Sơ đồ cấp 3– Nhận thanh toán từ khách hàng (lần 2) và đại lý

Hình 2-40. Sơ đồ DFD cấp 3 – Nhận thanh toán từ khách hàng (lần 2) và đại lý.

Bảng 2-50. Danh sách các tác nhân của sơ đồ cấp 3 – Nhận thanh toán từ khách hàng (lần 2) và đại lý.

Tác nhân Mô tả

Đại lý Các cá nhân, đơn vị phân phối sản phẩm tour của Fiditour. Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour.

Bảng 2-51. Danh sách các ô xử lý của sơ đồ cấp 3 – Nhận thanh tốn từ khách hàng (lần 2) và đại lý.

Ơ xử lý Mơ tả

Xử lý thanh tốn Xem xét tính hợp lệ của giao dịch thanh tốn và lưu thơng tin giao dịch đó. Tạo phiếu thu Tạo phiếu thu.

khách hàng

Bảng 2-5215. Danh sách các kho dữ liệu của sơ đồ cấp 3 – Nhận thanh toán từ khách hàng (lần 2) và đại lý.

Kho dữ liệu Mô tả

Ghi nợ khách hàng Nơi lưu trữ ghi nợ khách hàng.

Công nợ Nơi lưu trữ công nợ của nhà cung cấp, đại lý. Phiếu thu chi Nơi lưu trữ phiếu thu, chi.

Bảng 2-53. Danh sách các dòng dữ liệu của sơ đồ cấp 3 – Nhận thanh tốn từ khách hàng (lần 2) và đại lý.

Dịng dữ liệu Mơ tả

Thanh tốn tiền nợ Khách hàng thanh tốn tiền nợ cho dịch vụ tour đã đặt. Thông tin nợ Thông tin nợ của khách hàng từ kho dữ liệu.

Phiếu thu Phiếu thu.

Thông tin phiếu thu Thông tin để tạo phiếu thu. Cập nhật công nợ Số dư công nợ thay đổi. Cập nhật nợ khách hàng Số dư nợ thay đổi. Thông báo đã nhận thanh

tốn Thơng báo đã nhận thanh tốn thành cơng từ khách hàng, đại lý.

III.11.Sơ đồ cấp 3 – Hồn tiền khách hàng

Hình 2-41. Sơ đồ DFD cấp 3 – Hồn tiền khách hàng.

Tác nhân Mơ tả

Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour.

Bảng 2-55. Danh sách các ô xử lý của sơ đồ cấp 3 – Hồn tiền khách hàng.

Ơ xử lý Mơ tả

Tính số tiền hồn Tính tốn số tiền hồn lại cho khách hàng. Hoàn tiền khách hàng Thực hiện hoàn tiền lại cho khách hàng. Tạo phiếu chi Tạo phiếu chi cho việc hoàn tiền khách hàng. Thơng báo đã hồn tiền Thơng báo đã hồn tiền thành cơng đến khách hàng.

Bảng 2-56. Danh sách các kho dữ liệu của sơ đồ cấp 3 – Hồn tiền khách hàng.

Kho dữ liệu Mơ tả

Phiếu hủy tour Nơi lưu trữ phiếu hủy tour. Phiếu thu chi Nơi lưu trữ phiếu thu, chi.

Bảng 2-167. Danh sách các dòng dữ liệu của sơ đồ cấp 3 – Hồn tiền khách hàng.

Dịng dữ liệu Mơ tả

Chi phí hủy Thơng tin chi phí hủy tour.

Số tiền đã đóng Số tiền đã thanh tốn cho tour đã đặt. Số tiền hồn Số tiền hồn lại cho khách hàng. Thông tin nhận hồn Thơng tin để tạo phiếu thu.

Thông tin giao dịch Thông tin chi tiết về giao dịch hồn tiền cho khách hàng. Phiếu chi Thơng tin về phiếu chi cho việc hoàn tiền khách hàng. Thơng báo đã nhận hồn

tiền Thơng báo đã nhận hồn tiền thành cơng.

IV. Thành phần Xử lý

IV.1. Quy trình tạo và chỉnh sửa tour.

Bảng 2-5817. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình tạo và chỉnh sửa tour.

Tác nhân / Bộ phận Mơ tả

Phịng hệ thống phân

phối Giúp phân phối tour và tư vấn cho khách hàng. Phịng tiếp thị Giúp quảng bá tour.

Phịng điều hành Có nhiệm vụ nhập thơng tin tour, tạo tour và chỉnh sửa tour. Phòng du lịch Lên kế hoạch cho tour du lịch.

Xử lý Mô tả

Thông báo kế hoạch

phát triển kinh doanh Thông báo kế hoạch phát triển kinh doanh cho phòng giao dịch. Nhận kế hoạch phát

triển kinh doanh Nhận kế hoạch phát triển kinh doanh từ phòng điều hành. Nhận thông tin tour Nhận thông tin tour vào hệ thống.

Tạo tour mới Tạo tour mới từ thông tin loại tour và thông tin địa điểm. Chỉnh sửa tour Chỉnh sửa tour khi có yêu cầu.

Bán và tư vấn cho

khách hàng Bán và tư vấn cho khách hàng. Quảng bá tour Quảng bá, quảng cáo tour.

Bảng 2-59. Danh sách các kho dữ liệu - Quy trình tạo và chỉnh sửa tour.

Kho dữ liệu Mô tả

Tour Lưu trữ thông tin tour. Loại tour Lưu trữ thông tin loại tour. Địa điểm Lưu trữ thông tin địa điểm.

Hình 2-42. Sơ đồ BPM – Tạo và chỉnh sửa tour.

Step Mơ tả

1 Phịng điều hành thơng báo kế hoạch phát triển kinh doanh cho phịng du lịch.

2 Phòng du lịch nhận kế hoạch phát triển kinh doanh và lập kế hoạch cho tour gửi chophòng điều hành. 3 Phịng điều hành tiến hành nhập thơng tin tour lên hệ thống theo như kế hoạch đã đặt ra. 4 Phòng điều hành thực hiện tạo tour mới rồi gửi thơng tin tour cho phịng hệ thống phânphối để bán, tư vấn tour. Đồng thời gửi thơng tin tour đến phịng tiếp thị để quảng bá cho

tour.

IV.2.QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẠI LÝ

Bảng 2-6019. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý đại lý.

Tác nhân / Bộ phận Mơ tả

Phịng hệ thống phân

phối Giúp phân phối tour và tư vấn cho khách hàng.

Phòng giao dịch Giúp thông báo kết quả đăng ký đại lý và gửi hợp đồng cho đại lý. Đại lý Là cá nhân/ tổ chức làm đại lý cho Fiditour.

Bảng 2-6120. Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý đại lý.

Xử lý Mô tả

Nộp hồ sơ đăng ký đại

lý Đại lý nộp hồ sơ đăng ký đại lý cho Fiditour. Nhận đăng ký đại lý Phòng hệ thống phân phối nhận đăng ký. Duyệt hồ sơ đăng ký

đại lý Duyệt hồ sơ đăng ký đại lý xem có hợp lệ, đáp ứng đủ tiêu chí haykhơng. Tạo hồ sơ đăng ký đại

lý Tạo hồ sơ đăng ký đại lý. Tạo hợp đồng đăng ký

đại lý Tạo hợp đồng đại lý sau khi đăng ký thành công. Thông báo kết quả

đăng ký đại lý Thông báo kết quả đăng ký đại lý cho bên đại lý. Nhận kết quả Đại lý nhận kết quả.

Nhận hợp đồng Đại lý nhận hợp đồng.

Gửi hợp đồng Phòng giao dịch gửi hợp đồng cho đại lý.

Bảng 2-6221. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình quản lý đại lý.

Kho dữ liệu Mô tả

Hợp đồng Lưu trữ thông tin hợp đồng đại lý. Đại lý Lưu trữ thơng tin đại lý.

Hình 2-43. Sơ đồ BPM – Quản lý đại lý.

Step Mô tả

1 Đại lý nộp hồ sơ đăng ký đại lý cho Fiditour

2 Phòng hệ thống phân phối sẽ tiếp nhận đăng ký đại lý và lưu vào kho dữ liệu

3 Phòng hệ thống phân phối sẽ tiến hành duyệt hồ sơ đăng ký đại lý để xem hồ sơ có hợp lệhay không. 4 Kết quả đăng ký đại lý sẽ được chuyển qua cho phịng giao dịch. Sau đó phịng giao dịchtiến hành gửi kết quả đăng ký qua cho đại lý 5 Phòng hệ thống phân phối tạo hợp đồng đại lý đối với những hồ sơ đăng ký đại lý thànhcông, tiến hành lưu hợp đồng và gửi hợp cho bên đại lý 6 Đại lý nhận hợp đồng đại lý

Step Mô tả

8 Đại lý nhận kế hoạch tour và chiết khấu

IV.3.Quy trình đặt dịch vụ

Bảng 2-6322. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình đặt dịch vụ.

Tác nhân / Bộ phận Mơ tả

Phịng điều hành Có nhiệm vụ tổng hợp dịch vụ và đặt dịch vụ.

Nhà cung cấp Là cá nhân hay tổ chức cung cấp các dịch vụ như: nhà hàng, khách sạn và các dịch vụ tiện ích khác cho Fiditour.

Bảng 2-623. Danh sách các xử lý – Quy trình đặt dịch vụ.

Xử lý Mơ tả

Tạo lịch trình Tạo lịch trình từ từ thơng tin tour, dịch vụ. Tổng hợp dịch vụ Tổng hợp thông tin phiếu đặt tour, khách hàng. Đặt dịch vụ Gửi phiếu đặt dịch vụ qua nhà cung cấp. Nhận hóa đơn Nhận hóa đơn dịch vụ từ nhà cung cấp. Lưu hóa đơn Lưu hóa đơn vào kho.

Gửi lại hóa đơn Hóa đơn được Nhà cung cấp gửi lại cho Phòng điều hành. Nhận phiếu đặt Phiếu đặt được Nhà cung cấp nhận từ Phịng điều hành.

Tạo hóa đơn Hóa đơn được Nhà cung cấp tạo khi các dịch vụ được sử dụng. Gửi hóa đơn Nhà cung cấp gửi hóa đơn hồn chỉnh về cho Phòng điều hành.

Bảng 2-6524. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình đặt dịch vụ.

Kho dữ liệu Mô tả

Nhà cung cấp Nơi lưu trữ thông tin nhà cung cấp. Vé máy bay Nơi lưu trữ vé máy bay khách hàng. Phiếu đặt dịch vụ Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.

Hóa đơn NCC Nơi lưu trữ hóa đơn NCC Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.

Hình 2-44. Sơ đồ BPM – Đặt dịch vụ.

Step Mơ tả

1 Phịng điều hành sẽ tiến hành tổng hợp dịch vụ từ chi tiết khách hàng đi của phiếu đặt tourvà thông tin dịch vụ của nhà cung cấp. 2 Phòng điều hành lập báo cáo tổng hợp các dịch vụ trên và tiến hành đặt dịch vụ từ Nhàcung cấp và vé máy bay (Nếu có).

Các dịch vụ đã đặt thành cơng thì sẽ tiến hành tạo lịch trình.

3 Phịng điều hành gửi phiếu đặt tour tới Nhà cung cấp, Nhà cung cấp nhận phiếu đặt tour. 4 Nhà cung cấp nhận phiếu đặt từ Phòng điều hành.

5 Sau khi các dịch vụ đặt được sử dụng, Nhà cung cấp tạo hóa đơn về các dịch vụ đã sửdụng. 6 Hóa đơn được Nhà cung cấp gửi về cho Phòng điều hành.

7 Phòng điều hành nhận hóa đơn.

8 Phịng điều hành xác nhận hóa đơn. Nếu hóa đơn chính xác thì lưu hóa đơn vào kho hóađơn NCC. 9 Hóa đơn bị sai sót, phịng điều hành sẽ gửi lại cho Nhà cung cấp.

IV.4.Quy trình tạo lịch trình

Bảng 2-6625. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình tạo lịch trình.

Tác nhân / Bộ phận Mơ tả

Phịng điều hành Có quyền tạo, chỉnh sửa tour và tạo lịch trình tour.

Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour. Hệ thống Tự động cập nhật thông tin.

Hướng dẫn viên Là người hướng dẫn tour.

Bảng 2-267. Danh sách các xử lý – Quy trình tạo lịch trình.

Xử lý Mơ tả

Tạo lịch trình Tạo lịch trình từ từ thơng tin tour, dịch vụ. Xử lý dịch vụ từng

khách hàng Chi tiết hóa các dịch vụ khách hàng sẽ sử dụng. Thơng báo lịch trình

đến khách hàng Thơng báo với nội dung chi tiết về tour sẽ đi. Phân công nhân sự Phân công hướng dẫn viên nhận tour.

Thông báo phân công Thông báo với nội dung phân công cho hướng dẫn viên. Cập nhật thơng tin

HDV vào lịch trình Cập nhật thông tin HDV đồng ý với bảng phản công vào lịch trình tour. Nhận thơng báo phân

cơng Hướng dẫn viên nhận thơng báo phân cơng từ Phịng điều hành.

Gửi email Hướng dẫn viện gửi email phản hồi về việc không chấp thuận bản phân cơng của Phịng điều hành.

Nhận thơng báo Khách hàng nhận thơng báo lịch trình từ Phịng điều hành.

Bảng 2-6827. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình tạo lịch trình.

Kho dữ liệu Mơ tả

Phương tiện Nơi lưu trữ thông tin phương tiện. Vé máy bay Nơi lưu trữ vé máy bay khách hàng. Phiếu đặt dịch vụ Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.

