1.2.3.1 .Chứng từ sử dụng
3.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân
3.3.2.1 Những tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, kế tốn cịn tồn tại những hạn chế chưa phù hợp với chế độ chung, chưa thực sự khoa học, cần thiết phải phân tích, làm sáng tỏ từ đó có những biện pháp thiết thực nhằm cung cấp hoàn thiện hơn nữa giúp cho việc cung cấp thông tin được đầy đủ, giúp cho lãnh đạo đưa ra được những quyết định cụ thể về hoạt động quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Cụ thể:
- Tồn tại thứ 1 về hệ thống kho lưu trữ, bảo quản vật tư: Cơng ty có một kho ngay gần xưởng sản xuất . Tuy nhiên kho này có diện tích nhỏ, chỉ giúp Công ty bảo quản được vật tư tránh được những ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên như mưa, gió...Cịn các điều kiện khác như sự sắp xếp NVL theo từng nhóm, theo đặc tính lý hóa... của vật tư thì vẫn có sự hạn chế.
- Tồn tại thứ 2 về việc mua nguyên vật liệu diễn ra 1 cách thường xuyên, và hàng hóa thường về kho trước và hóa đơn 1 thời gian sau mới có. Mà doanh nghiệp thực hiện việc ghi nhận bút toán sau khi nhận được chứng từ. Việc này làm kế tốn dễ để sót các nghiệp vụ cũng như dễ xảy ra sai sót, khó tìm thấy chỗ sai sót để giải quyết. Việc này tạo ra áp lực cho kế tốn làm kế tốn khơng phát huy được hết năng lực vốn có của mình.
- Tồn tại thứ 3 về việc kiểm vật tư: khi nhập kho nguyên vật liệu, việc kiểm nguyên vật liệu có sự lỏng lẻo. Thủ kho kiêm tra nguyên vật liệu thường chỉ kiểm
tra số lượng, quy cách , tình trạng của nguyên vật liệu còn về chất lượng của nguyên vật liệu kiểm tra còn chưa được nghiêm ngặt.
- Tồn tại thứ 4 về việc kiểm kê nguyên vật liệu: do công ty số lượng nguyên vật liệu đa dạng, nhân lực kiểm kê còn hạn chế kèm việc sắp xếp chưa khoa học dẫn đến việc kiểm kê định kỳ diễn ra khó khăn vì vậy cơng ty 1 năm chỉ kiểm kê 2 lần. Điều đó làm cho kế tốn khơng thể nắm bắt đầy đủ và kịp thời những biến động tăng giảm hay mất mát NVL tại kho. Từ đó dẫn đến việc hạch tốn, quản lý chưa thể thực hiện tốt.
- Tồn tại thứ 5 về việc luân chuyển chứng từ nội bộ liên quan đến nguyên vật liệu trong công ty: hiện tại việc luân chuyển các chứng từ nhập xuất trong cơng ty rất lỏng lẻo, chưa có quy trinh rõ ràng quy định về việc luân chuyển chứng từ trong nội bộ cơng ty liên quan đến kế tốn nguyên vật liệu . Dẫn đến việc thất thốt chứng từ, tìm ra nguyên nhân thừa, thiếu nguyên vật liệu trở lên khó khăn hơn
3.3.2.2 Nguyên nhân của những tồn tại
● Do hiện tại cơng ty vẫn chưa tìm được địa điểm thuê làm kho xưởng gần công ty để vừa đáp ứng được vận chuyển đến xưởng nhanh chóng vừa bảo quản NVL được theo nhóm NVL.
● Do cơng tác kế tốn của cơng ty vẫn chưa thực sự hiệu quả nên khó tránh được việc thiếu sót cũng như sai sót trong việc hạch tốn và quản lý.
● Do nguyên vật liệu tại cơng ty nhiều mà nhân lực kiểm kho thì hạn chế nên công ty chỉ kiểm kho được những nguyên vật liệu có kích thước lớn cịn ngun vật liệu nhỏ khó kiểm sốt được số lượng.
3.2 Các giải pháp hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tồn kho tại Cơng ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành.
Với những ý nghĩa quan trọng được đưa ra phía trên của việc hồn thiện cơng tác kế toán NVL, cùng với việc nhận thức được những điểm còn hạn chế tồn tại tại đơn vị, em xin kiến nghị một số đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn tại Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành như sau:
• Giải pháp 1 về hệ thống kho lưu trữ, bảo quản vật tư: Hệ thống kho bảo quản NVL của Cơng ty nên được nâng cấp, bố trí khoa học hơn hoặc th thêm kho lưu trữ. Vì diện tích kho nhỏ, có nhiều hạn chế nên Cơng ty có thể sử dụng các giá
để vật tư nhiều tầng để tăng khả năng dự trữ. Sau khi có được các giá để như trên, cơng ty sẽ tiến hành sắp xếp, bố trí NVL theo các đặc tính lý hóa của chúng, và theo mức độ thường xuyên sử dụng của vật tư một cách hợp lý. Từ đó giúp cho cơng tác nhập – xuất vật tư trở nên dễ dàng hơn và cũng giúp thuận tiện hơn cho công tác theo dõi, kiểm kê.
Việc tiến hành cần được thực hiện như sau: mua các kệ hàng với chiều cao tầm 1m5-1m8 để đựng các loại nguyên vật liệu kích thước nhỏ cũng như có khối lượng nhỏ tránh để trồng lên nhau.
Các loại Ngun vật liệu có tính chất như nhau ví dự các loại mực in sẽ để cùng 1 khu vực hoặc cùng 1 kệ để dễ dàng trong việc tìm kiếm. Tuy nhiên giữa các loại vật tư có tính chất giống nhau cần có sự ngăn cách rõ ràng để khơng bị xuất nhầm sản phẩm.
Doanh nghiệp nên mua thêm các kệ Pallet bằng gôc để đặt các bạt in, decal quảng cáo,…. Tranh để nguyên vật liệu tiếp xúc trực tiếp với đất khiên vật liệu bị hư hỏng do độ ẩm nông bức trong thời tiết mùa hè.
Cần có sơ đồ cụ thể các loại NVL trong kho để dễ dnagf trong việc tìm kiếm, sắp xếp và kiểm sốt NVL được dễ dàng hơn.
• Giải pháp 2 về việc ghi nhận hóa đơn: Doanh nghiệp nên yêu cầu bên nhà cung cấp chuyển hàng kèm hóa đơn GTGT, tránh trường hợp hóa đơn GTGT về sau hoặc khơng về thì kế tốn sẽ qn ghi cũng như ghi thiếu sót. Việc ghi nhận nguyên vật liệu cần đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Tránh trường hợp để cuối tháng ghi 1 lần làm công việc bị dồn lại rất khó cho việc sốt lại và dễ gây sai sót.
Cần ghi nhận hóa đơn kịp thời, tranh để đến lúc nhận hóa đơn mới hạch toan. Với những nhà cung cấp viết tay mà chưa kịp gửi hóa đơn thì cơng ty nên u cầu nhà cung cấp chụp ảnh lại trước để doanh nghiệp có sơ sở đối chiếu cũng như hạch toan ngay tại thời điểm đó. Sau đó ghi chú lại những hóa đơn chưa gửi về để xin lại nhà cung cấp sau mỗi tháng.
Sau khi nhận hóa đơn cần kiểm tra lại việc hạch toan từ trước để tranh bị sai sót trong quá trinh ghi nhận.
• Giải pháp số 3 về việc kiểm NVL: Doanh nghiệp cần đảm bảo cũng như thiết lập quy trình kiểm nghiệm NVL 1 cách chặt chẽ hơn, tránh để nhập kho những NVL kém chất lượng.
Doanh nghiệp cần yêu cầu thủ kho hoặc người nhận nguyên vật liệu kiểm tra kỹ nguyên vật liệu trước khi nhập vào kho. Tránh để nhập kho, khi xuất ra sử
dụng mới phát hiện những nguyên vật liệu kém chất lượng gây ảnh hưởng đến việc sản xuất.
Doanh nghiệp nên thành lập đội ngũ kiểm nghiệm vật tư: Vật liệu mua về trước khi nhập kho phải kiểm nhận để xác định số lượng chất lượng và quy cách thực tế vật tư. Vì vậy Công ty cần phải lập Ban kiểm nghiệm vật liệu bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật liệu nhập kho ở Cơng ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Trường hợp chưa có hố đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm và nhận nguyên vật liệu. Trong quá trình kiểm nhận nguyên vật liệu nhập kho, nếu phát hiện nguyên vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất phải lập biên bản xây dựng rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau. Nếu vật liệu mua về Công ty nhận đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì Ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản xác nhận.
• Giải pháp số 4 về kiểm kê NVL: Doanh nghiệp cần sắp xếp NVL trong kho 1 cách khoa học hơn để thuận tiện cho việc kiểm kê. Thêm vào đó doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm kê NVL (ít nhất 4 lần/1 năm) để đảm bảo nắm rõ tình hình NVL và xử lý NVL thiếu hụt cũng như dôi thừa.
Doanh nghiệp nên có lịch trình kiểm kho một cách rõ ràng, tránh trường hợp quá lâu mới kiểm kho 1 lần sẽ khó phát hiện nguyên nhân thừa thiếu.
Trường hợp số lượng NVL quá lớn mà chỉ có 1 nhân viên kho khơng kiểm sốt hết thì doanh nghiệp nên tuyển thêm 1 kế toan kho để đảm bảo công tác kiểm kê.
Tăng cường công tác kiểm kê nguyên vật liệu ( ít nhất 4 lần/ 1 năm): Nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu cũng như hạch toán đúng và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty nên tiến hành kiểm kê vật tư một cách thường xuyên hơn, có thể là thực hiện kiểm kê theo quý bằng cách bồi dưỡng năng lực chuyên môn cho các nhân viên cấp dưới tại các cơng trình để kiểm tra trực tiếp tại kho cơng trình. Hoặc tiến hành kiểm kê theo nhơm ngun vật liệu.
• Giải pháp thứ 5 về việc luân chuyển chứng từ nội bộ liên quan đến nguyên vật liệu trong công ty: doanh nghiệp nên đề ra quy trình luân chuyển chứng từ sao cho hợp lý để tranh trường hợp làm mất mát chứng từ. Cũng như quy định rõ về việc kiểm tra chứng từ một cách kỹ lưỡng trước khi xuất, nhập kho ( đảm bảo đầy đủ chữ ký, nội dung, số tiền, số lượng,….)
Công ty nên lập một quy định chính thức về việc luân chuyển hệ thống chứng từ trong nội bộ đơn vị. Trong quy định đó cần phải nêu rõ thời gian lập, hoàn
thiện và chuyển giao chứng từ cho các bộ phận liên quan. Ngoài ra, quy định trên cũng phải yêu cầu về việc lập biên bản bàn giao chứng từ giữa các bộ phận với đầy đủ chữ kí để đảm bảo sự rõ ràng, và có thể quy trách nhiệm một cách đúng đắn khi xảy ra sự cố mất mát...
Việc bảo quản chứng từ khi luận chuyển cũng cần được thực hiện 1 cách thận trọng để tránh hỏng, nát, rách chứng từ. Trong các trường hợp không thể làm hỏng, rách , nát chứng từ thì cấp trên có thể scan hoặc photo chứng từ để luân chuyển trong công ty.
3.3 Điều kiện thực hiện
3.3.1 Về phía nhà nước
Tất cả các giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu đề dựa trên cơ sở tôn trọng và tuân thủ pháp luật. Đặc biệt là dựa trên chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành do Bộ tài chính ban hành. Trong nền kinh tế thị trường biến động khơng ngừng, nhà nước khơng ngừng hồn thiện các chế độ, chính sách, văn bản pháp lý về quy định kế tốn và nó cũng phù hợp trong tình hình đổi mới kinh tế thị trường. Vì vậy mỗi doanh nghiệp thì đều phải ln cập nhật thơng tin mới nhất về việc thay đổi các chính sách kinh tế của nhà nước nhằm đảm bảo cơng tác hạch tốn ln phù hợp với chuẩn mực, chế độ, pháp luật của Nhà nước.
3.3.2 Về phía doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp thì đều có đặc điểm kinh doanh riêng biệt. Do đó cơng tác quản lý của mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau. Kế tốn ln phải vận dụng đúng ngun tắc kế tốn, khơng thay đổi các nguyên tắc dẫn đến sai lệch.
Không những vậy doanh nghiệp phải luôn tiến hành đào tạo, nâng cao kỹ năng nghề nghiệp, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán của nhân viên kế tốn. Từ đó, kế tốn có thể cập nhật, nâng cao trình độ và thích nghi với những quy định về kế toán, thuế mới tạo thuận lợi cho cơng tác hạch tốn của kế toán.
KẾT LUẬN
Hiện nay với sự phát triển vượt bậc của cơng tác kế tốn trong và ngồi nước, tầm quan trọng của công tác kế toán được nâng cao hơn so với trước đây, thơng tin kế tốn – tài chính là một trong những thơng tin quan trọng của việc ra quyết định
quản lý vì vậy chúng ta cần nỗ lực khơng ngừng để có thể hồn thiện cơng tác kế tốn trong mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề.
