CHƯƠNG 2 : THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ
2. Quyết định quản trị
2.3. Phương pháp ra quyết định quản trị
2.3.1. Tổng quan về phương pháp ra quyết định a, Khái niệm
- Phương pháp ra quyết định được hiểu là các cách thức mà chủ thể quyết định dùng để thực hiện một, một số hoặc tất cả các bước của quá trình đề ra quyết định.
- Chủ thể quyết định: là cá nhân hoặc tập thể có trách nhiệm đưa ra quyết định quản trị. Đó là những nhà lãnh đạo, tập thể lãnh đạo hoặc đai diện hay toàn thể tổ chức.
b, Phân loại phương pháp ra quyết định quản trị
- Theo mức độ thơng tin: có thể dùng phương pháp ra quyết định trong điều kiện đủ thơng tin, ít hoặc rất ít thơng tin. Trường hợp đủ thơng tin, việc ra quyết định dựa vào các mơ hình thống kê và mơ hình tối ưu kết hợp với sử dụng cơng nghệ thơng tin. Trường hợp ít thơng tin có thể sử dụng kết hợp phương pháp
chuyên gia so sánh có hiệu quả. Trường hợp có rất ít thơng tin có thể sử dụng kết hợp hai phương pháp cây đồ thị (cây mục tiêu) và phương pháp ngoại cảm.
- Theo mức độ số lượng người tham gia vào quá trình ra quyết định, các phương pháp ra quyết định chia thành phương pháp tự ra quyết định và phương pháp ra quyết định tập thể.
c, Quy trình lựa chọn phương pháp
Để lựa chọn những phương pháp ra quyết định tốt nhất, chúng ta có thể thực hiện theo các bước trong quy trình sau:
- Bước 1: Xác định yêu cầu về việc sử dụng phương pháp ra quyết định - Bước 2: Xác định hoàn cảnh và các yếu tố ra quyết định
- Bước 3: Phân tích mặt mạnh, yếu của từng phương pháp khi áp dụng - Bước 4: Lựa chọn phương pháp ra quyết định hợp lý.
2.3.2. Phương pháp quyết định cá nhân a, Đặc điểm
Đây là phương pháp ra quyết định dựa trên cơ sở kiến thức, kinh nghiệm của cá nhân người quản trị. Theo phương pháp này, khi xuất hiện những nhiệm vụ (vấn đề) thuộc thẩm quyền của mình, nhà quản trị tự mình ra quyết định quản trị mà khơng cần có sự tham gia của thập thể hoặc các chuyên gia.
Phương pháp tự ra quyết định có hiệu quả trong điều kiện vấn đề cần quyết định không quá phức tạp, việc xác định vấn đề khơng khó khăn, các phương pháp giải quyết vấn đề rõ ràng và phân tích lựa chọn phương án đơn giản; đồng thời người ra quyết định có nhiều kiến thức, kinh nghiệm trong việc ra quyết định. Các quyết định thuộc loại này khơng địi hỏi có những tiêu chuẩn đánh giá phương án, thay vào đó, nhà quản trị dựa vào các thủ tục, quy tắc và chính sách để ra quyết định.
Thủ tục là một loạt những bước liên quan với nhau để xử lý những vấn đề thường xuyên xảy ra trong tổ chức. Ví dụ: thủ tục cho sinh viên nhập học, thủ tục đăng ký kinh doanh, thủ tục cấp phép xây dựng, quyết định phát bằng tốt nghiệp...
Các quy tắc là những chuẩn mực mà các thành viên trong tổ chức phải thi hành. Các quy tắc có thể là các quy phạm pháp luật, cũngg có thể là các thông lệ hoặc các quy định mà tập thể đã thống nhất.
Các chính sách là những phương châm, những chủ trương, những hướng dẫn chung cho việc xử lý các vấn đề xảy ra trong tổ chức. Chính sách khác quy tắc và
thủ tục ở chỗ chỉ có tính định hướng địi hỏi khi ra quyết định phải có sự linh hoạt sáng tạo.