Tour Nơi lưu trữ thông tin tour. Địa điểm Nơi lưu trữ thông tin địa điểm. Lịch trình Nơi lưu trữ lịch trình tour.

Hướng dẫn viên Nơi lưu trữ thông tin hướng dẫn viên. Phân công Nơi lưu trữ phân công nhân sự. Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.

Hình 2-45. Sơ đồ BPM – Tạo lịch trình.

Step Mơ tả

1 Phịng điều hành lấy các thơng tin như dịch vụ cần đặt từ Phiếu đặt tour, thông tin tour,thông tin địa điểm để tiến hành tạo lịch trình. Và lịch trình tour sẽ được lưu vào kho lịch trình.

2 Phịng điều hành tiến hành xử lý dịch vụ từng khách hàng như thông tin phương tiện,thông tin vé máy bay. 3 Phòng điều hành tiếp tục tiến hành phân công nhân sự cho các hướng dẫn viên.

4 Sau khi phân cơng nhân sự xong, Phịng điều hành sẽ gửi thông báo phân công tới hướngdẫn viên. 5 Hướng dẫn viên nhận được thông báo phân công, sẽ xác nhận thông báo.

6 Nếu Hướng dẫn viên đồng ý, hệ thống sẽ cập nhật thơng tin HDV vào lịch trình và lưuvào kho phân công. 7 Nếu Hướng dẫn viên từ chối, Hướng dẫn viên sẽ gửi mail về cho Phòng điều hành. Phịngđiều hành tiến hành phân cơng lại. 8 Phịng điều hành sẽ thơng báo lịch trình đến khách hàng khi xử lý xong các dịch vụ củatừng khách hàng trong tour và phân công được hướng dẫn viên cho tour. 9 Khách hàng sẽ nhận thơng báo lịch trình từ Phịng điều hành.

IV.5.Quy trình kế tốn hạch tốn

IV.5.1. Quy trình kế tốn đối với đại lý

Bảng 2-6928. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình kế tốn đối với đại lý.

Tác nhân / Bộ phận Mô tả

Đại lý Là đại lý của Fiditour thực hiện thanh toán tiền tour.

Phịng kế tốn Thực hiện các cơng việc về kế tốn như tạo phiếu chi, phiếu thu, cập nhật công nợ…

Bảng 2-70. Danh sách các xử lý – Quy trình kế tốn đối với đại lý.

Xử lý Mơ tả

Tổng hợp phiếu đặt

tour Phịng Kế tốn tổng hợp báo cáo các phiếu đặt tour theo từng tour của từng đại lý. Tạo công nợ Phịng Kế tốn tạo cơng nợ của đại lý từ các phiếu đặt tour được khách

hàng đặt qua đại lý.

Thanh toán tiền tour Đại lý thanh toán tiền tour trong thời gian được quy định trong hợp đồng đại lý.

Tạo phiếu thu Nhận thơng tin thanh tốn và tạo phiếu thu. Cập nhật cơng nợ Hệ thống tự động cập nhật số dư trong cơng nợ. Tính chiết khấu Phịng Kế tốn tính chiết khấu cho đại lý. Thanh toán chiết

khấu Thanh tốn chiết khấu trong kỳ cho đại lý. Gửi thơng tin thanh

tốn Gửi thơng tin thanh toán cho đại lý. Nhận thanh toán Đại lý nhận thanh toán.

Tạo phiếu chi Tạo phiếu chi.

Bảng 2-71. Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình kế tốn đối với đại lý.

Kho dữ liệu Mô tả

Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour. Phiếu thu Nơi lưu trữ phiếu thu. Công nợ Nơi lưu trữ công nợ. Phiếu chi Nơi lưu trữ phiếu chi.

Hình 2-46. Sơ đồ BPM – Kế tốn đối với đại lý.

Step Mơ tả

1 Phịng Kế tốn tổng hợp báo cáo các phiếu đặt tour theo từng tour của từng đại lý. 2 Phịng Kế tốn tạo công nợ của đại lý từ các phiếu đặt tour được khách hàng đặt qua đại

lý.

3 Đại lý thanh toán tiền tour trong thời gian được quy định trong hợp đồng đại lý. 4 Nhận thơng tin thanh tốn và tạo phiếu thu.

Step Mô tả

5 Hệ thống tự động cập nhật số dư trong cơng nợ. 6 Phịng Kế tốn tính chiết khấu cho đại lý. 7 Thanh toán chiết khấu cho đại lý theo tour. 8 Gửi thơng tin thanh tốn cho đại lý.

9 Đại lý nhận thanh tốn. 10 Tạo phiếu chi.

IV.5.2. Quy trình kế tốn đối với khách hàng

Bảng 2-72. Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình kế tốn đối với khách hàng.