Chương 4 : Hướng dẫn hạch toán trên G9 Accounting 2014
3. Phân hệ Mua hàng
3.5. Trả tiền nhà cung cấp
Hỗ trợ cho kế toán trong việc quản lý thanh tốn cơng nợ với nhà cung cấp. Khi có phát sinh thanh tốn tiền cơng nợ cho người bán, kế tốn hạch toán trên phần mềm như sau:
“Trả tiền nhà cung cấp” =>> “Thêm” , chương trình sẽ có giao diện như sau:
Chọn “ ” =>> “Đối tượng” là nhà cung cấp =>> “ ”, sau khi tích vào chọn hóa đơn, giao diện trên phần mềm sẽ liệt kê ra tất cả các hóa đơn chưa được thanh tốn của nhà cung cấp đó. Cách làm lần lượt theo hình dưới đây:
“ ” thì giao diện phần mềm hiện hình ảnh như sau:
Chọn hóa đơn trả tiền sau đó ấn “ ”để hồn thành việc lựa chọn hóa đơn để thanh tốn. Đánh số tiền thanh toán vào mục “ ”để hồn thành hạch tốn, sau
Kế tốn có thể chuyển sang phần hạch toán để kiểm tra lại phần định khoản kế tốn:
Lưu ý: Phần “Trả tiền nhà cung cấp” thích hợp với việc thanh tốn số tiền trùng khớp với hóa
đơn mua hàng, trong trường hợp thanh toán cho nhà cung cấp khác với số trên hóa đơn thì kế tốn nên dùng phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng để hạch tốn./
Đối với các doanh nghiệp có phát sinh chi phí cần phần bổ theo tháng cho tất các các phiếu mua hàng trong tháng đó, khi cần phân bổ chi phí mua hàng theo tháng, NSD nhấn
“Nghiệp vụ” =>> “Mua hàng” =>> “Phân bổ chi phí mua” chương trình sẽ đi đến màn hình
phân bổ chi phí mua theo tháng
NSD chọn khoảng thời gian mua hàng theo tháng và nhấn nút “ ”, chọn các hóa
đơn trong tháng cần phân bổ chi phí mua hàng
4.Phân hệ Bán hàng
Phân hệ bán hàng dùng cho việc hạch toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, cùng với các khoản giảm trừ, chiết khấu hay thanh toán với khách hàng.
4.1 Bán hàng
Các hoạt động liên quan đến bán hàng và cung cấp dịch vụ đều vào phần “ Bán hàng” để hạch toán. Khi có hoạt động bán hàng phát sinh, kế tốn vào phân hệ bán hàng =>> “Bán
hàng” =>> “ ”
Từ bảng trên, kế tốn điền các thơng tin cần có như “Loại hóa đơn”, “hình thức thanh tốn”, cách làm tương tư như hình dưới đây
Khi hồn thành xong hạch toán phần “ ” kế toán chuyển sang phần
“ ”để hạch tốn giá vốn
Điền các thơng tin cần thiết cho phần này như “ ”, “ ”, “ ”
Kế toán cần lưu ý, phần “ ” và “ ” thì bỏ qua. Khi muốn tính giá vốn thì
kế tốn vào “ ” ở phía trên giao diện hệ thống chọn “ ”
trong phần “Kho” chọn đến “ ”, kế tốn chọn thời điểm tính giá xuất kho rồi nhấn
chuột vào “ ” hệ thống sẽ hiện lên thông báo “ ”. Như
vậy phần tính giá vốn cho các loại hàng hóa bán ra đã được phần mềm tự động cập nhật giá theo phương pháp xuất kho mà kế toán đã chọn lúc ban đầu.
Hạch toán đối với việc cung cấp dịch vụ :
Đối với doanh nghiệp thuộc loại hình kinh doanh dịch vụ, khi có phát sinh doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ, kế toán từ phần Bán hàng trong phân hệ “ ”
tiến hành
“ ” và làm như hướng dẫn trong phần bán hàng hóa thơng thường nhưng lưu ý bỏ
đi phần chọn “ ” cịn lại hạch tốn như phần trên.
Trong phân hệ “ ” kế tốn chọn đến phần “ ” và “ ” màn
hình sẽ có giao diện mới như hình minh họa
Kế tốn chọn “ ” , “ ” là khách hàng trả lại hàng hóa, sau
đó
“ ” mà hàng hóa bị trả lại. Khi ấn vào mục “ ” màn hình sẽ có hình ảnh:
Chọn hóa đơn có hàng bị trả lại, mặt hàng bị trả lại sau đó dùng “ ” để chuyển một mặt hàng đã chọn hoặc “ ” để chuyển tất cả mặt hàng trong hóa đơn sang bên phải của hình trên.