Trong q trình tự ra quyết định, cá nhân các nhà quản trị có thể sử dụng kinh nghiệm hoặc phân tích theo mơ hình để ra quyết định. Mơ hình ra quyết định đơn giản là chỉ dựa vào các quy tắc và chính sách hướng dẫn việc ra quyết định. Các quyết định phức tạp thường phải dựa vào các mơ hình phức tạp hơn như ra quyết định trong điều kiện đạt nhiều mục tiêu, trong điều kiện khơng an tồn... thường cá nhân các nhà lãnh đạo ít có điều kiện sử dụng các mơ hình phức tạp trong quá trình đề ra quyết định do kiến thức về các mơ hình hoặc do thời gian cho phép, cũngg có thể do làm như vậy kém hiệu quả.
b, Quy trình ra quyết định cá nhân
Quá trình ra quyết định là một quá trình khoa học. Để ra một quyết định có hiệu quả, đóng đắn, nhà quản lý phải nắm vững quy trình ra quyết định gồm các bước sau:
* Bước 1: Xác định vấn đề ra quyết định
Ra quyết định thực chất là một quá trình tìm kiếm các phương án tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết vấn đề. Vấn đề được hiểu là một nhiệm vụ mà cá nhân hoặc tổ chức cần giải quyết bằng một quyết định, nếu không cá nhân hoặc tổ chức khó có thể phát triển được.
* Bước 2: Lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá
Muốn so sánh các phương án một cách khách quan để lựa chọn các phương án tốt nhất cần xác định tiêu chuẩn đánh giá các phương án. Tiêu chuẩn được biểu hiện bằng cách các chỉ tiêu số lượng và chất lượng phản ánh kết quả đạt mục tiêu của tổ chức hay kết quả mong muốn của việc giải quyết vấn đề quyết định. Để ra quyết định về lựa chọn cán bộ quản trị người ta thường căn cứ vào các tiêu chuẩn về năng lực và phẩm chất được lựa chọn; để ra quyết định về đầu tư thường căn cứ vào các tiêu chuẩn kinh tế, chính trị, xã hội và môi trường được xem xét.
Việc lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá hiệu qua có vị trí quan trọng song không đơn giản. Nếu tiêu chuẩn được xác định rõ thì việc đánh giá và lựa chọn quyết định sẽ gặp khó khăn, dễ dẫn đến tình trạng tùy tiện chủ quan. Các tiêu chuẩn quyết định cần đáp ứng yêu cầu sau: Phản ánh đóng góp của phương án vào việc thực hiện các mục tiêu quyết định. Mỗi vấn đề quyết định có thể đặt ra một hoặc
một số mục tiêu và tương ứng với nó là một hoặc một số tiêu chuẩn quyết định. Có thể tính tốn được các chỉ tiêu dùng làm tiêu chuẩn đánh giá quyết định. Khả năng cân, đo, đong, đếm các chỉ tiêu như là yêu cầu tối thiểu để lựa chọn các tiêu chuẩn phân tích các phương án quyết định. Tính khách quan, khoa học của quyết định phụ thuộc vào các tiêu chuẩn đánh giá. Bởi vậy khi đặt tiêu chuẩn cần chú ý đến những tiêu chuẩn cốt lõi, phản ảnh mục tiêu cơ bản cần đạt tới của quyết định.
