Phõn cụng và phối hợp trong xõy dựng và thực hiện kế

IV. MỤC TIấU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CễNG TY TRONG

3. Phõn cụng và phối hợp trong xõy dựng và thực hiện kế

Với tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty TNHH Phỏt triển cụng nghệ và đầu tư là một doanh nghiệp cũn non trẻ và lại kinh doanh trong lĩnh vực cũn khỏ

mới mẻ ở nước ta là kinh doanh thương mại kĩ thuật nờn cơ sở hạ tầng, nguồn

nhõn lực cũng như cơ cấu tổ chức cũn chưa được hoàn thiện. Cụng ty chưa cú

bộ phận chuyờn sõu về việc xõy dựng kế hoạch do đú để cú thể xõy dựng

được một kế hoạch kinh doanh hoàn thiện là cả một sự phấn đấu và cố gắng

của tất cả cỏc thành viờn trong cụng ty, nhất là phũng kinh doanh, phũng quan hệ khỏch hàng và đặc biệt là của cả Giỏm đốc Cụng ty.

Trong quỏ trỡnh tiến hành xõy dựng kế hoạch tiờu thụ sản phẩm, phũng kinh doanh và phũng quan hệ khỏch hàng tổng hợp tất cả những thụng tin từ

thị trường cũng như những thụng tin từ nội bộ Cụng ty, phối hợp chặt chẽ với

cỏc phũng khỏc như phũng kĩ thuật, phũng kế toỏn vỡ cỏc phũng này đều cú liờn quan đến việc thực hiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty. Cỏc

phũng ban này sẽ cung cấp những thụng tin cần thiết và thường xuyờn tham gia thảo luận, đỏnh giỏ đưa ra những quan điểm chung cú tớnh thuyết phục

nhất qua đú hỡnh thành nờn những chỉ tiờu cụ thể cho một bản kế hoạch kinh

doanh.

Cụ thể phũng kế toỏn chuẩn bị cỏc tài liệu cú liờn quan như kết quả

kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoỏ của Cụng

ty những năm trước, cỏc bỏo cỏo tài chớnh thể hiện cỏc chỉ tiờu đạt được về

mặt giỏ trị hay bảng cõn đối kế toỏn thể hiện nguồn vốn, tài sản , cơ cấu của

nguồn vốn kinh doanh. Phũng kĩ thuật chuẩn bị cỏc tài liệu , bỏo cỏo kết quả

thực hiện việc tiờu thụ sản phẩm của năm trước , tổ chức thu thập cỏc yờu cầu

, phản hồi từ phớa khỏch hàng trong quỏ trỡnh lắp đặt , trang bị từ đú tổng hợp

ý kiến và bỏo cỏo lờn giỏm đốc cụng ty.

Cỏc phũng ban, thành viờn thuộc cụng ty trong quỏ trỡnh làm việc,

trong phạm vi trỏch nhiệm của mỡnh nờn tạo ra mối liờn hệ, giỳp đỡ lẫn nhau

để hoàn thành cụng việc ,vớ dụ như : thu thập cung cấp những thụng tin cần

thiết cho nhau, bổ sung tham gia đúng gúp ý kiến với Giỏm đốc để giỳp cụng

ty tiến hành lập kế hoạch chớnh xỏc, cú hiệu quả hơn . Vỡ vậy cụng ty nờn cú

sự phối hợp nhằm tạo ra một thể thống nhất cựng vỡ mục tiờu chung là kinh

doanh cú hiệu quả . Mặt khỏc xõy dựng chế độ trỏch nhiệm đối với từng lĩnh

vực cụ thể trong việc phối hợp giữa cỏc phũng ban nhằm xỏc định rừ trỏch

nhiệm của từng phũng ban để tiện cho việc kiểm tra và khen thưởng , tạo ra

bầu khụng khớ làm việc vui vẻ, an toàn

4. Hoàn thiện cụng tỏc xõy dựng kế hoạch tiờu thụ sản phẩm

4.1.Hoàn thiện cụng tỏc xỏc định nguồn hàng

Hiện nay cụng ty đng cú những biện phỏp khai thỏc cỏc sản phẩm

tương đối hợp lớ .Tuy nhiờn cụng ty vẫn phải tiếp tục nghiờn cứu chớnh sỏch

sản phẩm của cỏc đối thủ cạnh tranh để từ đú rỳt ra phương hướng cho cụng

ty cú biện phỏp ứng phú kịp thời với mọi tỡnh thế. Đối với mặt hàng cụng nghệ cao của cụng ty thỡ chất lượng và giỏ cả là yếu tố hàng đầu . Với cỏc

khỏch hàng của cụng ty thỡ nhu cầu an toàn của họ là trờn hết do đú chất

khụng sẽ quyết định đến việc tiờu thụ sản phẩm và uy tớn của cụng ty. Vỡ vậy

cụng ty cần chỳ ý đến chất lượng của sản phẩm ngay từ khõu nhập hàng về

và cả trong khõu lắp đặt, bảo dưỡng. Một yếu tố cũng khụng kộm phần quan

trọng đú là giỏ cả của sản phẩm . Tuy mặt hàng kinh doanh của cụng ty cũn

khỏ mới mẻ nhưng khụng phải vỡ thế mà sự cạnh tranh khụng cao, hiện nay

cũng cú khỏ nhiều cỏc Cụng ty đang kinh doanh cựng mặt hàng với cụng ty và

hầu hết đều muụn khẳng định sự cú mặt cũng như yếu tố tiờn phong của mỡnh

trong lĩnh vực sản phẩm cụng nghệ cao, đặc biệt tại hai thị trường lớn là Hà Nội và thành phố Hồ Chớ Minh cho nờn chiến lược giỏ cú tầm ảnh hưởng rất

lớn đề kết quả tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty. Nguồn hàng hiện nay của Cụng

ty khỏ ổn điịnh tuy nhiờn toàn bộ sản phẩm đều phải nhập từ nước ngoài nờn

chịu ảnh hưởng của tỷ giỏ hối đoỏi, thuế nhập khẩu, cỏc chớnh sỏch của Nhà

nước cho nờn cũng tạo ra những thay đổi trong giỏ sản phẩm đầu vào của Cụng ty. Để đảm bảo cú đủ sản phẩm cung ứng cho thị trường trong kỳ kế

hoạch thỡ Cụng ty phải củng cố quan hệ hợp tỏc làm ăn lõu dài với cỏc nhà cung cấp truyền thống như: DATMAX - Hoa kỳ, SATO - Nhật Bản; CIM - Italia; ZEBRA – Hoa Kỳ; SYNTECH INFORMATION - Đài Loan;

METROLOGIC INSTRUMENT CORP – Hoa Kỳ; SEIKO EPSPON CORP –

Nhật Bản, SONY – Nhật bản; YOUNG SHIN CORP – Hàn Quốc … đồng

thời phải nỗ lực và tớch cực tỡm những đối tỏc mới đỏp ứng yờu cầu để cú thể

lực chọn được nguồn cung ứng sản phẩm cú chất lượng tốt với giỏ cả phải chăng.

Cụng ty nờn thành lập một bộ phận chuyờn trỏch về xuất nhập khẩu cú

nhiệm vụ tỡm hiểu cỏc đối tỏc nước ngoài chuyờn cung cấp cỏc sản phẩm cụng

nghệ cao như hệ thống quản lý mó vạch, hệ thống an ninh, hệ thống cảnh bỏo

phũng chỏy chữa chỏy, hệ thống quản lý toà nhà thụng minh … Hiện nay việc

thực hiện mua hàng theo hợp đồng năm cú thuận tiện nhưng cũng cú bất lợi là

nếu tỡm được nguồn hàng tốt, cú giỏ thành rẻ hơn Cụng ty sẽ khụng thể khai thỏc ngay được, mặt khỏc nếu đối tỏc cung cấp hàng khụng đỳng như hợp

đồng thỡ sẽ tạo khú khăn trong cụng tỏc tạo nguồn hàng. Vỡ vậy Cụng ty nờn

đa dạng hoỏ cỏc hỡnh thức mua hàng, đối với cỏc hợp đồng theo năm thỡ nờn

ỏp dụng giỏ biến động chứ khụng ỏp dung giỏ cố định như hiện nay.

4.2. Hoàn thiện cụng tỏc xõy dựng kế hoạch tiờu thụ sản phẩm

Cụng ty TNHH Phỏt triển cụng nghệ và đầu tư cần lập kế hoạch tiờu

thụ sản phẩm cụng nghệ cao cho từng nhúm sản phẩm cụ thể, cho từng khu

vực thị trường cụ thể và cho từng cỏn bộ nghiờn cứu thị trường cụ thể trỏnh

tỡnh trạng chồng chộo, tiờu thụ khụng hiệu quả. Trờn thị trường sản phẩm

cụng nghệ cao do cũn mới mẻ và thuộc về lĩnh vực cụng nghệ thụng tin cho

nờn người tiờu dựng sẽ rất khú trong việc lựa chọn sản phẩm cũng như Cụng

ty cung cấp cho nờn Cụng ty cần cú những kế hoạch quảng bỏ hỡnh ảnh của

Cụng ty đến với người tiờu dựng, làm được điều này thỡ người tiờu dựng mới

tin tưởng và chấp nhận những sản phẩm mới do cụng ty cung cấp và lắp đặt.

Hơn nữa kinh doanh trong nền kinh tế thị trường thực sự là “ cuộc chạy đua

khụng cú đớch cuối cựng” nờn để nõng cao độ thoả món của khỏch hàng, Cụng

ty phải nghiờn cứu triển khai kế hoạch dịch vụ hậu mói một cỏch chu đỏo. Vỡ khỏch hàng trực tiếp của Cụng ty là cỏc đại lý cấp I và cỏc dự ỏn cho nờn để

hàng hoỏ của Cụng ty tiờu thụ được nhanh chúng thỡ cụng ty phải xõy dựng

cho được một kế hoạch hậu mói thu hỳt sự quan tõm của cỏc đại lý cấp I và

cỏc chủ dự ỏn để khuyến khớch họ đẩy mạnh hàng của cụng ty xuống cỏc đại

lý cấp II, cấp III cũng như tới tay người tiờu dựng cuối cựng. Bờn cạnh những

chớnh sỏch đó ỏp dụng như ỏp dụng mức giỏ ưu đói, chế độ bảo hành thường

xuyờn, định kỳ thỡ cụng ty nờn ỏp dụng thờm hỡnh thức giảm giỏ bỏn cho

những đại lý chỉ bỏn sản phẩm của Cụng ty hoặc sản phẩm của Cụng ty chiếm

trờn 80% khối lượng hàng hoỏ mà đại lý đú tiờu thụ, cung cấp đầy đủ, tận tỡnh cỏc tài liệu kĩ thuật để cỏc đại lý cú thể hướng dẫn và giới thiệu sản phẩm đến người tiờu dựng.

Ngoài ra cụng ty cũng phải thường xuyờn tỡm hiểu và phõn tớch cỏc hỡnh thức tiờu thụ của cỏc đối thủ cạnh tranh để kịp thời đối phú và cú biện

phỏp thay đổi phự hợp với tỡnh hỡnh thức tế nhằm lụi kộo khỏch hàng đến với

sản phẩm của Cụng ty mỡnh.

5. Hoàn thiện bộ mỏy xõy dựng kế hoạch và cụng tỏc cỏn bộ

Một trong những yếu tố quan trọng nhất, cơ bản nhất gúp phần to lớn

trong việc tạo ra và tiờu thụ sản phẩm đú chớnh là nguồn nhõn lực. Đõy chớnh

là yếu tố quyết định tới sự thành cụng hay thất bại trong quỏ trỡnh hoạt động

kinh doanh của Cụng ty do đú cụng ty phải luụn chỳ trọng và để ý tới chất lượng của nguồn nhõn lực. để cú thể tạo ra một bản kế hoạch kinh doanh

chớnh xỏc và hoàn thiện thỡ việc tổ chức bộ mỏy xõy dựng kế hoạch và việc tổ

chức cụng tỏc cỏn bộ của Cụng ty cần phải được chỳ trọng hơn nũa. Muốn làm được điều đú trước hết cụng ty cần phải giải quyết một số vấn đề sau:

Hỡnh thành nờn một bộ mỏy chuyờn về lập kế hoạch, cụ thể là phũng kế

hoạch và thời gian tới cụng ty cú thể bổ sung thờm cỏn bộ nghiờn cứu thị trường, tăng cường cụng tỏc giỏm sỏt và quản lớ, gắn quyền lợi của họ với

trỏch nhiệm mà họ phải thực hiện. Cú thể thực hiện việc kiểm tra, sỏt hạch

trỡnh độ và kinh nghiệm của họ nếu tốt thỡ bổ sung thờm quyền hạn và nhiệm

vụ ngược lại Cụng ty cú thể tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nõng cỏo trỡnh độ

chuyờn mụn của họ.

Hỡnh thành nờn một cơ cấu tổ chức lao đụng tối ưu: Cơ cấu tổ chức lao

động tối ưu là bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý và nhõn viờn được bố trớ

vào cỏc khõu, cỏc bộ phận, cỏc cụng đoạn một cỏch cõn đối và hợp lý, đảm

bảo năng suất lao đụng cao, chất lượng tốt quản lý chặt chẽ và cú hiệu quả.

- Đảm bảo yếu tố vật chất cho đội ngũ nhõn viờn: Để đạt được kết quả,

năng suất lương động cao thỡ người lao động phải được đảm bảo tỏi sản xuất

sức lao động. Vỡ vậy, Cụng ty cần phải tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho

nhõn viờn, phải cú biện phỏp tăng thu nhập, nõng cao đời sống cho người lao động và những điều kiện khỏc như an toàn lao động và bảo hộ lao động.

Ngoài ra Cụng ty cũng nờn sử dụng những yếu tố phi vật chất để khuyến khớch người lao động hăng say, nhiệt tỡnh hơn với cụng việc như quan tõm

đến đời sống tỡnh cảm của nhõn viờn như những mún quà vào ngày sinh nhật

hay tổ chức những đợt tham quan, nghỉ mỏt …

- Tạo ra đội ngũ cỏn bộ tổ chức giỏi: để cú một bộ mỏy cũng như một

tổ chức hoạt động tốt thỡ người điều hành quản lý cú vai trũ quyết định. Do

vậy, việc đào tạo cỏn bộ quản lý cú trỡnh độ, khả năng, cú tinh thần trỏch

nhiệm cao là cần thiết và luụn là vấn đề trọng tõm của Cụng ty.

II- BIỆN PHÁP TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TIấU THỤ SẢN PHẨM CỦA

CễNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ

Xõy dựng được kế hoạch mới chỉ hoàn thành một phần cụng việc, phần

quyết định chớnh là việc tổ chức thực hiện kế hoạch. Ngoại trừ kế hoạch được

lập chưa chớnh xỏc, cũn nhiều chỉ tiờu xa rời thực tế thỡ hoàn thành kế hoạch

tiờu thụ sản phẩm sẽ phụ thuộc vào khõu tổ chức thực hiện kế hoạch. Nếu khõu này được thực hiện tốt sẽ đem lại những nhõn tố tớch cực sau:

- Cỏc đơn vị, thành viờn trong cụng ty sẽ nắm bắt được phần cụng việc của

mỡnh và họ sẽ định hướng biện phỏp thực hiện nú sao cho cú hiệu quả nhất.

- Toàn bộ hoạt động tiờu thụ của Cụng ty từ khõu tạo nguồn mua hàng đến

dự trữ, hoàn thiện sản phẩm và tổ chức tiờu thụ hàng hoỏ , cung cấp dịch vụ

tất cả đều đó được kế hoạch hướng dẫn.Cỏc đơn vị tổ chức thực hiện sẽ xú

biện phỏp tốt cho những mục tiờu, nội dung cần đạt được.

- Cụng ty sẽ kiểm soỏt và năm bắt được thị trường tiờu thụ hiện tại và cả xu

hướng vận động của nú để từ đú cú phương hướng và giải phỏp để thớch ứng

với thị trường.

- Ngay trong quỏ trỡnh tổ chức thực hiện kế hoạch, cỏc thành viờn trong cụng ty sẽ cú điều kiện thử thỏch mỡnh , trỡnh độ năng lực tớnh sỏng tạo của

từng thành viờn sẽ được bộc lộ một cỏch chớnh xỏc. Luụn cú điếu kiện để

kiểm tra, đỏnh giỏ lại mỡnh đó hoàn thành theo dỳng kế hoạch được giao hay

chưa, từ đú họ sẽ cú xu hướng hoàn thiện mỡnh và điều này rất cú lợi cho

Để thỳc đẩy việc thực hiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm ,cụng ty cần

phải làm nhưng việc sau:

1. Quỏn triệt cỏc nội dung cụ thể của kế hoạch đến cỏc bộ phận

Trước khi bắt đầu triển khai thực hiện kế hoạch, Giỏm đốc Cụng ty

phải quỏn triệt đầy đủ, sõu sỏt tư tưởng và nội dung chủ yếu của chiến lược đến cỏc bộ phận liờn quan và trong từng thành viờn trong cụng ty. Phải cú kế

hoạch chi tiết, cụ thể về phõn cụng và phối hợp trong triển khai thực hiện

cũng như trong quy định rừ hiện thời gian hoàn thành cỏc nhiệm vụ . Cụ thể

cụng ty cần tiến hành một số cụng việc sau :

- Tổ chức một cuộc họp tổng kết bỏo cỏo kết quả kinh doanh năm trước và

phổ biến kế hoạch tiờu thụ trong năm nay, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng

phũng ban. Cỏc đơn vị này phải chịu trỏch nhiệm thực hiện và bỏo cỏo lại với

ban lónh đạo cụng ty mọi diễn biến trong quỏ trỡnh thực hiện và kết quả cuối

cựng cụng ty cú thể dựng hỡnh thức khoỏn đối với cỏc đơn vị, thỳc đẩy họ

thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

- Cỏc đơn vị, phũng ban sau khi nhận được bản kế hoạch chớnh thức phải

triển khai phổ biến và phõn cụng cụng việc cho cỏc thành viờn trực thuộc.

- Áp dụng cỏc hỡnh thức bắt buộc, khuyến khớch cỏc thành viờn trong từng

phũng ban. Mỗi phũng ban này phải luụn chỳ ý đến mục tiờu mà bản kế hoạch đó đề ra và cú trỏch nhiệm gúp phần hoàn thành cỏc mục tiờu đú.

- Tuỳ theo tõm quan trọng và mối liờn quan trực tiếp đến kết quả của quỏ

trỡnh tiờu thụ sản phẩm của mỗi đơn vị mà tập trung nhấn mạnh những nội

dung cụ thể của mỗi đơn vị cần hoàn thành.

- Quản lý và giỏm sỏt việc thực hiện kế hoạch:

Trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty tuy đó

vạch ra những nội dung và chỉ tiờu cụ thể nhưng trong một mụi trường kinh

doanh đầy biến động như hiện nay Cụng ty sẽ khụng trỏnh khỏi những khú

khăn trở ngại gõy ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành kế hoạch. Những nhõn

Những nhõn tố thuộc chủ quan như sức mạnh về tài chớnh, nguồn vốn

cũn thiếu, eo hẹp. Cơ sở hạ tầng, nhà kho cũn thiếu chưa đỏp ứng được yờu cầu làm giảm khả năng phỏt triển, cú thể làm giảm sỳt chất lượng, số lượng

sản phẩm. Trỡnh độ quản lý và kĩ năng của con người trong từng hoạt động cú

thể dẫn đến việc chưa phỏt huy hết khả năng cũng như tớnh sỏng tạo của từng

thành viờn trong cụng ty cũng như cường độ làm việc của cỏc thành viờn chưa