Sau khi nhập dữ liệu vào ô, bạn có thể chỉnh sửa nội dung trong ô theo một số hình thức sau:
Xóa nội dung trong ô
Thay thế bằng nội dung khác
Sửa nội dung trong ô
2.4.1. Xóa nội dung trong ô
Bước 1. Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa,
Bước 2. Nhấn Deletetrên bàn phím (cách này thì chỉ xóa nội dung, các định dạng của ô vẫn giữ nguyên).
Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home > Editing > Clear ( ) và chọn các lệnh:
Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng
Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô
Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, vẫn giữ được định dạng, chú thích của ô
Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô (nếu có)
Clear Hyperlinks: Chỉ xóa các liên kết trong ô
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.4.2. Thay thế bằng nội dung khác
Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung tức là bạn đã thay thế nội dung của ô hiện hành bằng một nội dung khác. Trƣớc tiên, bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè.
2.4.3. Sửa nội dung trong ô
Nếu nội dung trong ô chỉ gồm vài ký tự thì việc thay thế bằng một nội dung mới là cách làm dễ nhất. Tuy nhiên, nếu nội dung là những chuỗi văn bản khá dài hoặc là những công thức phức tạp thì việc chỉnh sửa sẽ hiệu quả hơn nhiều so với thao tác gõ lại toàn bộ nội dung. Muốn sửa nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:
Cách 1:
Nhấp chuột hai lần liên tiếp lên ô cần hiệu chỉnh để vào chế độ hiệu chỉnh, dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh; dùng phím Backspace hoặc Deleteđể xóa một số nội dung; sau đó nhập vào nội dung mới.
Cách 2:
Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh; sau đó làm tƣơng tự các thao tác nhƣ trình bày trong cách 1.
Cách 3:
Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức để vào chế độ hiệu chỉnh. Tuy nhiên, lúc này bạn chỉnh sửa nội dung trên thanh công thức, không giống nhƣ chỉnh sửa trực tiếp trong ô nhƣ cách 1 và 2.
Tab Advanced trong hộp thoại Excel Options chứa một vùng có tên là Editing Options. Những cài đặt này có ảnh hưởng lên việc soạn thảo trong Excel. Nếu tắt tính năng Allow Editing Directly in Cells (disabled), bạn không thể chỉnh sửa nội dung bằng cách nhấp đúp chuột vào ô. Hơn nữa, khi nhấn F2 cho phép bạn chỉnh sửa nội dung của ô trên thanh công thức (không phải trực tiếp trong ô như đã trình bày ở trên).
Cả 3 cách trên đều đƣa Excel vào chế độ soạn thảo (edit mode). Ở chế độ soạn thảo, thanh công thức hiển thị 2 biểu tƣợng X và Check Mark (xem Hình 2.7). Khi đó:
Từ Edit xuất hiện ngay góc dưới bên trái của thanh trạng thái của màn hình làm việc
Click biểu tƣợng X để hủy việc soạn thảo mà không có thay đổi nội dung trong ô (hoặc nhấn phím ESC có tác dụng tƣơng tự)
Hình 2.7 – Thanh công thức với 2 biểu tƣợng khi vào chế ộ edit
2.5. SAO CHÉP DỮ LIỆU
Khi cần sao chép dữ liệu đến những vị trí khác trong cùng một bảng tính (hoặc vào các bảng tính khác), cần chọn trƣớc vùng ô chứa dữ liệu sao chép, tiếp theo có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
2.5.1. Sử dụ t ao tác Copy – Paste
Bước 1. Chọn ô/khối ô cần sao chép,
Bước 2. Nhấn phím [Ctrl+ C] hay nhấn nút Copy trên thanh công cụ Home, Bước 3. Định vị con trỏ v o ô đầu của vùng cần sao chép đến,
Bước 4. Nhấn phím [Ctrl+ V] hay nhấn nút Paste trên thanh công cụ Home.
2.5.2. Dù F Ha d e
Bước 1. Trỏ vào Fill Handle của vùng dữ liệu nguồn, con trỏ chuột chuyển thành dấu + Bước 2. Kéo rê Fill handle theo chiều đứng hoặc chiều ngang rồi buông phím chuột
2.5.3. ết ợp vớ p ím Ctr
Bước 1. Chọn khối vùng dữ liệu cần sao chép.
Bước 2. Point v o đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột sẽ chuyển th nh hình mũi tên. Bước 3. Giữ Ctrl đồng thời Kéo rê đến vị trí vùn đích (sẽ xuất hiện một khung mờ và dấu
cộng + nhỏ) sau đó uôn phím chuột.
Lưu ý:
Có thể thực hiện lệnh Paste nhiều lần để sao chép sang nhiều vùng đích khác nhau trong cùng bảng tính hoặc sang các bảng tính khác.
Để sao chép cùng lúc vào nhiều vùng rời nhau, ta phải chọn vùng trƣớc khi thực hiện lệnh Paste.
Khi sao chép vào một vùng đang chứa dữ liệu thì Excel tự động ghi đè lên dữ liệu cũ mà không hiện thông báo.
Địa chỉ ghi trong công thức vùng nguồn sẽ đƣợc tự động thay thế tƣơng ứng với vị trí vùng đích (ngoại trừ những ô đƣợc chỉ định bằng địa chỉ tuyệt đối).
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.5.4. Lệ F
Thƣờng dùng để sao chép công thức và thực hiện cho các vùng liên tục
Chọn vùng sẽ sao chép dữ liệu (ô đầu tiên có chứa dữ liệu)
Chọn lệnh Home > Editing > Fill.
Chọn:
- Right: Sao chép dữ liệu sang các ô bên phải. - Left: Sao chép dữ liệu sang các ô bên trái. - Down: Sao chép dữ liệu các ô bên dƣới. - Up: Sao chép dữ liệu các ô bên trên.
- Series…: Tạo một dãy số cộng hãy dãy số nhân
Lưu ý:
Có thể điền dữ liệu cho nhiều vùng rời nhau cùng lúc. Khi đó phải thực hiện việc chọn vùng trƣớc khi thực hiện lệnh.
Có thể dùng nút Undo để hủy bỏ hoặc phím F4 để lặp lại việc điền dữ liệu.
2.6. DI CHUYỂN DỮ LIỆU
Khi cần di chuyển dữ liệu đến một vị trí khác trong bảng tính (hoặc đến bảng tính khác) trƣớc hết, bạn chọn vùng ô chứa dữ liệu cần di chuyển, sau đó có thể thực hiện di chuyển bằng một trong các cách sau:
2.6.1. Sử dụ t ao tác Cut – Paste
Bước 1. Chọn ô/khối ô cần sao chép,
Bước 2. Nhấn phím [Ctrl+ X] hay nhấn nút Cut trên thanh công cụ Home, Bước 3. Định vị con trỏ v o ô đầu của vùn đích
Bước 4. Nhấn phím [Ctrl+ V] hay nhấn nút Paste trên thanh công cụ Home.
2.6.2. Dù F Ha d e
Bước 1. Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột chuyển th nh mũi tên .
Chọn:
OK: ghi đè lên dữ liệu đã có.
Cancel: hủy bỏ việc di chuyển.
Nếu bạn muốn chèn dữ liệu mới vào vùng đích, hãy giữ phím Shift trong khi Kéo rê rê chuột đến vị trí mới. Khi đó, khung mờ trở thành các đường mờ |—| , I (đẩy dữ liệu cũ xuống dưới hay sang phải).
Địa chỉ ghi trong công thức của vùng nguồn vẫn đưỡc giữ nguyên khi di chuyển đến vị trí mới.
Cách Kéo rê chuột chỉ được thực hiện trong vùng của một bảng tính.
2.6.3. Dù F Ha d e sử dụ út c uột p ả
Bước 1. Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột chuyển th nh mũi tên .
Bước 2. Nhấn và giữ nút phải của chuột và Kéo rê rê vùng chọn đến vị trí vùn đích. Khi thả nút chuột sẽ xuất hiện Shortcut menu ta quan tâm đến các chọn lựa sau:
Move here: Di chuyển dữ liệu.
Copy here: Sao chép dữ liệu.
Shift Down and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành xuống dƣới.
Shift Right and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành qua phải.
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
“No one saves us but ourselves. No one can and no one may. We ourselves must walk the path.”
