xuất NCT Việt Nam.
2.2.1. Đặc điểm kế tốn hàng tồn kho tại cơng ty TNHH Đầu tư và Sản xuấtNCT Việt Nam. NCT Việt Nam.
Cơng ty hạch tốn theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên đó là phương pháp theo dõi ghi chép và phản ánh thường xun liên tục, có hệ thống tình hình tăng giảm hàng hóa sổ sách sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất. Từ các chứng từ là các hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, và phiếu xuất kho, kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chung.
Cơng ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền. Cơng thức tính giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho:
Đơn giá thực tế bình qn cả kỳ (Z) = Trị giá thực tế của hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của hàng hóa nhập trong kỳ Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hóa nhập trong kỳ
Trị giá thực tế của hàng hóa
xuất kho =
Số lượng hàng hóa xuất kho x
Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ
2.2.2. Kế tốn hàng tồn kho tại cơng ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT ViệtNam. Nam.
2.2.2.1 Chứng từ kế toán
- Mẫu chứng từ kế tốn của Bộ Tài Chính
+ Các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho : Phiếu nhập kho (Mẫu số: 01-VT), Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02-VT), Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa( Mẫu số: 03-
VT), Biên bản kiểm kê hàng hóa ( Mẫu số: 05-VT), Hóa đơn GTGT (Mẫu số: 01GTKT)
+ Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu (Mẫu số: 01–TT), Phiếu chi (Mẫu số: 02-TT), Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số: 03-TT), Biên lai thu tiền (Mẫu số: 06-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số: 05-TT)
+ Các chứng từ khác liên quan sử dụng trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Chứng từ do công ty tự xây dựng: Các loại hợp đồng, Biên bản điều chỉnh hóa đơn, Biên bản hủy hóa đơn, Biên bản thu hồi hóa đơn, Giấy giới thiệu, Bảng báo giá, Biên bản bàn giao kiêm phiếu bảo hành…
2.2.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:
Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua) đề nghị giao hàng nhập kho.
Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho hàng hóa. Ban kiểm nhận bao gồm kế tốn kho, cán bộ phụ trách bộ phận, người đề nghị giao hàng.
Bước 3: Kế toán kho hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm…với ban kiểm nhận.
Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào Phiếu nhập kho.
Bước 5: Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký Phiếu nhập kho.
Bước 6: Chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Bước 7: Kế toán kho tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Khi xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ…
Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng xuất kho.
Bước 1: Người có nhu cầu về hàng hóa lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất đối với hàng hóa.
Bước 2:Trình lên Giám đốc hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán kho căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng hóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán kho.
Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho Giám đốc ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7: Kế toán kho sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ
+ Cơng ty chịu trách nhiệm lập chứng từ khi có đầy đủ cơ sở về thơng tin người mua như tên, địa chỉ, mã số thuế. Nhận được đơn hàng, số lượng, đã báo giá khách và khách hàng đồng ý giao dịch.
+ Kế tốn có đầy đủ thơng tin để viết hóa đơn đúng nội dung, ngày tháng, kiểm tra lại và ký. Sau đó trình Kế tốn trưởng hoặc Giám đốc ký.
+ Khi xuất hóa đơn kèm bảng kê, phiếu xuất (nếu có). Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên và giao cho khách hàng liên 2 (màu đỏ)
+ Liên 1 (màu tím) được lưu trữ tại sổ hóa đơn, liên 3 màu xanh để lưu hành nội bộ (màu xanh)
+ Khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, kế toán căn cứ vào chứng từ để định khoản và ghi sổ kế toán.
+ In phiếu hạch toán, kẹp cùng chứng từ gốc để lưu trữ và bảo quản.
2.2.2.3. Tài khoản kế tốn sử dụng
- Cơng ty sử dụng các tài khoản theo thơng tư 133 ngồi ra công ty chi tiết cho một số tài khoản :
• TK 1561- giá mua hàng hóa : Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của hàng hóa mua vào và đã nhập kho (Tính theo trị giá mua vào);
• TK 1562- Chi phí thu mua hàng hóa: Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa
phát sinh liên quan đến số hàng hóa đã nhập kho trong kì và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hóa hiện có trong kì cho khối lượng hàng hóa đã bán ra trong kì và xuất kho thực tế cuối kì (kể cả tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý)
+ TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang có 3 Tài khoản cấp 2 • TK 1541: Chi phí Ngun vật liệu trực tiếp
• TK 1542: Chi phí nhân cơng trực tiếp
• TK 1543: Chi phí sản xuất chung
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam
+ TK 11211: Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam- BIDV
2.2.2.4 Vận dụng tài khoản
a. Kế toán trường hợp tăng hàng tồn kho
Nhập mua hàng hóa
Khi hàng về nhập kho đủ, căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên bán lập và hóa đơn mua hàng, kế tốn ghi tăng hàng tồn kho trên TK 156 (1561) thông qua phần hành “Phiếu nhập kho”, ghi tăng thuế GTGT đầu vào hàng mua trên TK 133 (1331) và ghi tăng khoản phải trả người bán trên TK 331 thông qua phần hành “Phiếu nhập mua hàng”.
Sau đó các dữ liệu trên phiếu nhập mua hàng này sẽ được tự động chuyển tới sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 156, sổ cái TK 1561 , sổ tổng hợp hàng nhập – xuất – tồn.
Ví dụ minh họa: Ngày 05/12/2020, Mua hộp bút của công ty TNHH Sản xuất
và Dịch vụ thương mại sản phẩm da Vihada theo hóa đơn số 0000144 (phụ lục 01), ký hiệu DV/18E, với số lượng 3000 chiếc, đơn giá chưa thuế 17.000/chiếc, thuế GTGT 10%. Cơng ty chưa thanh tốn cho người bán , phiếu nhập kho số NK67- 0400 (phụ lục 01), đã hoàn thành nhập kho
- Căn cứ vào hóa đơn mua vào số 0000144, phiếu nhập kho NK67-0400 kế toán vào phân hệ mua hàng chọn chứng từ mua hàng trên phần mềm kế tốn định khoản:
Nợ TK 133: 5.100.000
Có TK 331: 56.100.000
Nghiệp vụ trên được ghi vào sổ NKC (phụ lục 02 ), sổ cái TK 156 (phụ lục
06), Sổ cái TK 133 ( phụ lục 12). Kế tốn cơng nợ phải trả căn cứ vào hóa đơn số
0000144 ngày 05 tháng 12 năm 2020, phiếu nhập kho kho,bảng kê chi tiết mua vào( phụ lục 04), kế toán ghi chép vào sổ chi tiết đối tượng công nợ 331 ( Phụ lục 10 )
b. Kế toán trường hợp giảm hàng tồn kho
Xuất bán hàng
Khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán hàng, kế toán ghi tăng doanh thu bán hàng trên tài khoản 511 (5111) thông qua phần hành xuất bán hàng, ghi tăng khoản phải thu khách hàng trên tài khoản 131 và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp trên TK 3331. Đồng thời kế toán sẽ phản ánh giá vốn hàng bán ra trên tài khoản 632 và TK 1561
Sau đó số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật kí chung , Sổ cái TK 156, sổ cái TK 632,sổ cái TK 3331, Sổ chi tiết 1561, 3331
+Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập phiếu thu tiền mặt, hoạc giấy báo có của ngân hàng, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ quỹ TK 111, sổ TK 112…
Ví dụ minh họa: Ngày 02/10/2020 xuất kho balo theo phiếu xuất kho số
XK51-0450 (phụ lục 01) Giá xuất kho 151.972,49/Chiếc . Bán cho cho công ty TNHH dược phẩm ích nhân theo hóa đơn số 0000026 (phụ lục 01), ký hiệu VN/20E. với số lượng 100 chiếc, đơn giá bán chưa thuế 175.000 đồng/chiếc, thuế GTGT 10%. Khách hàng chưa thanh tốn.
