2.1.1.1 Q trình hình thành và phát triển của cơng ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT Việt Nam
a. Giới thiệu chung về cơng ty
+ Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ SẢN XUẤT NCT VIỆT NAM
+ Tên giao dịch: NCT VIET NAM PRODUCE AND INVESTMENT COMPANY LIMITED
+ Tên doanh nghiệp viết tắt bằng tiếng anh: NCT VIET NAM PRODUCE AND INVESTMENT
+ Mã số doanh nghiệp: 0107884707
+ Loại hình pháp lý: cơng ty Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên + Ngày hoạt động: 15/06/2017
+ Địa chỉ trụ sở chính: Số 3 tổ 25 đường Đông Quan, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
+ Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Thị Ngọc + Vốn điều lệ: 6.000.000.000 ( sáu tỷ đồng chẵn) b. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
∗ Chức năng của cơng ty
Cơng ty tổ chức q trình lưu thơng một cách hợp lý, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cơng ty là người cung ứng hàng hóa cho khách hàng, do đó cần phải quan tâm đến giá trị sử dụng của hàng hóa (sử dụng như thế nào? Sử dụng làm gì? Đối tượng sử dụng? Thời gian và địa điểm mua bán?) và chi phí lưu thơng hàng hóa để có giá cả hợp lý, khách hàng có thể chấp nhận được
∗ Nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT luôn nỗ lực cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng với mức giá hợp lý nhất
Thực hiện chiến lược kinh doanh trên cơ sở phù hợp với định hướng phát triển của công ty, chấp hành nghiêm túc quy định của Pháp luật và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, thực hiện chế độ hạch toán thống kê, báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước.
Nghiên cứu tình hình thị trường, hợp lý hóa các cơ chế quản lý của cơng ty để đạt được hiệu quả kinh tế cao.
Đem lại lợi ích tối đa cho các thành viên, chăm lo đời sống cho từng lao động về cả vật chất lẫn tinh thần. Duy trì và phát triển bền vững các nguồn nhân lực.
c. Ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT Việt Nam chuyên cung cấp chủ yếu các mặt hàng như: balo, áo mưa, mũ bảo hiểm,…cho các đại lý bán buôn, khách hàng mua lẻ trên tồn quốc. Do đó cơng ty đảm bảo cung cấp sản phẩm với chất lượng cao, với giá cả phù hợp đáp ứng nhu cầu thiết yếu của người tiêu dùng.
d. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT Việt Nam được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy phép thành lập và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 15/06/2017.
Từ khi bắt đầu đi vào hoạt động đến năm 2018 cơng ty gặp rất nhiều khó khăn, vì khi mới thành lập cơng ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, chưa chiếm được thị phần trong nền kinh kế thị trường,
Từ năm 2018 đến năm 2019 cơng ty đã có bước phát triển ổn định hơn, bằng sự nỗ lực của các nhân lực trong cơng ty. Cơng ty đã tìm kiếm được khá nhiều khách hàng tiềm năng để tiêu thụ các sản phẩm và khẳng định được vị thế của mình trên thị trường,
Từ năm 2018 đến năm 2019 công ty luôn không ngừng đổi mới, nỗ lực cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với chi phí hợp lý nhất, phù hợp với nhu cầu thiết yếu của người tiêu dùng,
Từ năm 2019 đến nay tuy có chút ảnh hưởng tình hình dịch bệnh covid bùng phát vào đầu năm 2020, nhưng bằng sự bố trí lao động tồn cơng ty một cách hợp lý và cắt giảm đi các khoản chi phí khơng cần thiết, và bằng sự nỗ lực công ty vẫn giữ vững được vị thế trên thị trường, có thể khẳng định là một công ty chuyên cung cấp mặt hàng: balo, mũ bảo hiểm.. với chất lượng tốt nhất.
Hiện nay, công ty là một trong những doanh nghiệp uy tín trên địa bàn TP Hà Nội, đạt được nhiều thành tích đóng góp vào cơng cuộc xây dựng và phát triển của đất nước, từng bước phát triển và ngày càng mở rộng hơn.
2.1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và quản lý
a.Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Thị trường hoạt động chủ yếu: công ty thực hiện hoạt động kinh doanh chủ yếu trên phạm vi cả nước
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: công ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT bán buôn chủ yếu các mặt hàng: mũ bảo hiểm, balo, áo mưa…cho các đại lý và các khách hàng lẻ.
Quy trình cung ứng hàng hóa của cơng ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT: + Khách hàng đặt mua: Sau khi nhận thơng tin đơn hàng, phịng kinh doanh trình đề nghị mua hàng cho giám đốc ký duyệt
+ Mua hàng từ nhà cung cấp: Sau khi được phê duyệt, phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng và hợp đồng chuyển đến nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ chuẩn bị hàng và giao hàng tại kho của cơng ty
+ Nhập kho: Khi hồn tất thủ tục kiểm kê thì hàng hóa được nhập kho để lưu trữ
+ Xuất kho bán hàng hóa: làm phiếu xuất kho, xuất bán cho khách hàng : đại lý hay khách lẻ
Sơ đồ 2.1: q trình cung ứng hàng hóa của cơng ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
b. Đặc điểm tổ chức quản lý - Đặc điểm phân cấp quản lý:
Đứng đầu công ty là Giám đốc – đại diện pháp lý của cơng ty, dưới Giám đốc là Phó giám đốc giúp giám đốc quản lý điều hành công ty.
- Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty khá đơn giản, theo mơ hình cấu trúc tổ chức chức năng, các nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận theo mơ hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng của công ty, giúp quản lý kiểm sốt chặt chẽ hoạt động của nhân viên, cơng tác quản lý cũng như công tác báo cáo kết quả kinh doanh.
Sơ đồ 2.2:Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý cơng ty TNHH Đầu Tư và Sản xuất NCT
(Nguồn: Phịng nhân sự)
Khách hàng đặt
mua nhà cung cấpMua hàng từ Nhập kho
Xuất kho bán cho khách hàng Giám đốc Phịng kế tốn Phịng kinh doanh Phó giám đốc Phịng nhân sự Bộ phận kho
+ Giám đốc: là người đứng đầu đại diện theo pháp luật của công ty, trực tiếp
chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ và điều hành mọi hoạt động của cơng ty theo đúng kế hoạch.
+ Phó giám đốc: là người giúp Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân cơng của Giám đốc. Bên cạnh đó, chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động. Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận.
+ Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng mới, khai thác thị trường, chịu
trách nhiệm chính về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp và quản lý các kênh phân phối, đại lý; phát triển và duy trì mối quan hệ với các khách hàng thân thiết của cơng ty.
+ Phịng kế tốn: Phụ trách hạch toán kế tốn, quản lý tài sản của cơng ty,
theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của công ty, phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty theo từng tháng, quý, năm. Là nơi cung cấp kịp thời, đầy đủ cơ sở dữ liệu để giám đốc ra quyết định tài chính
+ Bộ phận kho: Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quả hàng hóa trong kho vận chuyển hàng cho khách
+ Phòng nhân sự: Phụ trách quản lý nhân sự, có trách nhiệm xây dựng kế
hoạch và triển khai tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho cơng ty theo u cầu cơng việc cho các phịng ban.
2.1.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Đầu Tư và Sản xuất NCT Việt Nam
a. Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty áp dụng mơ hình kế tốn tập trung, các chứng từ kế toán đều tập trung về bộ phận kế tốn. Cơng việc kế tốn thực hiện phần lớn trên máy vi tính với chương trình được lập trình.
Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty bao gồm đầy đủ các phần hành kế toán, xong do hạn chế về nhân viên kế toán, nên một nhân viên kế toán đảm nhiệm một số phần hành. Bộ máy kế tốn của cơng ty có thể khái qt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
(Nguồn: Phịng Kế tốn cơng ty)
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
+ Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm về cơng tác tài chính kế tốn của công ty, tham mưu cho giám đốc về cơng tác tài chính kế tốn, tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác kế tốn trong phịng ban, đồng thời chỉ đạo việc thực hiện lập báo cáo tài chính định kỳ theo quy định hiện hành. Phân cơng nhiệm vụ cho các kế tốn viên trong phịng, đơn đốc các kế tốn viên thực hiện tốt các nghiệp vụ kế toán...
+ Kế toán bán hàng: Quản lý sổ sách và chứng từ liên quan đến bán hàng của cơng ty, theo dõi tình hình bán hàng, biến động tăng, giảm hàng hóa hàng ngày và giá cả hàng hóa trong q trình kinh doanh.
