4 .Tìm kiếm
6. Tự động cập nhật:
vào mục “Trợ giúp” trong giao diện phần mềm, chọn “Tự động cập nhật”, nếu có phiên bản mới phần mềm kế tốn sẽ hiện ra thơng báo sau:
Các bạn nhận “ ” phần mềm sẽ hiện ra một hộp thoại cập nhật, NSD chỉ cần nhấn vào nút “ ” và đợi phần mềm cập nhật phiên bản mới, sau khi cập
nhật xong phần mềm sẽ có thơng báo “Cập nhật phiên bản mới thành cơng”. Các bạn mở lại phần mềm và nâng cấp dữ liệu lên phiên bản mới.
- Lưu ý: Các bạn nên sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện cập nhật phần mềm.
7. Khóa sổ kỳ kế tốn: Chức năng này cho phép NSD khóa lại các nghiệp vụ đã nhập
liệu vào phần mềm trước ngày thực hiện lệnh khóa. Để khóa sổ các bạn nhập thời gian khóa sổ vào dịng “Ngày khóa sổ mới”.
- Ví dụ: Ngày khóa sổ mới là ngày 31/12/2014 thì tất cả các nghiệp vụ hạch toán trước
ngày 31/12/2014 để sẽ không thế ch ỉnh sửa lại được.
Để chỉnh sửa các nghiệp vụ đã bị khóa sổ, các bạn phải vào lại mục Hệ thống / Khóa
sổ kỳ kế tốn và nhập ngày khóa sổ mới là thời điểm trước ngày phát sinh của nghiệp vụ
mềm đã khóa sổ. Để bỏ khóa sổ kỳ kế tốn, NSD vào “Hệ thống” chọn “Khóa sổ kỳ kế tốn” nhập vào dịng ngày khóa sổ mới là thời điểm trước ngày 24/04/2014 sau đó nhấn đồng ý. Như vậy thì người sử dụng sẽ chỉnh sửa lại được các nghiệp vụ đã phát sinh trước đó.
Chương 3: Khai báo danh mục và nhập số dư ban đầu
1. Khai báo danh mục
1. Khai báo Khách hàng, Nhà cung cấp
Chọn khai báo\ Khách hàng, nhà cung cấp\ Thêm :
Điền các thông tin bắt buộc trong mục * và các thông tin bổ sung để làm rõ đối tượng. Sau khi xong phần khai báo, chọn “ Cất và đóng” để hồn thành khai báo hoặc “ Cất và Thêm” để tiếp tục.
* Lưu ý: Các mã đối tượng do kế toán tự đặt sao cho tiện trong việc quản lý các đối tượng đó.
2. Khai báo Phịng ban
Khai báo này nhằm mục đích theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh cho từng phịng ban trong cơng ty. Để Thêm mới kế tốn thực hiện như cách trên, Khai báo/ Phịng ban/
Điền thơng tin từng phịng rồi “Cất”.
3. Khai báo nhân viên
Khai báo này dùng cho việc quản lý hoạt động của nhân viên từng phịng ban trong cơng ty. Thêm mới đối tượng nhân viên rồi làm như hình dưới đây:
Điền thơng tin nhân viên vào mục khai báo.
4. Khai báo Kho
Khai báo Kho giúp cho kế tốn biết được tình hình số lượng hàng hóa thuộc kho nào, số lượng tồn trong mỗi kho là bao nhiêu
Để tạo ra các Kho trên phần mềm, kế toán làm theo hướng dẫn
5. Khai báo vật tư, hàng hóa
Dùng cho việc quản lý chi tiết từng loại vật tư hàng hóa trong doanh nghiệp.Để tiến hành khai báo mới ta làm như sau:
2.5.1 Khai báo Loại vật tư, hàng hóa; Dùng cho mơ hình quản lý nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau, mỗi một chủng loại gồm các mặt hàng hóa, vật tư. Để Thêm mới loại vật tư hàng hóa , trong mục khai báo vật tư hàng hóa phần tên loại VTHH bấm chuột phải vào chữ “ tất cả” và làm như hình dưới
Khai báo tên loại xong rồi “ Cất”. 2.5.2 Khai báo vật tư, hàng hóa
Sau khi khai báo Loại vật tư, hàng hóa để tiếp tục tiến hành khai báo vật tư, hàng hóa thuộc từng loại VT, HH khác nhau thì kế tốn làm như sau. Chọn Thêm mới và điền các thơng tin về vật tư hàng hóa cần khai báo, trong mục “ loại VT HH” chọn đến loại mà VTHH
đó thuộc, nếu VTHH đó có sử dụng Thêm một đơn vị tính khác nữa thì khai vào đơn vị chuyển đổi và khai báo tỷ lệ chuyển đổi giữa đơn vị tính đó so với đơn vị tính ban đầu. Hồn thành khai báo xong chọn Cất.
Trường hợp hàng hóa là dịch vụ thì khi khai báo cho dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp, kế toán khai báo tương tự như phần trên nhưng sửa lại trong phần “ ”
của VTHH chọn lại là “ ” sau đó “ ” như bình thường.
6. Khai báo Cơng cụ dụng cụ
Dùng cho việc sử dụng, quản lý cơng cụ dụng cụ của các phịng ban trong công ty Tiến hành khai báo mới trong mục Khai báo làm như sau:
Khai báo xong chọn Cất.
7. Khai báo Tài sản cố định
Dùng cho quản lý tài sản của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Để tiến hành khai báo, kế toán chọn Thêm mới, chọn tài sản cố định đó thuộc loại nào, như hình dưới
Khai báo xong phần “thơng tin chung”, kế tốn chuyển sang mục “Tính khấu hao” Điền thơng tin như hướng dẫn
Ở ơ “Ngày tháng” đối với TSCĐ hình thành từ các năm trước thì khai báo đầy đủ thơng tin ở các dịng từ ngày mua đến ngày tính khấu hao. Đối với TSCĐ hình thành trong năm tài chính hiện tại thì kế tốn điền thơng tin ở ơ ngày tháng bỏ qua dịng “ ngày ghi tăng”.
Các ô khác làm như hình vẽ, về thời gian sử dụng sẽ quy đổi từ năm ra số tháng. Kế toán cần lưu ý khi khai báo tài sản cố định này, tránh nhầm lẫn.
8. Khai báo tài khoản ngân hàng
Dùng cho việc theo dõi số tiền hiện có của doanh nghiệp trong từng tài khoản ngân hàng.
Tiến hành Thêm mới và điền đầy đủ thơng tin như hình dưới
9. Khai báo Mã thống kê
Mã thống kê dùng cho việc theo dõi tình hình Lãi/ lỗ của từng lơ hàng, hoặc từng đối tượng mà kế tốn muốn theo dõi Lãi/ Lỗ theo đối tượng đó. Hoặc có thể theo dõi các chi phí sản xuất theo từng đối tượng cần thống kê.
Để Thêm mới, kế toán làm như sau
Khai báo như hình trên và Cất để hồn thành.
10. Khai báo mẫu số hóa đơn
Dùng cho việc khai báo hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng đang sử dụng tại doanh nghiệp, dễ dàng cho việc quản lý thuế GTGT đầu ra trong tháng. Khai báo như hình dưới:
Cất để hồn thành khai báo. Khi hồn thành khai báo mẫu số hóa đơn , để sử dụng được số hóa đơn đã khai báo thì kế tốn di chuyển chuột sang bên cạnh phần khai báo là
Nghiệp vụ/ Quản lý phát hành hóa đơn/ Thơng báo phát hành hóa đơn và làm như hướng
Điền số hóa đơn sử dụng bắt đầu từ năm nay, từ số nào đến hết số hóa đơn đặt in hoặc tự in. điền các thơng tin cần thiết như ký hiệu hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng… và Cất khi hoàn thành.
2. Nhập số dư ban đầu
2.1. Nhập số dư ban đầu – Vật tư hàng hóa
Trong phần này kế tốn phải nhập số dư chi tiết cho từng mã đối tượng vật tư hàng hóa đã tiến hành khai báo trước đó bằng cách: Khai báo/số dư ban đầu/Vật tư, hàng hóa, làm như hình bên dưới:
Hồn thành q trình khai báo số dư ban đầu cho vật tư hàng hóa xong thì chọn “Cất” để
lưu lại số liệu đã làm.
2.2. Khai báo Công cụ dụng cụ
Để khai báo số dư đầu năm của cơng cụ dụng cụ , kế tốn làm tương tự như khai báo đầu kì cho vật tư hàng hóa, theo hình dưới đây
“Cất” để lưu lại và hồn thành khai báo số dư cho công cụ dụng cụ.
2.3. Khai báo công nợ
Khai báo số dư ban đầu của công nợ nhằm mục đích theo dõi chi tiết tình hình cơng nợ của Doanh nghiệp đối với từng đối tượng là khách hàng, nhà cung cấp hay các khoản tạm ứng của nhân viên. Để khai báo cho cơng nợ, kế tốn làm như hình bên dưới
Nhập số tiền vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có theo từng đối tượng, đối với TK vừa chi tiết theo đối tượng vừa chi tiết theo ngoại tệ thì phải chọn Loại tiền, sau đó nhập tỷ giá và số dư tương ứng với từng đối tượng. Nhấn nút <<Cất>> để lưu số dư.
2.4. Khai báo số dư ban đầu phần Tài khoản
Khai báo số dư ban đầu của tài khoản là việc thực hiện kê khai số đầu kì của các tài khoản cịn lại trong bảng cân đối tài khoản, không thuộc phạm vi khai báo số dư ban đầu của
3 phần trên. Việc khai báo được thực hiện như hình dưới đấy
Lưu ý:
1. Khai báo số dư cho tài khoản ngân hàng:
Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản 112 có theo dõi chi tiết theo từng tài khoản được mở tại các ngân hàng khác nhau.
Nhập số dư ban đầu cho tài khoản ngân hàng: Nhập số dư trong phần số dư ban đầu của
mục Tài khoản trong chương trình
2. Số dư tài khoản theo dõi chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí
Khai báo danh mục Đối tượng tập hợp chi phí: Để Thêm mới đối tượng tập hợp chi phí,
NSD vào menu Danh mục\Đối tượng tập hợp chi phí, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh cơng
cụ, nhập các thơng tin về Đối tượng tập hợp chi phí và nhấn nút <<Cất>>.
Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản theo dõi chi tiết theo Đối tượng tập hợp chi phí, VD: TK 154
Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\ Tài khoản để nhập số dư chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí
Nhập số tiền vào cột Dư Nợ chọn đối tượng tập hợp chi phí tương ứng, nhấn nút “Cất” để lưu số dư đầu kỳ.
3. Số dư tài khoản chi tiết theo Ngoại tệ
Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho các tài khoản có số dư theo đồng ngoại tệ như: USD, EUR,… (VD: TK 1112, 1122,341…)
Cách thực hiện:
Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\ Tài khoản
NSD chọn loại tiền, sau đó, nhập tỷ giá và số tiền vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có tương ứng với
từng tài khoản, nhấn nút “Cất” để lưu số dư..
Chương 4: Hướng dẫn hạch toán trên G9 Accounting 2014
1. Phân hệ Tiền mặt:
Phân hệ tiền mặt phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến số tiền mặt hiện có của doanh nghiệp.
- Thu : Thể hiện các nghiệp vụ liên quan đến bên Nợ của tài khoản tiền mặt, làm tăng số tiền mà doanh nghiệp đang nắm giữ.
- Chi: Tất cả các nghiệp liên quan được thanh toán bằng tiền mặt thì được phản ảnh vào mục này.
Khi tiến hành lập phiếu thu hoặc phiếu chi, kế toán vào mục “Thu”, “Chi” tương ứng trong phân hệ tiền mặt,NSD nhấn “Thêm” và làm theo hướng dẫn sau:
Trường hợp hóa đơn có thuế GTGT, từ dịng hạch tốn, kế tốn nhấp chuột chọn sang dịng “Thuế”, điền đầy đủ các thơng tin cần thiết mà phần mềm yêu cầu.
Khi hoàn thành xong, chọn “ Cất” hoặc “Ctrl + S” để hồn thành hạch tốn. Để in phiếu Thu, Chi, trên giao diện của lập chứng từ, chọn “In” hoặc nhấn tổ hợp “Ctrl+P” để in
Để theo dõi quỹ tiền mặt, chọn một trong các mẫu biểu ở cột bên phải trong phân hệ “Tiền
mặt” để biết lượng tồn quỹ tại thời điểm muốn xem.
2. Phân hệ tiền gửi ngân hàng (TGNH)
Phân hệ TGNH giúp cho kế toán theo dõi, quản lý được số tiền hiện có trong tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào.Dưới đây là giao diện của chương trình:
Mục “Nộp tiền”: Thể hiện các hoạt động kinh tế làm phát sinh tăng số tiền hiện có của doanh nghiệp. Có thể nói là các nghiệp vụ kinh tế làm ghi Nợ tài khoản 112.Để thực hiện hạch toán nghiệp vụ trong mục Nộp tiền, kế tốn thực hiện “Thêm” và làm như hình dưới:
Mục “ Ủy nhiệm chi”: Thể hiện các nghiệp vụ làm phát sinh giảm số tiền hiện có trong tài khoản của doanh nghiệp, nghĩa là các nghiệp vụ ghi Có của tài khoản 112. Để thực hiện hạch toán trong mục “Ủy nhiệm chi” kế toán “Thêm” và hạch toán như sau:
Để theo dõi TGNH, chọn một trong các mẫu biểu ở cột bên phải trong phân hệ “Tiền gửi ngân hàng” để biết lượng tồn quỹ tại thời điểm muốn xem.
