CHƯƠNG 4 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
4. Phân quyền và ủy quyền
4.1. Phân quyền
Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mơ và trình độ phát triển nhất định làm cho một người không thể đảm được được mọi công việc quản trị.
Mức độ phân quyền càng lớn khi:
- Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản trị thấp hơn càng lớn - Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp càng quan trọng. Ví dụ, khoản chi tiêu mà những người đứng đầu các bộ phận được phê duyệt không cần sự thơng qua của cấp trên càng lớn, thì mức độ phân quyền càng lớn.
- Phạm vi tác động bởi các quyết định được ra ở các cấp dưới càng lớn. Một cơng ty chỉ cho phép các xí nghiệp trực thuộc ra quyết định tác nghiệp về sản xuất, sẽ có mức độ phân quyền thấp hơn so với công ty cho phép các phân hệ tương tự ra cả các quyết định về nhân sự và tài chính.
- Một người quản trị càng được độc lập trong kiểm tra quá trình quyết định. Sự phân quyền càng nhỏ khi người quản trị phải thơng báo về quyết định của mình với cấp trên và càng nhỏ hơn nữa khi còn phải tham khảo ý kiến cấp trên.
4.2. Ủy quyền
Ủy quyền là việc trao cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định. Doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu cần phải thực hiện sự ủy quyền.
Khơng thể có người nào đó trong doanh nghiệp có thể làm được tất cả mọi công việc để hồn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Vì vậy cũngg khơng có một người nào đó giữ tồn bộ việc ra quyết định
Tồn bộ q trình giao phó quyền hạn bao gồm: - Xác định các kết quả mong muốn
- Giao nhiệm vụ
- Giao phó quyền hạn để hồn thành các quyền hạn đó
- Yêu cầu người thực hiện ủy quyền phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ.
Trong thực tế không thể tách rời các giai đoạn này vì việc mong muốn một người hồn thành nhiệm vụ mà không giao quyền thực hiện chúng là vô nghĩa, cũngg như giao quyền mà khơng biết kết quả cuối cùng là gì thì nó sẽ bị lợi dụng.
Cần làm rõ sự ủy quyền. Việc ủy quyền có thể cụ thể hay tổng quát, bằng văn bản hay bằng miệng. Thông thường việc ủy quyền bằng văn bản cụ thể là đặc biệt có ích với người được ủy quyền lẫn người ủy quyền.