Buddha
3.1. CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ BẢNG TÍNH
Phần này trình bày các thao tác cơ bản để quản lý worksheet nhƣ các thao tác thêm, xóa, di chuyển, sao chép, đổi tên…
3.1.1. Chèn bảng tính
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn Insert,
Bước 3. Chọn Worksheet,
Bước 4. Chọn OK.
Hình 3.1 – Chèn một bảng tính mới vào sổ bả tí a mở
Ngoài ra, có thêm một vài cách thực hiện khác:
Cách 2:
Nhấn vào nút trên thanh sheet tab
Cách 3:
Dùng tổ hợp phím [Shift+F11]chèn sheet mới vào trƣớc sheet hiện hành.
Cách 4:
3.1.2. Xoá bỏ bảng tính
Hình 3.2 – Xóa bỏ bảng tính a àm v ệc
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn Delete,
Bước 3. Bấm vào nút Delete.
Ngoài ra, chúng ta có thể thực hiện theo cách khác nhƣ sau:
Bước 1. Chọn sheet muốn xóa > chọn Home >Cells > Delete > Delete sheet
Bước 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.
3.1.3. Đổi tên bảng tính
Bước 1. Bấm double vào Tab Sheet, hoặc bấm phải vào Tab Sheet > Rename, Bước 2. Nhập tên mới và Enter.
Hình 3.3 – Đổi tên bả tí a àm v ệc
Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : (dấu hai chấm), / (dấu nghiêng phải), \ (dấu nghiêng trái), ? (dấu hỏi), * (dấu sao).
3.1.4. Sao chép bảng tính
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn Move or copy,
Bước 3. To Book: Chọn Book sẽ nhận Sheet cần sao chép, Bước 4. Before Sheet: chọn vị trí Sheet trong Book mới, Bước 5. Chọn mục Create a copy,
Bước 6. Chọn OK.
Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép > giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab > thả trái chuột. Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím [Ctrl + nhấp chuột] để chọn sheet.
Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mở workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới).
3.1.5. Di chuyển bảng tính
Thực hiện tƣơng tự nhƣ thao tác sao chép bảng tính nhƣng không chọn mục Create a copy
Nếu sao chép hay di chuyển 1 Sheet từ Book này sang Book khác, cần phải mở cả 2 Book
Nếu sao chép hay di chuyển trong cùng 1 Sheet, tại mụcTo book: chọn chính tên Book chứa Sheet cần sao chép
Trong một số trƣờng hợp, chúng ta có thể hiểu thao tác di chuyển các worksheet là thực hiện sắp xếp worksheet. Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet nhƣ:
Cách 1
Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột.
Cách 2
Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trƣớc nó, sau đó nhấn OK.
Hình 3.5 – Minh họa thao tác sao chép hoặc di chuyển bảng tính
3.1.6. Hiển thị cửa sổ viết Code trong Excel
Hình 3.6 – Cửa sổ viết code VBA ể xử lý tự ộng một số công việc
Đôi khi, bạn cần phải lập một hàm không có sẵn trong Excel để giải quyết công việc. Khi đó, cửa sổ viết code VBA là nơi lập trình để viết các đoạn chƣơng trình bằng ngôn ngữ Visual Basic nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện các thao tác tính toán nào đó.
Các hệ chương trình kế toán trên Excel đều có một hàm do người dùng tự tạo ra (không phải của Microsoft) để đọc các con số ra chữ. Hàm này thường được sử dụng khi một hóa đơn được lập, cần phải ghi bằng chữ của thành tiền hóa đơn đó trước khi in ấn.
Để mở cửa sổ code VBA, cách đơn giản thực hiện nhƣ sau:
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet, Bước 2. Chọn View code.
