1. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng hoặc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ
Trường hợp xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng hoặc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ sẽ liên quan tới cả nghiệp vụ kế toán quỹ và kế toán ngân hàng nhưng chỉ cần một bút tốn định khoản. Vì vậy để tránh sự trùng lặp khi cả kế toán quỹ và kế toán ngân hàng cùng thực hiện ghi sổ ở phân hệ Quỹ và phân hệ Ngân hàng, NSD nên thống nhất việc định khoản nghiệp vụ kế toán này sẽ được thực hiện duy nhất trên phân hệ Quỹ hay Ngân hàng.
2. Bán hàng
- Trường hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng có liên quan đến kế tốn bán hàng, kế tốn quỹ, kế toán ngân hàng. G9 ACCOUNTING 2014 cho phép lập chứng từ thu tiền ngay trên phân hệ Bán hàng khi lập chừng từ bán hàng. Do đó kế tốn quỹ, kế tốn ngân hàng khơng phải lập chứng từ thu tiền (Phiếu thu, Nộp tiền vào tài khoản) trên phân hệ Quỹ, phân hệ Ngân hàng. - Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng đồng thời lập phiếu xuất kho thì
khi lập chứng từ bán hàng (hóa đơn), G9 ACCOUNTING 2014 cho phép lập ln phiếu xuất kho cho hàng bán trên phân hệ Bán hàng. Do đó, kế tốn kho không phải lập phiếu xuất kho trên phân hệ Kho nữa. Nếu doanh nghiệp lập phiếu xuất kho trước và lập hóa đơn bán hàng sau thì việc lập phiếu xuất kho hàng bán sẽ được kế toán kho thực hiện trên phân hệ Kho cịn kế tốn bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng trên phân hệ Bán hàng và thực hiện thao tác chọn phiếu xuất kho.
3. Mua hàng
- Trường hợp mua hàng chưa thanh toán, thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc bằng tiền gửi ngân hàng có liên quan đến kế toán kho, kế toán mua hàng, kế toán quỹ, kế toán ngân hàng. Khi lập chứng từ mua hàng, chương trình cho phép lập phiếu nhập, hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh tốn ngay trên màn hình nhập liệu Mua hàng của phân hệ Mua hàng. Do đó, kế tốn kho khơng phải lập phiếu nhập cho hàng mua trên phân hệ kho, kế toán quỹ và kế toán ngân hàng khơng phải lập chứng từ thanh tốn (Phiếu chi, Ủy nhiệm chi…) trên phân hệ Quỹ và phân hệ Ngân hàng nữa.
- Trường hợp mua hàng, hàng về nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn, chương trình cũng cho phép lập chứng từ mua hàng khơng kèm hóa đơn ngay trên phân hệ Mua hàng, việc nhận hóa đơn cho hàng mua cũng được thực hiện trên phân hệ Mua hàng.
4. Thu tiền khách hàng
Trường hợp thu tiền khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi có liên quan đến kế tốn bán hàng, kế toán quỹ, kế toán ngân hàng. Do đó, để thống nhất, tránh trùng lặp khi kế toán quỹ và kế toán bán hàng hoặc kế toán ngân hàng và kế toán bán hàng cùng thực hiện một bút toán ghi sổ, NSD nên quy định thống nhất nghiệp vụ thu tiền khách hàng sẽ thực hiện trên phân hệ nào. Để thuận tiện cho cơng tác ghi sổ kế tốn,
NSD nên thực hiện nghiệp vụ thu tiền khách hàng trên phân hệ Bán hàng
5. Trả tiền nhà cung cấp
- Trường hợp trả tiền nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi có liên quan đến kế toán mua hàng, kế tốn quỹ, kế tốn ngân hàng. Do đó, để thống nhất, tránh trùng lặp khi kế toán quỹ và kế toán mua hàng hoặc kế toán ngân hàng và kế toán mua hàng cùng thực hiện một bút toán ghi sổ, NSD nên quy định thống nhất nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp sẽ thực hiện trên phân hệ nào. Để thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán, NSD nên thực hiện nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp trên phân hệ Mua hàng
6. Mua tài sản cố định
Trường hợp mua TSCĐ thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc gửi, khi lập chứng từ Ghi tăng, chương trình cho phép lập chứng từ ghi tăng TSCĐ đồng thời cho phép lập chứng từ thanh tốn, chứng từ mua TSCĐ (hóa đơn) ngay trên màn hình nhập liệu Mua TSCĐ và ghi tăng của phân hệ TSCĐ. Do đó, kế tốn quỹ, kế tốn ngân hàng khơng phải lập chứng từ thanh tốn (Phiếu chi, Ủy nhiệm chi) trên phân hệ Quỹ, phân hệ Ngân hàng nữa.
7. Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
Trường hợp nhượng bán, thanh lý TSCĐ, việc ghi giảm TSCĐ được thực hiện trên phân hệ TSCĐ, nhưng việc lập chứng từ thu tiền từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ (Phiếu thu, Nộp tiền vào tài khoản) sẽ được kế toán quỹ, kế toán ngân hàng thực hiện trên phân hệ Quỹ, phân hệ Ngân hàng
8. Tính khấu hao tài sản cố định
Việc tính khấu hao TSCĐ chỉ được thực hiện một lần vào cuối tháng, do đó nếu doanh nghiệp đã thực hiện tính khấu hao rồi nhưng có sai sót và muốn thực hiện tính khấu hao lại thì trước khi thực hiện tính khấu hao cần phải bỏ ghi và xóa chứng từ đã tính khấu hao, sau đó sửa các thơng tin sai liên quan đến TSCĐ và thực hiện tính khấu
hao lại.
9. Kết chuyễn lãi, lỗ
Việc lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ được thực hiện vào cuối kỳ, nhưng trước khi thực hiện kết chuyển lãi lỗ cần thực hiện các bút tốn cuối kỳ như tính giá xuất kho, khấu trừ thuế, tính khấu hao TSCĐ,… Để đảm bảo cho việc xác đinh kết quả kinh doanh được chính xác, nếu doanh nghiệp đã lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ mà quên không thực hiện một trong các bút toán cuối kỳ trên, hoặc muốn chỉnh sửa các chứng từ phát sinh trên các phân hệ thì cần phải bỏ ghi và xóa chứng từ kết chuyển lãi lỗ đã lập, sau đó thực hiện các bút tốn cuối kỳ chưa được thực hiện hoặc chỉnh sửa các chứng từ đã phát sinh trên các phân hệ rồi mới thực hiện lại việc kết chuyển lãi lỗ.
Chương 6: Một số tính năng tiền ích trên G9 Accounting 2014
1. Phân quyền sử dụng
Trong doanh nghiệp có nhiều người cùng sử dụng phần mềm, mỗi người có chức năng và quyền hạn khách nhau, vì vậy việc phân quyền cho từng người trong việc sử
dụng phần mềm là rất cần thiết
Để phân quyền cho người sử dụng, trong phần mềm kế tốn, chọn “ ” ở phía trên của giao diện phần mềm =>> “ ” phần mềm sẽ đi vào giao điện
quản lý người sử dụng.
- Trong giao diện quản lý người dùng, người quản trị tạo nhòm người dùng để phân quyền sử dụng, cách làm như sau: Trong phần “ ” nháy chuột phải vào chữ “ ” =>> “Thêm” màn hình sẽ chuyển sang giao diện của tạo mới “ ”. Trên giao diện này nhà quản trị tạo tên nhóm người dùng, phân hệ nhóm người dùng quản lý, quyền sử dụng của nhóm mới trong phân hệ như hình minh họa:
Sau khi hồn thành việc tạo mới nhóm chọn “ ” để hoàn thành hoặc “ ” để tiếp tục tạo mới nhóm người dùng tiếp theo.
Tạo mới nhóm người dùng xong, nhà quản trị tạo tên đăng nhập cho nhóm người dùng đó. Trong giao diện
quản lý người dùng chọn “Thêm” ở phía trên màn hình, phần mềm sẽ chuyển sang giao điện tạo mới tên đăng nhập phần mềm. Trong giao diện tạo mới tên đăng nhập, nhà quản trị tạo
“ ” =>> “ ” =>> “Xác nhận lại mật khẩu” =>> “Nhóm” – chọn nhóm người dùng đã tạo mới ở trên. Hình minh họa tạo mới tên đăng nhập:
Chọn “ ” khi không tạo thêm tên đăng nhập hoặc “ ” để tiếp tục tạo mới.
Như vậy từ các bước trên, nhà quản trị đã phân quyền cho nhóm người dùng đã chọn. Để đăng nhập vào hệ thống, người được phân quyền phải đăng nhập bằng tiền mà nhà quản trị đã tạo tương ứng cho từng nhóm người dùng. Cách đăng nhập như hình sau:
2. Ghi sổ theo lơ
Tính năng “Ghi sổ theo lô” dùng cho trường hợp người dùng không kiểm tra hết được các chứng từ phát sinh đã ghi sổ hết hay chưa. Vì vậy tính năng này giúp cho người sử dụng có thể ghi sổ hết các chứng từ trong một khoảng thời gian xác định.
Để mở tiện ích “Ghi sổ theo lơ” kế tốn vào “Tiện ích” =>> “Ghi sổ theo lơ”, màn hình sẽ hiện giao diện
Người dùng chọn khoảng thời gian muốn ghi sổ theo lô, chọn thời gian xong ấn vào “ ” để chương trình tự động ghi sổ các chứng từ phát sinh trong khoảng thời gian
đã chọn.
Phần mềm sẽ hiện thơng báo “ ” khi hồn thành.
3. Bỏ ghi sổ theo lơ
Tính năng này ngược lại với tiện ích “Ghi sổ theo lơ”. Khi muốn bỏ ghi sổ các chứng từ phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định thì dùng tiện ích này. Để thực hiện người sử dụng vào phần “Tiện ích” =>> “Bỏ ghi sổ theo lô”
Chọn khoảng thời gian muốn bỏ ghi sổ, ấn “Thực hiện”, phần mềm sẽ tự động bỏ ghi sổ tất cả các chứng từ phát sinh trong khoảng thời gian đã chọn và hiện thông báo sau
4. Đánh lại số chứng từ
Tiện ích này dùng cho việc sắp xếp lại số hiệu của các chứng từ trong các phân hệ. Để mở tính năng này trong phần mềm, kế tốn vào “Tiện ích” =>> “Đánh lại số chứng từ”
Chọn chứng từ để thực hiện đánh lại hoặc “Chọn tất” để đánh lại toàn bộ số chứng từ
trong tất cả phân hệ. Sau đó ấn “ ” để phần mềm đánh lại số hiệu cú chứng từ nghiệp vụ. Sau khi phần mềm thực hiện xong sẽ có thơng báo
5. Bù trừ cơng nợ
Tính năng này áp dụng cho đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp. Khi có hoạt động mua, bán hàng hóa với đối tượng này, để tiến
hành bù trừ công nợ, trong phần mềm, người sử dụng vào “ ” =>>
Chọn thời gian tiến hành bù trừ cơng nợ, sau đó chọn “ ”, phần mềm sẽ tự
động lấy số liệu của các đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp,
người sử dụng chọn các đối tượng cần bù trừ cơng nợ với nhau, sau đó “ ” để phần mềm tự động hạch toán:
Như vậy cơng việc bù trừ cơng nợ đã hồn thành. 6. Xuất, Nhập khẩu dữ liệu từ G9 Accounting
Tính năng này cho phép NSD có thế xuất khẩu dữ liệu từ trong phần mềm để nhập só liệu đã xuất vào một dữ liệu khác. Tính năng này rất hữu ích dối với các doanh nghiệp đang sử dụng dữ liệu nội bộ và dữ liệu Thuế tách riêng, hoắc áp dụng cho mơ hình doanh nghiệp có các chi nhánh.
- Xuất khẩu dữ liệu từ G9: Khi xuất kháu dữ liệu, NSD vào mục “Tiện Ích” chọn “Xuất khẩu từ G9” phần mềm sẽ hiện ra hộp thoại xuất khẩu
NSD chọn một trong 3 danh mục cần xuất khẩu gồm: Danh mục, Chứng từ và số dư
ban đầu. Riêng đối với xuất khẩu từ “Chứng từ” NSD phải chọn khoảng thời gian xuất dữ liệu từ trong phần mềm, các loại chứng từ xuất khẩu
khẩu, phần mềm sẽ báo xuất khẩu dữ liệu thành công.
- Nhập khẩu dữ liệu từ G9 Accounting: Để nhập khẩu lại file dữ liệu đã xuất ra, NSD
nhấn vào mục “ Tiện Ích” chọn “Nhập khẩu từ G9”, trong phần nhập khẩu cũng bao gồm 3 phần tương tự như trong Xuất khẩu dữ liệu. Các bạn chọn một trong 3 phần, sau đó nhấn vào đường dẫn để chọn file cần nhập khẩu,
Sau đó NSD tìm đến nơi lưu file đã xuất khẩu từ G9 , chọn file và sau đó nhấn
“ ” phần mềm sẽ nhập khẩu lại các số liệu có trong file đã xuất ra. Khi nhập khẩu
HƯỚNG DẪN TÍNH GIÁ THÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TỐN G9 ACCOUNTING 2014
I. TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM CƠNG TRÌNH, VỤ VIỆC
- Bước 1: Khai báo sản phẩm cơng trình, vụ việc.
Chọn “ Khai báo “ =>> “ vật tư, hàng hóa” - > “ Thêm”, làm như hình dưới:
Hồn thành khai báo chọn “ Cất và đóng “ hoặc “ Cất và thêm “ để kết thúc hay tiếp tục thêm mới.
- Bước 2: Khai báo đối tượng tập hợp chi phí cho cơng trình, vụ việc Đi đến phân hệ giá thành cơng trình, vụ việc =>> Đối tượng tập hợp chi phí:
Trong “ Đối tượng tập hợp chi phí “ chọn “ Thêm” (Ctrl + N) và làm theo hướng dẫn sau:
Hoàn thành khai báo chọn “ Cất và đóng “.
Tập hợp chi phí cho cơng trình, vụ việc 1. Tập hợp chi phí ngun vật liệu trực tiếp:
+ Trường hợp 1: Xuất kho ngun vật liệu cho cơng trình:
Đi đến phân hệ “ Kho “ =>> “ Xuất kho “ =>> “ Thêm “ rồi thực hiện như sau:
Trên dịng hạch tốn ngun vật liệu, di chuyển sang bên phải đến cột “ Mục đích xuất” chọn “ xuất dùng “ , “ Khoản mục chi phí” chọn “ Nguyên vật liệu trực tiếp” ; “ Đối tượng tập hợp chi phí “. Làm theo hướng dẫn :
Hồn thành việc xuất kho chọn “ Cất “.
Chuyển đến phân hệ “ Mua hàng “ hạch toán như sau:
Di chuyển đến cột “ Khoản mục chi phí “ , “ Đối tượng tập hợp chi phí “ theo hình dưới đây:
Hồn thành xong việc hạch tốn chọn “ Cất “.
2. Tập hợp chi phí nhân cơng trực tiếp
Khi tiến hành tính lương cho cơng nhân xây dựng trong tháng, Kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm như sau:
-Đi đến phân hệ “ Tổng hợp “ =>> “ Chứng từ chung “ =>> “ Thêm “, tính lương cho từng đối tượng tập hợp chi phí như hình sau:
Chọn “ Khoản mục chi phí “ và “ Đối tượng THCP “ theo hình dưới:
+ Doanh nghiệp trích BHXH, BHYT BHTN cho cơng nhân, Kế toán tiến hành “ Thêm” ở “ Chứng từ chung”, tiến hành hạch toán:
3. Tập hợp chi phí máy thi cơng
Ở phần này kế tốn hạch tốn các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi cơng cho cơng trình, vụ việc. Tập hợp chi phí máy thi cơng qua tài khoản 154 :
Nợ TK 154 Có TK liên quan
Chọn “ Khoản mục chi phí” , “ Đối tượng THCP “ tương tự như các phần trên:
Cuối cùng tiến hành “ Cất” .
Tương ứng với các “ tài khoản liên quan “ đối ứng với bên Nợ của TK 154 mà kế toán hạch toán trong các phân hệ phù hợp với TK đó.
4. Tập hợp chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là các chi phí khơng thể xác định một cách chi tiết chi phí đó thuộc đối tượng cơng trình, vụ việc nào.
Khi tiến hành hạch tốn chi phí sản xuất chung trên phần mềm, phương pháp hạch tốn như sau:
Chọn đến “ Khoản mục chi phí “ =>> “ Chi phí sản xuất chung” . Bỏ qua cột “ Đối tượng tập hợp chi phí “.
* Chú ý: Trong trường hợp nguyên vật liệu không dùng hết tiến hành nhập lại kho,
tiến hành hạch toán như sau:
Đến phân hệ Kho =>> “ Nhập kho “ =>> “ Thêm” như hình dưới đây:
Lưu ý:
Đối với Doanh nghiệp thực hiện hạch tốn trên QĐ 15, ngồi việc thực hiện theo hướng dẫn ở trên theo đúng QĐ của mình, trước khi tính giá thành cần kết chuyển số liệu từ các tài khoản đầu số 6 san tài khoản 154. Để làm được điều này trên phần mềm, NSD vào “Nghiệp vụ” =>> “Giá thành” =>> “Kết chuyển chi phí” =>>
Xác định giá thành cho sản phẩm cơng trình, vụ việc:
Sau khi tập hợp xong các loại chi phí, đi đến phân hệ giá thành cơng trình, vụ việc: Bước 1: Tiến hành đánh giá sản phẩm dở dang cuối kì
Vào phần “ Đánh giá SP dở dang” =>> “ Thêm “ =>> “ Kì tính giá “ =>> “ trị giá dở dang cuối kì” cho từng cơng trình, vụ việc =>> “ Cất “.