Qua q trình thực tập tại cơng ty, em nhận thấy được rằng cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn ngun vật liệu tồn kho tại cơng ty nói riêng đang hoạt động tốt, tuy vẫn còn một số điểm cần khắc phục. Nhưng nếu xét trên thực tế thì cơng ty đã có nhiều thành tích trong việc quản trị, hạch tốn một lượng rất lớn nguyên vật liệu. Tuy nhiên, theo em, cơng ty đang có một vài điểm cịn vướng mắc trong q trình hạch tốn ngun vật liệu như đã trình bày ở trên, em mong rằng những giải pháp em đưa ra sẽ giúp ích cho việc hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty.
Khóa luận của em được hồn thành với sự cố gắng của bản thân và sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình cơ Phạm Thanh Hương. Song với kiến thức bản thân cịn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cơ khoa Kế tốn – Kiểm tốn để em được hồn thiện kiến thức của mình .
TÀI LIỆU THAM KHẢO
-Giáo trình kế tốn tài chính -NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ HÀ NỘI 2010 của Trường Đại học Thương mại- Chủ biên:TS.Nguyễn Tuấn Duy, TS.Nguyễn Thị Hoa
- https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Thong-tu-133-2016-TT-
BTC-huong-dan-che-do-ke-toan-doanh-nghiep-nho-va-vua-284997.aspx
- Chuẩn mực kế toan số 01: Chuẩn mực chung -Chuẩn mực kế toán số 02: Hàng tồn kho
-Tham khảo khóa luận tốt nghiệp khác liên quan đến nguyên vật liệu:
https://123doc.net/document/2130611-khoa-luan-tot-nghiep-ke-toan-nguyen- vat-lieu-va-cong-cu-dung-cu-tai-cong-ty-tnhh-mtv-xd-tm-hung-tuong-ca.htm https://text.123doc.net/document/2734587-luan-van-khoa-ke-toan-thuong- mai-ke-toan-nguyen-vat-lieu-xay-dung-tai-cong-ty-tnhh-thuong-mai-va-xay-dung- hung-son.htm https://text.xemtailieu.com/tai-lieu/ke-toan-nguyen-vat-lieu-tai-cong-ty-tnhh- viet-huy-112369.html https://cdn.fbsbx.com/v/t59.2708- 21/153951665_1622189721322870_8800932610040878128_n.doc/KHOA-LUAN- TOT-NGHIEP-TH%C6%AF-b%E1%BA%A3n-cu%E1%BB%91i-l%E1%BA %A7n-3.doc?_nc_cat=103&ccb=1- 3&_nc_sid=0cab14&_nc_ohc=O4U47sd8gSgAX9yXvKR&_nc_ht=cdn.fbsbx.com &oh=c688facd203f38e00a48db611cf29d8b&oe=6078F4C4&dl=1
PHỤ LỤC
Phụ lục 7: Sổ chi tiết Nguyên vật liệu (TK152) (xin số liệu công ty trên file mềm excel và misa)
Phụ lục 9: Phiếu điều tra phỏng vấn
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Khoa Kế tốn – Kiểm tốn
Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU ĐIỀU TRA PHỎNG VẤN
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Xuân Lớp: K53D7
Mã SV: 17D150448 Khoa: Kế toán – Kiểm tốn
Đơn vị thực tập: Cơng ty Cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành
Kính gửi các anh chị phịng Kế tốn Cơng ty Cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành
Để có thể hồn thành khóa luận tốt nghiệp đề tài “Kế tốn ngun vật liệu tồn kho tại công ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành”, em xin phép làm một số câu hỏi điều tra nhỏ về tình hình kế tốn NVL tại cơng ty. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của anh chị.
Câu 1: Chế độ kế tốn mà Cơng ty đang áp dụng là gì?
...................................................................................................................................... Câu 2: Mơ hình kế tốn mà Cơng ty đang áp dụng là gì?
....................................................................................................................................... Câu 3: Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế tốn nào? Phần mềm đó có đáp ứng được cơng tác hạch tốn của Cơng ty hay khơng?
....................................................................................................................................... Câu 4: Trong kế tốn Ngun vật liệu, Cơng ty đang sử dụng những chứng từ nào? ....................................................................................................................................... Câu 5: Những tài khoản nào được sử dụng trong hạch toán Nguyên vật liệu?