CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ
3.3. Một số giải pháp hồn thiện cơng tác đánh giá nhân sự tại UBND huyện
3.3.2. Giải pháp 2: Nghiên cứu áp dụng quy trình đánh giá nhân sự theo kết
kết quả thực thi công vụ
Nhân sự tại UBND huyện là các công chức, viên chức Nhà nước. Đánh giá nhân sự tại UBND huyện cũng chính là đánh giá cơng chức. Hiện nay, cùng với cơng cuộc cải cách hành chính cơng, việc đánh giá cơng chức theo kết quả thực thi công vụ đang là một xu hướng được quan tâm thực hiện do những sự ưu việt của nó.
Đánh giá cơng chức theo kết quả thực thi công vụ là một cách tiếp cận, một phương pháp quản lý mang tính tổng thể chuyển từ quản lý và đánh giá đặc điểm cá nhân con người/công chức sang đánh giá trực tiếp những kết quả mà họ đã thực hiện được trên thực tế trong q trình làm việc. Do đó, để đảm bảo chuyển đổi được hướng tiếp cận này cần phải thực hiện các bước sau:
- Bước 1. Thực hiện phân tích cơng việc nhằm xác định vị trí việc làm trong UBND.
Phân tích cơng việc là q trình nghiên cứu nhằm xác định các điều kiện thực thi của một công việc, các hoạt động cần thực hiện và yêu cầu đối với các kết quả cần đạt được. Phân tích cơng việc là cơ sở thơng tin cơ bản cho xây dựng các bản mơ tả cơng việc, qua đó cung cấp thơng tin về yêu cầu, đặc điểm của cơng việc; các thơng tin về tính chất cơng việc; các thơng tin về hoạt động cần tiến hành để thực hiện công việc; các thông tin về yêu cầu đối với năng lực, đặc điểm và phẩm chất cần có đối với người thực hiện cơng việc…. Các thông tin này là căn cứ để phân loại các nhóm
cơng việc theo khối lượng, tính chất, đặc điểm. Từ đó, xác định các u cầu cho từng vị trí việc làm, hình thành hệ thống các vị trí việc làm tại UBND.
- Bước 2. Mô tả công việc theo vị trí việc làm
Địi hỏi của đánh giá nhân sự theo kết quả làm việc là tương ứng với mỗi vị trí phải xác định rõ ràng một bản mô tả công việc với các kết quả đầu ra chính xác. Thơng qua các đầu ra này cho phép UBND xác định được các nhóm tiêu chí khác nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. Các tiêu chí này đồng thời cũng là căn cứ để lựa chọn phương pháp đánh giá cho từng nhóm cơng chức cụ thể. Bản mơ tả công việc sẽ liệt kê các nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một cơng việc cụ thể. Bản mơ tả cơng việc nêu rõ vị trí, nội dung, yêu cầu, đặc điểm của một vị trí cơng việc cụ thể. Bản mơ tả công việc giúp
chúng ta hiểu được tổ chức cần người công chức như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
- Bước 3. Xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc và chỉ số đánh giá mức độ hồn thành cơng việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là những yêu cầu về kết quả mà nhà quản lý mong muốn người thực hiện công việc đạt được, bao gồm số lượng, chất lượng, thời hạn hồn thành cơng việc và các chuẩn mực hành vi. Mục đích cơ bản của sử dụng tiêu chuẩn cơng việc trong đánh giá là đảm bảo công chức thực hiện đúng các trách nhiệm đã xác định trong bản mô tả cơng việc tương ứng với từng vị trí cơng chức. Các tiêu chuẩn công việc phải phù hợp với đặc thù cơng việc của vị trí việc làm. Đối với từng vị trí cần phải xác định trọng số cho các tiêu chuẩn, xác định cụ thể tiêuchuẩn nào là trọng yếu, tiêu chuẩn nào là thứ yếu. Các tiêu chuẩn đó phải có giá trị về nội dung phát triển, khơng chỉ đáp ứng được nhu cầu phát triển của tổ chức trong giai đoạn hiện tại mà cả trong tương lai. Các yêu cầu về cơng việc của từng vị trí cũng khơng ngừng thay đổi theo đòi hỏi khách quan nên các tiêu chuẩn này cũng không cố định mà liên tục thay đổi và cần được xem xét lại tuỳ thuộc vào từng thời điểm khác nhau để đáp ứng được các yêu cầu đó. Tiêu chuẩn cơng việc hỗ trợ đánh giá kết quả công việc của cá nhân công chức rõ ràng, công bằng và khách quan hơn, không bị chi phối bởi các yếu tố “ngồi cơng việc” do kết quả được đo lường bằng các chuẩn mực chứ không lệ thuộc vào quan điểm, thái độ của chủ thể đánh giá đối với cá nhân bị đánh giá.
- Bước 4. Đo lường kết quả thực hiện cơng việc và xác định mức độ hồn thành nhiệm vụ
Trên cơ sở các tiêu chuẩn công việc, chủ thể có thẩm quyền tiến hành đo lường kết quả thực hiện cơng việc. Sự đo lường này cần có các chỉ số đánh giá để đảm bảo các tiêu chuẩn công việc được đo lường một cách
chính xác và khách quan, phản ánh đúng những cống hiến của công chức. Căn cứ vào kết quả đo lường, chủ thể đánh giá so sánh kết quả đó với yêu cầu tổ chức/cơ quan đặt ra để xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ (kém/trung bình/khá/tốt). Các mức độ này gắn với từng tiêu chuẩn được đánh giá sẽ được quy đổi thành sự phân loại chung đối với công chức ở các cấp độ: Khơng hồn thành nhiệm vụ, Hoàn thành nhiệm vụ ở mức độ trung bình, Hồn thành nhiệm vụ ở mức độ khá, Hồn thành nhiệm vụ ở mức độ tốt, Hoàn thành nhiệm vụ ở mức độ xuất sắc.
- Bước 5. Sử dụng kết quả đánh giá cho hệ thống quản lý
Trước khi công bố kết quả đánh giá cần đảm bảo thông tin phản hồi dưới dạng trò chuyện trực tiếp, gặp gỡ riêng giữa các nhà quản lý với công chức để đối tượng đánh giá biết được các kết quả đánh giá về mình. Bên cạnh đó, họ cần có thơng tin chính thức để hình dung được rõ ràng về những kết quả của cuộc đánh giá sẽ được sử dụng vào mục đích gì, sử dụng như thế nào. Sau khi tổng kết việc đánh giá, các kết quả đánh giá cần được so sánh với kết quả của các đánh giá trước đó, rút ra kết luận để trình lên lãnh đạo và đảm bảo để các kết quả này được sử dụng trong tương lai.
Dựa trên kết quả đánh giá, tổ chức có thể xác định những cá nhân có thành tích nổi trội trong từng lĩnh vực hay nhóm kỹ năng và ngược lại, để xây dựng các chương trình đào tạo, kèm cặp cần thiết. Đối tượng được đánh giá cũng có thể thơng qua một cuộc gặp gỡ với nhà quản lý để cam kết cải thiện thành tích hoặc điều chỉnh hành vi, thái độ dựa trên thông tin đánh giá. Để đảm bảo đạt được mục đích phát triển năng lực cơng chức cần thực hiện lại công tác đánh giá sau khi những người tham gia đã có được khoảng thời gian nhất định để cải thiện và phát triển bản thân, sau từ 12 - 18 tháng. Báo cáo đánh giá lần thứ hai sẽ được so sánh với lần thứ nhất, qua đó thể hiện sự tiến bộ của người được đánh giá giữa hai lần so sánh hoặc phát hiện ra
những thử thách và mục tiêu mới. Mặt khác, cần sử dụng các kết quả đánh giá này gắn trực tiếp với cơ chế tài chính thơng qua một khoản lương theo kết quả thực hiện công việc. Điều này sẽ khiến cho việc đo lường và phân loại công chức dần đi đến thưc chất, các chủ thể đánh giá sẽ phải trách nhiệm hơn với các nhận xét do nó quyết định tới vấn đề lợi ích kinh tế
Để triển khai thành công các nội dung này cần đảm bảo rằng tất cả những người tham gia vào hoạt động đánh giá này đều thông suốt các nguyên tắc tiến hành và ứng dụng của phương pháp này. Xây dựng một nền văn hóa cởi mở đối với việc chia sẻ phản hồi là một bước tiến cho một số cơ quan hành chính nhà nước hiện vẫn coi trọng cách thức quản lý theo cấp bậc. Một quá trình đánh giá hợp lý sẽ đảm bảo tính khách quan khi tồn bộ thành phần tham gia cảm thấy an toàn khi cung cấp các nhận xét và xây dựng được lòng tin của những người tham gia vào quá trình đánh giá nhân sự.