* Bước 3: Dự kiến các phương án có thể giải quyết vấn đề
Một vấn đề quyết định có thể giải quyết bằng nhiều phương án khác nhau. Mỗi cách tạo ra một phương án quyết định, khả năng thiết lập các phương án quyết định cũngg quan trọng như việc lựa chọn chính xác một phương án trong số các phương án đã đề xuất. Cần tìm đến tất cả các phương án quyết định có thể có, ngay cả đối với những phương án mà mới nhìn tưởng chừng khơng thể thực hiện được. Một cơng ty cần ngay một số thiết bị để mở rộng sản xuất song do thua lỗ nhiều tiền cơng ty khơng cịn khả năng mua thiết bị đó và cũngg khơng thể vay tiền để đầu tư. Làm thế nào để thực hiện nhiệm vụ đầu tư này? Cần tìm phương án cho tình huống quyết định. Sau khi nghiên cứu, các nhà quản trị công ty phát hiện ra hai phương án. Thứ nhất, mua thiết bị mới của một nhà sản xuất đang gặp khó khăn trong khâu tiêu thụ. Họ đồng ý ký hợp đồng bán trả chậm một số thiết bị mà công ty đang cần. Thứ hai, mua thiết bị cũ của công ty vừa trang bị lại hệ thống thiết bị mới. Họ cũngg đồng ý phương thức trả chậm.
Trong quá trình nghiên cứu, tìm tịi các phương án quyết định, các nhà quản trị có thể dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của bản thân mình, cũngg có thể dựa vào ý kiến đề xuất của các chuyên gia và tập thể. Những đề xuất của tập thể, các chuyên gia có ý nghĩa quan trọng. Khi sử dụng ý kiến của chuyên gia và tập thể, các nhà quản trị cần kết hợp sử dụng phương pháp “động não”, phương pháp “nhóm danh nghĩa” và phương pháp Delphi.
Nếu số lượng phương án đề xuất q nhiều thì q trình phân tích và lựa chọn các phương án sẽ gặp khó khăn và rất tốn kém. Để thuận lợi cho việc phân tích và lựa chọn chỉ nên giữ lại một số phương án thiết thực. Tìm các phương án, phân tích để loại bớt các phương án khơng có tính khả thi, giữ lại các phương án thiết thực.
Đánh giá các phương án là xác định giá trị của phương án theo tiêu chuẩn hiệu quả. Đánh giá các phương án chính là chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của từng phương án. Việc đo lường hiệu quả của từng phương án cần được thực hiện theo cả hai hướng, phân tích định lượng và phân tích định tính. Đánh giá các phương án tạo cơ sở cho việc lựa chọn phương án để ra quyết định. Đánh giá đóng sẽ chọn được quyết định đóng và ngược lại. Nói một cách tổng quát, đánh giá các phương án chính là chỉ ra những uuw điểm và hạn chế của từng phương án. Bước này cịn được gọi là bước phân tích các phương án. Bước này có hai nhiệm vụ. Thứ nhất, xác định số đo hiệu quả của từng phương án. Thứ hai, loại các phương án không đánh giá. Phương án không đánh giá là phương án không đạt các tiêu chuẩn hiệu quả hoặc có những hạn chế mà tổ chức khơng thể khắc phục được.
* Bước 5: Lựa chọn phương án ra quyết định
Lựa chọn phương án ra quyết định là trong số phương án đánh giá cần phải lựa chọn ra một phương án thoản mãn cao nhất các tiêu chuẩn hiệu quả, đồng thời có thể khắc phục được những yếu tố hạn chế.
Dựa trên cơ sở kết quả phân tích, đánh giá để lựa chọn phương án tốt nhất. Việc lựa chọn phương án nên có sự tham gia của tập thể, của những chuyên gia có kinh nghiệm, thậm chí của cấp trên. Những ý kiến của họ có ý nghĩa rất quan trọng giúp cho người ra quyết định lựa chọn được phương án tốt nhất. Đặc biệt là những người có vai trị trong việc thực hiện các quyết định sắp ban hành.
* Bước 6: Ra quyết định
Sau khi lựa chọn được phương án quyết định, người quản trị sẽ ra quyết định quản trị.
2.3.3. Phương pháp ra quyết định tập thể a, Đặc điểm
Ra quyết định cá nhân có nhiều hạn chế, do đó các nhà quản trị thường dùng phương pháp ra những quyết định quan trọng, có ảnh hưởng lâu dài đến phát triển của tổ chức. Ra quyết định tập thể khơng có nghĩa chủ thể ra quyết định là tập thể, trách nhiệm về quyết định thuộc về tập thể. Ra quyết định tập thể được hiểu là phương pháp ra quyết định mà người lãnh đạo không chỉ dựa vào kiến thức, kinh nghiệm của cá nhân, mà còn dựa vào kiến thức, kinh nghiệm của tập thể để đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định đưa ra.
- Phương pháp ra quyết định tập thể có một số ưu điểm sau: + Đảm bảo tính dân chủ của tổ chức;
+ Thu hút được nhiều sáng kiến, ý tưởng của mọi người, có nhiều thơng tin và kiến thức hơn;
+ Đảm bảo cơ sở tâm lý – xã hội cho các quyết định.
- Phương pháp ra quyết định tập thể cũngg có một số hạn chế: + Tăng thời gian và chi phí;
+ Có thể bị áp đặt của một hoặc một số cá nhân; + Trách nhiệm không cao, không rõ ràng;
+ Thường đưa đến quyết định dung hòa.
b, Các kỹ thuật ra quyết định tập thể
- Kỹ thuật động não: Trong một cuộc họp thảo luận có nhiều người tham gia, chủ tọa phát biểu một cách rõ ràng sao cho vấn đề sao cho tất cả mọi ng đều hiểu, tất cả thành viên tự do nêu ý kiến trong khoảng thời gian ấn định trước. Khơng được phê bình các ý kiến của nhau. Các ý kiến được ghi lại và phân tích sau.
- Kỹ thuật nhóm danh nghĩa: một số chuyên gia hoặc một số nhà chuyên môn giái được mời tham gia vào việc ra quyết định. Vấn đề cần thảo luận được nêu ra trước khi họp để các thành viên tham dự chuẩn bị trước những ý kiến của mình.
Kỹ thuật này được mơ tả như sau:
+ Các thành viên được mời đến địa điểm họp với những ý kiến đã chuẩn bị sẵn về vấn đề được hỏi;
+ Chủ tọa nêu vấn đề thảo luận;
+ Mỗi người lần lượt trình bày ý kiến của mình, cho đến khi cả nhóm trình bày xong;
+ Tập thể thảo luận, đánh giá ý kiến của từng thành viên;
+ Các thành viên cho điểm đánh giá ý kiến của từng người một cách độc lập bằng cách bỏ phiếu kin hoặc đánh giá thứ tự các ý kiến theo mức độ đóng đắn.
+ Kết luận cuối cùng sẽ thuộc về ý kiến có điểm hoặc thứ tự bậc cao nhất. - Kỹ thuật Delphi: là kỹ thuật ra quyết định theo nhóm khi các thành viên khơng được triệu tập tới một cuộc họp. Đây là kỹ thuật phức tạp và tốn thời gian. Kỹ thuật Delphi giống với kỹ thuật nhóm danh nghĩa chỉ khác là các thành viên không ngồi trực tiếp với nhau. Kỹ thuật này bao gồm các bước sau:
+ Mỗi thành viên được phát một bảng kê câu hỏi và yêu cầu trả lời trên những mẫu in sẵn;
+ Các ý kiến trả lời được thu lại, ghi lại và in ra một bảng tổng hợp tất cả các ý kiến của các chuyên gia;
+ Phát lại bảng tổng hợp cho các thành viên và đề nghị cho ý kiến một lần nữa;
+ Thu lại các câu trả lời lần hai và in ra một bảng tổng hợp mới;
+ Tiếp tục gửi lại cho các thành viên để lấy ý kiến cho đến khi có sự thống nhất của tất cả các thành viên.
Phương pháp ra quyết định tập thể thường được sử dụng trong điều kiện thiếu thông tin, nhà quản trị không đủ cơ sở để đưa ra quyết định.