BẢNG KÊ SỐ 3 Tháng 11 năm
3.2.3. Về chứng từ
Theo quy định hiện nay của Cơng ty thì tất cả các loại nguyên vật liệu đã xuất dùng cho q trình sản xuất, cuối tháng nếu khơng sử dụng hết thì phải làm thủ tục nhập lại kho của Cơng ty (trên Phiếu nhập kho ghi rõ lý do nhập kho nguyên vật liệu thừa) mặc dù nguyên vật liệu thừa đó sang tháng sau vẫn được sử dụng cho quá trình sản xuất. Theo đúng thủ tục nhập kho, sẽ phải lập hội đồng kiểm nghiệm, tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm và nhập kho. Nếu làm thủ tục như vậy sẽ rất rườm rà, tốn thời gian công sức. Mà trên thực tế, mỗi phân xưởng sản xuất đều có một kho phụ nên số vật tư được lưu tại đó cho tới kỳ sản xuất tiếp theo, khi dùng sẽ lập phiếu xuất kho.
Chính vì vậy, để thuận lợi cho q trình sản xuất diễn ra liên tục, khơng phải nhập xuất kho liên tiếp và để hạn chế sự hao hụt, lãng phí ngun vật liệu trong q trình vận chuyển bốc dỡ thì khơng nhất thiết phải nhập kho ngun
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Kế toán K39
phân xưởng tiến hành kiểm lại số nguyên vật liệu dùng không hết, lập phiếu vật tư cịn lại cuối kỳ chuyển lên phịng Tài chính kế tốn.
Tuy nhiên đối với những nguyên vật liệu quan trọng có giá trị cao vẫn có thể tiến hành thủ tục nhập lại kho như bình thường để đảm bảo khơng bị thất thoát hoặc giảm phẩm chất khi điều kiện bảo quản ở kho phụ không đảm bảo được tốt như điều kiện bảo quản tại kho chính của Cơng ty.
Cơng ty nên lập thêm “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” theo mẫu số 04- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC). Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng do phân xưởng sản xuất lập với những vật tư không sử dụng hết, lập thành hai bản :
+ Một bản giao cho phòng Kinh doanh vật tư để quản lý và lập kế hoạch vật tư cho tháng tới.
+ Một bản giao cho phịng Tài chính kế tốn để làm căn cứ ghi giảm chi phí sản xuất phục vụ cho kế tốn tập hợp chi phí va tính giá thành sản phẩm.
Phịng Tài chính kế tốn có nhiệm vụ lập phiếu nhập kho vật tư xuất khơng sử dụng hết, nhưng không phải tiến hành công đoạn kiểm nghiệm vật tư, mà chỉ lập phiếu nhập kho căn cứ vào phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
Việc sử dụng “Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ” có nhiều ưu điểm như : Thủ kho giảm bớt ghi chép vào thẻ kho, góp phần giảm bớt khối lượng công việc cho các bộ phận kế tốn, phịng Kinh doanh vật tư, tiết kiệm thời gian nhập kho nguyên vật liệu tại các kho, làm giảm việc phát sinh những hoạt động chuyên chở vận chuyển nhiều lần từ kho của Công ty đến phân xưởng và cuối tháng lại vận chuyển ngược lại kho.