+ Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán.
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được, thì cơng tác kế tốn ngun vật liệu của cơng ty cịn có những mặt hạn chế, tồn tại cần phải khắc phục:
o Về bộ phận kế tốn: Do cơng ty áp dụng hình thức tập trung quản lý các nhân viên
ở phịng kế tốn, kế tốn trưởng là người trực tiếp hỗ trợ cho giám đốc khi cần thiết. Do đó cơng tác ghi chép, hạch tốn hầu hết là kế toán mua hàng và kế tốn bán hàng, việc tính tốn khá nhiều trong khi nhân lực cịn ít. Trách nhiệm của kế tốn trưởng cao, khối lượng cơng việc lớn nên việc kiểm tra giám sát cịn gặp nhiều khó khăn.
o Về việc kiểm nghiệm vật tư: Khi nhập kho, việc kiểm nghiệm vật tư cịn có sự lỏng
lẻo, việc kiểm tra hàng hóa thường chỉ kiểm tra theo số lượng, quy cách, tình trạng hiện tại bên ngồi của hàng hóa, cịn các vấn đề về chất lượng sản phẩm chưa thực sự được kiểm tra một cách nghiêm ngặt.
o Về việc luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế tốn có vai trị đặc biệt quan trọng
trong cơng tác quản lý tài chính nói chung và cơng tác tập hợp chi phí nói riêng. Việc lập phiếu xuất kho ở công ty chưa kịp thời nhanh gọn, luân chuyển phiếu xuất từ phân xưởng đến kho và từ kho lên phịng kế tốn cịn chậm, khơng dảm bảo đúng thời hạn quy định. Bên cạnh đó, việc tập hợp luân chuyển chứng từ khơng có quy định cụ thể về thời gian giao nộp chứng từ của các bộ phận nên gây ra tình trạng chậm trễ trong q trình đưa chứng từ đến phịng kế toán để xử lý làm cho chứng từ bị ứ đọng từ tháng này sang tháng khác gây nên tình trạng lộn xộn trong việc sắp xếp và đóng chứng từ. Việc luân chuyển chứng từ giữa các vị trí như kho, xưởng
sản xuất và kế toán thường xuyên diễn ra. Tuy nhiên, giữa các bộ phận phịng ban này khơng có biên bản giao nhận, rất dễ xảy ra tình trạng mất mát chứng từ. Khi bị mất chứng từ thì khơng biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý.
o Về việc tính giá xuất kho: Công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước nên
thủ kho và kế toán phải theo dõi cẩn thận, chính xác giá thực tế xuất kho của từng đơn hàng.
o Về việc sắp xếp, bảo quản nguyên vật liệu: Việc sắp xếp các loại NVL tại kho của
công ty chưa hợp lý nên khi tiến hành kiểm kê sẽ mất nhiều cơng sức. Doanh nghiệp chưa có cách quản lý kho chặt chẽ, chưa phân loại nguyên vật liệu ra các kho, nên đơi khi nhập – xuất hàng cịn nhiều sai sót, hàng trong kho bị lẫn dẫn đến phải trả lại hàng trong kho và xuất lại kho. Việc xuất kho như này ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất sản phẩm. Khi tiến độ sản xuất sản phẩm ảnh hướng dẫn đến hiều yếu tố khách quan khác ảnh hưởng như: về số lượng thành phẩm sản xuất bị giảm. mất thời gian sản xuất…
o Về phương pháp bán hàng của công ty: Phương pháp bán hàng của cơng ty theo
nhiều hình thức: Bán bn, bán lẻ, bán qua đại lý…tuy nhiên phương pháp bán lẻ của cơng ty cịn một số nhược điểm là tổ chức và quản lý tiêu thụ phức tạp nguồn vốn và nhân lực bị phân tán. Doanh nghiệp chưa có phần mền quản lý bán hàng để theo dõi chi tiết cho từng loại mặt hàng, từng đơn hàng bán, dẫn đến công tác bán hàng thu hẹp hơn.
o Về công tác quản lý nợ phải thu: Trong nền kinh tế hiện nay, xảy ra tình trạng khó
khăn trong thanh khoản dẫn đến một số khách hàng của cơng ty khó khăn trong công việc trả nợ. Công tác quản lý theo dõi tình hình thanh tốn, đơn đốc thu hồi nợ đúng kì chưa được tốt. Cơng ty cần phải trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi với khách hàng đó vào thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính
o Về các báo cáo: Cơng ty chưa lập các báo cáo phân tích tình hình mua, sử dụng
ngun vật liệu theo ngày tại đơn vị. Nên việc cung cấp thơng tin cho nhà quản trị về tình hình thực hiện quản lý, sử dụng NVL vẫn chưa kịp thời và chính xác tình hình thực hiện quản lý, sử dụng NVL, từ đó đưa ra các quyết định quản trị phù hợp.