“ ” để hồn thành việc chọn hóa đơn có hàng bị trả lại. Màn hình sẽ quay
trở lại giao diện hạch toán hàng trả lại, trong mục “ ” của phần “ ” điền số lượng hàng hóa bị trả lại sau đó chuyển sang “ ” chọn thuế suất của hàng bị trả lại, và chọn “ ” để hồn thành hạch tốn.
4.3 Hàng bán giảm giá
Khi có phát sinh giảm giá hàng bán ra cho khách hàng, để hạch toán trên phần mềm, kế toán
chọn đến phần “ ” trong phân hệ “ ” và chọn “ ” , Cách
làm tương tự như hạch toán hàng bán trả lại đã hướng dẫn ở phần trên nhưng trong phần
“hàng bán giảm giá” kế toán điền số tiền được giảm giá vào mục “ ” sau đó “ ” để hồn thành hạch tốn./
4.4 Thu tiền khách hàng
Khi tiến hành thu hồi cơng nợ đối với khách hàng, kế tốn vào phần “ ” trong
phân hệ “ ” =>> “ ”
Trong giao diện hạch toán, chọn “ ” =>> “ ” =>> “ ”
thu tiền
“ ”, trường hợp thu tiền khơng đúng với số trên hóa đơn thì kế tốn có thể sửa
lại số thu cho đúng. Khi đánh lại số tiền thu của khách hàng, chọn “ ” để hoàn thành hạch tốn.
Lưu ý: Phần “Thu tiền khách hàng” thích hợp với việc hạch tốn thu đúng số tiền trên hóa
đơn. Trong trường hợp các lần thu tiền là các số không trùng với hóa đơn thì nên sử dụng phân hệ Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng tùy theo thực tế khách hàng trả tiền bằng hình thức nào.
5. Phân hệ Kho
Phân hệ Kho dùng cho việc quản lý hoạt động Nhập Xuất tồn của vật tư hàng hóa, kiểm kê số lượng vật tư hàng hóa tại mọi thời điểm.
Hình ảnh của phân hệ Kho:
Đối với doanh nghiệp thương mại kinh doanh hàng hóa thơng thương: phân hệ Kho dùng cho hoạt động kiểm kê, theo dõi số lượng hàng hóa cịn tồn trong kho tại thời điểm bất kỳ. Khi phát sinh hoạt động mua hàng, bán hàng, kế toán hạch toán trong hai phân hệ “Mua hàng” và “Bán hàng” chứng từ sẽ tự động sinh ra các phiếu “ Nhập kho” và “Xuất kho”. Vì vậy trong doanh nghiệp thương mại khơng cần hạch tốn hoạt động Nhập, Xuất kho hàng hóa.
Đối với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm:
_ Khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, kế toán vào phần “Xuất kho”=>> “Thêm” theo hình minh họa
Lưu ý: Khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất thì kế tốn chỉ nhập số lượng xuất kho, không nhập phần đơn giá. Khi muốn tính giá xuất kho thì vào “nghiệp vụ” =>> “Kho” =>> “Tính giá xuất kho” như đã hướng dẫn ở phân hệ Bán hàng.
_Khi nhập kho thành phẩm hoàn thành trong sản xuất, kế toán hạch toán trong phần “Nhập kho”, cách thực hiện tương tự hình bên dưới:
Kế tốn nhập số lượng thành phẩm nhập kho, về phần đơn giá sẽ tự động cập nhật trong phần tính giá thành sẽ giới thiệu ở phần dưới.
5.1 Chuyển kho:
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho hàng hóa đặt tại nhiều nơi, khi có hoạt động điều chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác, kế toán vào phần “Chuyển kho” để hạch tốn. Cách hạch tốn như hình dưới đây:
Chọn “ ” để hồn thành hạch tốn. Khi tính giá hàng hóa chuyển kho, vào phần tính giá xuất kho như đã hướng dẫn ở các phần trên
5.2 Kiểm kê: Khi muốn xác định lại số tồn kho của vật tư hàng hóa, kế tốn vào phần Kiểm Kê.
Khi chọn vào phần “Kiểm kê” màn hình sẽ có giao diện:
Chọn thời điểm muốn kiểm kê hàng hóa =>> “ ”, từ đó sẽ hiện lên tất cả các loại vật tư hàng hóa trong thời gian tiến hành kiểm kê
Từ hình trên, kế toán chọn “ ” để tiến hành kiểm kê. Trong trường hợp
khơng có sai sót hệ thống sẽ hiện thơng báo “ ”, nếu
có sai lệch giữa thực tế và số liệu trên phần mềm thì NSD điền số lượng thực tế vào cột số
Phân hệ Thuế hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc lập các bảng kê mua vào, bán ra của tờ khai thuế giá trị gia tăng, giúp cho người nộp thuế khơng phải nhập lại hóa đơn để kê khai thuế.