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
3.1.7. Khóa/bỏ khóa bảng tính
Hình 3.7 – Tạo mật khẩu cho Sheet
Khóa bảng tính và khóa ô dữ liệu trong bảng tính là một tính quan trọng nếu bạn muốn bảo vệ dữ liệu khỏi sự dòm ngó của ngƣời khác. Cách thực hiện đƣợc mô tả nhƣ sau:
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet cần khóa Bước 2. Chọn Protect Sheet
Bước 3. Xuất hiện cửa sổ Protect Sheet
Bước 4. Nhập Password 2 lần
Bước 5. Chọn quyền được xử dụng khi khóa Sheet Bước 6. Chọn OK
Hình 3.8 – Bỏ mật khẩu trong Sheet
Để bỏ khóa bảng tính, chúng ta thực hiện theo các bƣớc sau:
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet cần khóa Bước 2. Chọn Unprotect Sheet
Bước 3. Nhập Password m khóa Bước 4. Chọn OK
Hình 3.9 – Đặt màu cho các tab sheet
Cách thực hiện nhƣ sau:
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet
Bước 2. Chọn Tab color
Bước 3. Chọn màu cho Tab Sheet
Việc tô màu giúp quản lý thanh sheet tab đƣợc tốt hơn. Để tô màu cho các sheet tab bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, tiếp theo hãy chọn Tab Color và chọn màu thích hợp.
Hình 3.10 – Cách chọn màu cho sheet tab
3.1.9. Chọn cùng lúc tất cả các bảng tính
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet
Bước 2. Chọn Select All Sheets
3.1.10.Thao tác xử lý trên ô/dòng/cột
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
Hình 3.11 – Chèn thêm ô, dòng và cột
Bước 1. Bấm phải vào ô cạnh bên ô cần chèn Bước 2. Chọn Insert, xuất hiện hộp thoại sau
- Shift cell Right: thêm ô và di chuyển các ô vừa chọn qua phải - Shift cell Down: thêm ô và di chuyển các ô vừa chọn xuống dƣới
- Entire Row: thêm các dòng, di chuyển các dòng chứa các ô vừa chọn xuống dƣới. - Entire Column: thêm các cột, di chuyển các cột chứa các ô vừa chọn qua phải.
Bước 3. Chọn chức năn cần thực hiện Bước 4. Chọn OK
Hình 3.12 – Xóa ô, dòng và cột
Bước 1. Bấm phải vào ô cần xóa
Bước 2. Chọn Delete, xuất hiện hộp thoại sau
- Shift cell Left: xóa các ô vừa chọn và di chuyển các ô nằm sau qua trái - Shift cell Up: xóa các ô vừa chọn và di chuyển các ô nằm dƣới lên trên
- Entire Row: xóa các dòng chứa các ô vừa chọn, di chuyển các dòng nằm dƣới lên trên. - Entire Column: xóa các cột chứa các ô vừa chọn, di chuyển các cột nằm sau qua trái.
Bước 3. Chọn chức năn cần thực hiện Bước 4. Chọn OK
3.1.11.Đặt tên ô/khối ô
Với việc đặt tên khối ô sẽ có lợi rất nhiều đới với các công thức tính toán có độ phực tạp cao, giúp sử dụng nhanh các cao tác, dễ nhớ công dụng của khối ô hơn các tên thông thƣờng, đơn giản ngắn gọn hơn trong các công thức và giảm thiểu khả năng sai sót.
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
Hình 3.13 – Đặt tên ô/ khối ô
Bước 1. Chọn ô hay khối ô cần đặt tên
Bước 2. Bấm tổ hợp phím [Ctrl + F3], xuất hiện cửa sổ Bước 3. Chọn nút New
Bước 4. Nhập tên Bước 5. Chọn OK
Chiều dài tối đa là 255 ký tự, tên bắt đầu phải là ký tự và không được đặt giống tên địa chỉ ô tham chiếu
Tên không được trùng lặp, không nên dùng khoảng trắng hoặc không dấu tiếng Việt để đặt tên cho địa chỉ ô
3.1.12.Xóa tên ô/khối ô
Hình 3.14 – Xóa tên ô/khối ô
Bước 2. Chọn tên ô/khối ô cần xóa Bước 3. Chọn Delete
Bước 4. Chọn OK
3.1.13.Ẩn/Hiện worksheet
Một tính năng khác để hạn chế sự dòm ngó của những ngƣời khác đến dữ liệu của bạn là ẩn các sheet. Với tính năng này, bạn có thể ẩn hoặc hiển thị trở lại những sheet mong muốn. Cách thực hiện nhƣ sau:
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet
Bước 2. Chọn Hide: ẩn Sheet