- Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫu.
- Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home > Style > Format As Table, tại phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.
- Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools > Tab Design trên thanh Ribbon
3.3.7.2. Xóa kiểu ịnh dạng bả a áp dụng và chuyển bảng về danh sách
Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trƣớc tiên hãy chọn bảng, tại Tab Design
vào nhóm Table Styles chọn More > chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do vậy nó có các tính năng của bảng.
Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
3.3.8. Sử dụng mẫu ịnh dạng tài liệu (Document Themes)
Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp ngƣời sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẻ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu đƣợc thiết kế sẵn với nhiều màu sắc, font chữ, hình ảnh, đồ thị… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và chế biến các mẫu này.
Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout > Themes > Chọn một biểu mẫu từ danh sách.
Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colorsđể chọn lại màu, vào Fontsđể chọn lại kiểu Font và vào Effectsđể chọn lại hiệu ứng.
Lƣu ý bảng phải áp dụng Stylethì mới có tác dụng.
Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout >Themes >chọn Colors >chọn Create New Themes Colors hay Page Layout >Themes >chọn Fonts >chọn Create New Themes Fonts. Nhớ lƣu lại sau khi tạo.
Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đối tƣợng đƣợc áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung.
BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
“Nothing is more precious than Independence and Liberty”
Ho Chi Minh
4.1. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN
Chức năng Conditional Formatting mới bao gồm nhiều kiểu định dạng, biểu tƣợng và khả năng tô sáng chỉ những mục đƣợc chỉ định nhƣ giá trị lớn nhất, nhỏ nhất... chỉ cần một lần click chuột.
Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thƣờng để đánh giá dữ liệu, chúng ta thƣờng dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện nhƣ sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút
Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn:
4.1.1. Kiểu á á sà ọc:
Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài nhƣ các phiên bản Excel trƣớc đây. Chƣơng trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính:
BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).
Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chƣơng trình thực thi trong bảng tính.
Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tƣơng tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn nhƣ Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất.
4.1.2. Kiểu á á ển thị mức ộ:
Data Bars
Bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ƣng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng nhƣ nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngƣợc lại là những ô giá trị thấp.
Color Scales
Kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chƣơng trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules.
Icon Sets
Bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tƣợng mong muốn, chƣơng trình sẽ tự động đặt các biểu tƣợng trƣớc ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính.
Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dƣới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tƣợng ứng với một mức độ, chƣơng trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tƣợng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt đƣợc so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng.
cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa nhƣ Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This Table
(chỉ xóa trong bảng đang xử lý).
Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính đƣợc trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.
4.2. SAO CHÉP ĐẶC BIỆT
Thông thƣờng, khi ra lệnh Copy, toàn bộ dữ liệu (bao gồm cả định dạng, chú thích…) sẵn sàng trong vùng nhớ của Excel (Clipboard). Lúc ra lệnh Paste để đƣa dữ liệu đến vị trí cần sao chép, giả sử chúng ta chỉ muốn sao chép phần định dạng hoặc công thức, Paste Special là tính năng giúp bạn thực hiện ƣớc muốn này. Để hiểu công dụng của Paste Special, chúng ta thử xem tình huống sau:
Bạn là người cần gõ một danh sách gồm hơn 100 nhân viên. Mỗi nhân viên gồm các thông tin như: Mã số nhân viên, Họ và tên, Giới tính, Ngày sinh… trong đó, Họ và tên phải được gõ theo chuẩn: các ký tự đầu tiên của mỗi từ là chữ IN, những ký tự còn lại là chữ thường. Có thể giải thích thêm: “Nguyễn Vũ Ngọc Tùng” là dạng hợp lệ, còn những dạng như “nguyễn vũ ngọc tùng” hoặc “NGUYỄN VŨ NGỌC TÙNG” hoặc “ngUYễn vŨ ngọc Tùng”... là không hợp lệ. Để làm được việc này, một cách tiếp cận đầu tiên là bạn nhấn giữ Shift khi gõ những ký tự đầu tiên của những từ Họ, Đệm, và Tên (khi đèn Caps Lock tắt). Tuy nhiên, với cách này thì việc gõ sẽ mất khá nhiều thời gian. Vậy có cách nào nhanh hơn không nhỉ?
Sao chép các thành phần trong ô
Bước 1. Chọn Copy từ Home > Clipboard (xem Hình 4.1) hoặc từ Shortcut menu hoặc [Ctrl + C],
BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
Bước 3. Chọn Paste Special... từ Home > Clipboard hoặc nhấn [Ctrl+Alt+V] (xem Hình 4.2). Xuất hiện hộp thoại (xem Hình 4.3),
Hình 4.2 – Lệ dán Hình 4.3 – Hộp t oạ Paste Spec a
Bước 4. Chọn một trong các tùy chọn sau
Paste
All: sao chép toàn bộ (với đầy đủ các thuộc tính trong ô).