Để có thể lập các bảng kê thuế giá trị gia tăng, thì kế tốn khi hạch tốn trên phần mềm cần điền thơng đủ thơng tin của hóa đơn mua vào, bán ra khi hạch tốn trên các phân hệ. Với hóa đơn mua vào thì cần hạch tốn đầy đủ thơng tin hóa đơn ở phần
“ ” hoặc “ ” trên các phân hệ dùng cho việc hạch toán nghiệp vụ kinh tế. Hàng hóa dịch vụ bản ra để lên được bảng kê cần lựa chọn hình thức hóa đơn GTGT thì mới hiện được số liệu trên bảng kê.
Hàng tháng đến kì kê khai thuế giá trị gia tăng, trong phân hệ Thuế chọn đối tượng lập bảng kê:
Bảng kê thuế đầu ra: Trong phân hệ Thuế chọn “ ” =>> “ ” =>>
“ ” =>> Tích chọn các hóa đơn cần kê khai trong tháng =>> “ ” để hoàn
Bảng kê thuế đầu vào: Trong phân hệ Thuế =>> “ ” =>> “ ” =>>
“ ” =>> Tích chọn các hóa đơn kê khai trong kỳ tính thuế =>> “ ” để hồn
thành, hình minh họa:
“ ” =>> phần mềm sẽ căn cứ vào bảng kê đã lập của kỳ tính thuế để tự động lên số liệu trên tờ khai thuế giá trị gia tăng =>> “ ” để hồn thành./
Trên tờ khai thuế GTGT có mục “Xuất khẩu HTKK”, đây là tính năng hỗ trợ xuất khẩu trực tiếp bảng kê và tờ khai thuế GTGT vào ứng dụng HTKK của tổng cục thuế. Để
xuất khẩu tờ khai thuế vào HTKK, NSD nhấn “ ” khi đó chương trình sẽ hiện
ra hộp thoại
NSD chỉ cần chọn bảng kê phụ lục, và chọn “Đồng ý” , phần mềm sẽ xuất khảu file dữ
liệu vào ứng dụng HTKK để NSD có thể nộp thuế mà ko cần phải nhập lại trên Phần mềm HTKK nữa.
Hàng kỳ tính thuế, NSD tiến hành khấu trừ thuế GTGT, trong phân hệ Thuế =>> “ ” màn hình sẽ có bảng sau:
Chọn kỳ tính thuế có phát sinh nghĩa vụ nộp thuế sau đó chọn “ ” sẽ có hình sau:
Kế tốn chọn “ ” phần mềm sẽ thông báo “ ” như vậy đã hạch tốn xong phần khấu trừ thuế.
Khi có phát sinh thuế GTGT phải nộp, kế toán vào phần “ ” màn hình sẽ hiện
Điền thơng tin vào bảng hạch tốn như hình dưới đây:
Kế tốn chọn “ ” phần mềm sẽ tự động hạch tốn và hiện thơng báo
“ ”./
Để kết xuất các bảng kê thuế GTGT ra excel, ở góc dưới của các hộp thoại bảng kê
NSD nhấn “ ”, chương trình sẽ hiện ra hộp thoại mới, NSD chọn nơi lưu fil và đặt tên file cho bảng kê xuất khẩu ra excel
7. Phân hệ Tài sản cố định
Hình ảnh phân hệ Tài sản cố định:
Phân hệ tài sản cố định hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý các loại tài sản mà doanh nghiệp đầu tư mua sắm hoặc xây dựng, quản lý tình hình sử dụng tài sản tại các phịng ban cũng như tình trạng khấu hao trong quá trình sử dụng.
7.1 Ghi tăng
Phần ghi tăng dùng cho việc mua sắm tài sản cố định trong năm tài chính hiện tại. Khi có phát sinh hoạt động mua sắm tài sản cố định, hoặc tài sản cố định hình thành từ xây dựng cơ bản bàn giao, kế toán vào phần „Ghi tăng” trong phân hệ tài sản cố định và “ ”
Kế toán hạch tốn tương tự như hướng dẫn trong hình trên. Đối với các chi phí liên quan đến đưa TSCĐ vào sử dụng thì NSD nhập tổng chi phí vào cột “ ” của tab
Tiền hàng đồng thờ hạch tốn từng chi phí đó vào các phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng theo hình thức thanh tốn của NSD. Khi hạch toán xong phần “ ” chuyển sang phần “ ” kế tốn nhập các thơng tin trong phần hóa đơn để từ đó
Chọn “ ” để hồn thành phần hạch tốn.