+ Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán.
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
lượng, quy cách, phẩm chất của vật tư, đồng thời phải có xác nhận của các bên liên quan về biên bản kiểm nghiệm vật tư đó. Biên bản kiểm nghiệm vật tư có thể lập theo mẫu sau đây:
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Đơn vị: Cơng ty TNHH tự động hóa Armata Kho: …………………… Ngày …. tháng …. năm ....
Căn cứ ………………………….. ngày .… tháng …. năm …. của ……………………………………………………………………………………… Ban kiểm nghiệm gồm có:
……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………….……………… ST T Tên, nhãn hiệu vật tư ĐV T Số lượng Theo chứng từ Thực nhập Đúng quy cách, phẩm chất Không đúng quy cách phẩm chất
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: …………………………………………………
Đại diện kỹ thuật
(Ký và ghi rõ họ tên)
Thủ kho
(Ký và ghi rõ họ tên)
Trưởng ban
(Ký và ghi rõ họ tên)
o Đề xuất về việc luân chuyển chứng từ: Qua việc theo dõi chứng từ ban đầu, việc
ln chuyển chứng từ tới phịng kế tốn cịn chậm do đó phải có các biện pháp quy định về mặt thời gian luân chuyển chứng từ ban đầu để đảm bảo tính kịp thời. Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, bộ phận. Mỗi khi luân chuyển chứng từ thì các bên giao và nhận chứng từ đều phải ký vào sổ. Nếu xảy ra mất mát chứng từ cũng dễ quy trách nhiệm cho đúng người, đúng bộ phận để có biện pháp xử lý. Việc làm này giúp quản lý chặt chẽ các chứng
từ của công ty, hơn nữa cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán bộ công nhân viên đối với việc quản lý chứng từ nói riêng và cơng việc nói chung.
o Đề xuất về việc tính giá xuất kho: Cơng ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất
trước nên thủ kho và kế toán phải theo dõi cẩn thận, chính xác giá thực tế xuất kho của từng đơn hàng.
o Đề xuất về việc sắp xếp, bảo quản nguyên vật liệu: Do hệ thống sắp xếp nguyên
vật liệu còn chưa tốt, khiến cho công tác kiểm kê cũng như quản lý NVL gặp nhiều khó khăn, chính vì vậy cơng ty nên xây dựng một hệ thống sắp xếp NVL trong kho một cách phù hợp.
o Đề xuất về việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu: Để đảm bảo cho công tác quản
lý, sử dụng NVL tại công ty, hàng năm, cơng ty nên lập các báo cáo phân tích tình hình mua, sử dụng NVL trong kỳ tại đơn vị. Nếu công tác này được thực hiện thường xuyên sẽ đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản trị một cách kịp thời và chính xác tình hình thực hiện quản lý, sử dụng NVL, từ đó đưa ra các quyết định quản trị phù hợp. Hơn nữa, để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho cơng tác quản lý và hạch tốn về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trị và cơng dụng của ngun vật liệu, cơng ty phải hình thành nên “Sổ danh điểm vật tư”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch tốn của từng danh điểm ngun vật liệu. Sổ danh điểm vật tư có thể lập theo mẫu sau: