3.3. Kỹ thuật thu thập BCKT trong kiểm toán BCTC được áp dụng
3.3.2. Kỹ thuật kiểm tra vật chất
3.3.2.1. Thực tế áp dụng
Đối với GTV, khi bước vào kiểm tốn chính thức trưởng nhóm kiểm
tốn sẽ phân cơng cho từng thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm kiểm toán các tài khoản khác nhau. Các thành viên trong nhóm được giao trách nhiệm kiểm toán các tài khoản như: tiền mặt, hàng tồn kho, TSCĐ,…sẽ yêu cầu đơn vị cung cấp Biên bản kiểm kê cho KTV hoặc trực tiếp tham gia chứng kiến kiểm kê nếu đơn vị chưa tiến hành kiểm kê. Thời gian kiểm kê
thích hợp thường là cuối năm tài chính, tuy nhiên thời gian kiểm kê cũng có thể khơng phải cuối kỳ kế tốn, khi đó KTV phải thực hiện những thủ tục
kiểm toán bổ sung. Chứng kiến kiểm kê gồm 3 giai đoạn chính: Giai đoạn trước kiểm kê:
Nếu là khách hàng năm trước, KTV cần nghiên cứu file kiểm kê của
năm trước để nắm những thông tin về khách hàng như: Ngành nghề sản xuất, kinh doanh; Các bước thực hiện kiểm kê; Khách hàng kiểm tốn tồn bộ để
lấy số liệu thực tế hay chỉ kiểm kê mẫu; Những vấn đề phát hiện được của
năm trước;…
Nếu là khách hàng mới: Trao đổi với khách hàng để có được sự hướng dẫn cần thiết; Tìm hiểu về khách hàng; Tìm hiểu thời gian, địa điểm kiểm
kê,…
Giai đoạn thực hiện kiểm kê:
49 mặt và các chứng khoán, ấn chỉ có giá trị như tiền: nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm
quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khốn đó. Riêng đối với kiểm kê hiện vật, cần tiến hành theo một trình tự định trước để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc
thiếu sót. Ngồi việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất.
KTV thường gặp khó khăn khi xác định chất lượng, tình trạng và giá trị
của các loại tài sản đặc biệt như: linh kiện điện tử, tác phẩm nghệ thuật hay
kim phí, đá quý,…Do vậy cần tìm hiểu trước lĩnh vực kinh doanh của khách hàng để tránh gặp khó khăn khi chứng kiến kiểm kê bằng cách tham khảo ý
kiến chuyên gia.
Giai đoạn kết thúc kiểm kê
Kết quả kiểm kê được phản ánh trên các biên bản, có chữ ký của KTV thực hiện kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu kiểm kê quy
định.
Tập hợp các tài liệu đã thu thập được tại khách hàng, đánh giá sơ bộ về công tác kiểm kê, phương pháp ước tính.
Hồn thiện giấy làm việc về kiểm kê, tổng hợp lại những vấn đề chú ý trong q trình kiểm kê.
Thơng báo với người phụ trách kết quả chứng kiến kiểm kê và các vấn
đề nhận thấy trong quá trình kiểm kê.
3.3.2.2. Minh họa
Với kỹ thuật kiểm tra vật chất người viết lựa chọn minh họa với khoản mục Hàng tồn kho. Đây là khoản mục có số lượng các nghiệp vụ phát sinh
lớn, được lặp đi lặp lại nhiều lần, được quản lý về cả giá trị và hiện vật, bên cạnh đó cịn được phân bổ ở nhiều kho, mục tiêu là đánh giá sự tồn tại và hiện hữu của hàng tồn kho trong đơn vị. Thời điểm cuối năm tài chính được đánh
50 giá là thời điểm thích hợp nhất để thực hiện kiểm kê đối với khoản mục này
được thể hiện trên kết quả khảo sát như sau:
Bảng 3.3. Mô tả kết quả khảo sát đối với kỹ thuật kiểm tra vật chất
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
Trước khi tiến hành chứng kiến kiểm kê, KTV cần thu thập danh mục
hàng tồn kho (khi doanh nghiệp chưa kiểm kê); Bảng kiểm kê của doanh nghiệp (khi doanh nghiệp đã kiểm kê trước); danh mục hàng tồn kho nhận giữ hộ; hàng tồn kho doanh nghiệp ký gửi; báo cáo xuất nhập tồng làm bằng chứng kiểm kê.
Khi kiểm kê, KTV lựa chọn tính trọng yếu để kiểm kê loại hàng nào
trước, loại hàng nào sau để thuận lợi cho q trình kiểm tốn. KTV không
kiểm hết 100% hàng tồn kho mà chỉ chọn mẫu một số mặt hàng nào đó căn cứ vào số lượng hoặc giá trị của chúng dựa vào công cụ chọn mẫu của Voyager và phần mềm IDEA. KTV cần lưu ý thực hiện xác nhận những tài sản mà đơn vị nhận giữ hộ cho đơn vị khác, các hàng tồn kho chưa sử dụng, hư hỏng,…
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho được trình bày tại Phụ lục 1