Tại Công ty TNHH tự động Armata, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngồi, vì vậy trước khi có NVL nhập kho, cơng ty phải thực hiện thu mua vật tư như sau:
Thủ tục mua vật tư
Nguồn NVL của Cơng ty chủ yếu là do hoạt động mua ngồi từ các nhà cung cấp, quá trình thu mua NVL được thực hiện theo sơ đồ:
• •
(Nguồn: Phịng vật tư Cơng ty)
Sơ đồ 2.1: Quá trình thu mua nguyên vật liệu
- Lập kế hoạch mua vật tư: Bộ phận kỹ thuật và phòng vật tư xem xét khối lượng vật tư cần thiết cho từng giai đoạn thi cơng cơng trình để đưa ra định mức vật tư cần thu mua.
- Nhận báo giá từ các nhà cung cấp: Sau khi có khối lượng vật tư cần đặt, nhân viên thu mua vật tư sẽ tiến hành nhận báo giá từ các nhà cung cấp.
- Lập bảng so sánh giá và trình duyệt với quản lý: Cơng ty có form mẫu về việc lập bảng so sánh, nhân viên vật tư theo mẫu sẵn có tiến hành lập bảng so sánh cũng như các thơng tin khác và gửi thông tin cần duyệt đến quản lý.
- Quản lý xác nhận: Sau khi nhận được thông tin từ nhân viên thu mua, Trưởng phòng vật tư sẽ xem xét các yếu tố về giá, thời gian cung cấp, các yếu tố thuận lợi về vị trí, địa điểm giao hàng…để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
- Tiến hành đặt hàng: Nhân viên thu mua tiến hành đặt hành với các nhà cung cấp đã được phê duyệt, tùy theo giá trị đơn hàng mà hai bên có thể ra quyết định chung về việc lập hợp đồng cung cấp NVL hoặc khơng. Sau đó, nhân viên thu mua sẽ cung cấp thơng tin cho kế tốn NVL về số lượng, quy cách, giá trị hàng hóa và thơng tin thanh toán cho kế toán thanh toán.
Nhập kho nguyên vật liệu
− Tại công ty, nguyên vật liệu sau khi được đặt mua và giao đến kho sẽ được tiến hành nhập kho. Khi hàng được giao đến kho của Công ty thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa, giấy tờ cần thiết kèm theo (Biên bản bàn giao, phiếu xuất kho của bên bán, hóa đơn GTGT (nếu có)…).
− Sau khi kiểm tra vật tư và các chứng từ, nếu vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho của đơn vị, ghi số thực nhập, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho. Tiến hành đặt hàng Quản lý xác nhận Lập bảng so sánh giá và trình duyệt với quản lý Nhận báo giá từ các nhà cung cấp Lập kế hoạch mua vật tư
Kế toán hạch toán tăng nguyên vật liệu
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, hợp đồng thương mại (nếu có), …
- Tài khoản sử dụng:
TK 152: Nguyên liệu vật liệu
TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ TK 331: Phải trả người bán
TK 111: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- Sổ kế toán: Sổ tổng hợp, sổ chi tiết của TK 152 và các tài khoản liên quan.
Quy trình hạch tốn kế tốn tăng NVL trên phần mềm kế toán Misa như sau:
- Vào phân hệ mua hàng/Chứng từ mua hàng nhập đầy đủ thông tin như mã nhà cung cấp, ngày tháng, số hố đơn, mã hàng hố, số lượng…sau đó ấn Cất.
- Để xem hay in phiếu nhập kho, kế toán vào phân hệ Kho/Nhập kho để kiểm tra phiếu nhập kho.
- Nghiệp vụ sau khi nhập sẽ tự động được hiện lên các sổ liên quan.
Ví dụ minh họa thực tế nhập kho nguyên vật liệu tại Cơng ty
Ví dụ 1: Ngày 02/01/2019, Cơng ty TNHH tự động hóa Armata mua ngun
vật liệu của Cơng Ty TNHH cơ khí kỹ thuật HKT Việt Nam theo hóa đơn 0000103, ký hiệu HT/18P với giá trị là 18.500.000 đồng, thuế GTGT 10% 1.850.000 đồng.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000103, ký hiệu HT/18P của Công Ty TNHH cơ khí kỹ thuật HKT Việt Nam (Phụ lục 09); Phiếu nhập kho do thủ kho lập (Phụ
lục số 10); Biên bản bàn giao (Phụ lục số 11) kế toán NVL thực hiện:
Tính giá NVL nhập kho: Áp dụng cơng thức: Giá thực tế
của NVL =
Giá mua ghi trên hóa đơn (khơng bao gồm
thuế GTGT) - Các khoản giảm trừ (nếu có) + Chi phí mua hàng Kế tốn NVL căn cứ vào tình hình thực tế thấy khơng xuất hiện các khoản giảm trừ, và vật tư được các nhà cung cấp giao tận kho nên khơng phát sinh chi phí vận chuyển, kho bãi, …Như vậy giá NVL nhập kho được tính bằng giá mua thực tế (khơng tính thuế GTGT) ghi trên hóa đơn.
+ Hạch tốn kế tốn:
Căn cứ vào hóa đơn số 0000103 và phiếu nhập kho số NK00250, kế toán ghi tăng TK Nguyên liệu, vật liệu (TK 152) số tiền là 18.500.000 đồng, ghi tăng TK
Thuế GTGT được khấu trừ (TK 133) số tiền là 1.850.000 đồng và do cơng ty chưa thanh tốn cho nhà cung cấp nên kế toán ghi tăng TK Phải trả người bán (TK 331) số tiền 20.350.000 đồng.
Ví dụ 2 : Ngày 27/02/2019, Công ty mua nguyên vật liệu của Cửa hàng kinh
doanh điện tử HK (Lê Thị Thu Hiền) theo hóa đơn 0028710 với giá trị là 14.880.000 đồng.
Căn cứ vào Hóa đơn số 0028710 của Cửa hàng kinh doanh điện tử HK (Phụ lục số 12); Phiếu nhập kho do thủ kho lập (Phụ lục số 13), kế tốn NVL thực hiện
tính giá xuất kho như trên, và thấy rằng không xuất hiện các khoản giảm trừ, và vật tư được các nhà cung cấp giao tận kho nên không phát sinh chi phí vận chuyển, kho bãi, …Như vậy giá NVL nhập kho được tính bằng giá mua thực tế (khơng tính thuế GTGT) ghi trên hóa đơn.
+ Hạch tốn kế tốn:
Căn cứ vào hóa đơn số 0028710 và phiếu nhập kho số NK00302, kế toán ghi tăng TK Nguyên liệu, vật liệu (TK 152) số tiền là 14.880.000 đồng và do công ty chưa thanh toán cho nhà cung cấp nên kế toán đồng thời ghi tăng TK Phải trả người bán (TK 331) số tiền 14.880.000 đồng.
Ví dụ 3: Ngày 12/04/2019, Cơng ty mua ngun vật liệu của Cơng Ty CP Tự
Động Hóa Kinh Bắc theo hóa đơn 0000001, ký hiệu KB/19E với giá trị là 2.250.000 đồng, thuế GTGT 10% 225.000 đồng.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000001, ký hiệu KB/19E của Cơng ty CP Tự Động Hóa Kinh Bắc (Phụ lục số 14); Phiếu nhập kho do thủ kho lập (Phụ lục số
15), kế tốn NVL thực hiện tính giá xuất kho như trên, và thấy rằng không xuất hiện
các khoản giảm trừ, và vật tư được các nhà cung cấp giao tận kho nên khơng phát sịnh chi phí vận chuyển, kho bãi…Như vậy giá NVL nhập kho được tính bằng giá mua thực tế (khơng tính thuế GTGT) ghi trên hóa đơn.
+ Hạch tốn kế tốn:
Căn cứ vào hóa đơn số 0000001 và phiếu nhập kho số NK00370, kế toán ghi tăng TK Nguyên liệu, vật liệu (TK 152) số tiền là 2.250.000 đồng, ghi tăng TK Thuế GTGT được khấu trừ (TK 133) số tiền là 225.000 đồng và do cơng ty chưa
thanh tốn cho nhà cung cấp nên kế toán ghi tăng TK Phải trả người bán (TK 331) số tiền 2.475.000 đồng.
Ví dụ 4: Ngày 23/07/2019, Công ty mua nguyên vật liệu của Công Ty TNHH
thương mại và kỹ thuật HMI Việt Nam theo hóa đơn 0000020, ký hiệu HM/19E với giá trị là 11.000.000 đồng, thuế GTGT 10% 1.100.000 đồng.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT 0000020, ký hiệu HM/19E của Công Ty TNHH thương mại và kỹ thuật HMI Việt Nam (Phụ lục số 16); Phiếu nhập kho do thủ kho lập (Phụ lục số 17), kế tốn NVL thực hiện tính giá xuất kho như trên, và thấy rằng không xuất hiện các khoản giảm trừ, và vật tư được các nhà cung cấp giao tận kho nên khơng phát sịnh chi phí vận chuyển, kho bãi…Như vậy giá NVL nhập kho được tính bằng giá mua thực tế (khơng tính thuế GTGT) ghi trên hóa đơn.
+ Hạch tốn kế tốn:
Căn cứ vào hóa đơn số 0000020, phiếu nhập kho số NK00389 và phiếu chi số 000140, kế toán ghi tăng TK Nguyên liệu, vật liệu (TK 152) số tiền là 11.000.000 đồng, ghi tăng TK Thuế GTGT được khấu trừ (TK 133) số tiền là 1.100.000 đồng và ghi giảm TK Tiền mặt (TK 111) số tiền 12.100.000 đồng.
Ví dụ 5: Ngày 12/08/2019, Cơng ty TNHH tự động hóa Armata mua nguyên
vật liệu của Công Ty CP Tự Động Hóa Kinh Bắc theo hóa đơn 0000035, ký hiệu KB/19E với giá trị là 11.369.000 đồng, thuế GTGT 10% 1.136.900 đồng.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000035, ký hiệu KB/19E của Cơng ty CP Tự Động Hóa Kinh Bắc (Phụ lục số 19); Phiếu nhập kho do thủ kho lập (Phụ lục số
20), kế tốn NVL thực hiện tính giá xuất kho như trên, và thấy rằng khơng xuất hiện
các khoản giảm trừ, và vật tư được các nhà cung cấp giao tận kho nên khơng phát sịnh chi phí vận chuyển, kho bãi…Như vậy giá NVL nhập kho được tính bằng giá mua thực tế (khơng tính thuế GTGT) ghi trên hóa đơn.
+ Hạch tốn kế tốn:
Căn cứ vào hóa đơn số 0000035 và phiếu nhập kho số NK00395, kế toán ghi tăng TK Nguyên liệu, vật liệu (TK 152) số tiền là 11.369.000 đồng, ghi tăng TK Thuế GTGT được khấu trừ (TK 133) số tiền là 1.136.900 đồng và do cơng ty chưa thanh tốn cho nhà cung cấp nên kế toán ghi tăng TK Phải trả người bán (TK 331) số tiền 12.505.900 đồng.