CHƯƠNG 4 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
3. Các mơ hình cơ cấu tổ chức
3.1. Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
Đây là loại cơ cấu tổ chức quản trị đơn giản nhất. Cơ cấu này bao gồm có một cấp trên và các cấp dưới. Tồn bộ cơng việc quản trị được giải quyết theo một kênh hệ đường thẳng (trực tuyến). Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến thường được áp dụng ở các xí nghiệp nhỏ, các hợp tác xã thiểu thủ cơng nghiệp, các đội sản xuất.
Đặc điểm của cơ cấu này là người lãnh đạo một đơn vị thực hiện tất cả các chức năng quản trị (kỹ thuật, kinh tế, tài chính, cung ứng, tiêu thụ...). Khối lượng cơng việc của các chức năng này không lớn nên người lãnh đạo đơn vị có thể làm được. Người lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả đạt được trong đơn vị mình. Kiểu cơ cấu này thuận tiện cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng và rất có hiệu quả khi phạm vi giải quyết những vấn đề không lớn, bản thân các vấn đề đơn giản và có thể giải quyết ở cấp lãnh đạo gần nhất. Người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người lãnh đạo cấp trên trực tiếp.
Nhược điểm của hệ thống này là: người lãnh đạo đơn vị phải có kiến thức tồn diện thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
Trong đó:
A: Trưởng đơn vị
Bi: Các người lãnh đạo cấp trung gian Ci: Các người lãnh đạo cấp thấp nhất
Trong thực tế, người lãnh đạo đơn vị có thể nhận được sự giúp đỡ của những người trợ lý, cố vấn tham mưu. Ví dụ, cố vấn kỹ thuật, cố vấn pháp luật...
3.2. Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng
Khi khối lượng công việc quản trị trở nên rất lớn, các nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo chức năng quản trị. Mỗi đơn vị chun mơn hóa một chức năng: kế hoạch, tổ chức, kỹ thuật, tài chính lao động, tiền lương...
Cơ cấu này có ưu điểm là mỗi cơng việc có thể giao cho những chuyên gia giái, có khả năng làm tốt cơng việc đó. Trong kiểu cơ cấu này những người phụ trách các cơ quan chức năng có quyền trực tiếp ra mệnh lệnh cho các đơn vị sản xuất. Những người thừa hành được nhận mệnh lệnh từ nhiều nguồn do đó có thể nảy sinh mâu thuẫn gây nhiều khó khăn trở ngại và làm thiệt hai cho sản xuất.
A
B2
B1 B3
Trong đó:
A: Trưởng đơn vị
Xi: Các cơ quan chức năng
Bi: Các người lãnh đạo cấp trung gian Ci: Các người lãnh đạo cấp thấp nhất
3.3. Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng
Để khắc phục những nhược điểm và phát huy ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, người ta đã xây dựng cơ cấu trực tuyến – chức năng. Theo cơ cấu này, các cơ quan chức năng khơng có quyền ra lệnh trực tiếp cho những đơn vị sản xuất. Các bộ phận chức năng chỉ tham gia tư vấn, giúp thủ trưởng chuẩn bị quyết định, tìm ra những giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Các quyết định nay được đưa xuống các đơn vị sản xuất thơng qua người lãnh đạo. Có nghĩa là quyền quyết định những vấn đề ấy thuộc về người thủ trưởng và các đơn vị sản xuất chỉ nhận mệnh lệnh từ một người.
A
X1 X2 X3 X4 X5
B1 B2 B3
Trong đó:
A: Trưởng đơn vị
Xi: Các cơ quan chức năng
Bi: Các người lãnh đạo cấp trung gian Ci: Các người lãnh đạo cấp thấp nhất
3.4. Cơ cấu tổ chức theo ma trận
Mơ hình này là sự kết hợp của hai hay nhiều mơ hình tổ chức khác nhau. Ví dụ, mơ hình tổ chức theo chức năng kết hợp với mơ hình tổ chức theo sản phẩm. Ở đây, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.
- Ưu điểm của cơ cấu tổ chức kiểu ma trận: Định hướng theo kết quả cuối cùng; Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia; Tạo ra các
A
X1 X2 X3 X4 X5
B1 B2 B3
nhà quản trị có thể thích ứng với các lĩnh vực quản trị khác nhau; Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu; Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau; Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động; Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng, ít tốn kém; Sử dụng nhân lực có hiệu quả.
- Nhược điểm của cơ cấu tổ chức kiểu ma trận: Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức, dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận; Cơ cấu này địi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn; Phạm vi ứng dụng cịn hạn chế vì địi hỏi một trình độ nhất định; Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lặp nhau tạo ra các xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các cá nhân và đơn vị.