3. Phân hệ Mua hàng
3.1. Hạch toán Mua hàng
Giao diện của chương trình như sau:
Phân hệ mua hàng dùng cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc mua vật tư, hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp. Nói cách khác, phân hệ mua hàng liên quan đến việc ghi Nợ các tài khoản vật tư hàng hoá như: 152,153,155,156,hay mua dịch vụ.
Khi phát sinh hoạt động mua sắm hàng hóa, trong phân hệ mua hàng, kế tốn chọn đến mục “Mua hàng” - > “Thêm” và làm tương tự như hình minh họa dưới đây:
Trường hợp mua hàng hóa có phát sinh chi phí cho việc mua hàng, kế tốn chuyển từ dịng “tiền hàng” sang phần “Chi phí” như hình bên dưới:
Điền số chi phí phát sinh khi mua hàng, chọn tiêu thức phân bổ là “Số tiền” hoặc “Số lượng” và ấn “phần bổ chi phí”, hệ thống sẽ tự động phân bổ chi phí mua hàng cho các loại hàng hóa trong hóa đơn.
Để hạch tốn thuế giá trị gia tăng, kế tốn chuyển sang phần “Hóa đơn”, điền các thơng tin trên hóa đơn vào mục tương ứng với phần mềm yêu cầu:
Hoàn thành xong tất cả việc hạch tốn, chọn “Cất” hoặc tổ hợp “Ctrl+S” để hồn thành việc hạch tốn phần Mua hàng.
3.2. Mua hàng hóa là dịch vụ:
Đối với hàng hóa là dịch vụ, khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, kế toán vào phân hệ Mua hàng =>> “ ” =>> “ ”, điền các thông tin về nhà cung cấp, mã dịch vụ
trong phần hạch tốn:
3.3. Hạch tốn trả lại hàng mua
Khi có phát sinh việc trả lại số hàng đã mua, kế toán vào phần “Trả lại hàng mua” =>> “Thêm” màn hình sẽ hiện bảng như sau:
Trong bảng này, chọn vào một trong 3 hình thức thanh tốn, chọn nhà cung cấp để trả lại hàng đã mua =>> Chọn hóa đơn mua, sẽ hiện lên tất cả các hóa đơn đã mua hàng của nhà cung cấp đó, như hình vẽ:
Chọn hóa đơn có hàng hóa được trả lại tích “ ” để chuyển hóa đơn đã chọn sang ô bên phải, hoặc “ ” để chuyển tất cả hóa đơn của nhà cung cấp đó sang bên phải của bảng trên.
Khi đã chọn được hóa đơn cần trả lại hàng, kế toán ấn vào “ ”, ở mục “Tiền hàng” đánh số lượng hàng hóa trả lại, sang tab “Thuế” chọn thuế suất của mặt hàng đó, để hồn thành hạch tốn trả lại hàng mua, hình vẽ minh họa như sau:
3.4. Giảm giá hàng mua
Dùng cho việc hạch tốn số hàng hóa mua về được giảm giá. Khi hạch tốn giảm giá hàng mua sẽ có giao diện sau:
Trong hình vẽ trên, chọn hình thức thanh tốn, tiếp đến chọn “ ” đồng ý giảm giá bán =>> Chọn hóa đơn mua như hình minh họa
“ ” khi đã chọn xong hóa đơn được giảm giá hàng mua.
Về dịng hạch tốn, kế tốn đánh số tiền được giảm tương ứng với số hàng hóa được giảm giá. Sang phần “Thuế” để đánh thuế suất cho mặt hàng được giảm giá. để hồn thành hạch tốn cho giảm giá hàng mua.
3.5. Trả tiền nhà cung cấp
Hỗ trợ cho kế toán trong việc quản lý thanh tốn cơng nợ với nhà cung cấp. Khi có phát sinh thanh tốn tiền cơng nợ cho người bán, kế tốn hạch toán trên phần mềm như sau:
“Trả tiền nhà cung cấp” =>> “Thêm” , chương trình sẽ có giao diện như sau:
Chọn “ ” =>> “Đối tượng” là nhà cung cấp =>> “ ”, sau khi tích vào chọn hóa đơn, giao diện trên phần mềm sẽ liệt kê ra tất cả các hóa đơn chưa được thanh tốn của nhà cung cấp đó. Cách làm lần lượt theo hình dưới đây:
“ ” thì giao diện phần mềm hiện hình ảnh như sau:
Chọn hóa đơn trả tiền sau đó ấn “ ”để hồn thành việc lựa chọn hóa đơn