Formula: chỉ sao chép nội dung (nhƣ phần hiển thị trên thanh công thức).
Values: chỉ sao chép giá trị (đúng theo dạng hiển thị trong ô).
Formats: chỉ sao chép dạng thức ấn định trong ô.
Comments: chỉ sao chép ghi chú trong ô.
Validation: chỉ sao chép dữ liệu hợp lệ theo quy tắc đặt ra.
All using Source theme: sao chép tất thông tin trong ô kèm theo các kiểu dáng (style)
All except borders: sao chép toàn bộ, ngoại trừ các đƣờng viền ô.
Column widths: sao chép độ rộng của cột chứa các ô đang sao chép.
Formulas and number formats: sao chép công thức và định dạng số.
Values and number formats: sao chép các giá trị (kết quả của các phép toán) và định dạng số bên trong ô.
Multiply: sao chép và nhân giá trị trong ô nguồn.
Divide: sao chép và chia giá trị trong ô nguồn.
Các ộp c ọ
Skip blanks: Không sao chép các ô trống trong vùng nguồn.
Transpose: Sao chép và hoán đổi vị trí cột/dòng trong vùng nguồn thành dòng/cột trong vùng đích.
Paste Link: Sao chép và liên kết với dữ liệu trong vùng nguồn (dữ liệu ở vùng nguồn thay đổi thì dữ liệu ở vị trí mới thay đổi theo).
Bước 5. Cuối cùng chọn nút OK.
Thực hành trong giờ: Quay lại bài toán tình huống đã giới thiệu trong phần đầu mục này, bạn gõ vào danh sách họ và tên của 10 người mà không quan tâm đến dạng của chữ (IN, thường hoặc lẫn lộn đều được). Sau đó, dùng hàm PROPER để chuyển họ và tên sang dạng chuẩn. Thực hiện sao chép đặc biệt, chọn Paste Values để có một danh sách họ và tên hợp lệ.
Chọn D1:D3, ra lệnh Copy, di chuyển con trỏ đến ô C1, ra lệnh Paste Special, chọn Paste Values (123), sau đó xóa vùng D1:D3. Nếu bạn quên mà thực hiện Paste All sẽ phát sinh lỗi #REF
Chức năng Paste Special đƣợc ứng dụng khá phổ biến khi bạn làm việc với Excel. Sao chép định dạng là một trƣờng hợp của Paste Special.
BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
4.3. SAO CHÉP ĐẶC BIỆT DÙNG CHUỘT
Bước 1. Chọn vùng chứa dữ liệu cần sao chép.
Bước 2. Point trỏ chuột đến đường viền quanh vùng chọn, con trỏ chuột chuyển th nh mũi tên .
Bước 3. Nhấn nút phải của chuột v kéo rê đến vị trí vùn đích, Excel sẽ hiện đơn lệnh tắt gồm:
Move here: Di chuyển dữ liệu sang vùng đích với đầy đủ các thuộc tính trong ô
Copy here: Sao chép dữ liệu sang vùng đích với đầy đủ các thuộc tính trong ô.
Copy here as Values only: chỉ sao chép giá trị sang vùng đích.
Copy here as Formats only: chỉ sao chép dạng sang vùng đích.
Link Here: sao chép nhƣng tạo liên kết với dữ liệu nguồn.
Create Hyperlink Here: tạo một siêu liên kết với dữ liệu nguồn, khi đó chúng ta có thể nhấn giữ phím trái chuột và Ctrl để di chuyển nhanh đến vùng dữ liệu nguồn.
Shift Down and Copy: sao chép và đẩy dữ liệu hiện hành xuống dƣới.
Shift Right and Copy: sao chép và đẩy dữ liệu hiện hành qua phải.
Shift Down and Move: di chuyển và đẩy dữ liệu hiện hành xuống dƣới.
Shift Right and Move: di chuyển và đẩy dữ liệu hiện hành qua phải.
4.4. SAO CHÉP CÔNG THỨC
Bước 1. Chọn vùng cần sao chép.
Bước 2. Di chuyển con trỏ chuột đến các đường viền của vùng chọn cho đến khi con trỏ chuột chuyển th nh hình mũi tên.
Bước 3. Nhấn phím Ctrl trong khi kéo rê vùng ô chọn vào cạnh dưới hoặc bên phải của vị trí cần sao chép đến.
Bước 4. Tại vị trí cần sao chép đến nhấn phím Shift (xuất hiện các đường mờ |––|, I) và thả nút chuột.
4.5. SAO CHÉP, HỦY BỎ ĐỊNH DẠNG
4.5.1. Sao chép dạng
4.5.1.1. Dùng nút Format Painter
Bước 1. Định vị ô hoặc chọn vùng chứa dạng muốn sao chép (vùng dạng nguồn).
Bước 2. Click nút Format Painter trên thanh công cụ, con trỏ chuột biến thành cây cọ sơn v đồng thời một khun có đường viền chay quanh vùng dạng nguồn. Bước 3. Dùng chuột quét vùn đích cần được sao chép dạng.
Chú ý: Trong bước 2, khi nhấn nút Format Painter nếu:
- Nhấn đơn (Click) thì ta chỉ thực hiện sao chép dạng được một lần.
- Nhấn đôi (Double Click) thì ta có thể thực hiện việc sao chép dạng nhiều lần cho nhiều vùng đích. Để kết thúc, ta Nhấn lại nút Format Painter hay nhấn phím Esc.
Khi vùng nguồn là một khối ô liên tục thì trong bước 3 chỉ cần chọn ô đầu tiên trong vùng đích.
4.5.1.2. Sử dụng Paste Special
Bước 1. Chọn vùng chứa dạng cần sao chép. Bước 2. Chọn lệnh Home > Clipboard > Copy.
Bước 3. Định vị vùn đích cần sao chép dạn (vùn đích).
Bước 4. Chọn lệnh Home > Clipboard > Paste Special. Click chọn tham số Format trong hộp thoại Paste Special.
4.5.1.3. Sử dụng Fill Handle
Bước 1. Chọn vùng dạng cần sao chép (vùng nguồn).
Bước 2. Nhấn nút chuột phải tại Fill Handle và kéo rê dạn đến vùn đích rồi thả nút phải chuột. Lúc đó sẽ xuất hiện đơn lệnh tắt.
Bước 3. Chọn Fill Formats.
4.5.2. Hủy bỏ dạng
4.5.2.1. Sử dụng nút Format Painter
Bước 1. Chọn ô bất kỳ chưa định dạng (không có chứa dạng thức).
BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
4.5.2.2. Sử dụng lệnh Clear
Bước 1. Chọn vùng cần xóa dạng.
Bước 2. Chọn lệnh Home > Editing > Clear>Format.
4.6. DI CHUYỂN NHANH TRÊN WORKSHEET
Ngoài các phím định hƣớng, Excel cung cấp tính năng di chuyển nhanh đến một ô hay vùng ô nào đó.
4.6.1. Hộp tên (Name Box)
Click vào hộp tên vùng (bên trái thanh công thức) (xem Hình 4.5)
Nhập hoặc chọn trên danh sách địa chỉ ô hoặc tên vùng cần di chuyển đến và ấn Enter.
Hình 4.5 – Hộp tên (Name Box)
Thực hành trong giờ: Di chuyển đến ô AK63,400 và nhập ngày tháng hiện hành vào ô.
4.6.2. Lệnh GOTO
Một tính năng khác thể hiện qua lệnh GOTO.
Bước 1. Nhấn F5 hoặc [Ctrl+G] hoặc Home > Editing > Go To… để xuất hiện hộp thoại GOTO như Hình 4.6,
Bước 2. Nhập địa chỉ cần di chuyển đến trong khung Reference. Bước 3. Nhấn Special để chỉ định các đặc điểm khác khi định vị. Bước 4. Nhấn nút OK.
Hình 4.6 – Hộp thoại Goto
4.7. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ DỮ LIỆU
Những ai biết sử dụng máy tính đều có thể cảm nhận sự quan trọng của chức năng tìm kiếm. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong trƣờng hợp bạn muốn thay thế một từ nào đó bằng một từ mới trong toàn bảng tính (kể cả sổ bảng tính). Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:
Bước 1. Chọn Home > Editing > Find & Select, Bước 2. Chọn Find hoặc Replace
BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bƣớc trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bƣớc trên). Chúng ta có thể chỉ ra chính xác định dạng (nhƣ màu sắc, kiểu chữ, cỡ chữ…) của đối tƣợng cần tìm bằng cách nhấn nút Format....
Nhấn nút Options để tìm thêm các tùy chọn
chú thích (Comment). Vì thế, chúng ta cũng có thể chỉ rõ tìm kiếm trong Formulas, Value hay Comments.
- Ô Match case: khi tick vào ô này bạn muốn nói với Excel rằng việc so sánh trong quá trình tìm kiếm phải phân biệt chữ cái thƣờng và chữ cái in cũng nhƣ các trƣờng hợp khác.
Ví dụ: tìm kiếm chữ “học liệu” trên bảng tính, nếu bạn sử dụng tùy chọn này thì các từ “Học