- Căn cứ vào hóa đơn số 0000026 (phụ lục 01) kế toán vào phân hệ bán hàng trên phần mềm định khoản:
Nợ TK 131: 19.250.000 Có TK 333.1: 1.750.000 Có TK 511: 17.500.000
- Căn cứ vào phiếu xuất kho số XK51-0450 cuối kỳ tại phân hệ kho chọn chức năng tính giá xuất kho, phần mềm tự động tính giá xuất kho và hạch tốn:
Có TK 1561: 15.197.249
Nghiệp vụ trên được ghi vào sổ NKC (phụ lục 02 ), sổ Nhật ký bán hàng (phụ
lục 03 ) , sổ cái TK 156 (phụ lục 06), Sổ cái TK 3331 (phụ lục 11), Sổ cái TK 511 (phụ lục 08), Sổ cái TK 632 (phụ lục 09). Kế tốn cơng nợ phải thu căn cứ vào hóa
đơn số 0000026 ngày 02 tháng 10năm 2020, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho,bảng kê chi tiết bán ra (phụ lục 05) kế toán ghi chép vào sổ chi tiết đối tượng công nợ 131 ( Phụ lục 07 )
c. Các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kiểm kê hàng tồn kho cuối kì
Cuối mỗi tháng, cơng ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT Việt Nam thực hiện kiểm kê hàng hóa với sự tham gia của nhân viên kinh doanh, thủ kho và nhân viên phịng kế tốn có liên quan đến phần hành kế toán hàng tồn kho. Sau khi kiểm kê căn cứ vào khối lượng hàng thực tế kiểm kê được tại kho và lượng hàng trên sổ chi tiết vật tư, hàng hóa của phịng kế tốn để lập biên bản kiểm kê kho hàng.
Đối với lượng hàng bị thừa, thiếu hư hỏng kế toán lập “ Biên bản xử lý kiểm kê sản phẩm thử, thiếu, hư hỏng” sau đó thực hiện phương án bán hàng giảm giá đối với các loại hàng đó. Kế tốn hạch tốn như xuất bán hàng thơng thường nhưng với giá đã giảm
Đối với hàng hóa bị mất, kế tốn cùng các phịng ban làm cơng tác điều tra, xác định nguyên nhân gây mất mát và có phương án bù đắp phù hợp.
d. Lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Hiện tại cơng ty TNHH Đầu tư và sản xuất NCT Việt Nam khơng tiến hành lập dự phịng giảm giá HTK
2.2.2.5 .Sổ kế tốn
Căn cứ vào các chứng từ phát sinh (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán) Kế toán vào sổ kế tốn máy → Bảng tính giá vốn hàng hóa →Vào các sổ tổng hợp: sổ chi tiết tài khoản ( giá vốn , hàng tồn kho, doanh thu,...) Sổ cái tài khoản, sổ nhật ký chung
Khát qt q trình làm việc với phần mềm kế tốn Misa
Số liệu sau khi được nhập vào máy sẽ được lưu trong các tệp chương trình khi cần kế tốn có thể in ra các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp để phục vụ cho kế toán quản trị và kế tốn tài chính cụ thể như: sổ chi tiết tài khoản 156 sổ cái tài
khoản 156 (phụ lục ), sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa , sổ cái tài khoản 331., sổ chi tiết TK 331, Sổ nhật kí chung ,...
2.2.2.6 Trình bày trên báo cáo tài chính
Thực tế việc trình bày các khoản mục liên quan đến hàng tồn kho trong báo cáo tài chính năm 2019 của cơng ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT Việt Nam
Mục IV trong phần A-Tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán
Tài sản Mã
số Thuyết minh Số cuối Năm Số đầu năm IV. Hàng tồn kho
1. Hàng Tồn kho
140
141 V.06 683.359.829 428.610.317
(Trích bảng cân đối kế tốn- BCTC Cơng ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT) Khoản 2 mục IV- Các chính sách kế tốn áp dụng – Thuyết minh BCTC của Công ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo giá gốc. Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá gốc của hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế khơng được hồn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng, và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: giá trị hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho
Khoản 6 mục V: Thơng tin bổ sung cho khác khoản mục trình bày trên bảng cân đối kế tốn – Thuyết minh BCTC của công ty năm 2019
Hàng tồn kho Số cuối năm Số đầu năm
-Nguyên liệu, vật liệu 0 0
- Thành phẩm 0 0
- Hàng hóa 683.359.829 428.610.317
- Hàng gửi bán 0 0
Cộng 683.359.829 428.610.317
(Nguồn:Thuyết minh BCTC năm 2019 của Cơng ty TNHH Đầu tư và Sản xuất
NCT)
Trong đó, các số liệu trong mục trên được lấy số liệu ghi trên Sổ cái các tài khoản 152, 153,157, 156 và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết tiết của các tài khoản 152, 156, 153, 157) sao cho trùng hợp với các số liệu trên phần mềm kế toán nhằm đảm bảo nguyên tắc trình bày BCTC theo chuẩn mực kế tốn số 21, cụ thể là mục c đoạn 33 của VAS 21 “Cung cấp thơng tin bổ sung được trình bày trong các báo cáo tài chính khác, nhưng lại cần thiết cho việc trình bày trung thực và hợp lý.