Thông thƣờng, khi ra lệnh Copy, toàn bộ dữ liệu (bao gồm cả định dạng, chú thích…) sẵn sàng trong vùng nhớ của Excel (Clipboard). Lúc ra lệnh Paste để đƣa dữ liệu đến vị trí cần sao chép, giả sử chúng ta chỉ muốn sao chép phần định dạng hoặc công thức, Paste Special là tính năng giúp bạn thực hiện ƣớc muốn này. Để hiểu công dụng của Paste Special, chúng ta thử xem tình huống sau:
Bạn là người cần gõ một danh sách gồm hơn 100 nhân viên. Mỗi nhân viên gồm các thông tin như: Mã số nhân viên, Họ và tên, Giới tính, Ngày sinh… trong đó, Họ và tên phải được gõ theo chuẩn: các ký tự đầu tiên của mỗi từ là chữ IN, những ký tự còn lại là chữ thường. Có thể giải thích thêm: “Nguyễn Vũ Ngọc Tùng” là dạng hợp lệ, còn những dạng như “nguyễn vũ ngọc tùng” hoặc “NGUYỄN VŨ NGỌC TÙNG” hoặc “ngUYễn vŨ ngọc Tùng”... là không hợp lệ. Để làm được việc này, một cách tiếp cận đầu tiên là bạn nhấn giữ Shift khi gõ những ký tự đầu tiên của những từ Họ, Đệm, và Tên (khi đèn Caps Lock tắt). Tuy nhiên, với cách này thì việc gõ sẽ mất khá nhiều thời gian. Vậy có cách nào nhanh hơn không nhỉ?
Sao chép các thành phần trong ô
Bước 1. Chọn Copy từ Home > Clipboard (xem Hình 4.1) hoặc từ Shortcut menu hoặc [Ctrl + C],
BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
Bước 3. Chọn Paste Special... từ Home > Clipboard hoặc nhấn [Ctrl+Alt+V] (xem Hình 4.2). Xuất hiện hộp thoại (xem Hình 4.3),
Hình 4.2 – Lệ dán Hình 4.3 – Hộp t oạ Paste Spec a
Bước 4. Chọn một trong các tùy chọn sau
Paste
All: sao chép toàn bộ (với đầy đủ các thuộc tính trong ô).
Formula: chỉ sao chép nội dung (nhƣ phần hiển thị trên thanh công thức).
Values: chỉ sao chép giá trị (đúng theo dạng hiển thị trong ô).
Formats: chỉ sao chép dạng thức ấn định trong ô.
Comments: chỉ sao chép ghi chú trong ô.
Validation: chỉ sao chép dữ liệu hợp lệ theo quy tắc đặt ra.
All using Source theme: sao chép tất thông tin trong ô kèm theo các kiểu dáng (style)
All except borders: sao chép toàn bộ, ngoại trừ các đƣờng viền ô.
Column widths: sao chép độ rộng của cột chứa các ô đang sao chép.
Formulas and number formats: sao chép công thức và định dạng số.
Values and number formats: sao chép các giá trị (kết quả của các phép toán) và định dạng số bên trong ô.
Multiply: sao chép và nhân giá trị trong ô nguồn.
Divide: sao chép và chia giá trị trong ô nguồn.
Các ộp c ọ
Skip blanks: Không sao chép các ô trống trong vùng nguồn.
Transpose: Sao chép và hoán đổi vị trí cột/dòng trong vùng nguồn thành dòng/cột trong vùng đích.
Paste Link: Sao chép và liên kết với dữ liệu trong vùng nguồn (dữ liệu ở vùng nguồn thay đổi thì dữ liệu ở vị trí mới thay đổi theo).
Bước 5. Cuối cùng chọn nút OK.
Thực hành trong giờ: Quay lại bài toán tình huống đã giới thiệu trong phần đầu mục này, bạn gõ vào danh sách họ và tên của 10 người mà không quan tâm đến dạng của chữ (IN, thường hoặc lẫn lộn đều được). Sau đó, dùng hàm PROPER để chuyển họ và tên sang dạng chuẩn. Thực hiện sao chép đặc biệt, chọn Paste Values để có một danh sách họ và tên hợp lệ.
Chọn D1:D3, ra lệnh Copy, di chuyển con trỏ đến ô C1, ra lệnh Paste Special, chọn Paste Values (123), sau đó xóa vùng D1:D3. Nếu bạn quên mà thực hiện Paste All sẽ phát sinh lỗi #REF
Chức năng Paste Special đƣợc ứng dụng khá phổ biến khi bạn làm việc với Excel. Sao chép định dạng là một trƣờng hợp của Paste Special.
BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU