ sơ KSC điện tử, ký duyệt xử lý hồ sơ sẽ giảm thời gian đi lại của đơn vị do không cần làm việc trực tiếp tại KBNN Phú Yên. Đồng thời, làm tăng tốc độ xử lý hồ sơ
của cán bộ KBNN Phú Yên đảm bảo chính xác tuyệt đối tính pháp lý của chữ ký điện tử, mang lại hiệu quả cao trong việc giải quyết hồ sơ KSC thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Phú Yên. Việc KSC thông qua chữ ký số đã tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian, công sức cho cán bộ KBNN Phú Yên trong việc kiểm tra mẫu dấu chữ ký có đúng với mẫu dấu chữ ký đã đăng ký với KBNN nhƣ phƣơng pháp KSC truyền thống trƣớc đây. Nhiều khi, việc kiểm tra mẫu chữ ký theo phƣơng pháp truyền thống cán bộ KBNN Phú Yên rất khó khăn trong việc phát hiện việc giả mạo chữ ký. Vì vậy, dễ dẫn đến nguy cơ giả mạo chữ ký gây thất thoát tài sản nhà nƣớc.
KBNN Phú Yên cần kiến nghị với KBNN Trung ƣơng sớm ban hành và hƣớng dẫn quy định về lƣu trữ chứng từ điện tử thay cho phƣơng thức in và lƣu chứng từ phục hồi nhƣ hiện nay. Đặc biệt, DVC trực tuyến cần đƣợc bổ sung chức năng ký số của chức danh giao dịch viên để chứng từ khi đƣa vào lƣu trữ thể hiện đầy đủ thông tin ký số của tất cả các chức danh theo quy định.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Trên cơ sở những hạn chế còn tồn tại và những rủi ro đƣợc nhận diện ở Chƣơng 2, trong Chƣơng này tác giả đã đƣa ra một số giải pháp đối với KBNN Phú n nhằm hồn thiện hơn cơng tác KSC thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứn dụng DVC trực tuyến qua KBNN. Các giả pháp cụ thể nhƣ: nâng cao năng lực về trình độ tin học và khả năng ứng dụng CNTT cho cán bộ công chức; nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT, hoàn thiện các ứng dụng trên chƣơng trình DVC, tăng cƣờng cơng tác tuyên truyền về KSC thƣờng xuyên NSNN trong điều kiện ứng dụng DVC trực tuyến qua KBNN cho cán bộ KBNN Phú Yên, các