+ Kế tốn thuế: đóng vai trị quan trọng trong việc tính thuế, theo dõi tình hình thanh tốn về thuế và các khoản phải nộp khác thuộc trách nhiệm và nghĩa vụ của đơn vị.
+ Kế toán tiền lương và kế tốn kho: theo dõi chấm cơng cho nhân viên, hạch tốn, tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên; Có nhiệm vụ nhập, xuất hàng, theo dõi đối tượng nhập - xuất - tồn, cuối tháng tổng hợp lượng hàng tồn kho. Kiểm tra, kiểm kê hàng hóa thường xuyên tránh việc mất mát, hư hỏng.
+ Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ nhập xuất tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi, kèm theo chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng. Chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hằng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, khoản chi quỹ tiền mặt tại mọi thời điểm.
Kế toán trưởng
Kế toán bán
hàng kế toán kho và kế tốn tiền lương
Kế tốn
b. Chính sách kế tốn
- Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Thông tư 133/2016/TT − BTC ngày 28/06/2016 của Bộ Tài Chính.
- Hình thức ghi sổ áp dụng tại cơng ty là hình thức Nhật ký chung - Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Misa
- Niên độ kế toán: Theo dương dịch bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Kỳ hạch tốn: Cơng ty hạch tốn theo quý, hàng năm công ty tiến hành lập BCTC theo quy định.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng (VNĐ).
- Phương pháp tính thuế: Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Áp dụng luật thuế GTGT theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận: HTK được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Giá gốc HTK bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được HTK ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
+ Phương pháp xác định giá trị HTK xuất trong kỳ: phương pháp bình qn gia quyền
+ Phương pháp hạch tốn HTK: theo phương pháp kê khai thường xuyên + Dự phòng giảm giá HTK của cơng ty được trích lập theo các quy định kế tốn hiện hành.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: áp dụng tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
c. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
- Căn cứ vào đặc điểm hoạt động mà công ty lựa chọn loại chứng từ sử dụng trong kế tốn. Cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT – BTC ngày 28/06/2016 của Bộ Tài chính. Ngồi ra, tùy theo nội dung từng phần hành kế tốn các chứng từ cơng ty sử dụng cho phù hợp bao gồm cả hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Hệ
+ Hệ thống chứng từ kế toán tiền lương: Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương, bảng kê trích nộp các khoản phân bố theo lương, bảng phân bố tiền lương và bảo hiểm xã hội...
+ Hệ thống chứng từ kế toán HTK: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, biên bản kiểm kê hàng hóa
+ Hệ thống chứng từ kế tốn tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê quỹ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng...
+ Hệ thống chứng từ kế toán bán hàng: Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT, bảng thanh tốn hàng đại lý, ký gửi...
+ Hệ thống chứng từ TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ
- Chứng từ kế toán sau khi được chuyển về phịng kế tốn sẽ được chuyển cho các bộ phận cụ thể trong phịng kế tốn để ghi sổ và lưu trữ. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ từ các phịng ban chức năng trong cơng ty đến phịng kế tốn, phịng kế tốn tiến hành hồn thiện và ghi sổ. Nhìn chung trình tự ln chuyển chứng từ tại cơng ty TNHH Đầu tư và Sản xuất NCT đi theo các bước sau:
+ Bước 1: Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán.
+ Bước 2: Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình giám đốc ký duyệt.
+ Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. + Bước 4: Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế tốn.
Khi kết thúc năm tài chính, báo cáo quyết toán được duyệt, chứng từ một phần được lưu trữ tại phịng kế tốn, cịn lại được lưu trữ trong kho lưu trữ của công ty.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn theo Thơng tư số 133/2016/TT – BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
- TK 156 “Hàng hóa”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hố bất động sản.
- TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” dùng để phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ ở doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã bán trong kỳ.
- TK 131 “Phải thu của khách hàng”: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh tốn các khoản nợ phải thu của DN với khách hàng.
Tài khoản này phân thành các tài khoản cấp 2 theo từng đối tượng khách hàng của Công ty để theo dõi chi tiết:
-TK 331 “ Phải trả người bán” : dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hóa, người cung cấp dịch vụ ..
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng một số TK như: TK 111 “Tiền mặt”; TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”; TK 3331 “Thuế GTGT Phải nộp”,…