1.2.3.1 .Chứng từ sử dụng
2.1 Tổng quan về công ty và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường
2.1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành.
● Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ SẢN XUẤT PHÚC THIÊN THÀNH.
● Tên bằng tiếng nước ngoài: PHUC THIEN THANH INVESTMENT AND MANUFACTURE JOINT STOCK COMPANY.
● Tên công ty viết tắt: PHUC THIEN THANH .,JS
● Địa chỉ trụ sở chính: Tổ 10 Pháp Vân, Phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, Thành Phố Hà Nội.
● Điện thoại: 0973056368 ● Email: quangtrungvnf1@gmail.com
● MST: 0106310442
Công ty Cổ Phần Đầu Tư Và Sản Xuất Phúc Thiên Thành được thành lập vào ngày 19 tháng 09 năm 2013 bởi Giám Đốc điều hành ông Nguyễn Quang Trung với 13 lao động toàn thời gian. Giấy phép đăng ký kinh doanh được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội với số vốn điều lệ là 1.800.000.000 đồng và đăng kí thay đổi lần thứ 2 vào ngày 13 tháng 01 năm 2016.
● Ngành nghề kinh doanh theo giấy phép đăng ký kinh doanh: Thương mại dịch vụ và lắp ráp, sản xuất.
● Các thành phẩm, đơn đặt hàng chính cơng ty đang sản xuất hiện nay: In decal quảng cáo
In bạt quảng cáo
Làm biển bạt Alu, Mica,….
Làm biển quảng cáo theo các cơng trình
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh tại công ty
Bộ máy công ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành được tổ chức theo mơ hình trực tuyến-chức năng. Hình thức này phù hợp với cơng ty để quản lý
và điều hành tốt quá trình sản xuất kinh doanh, theo mơ hình này thì theo đó người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ được trợ giúp bởi những lãnh đạo chức năng trong việc hướng dẫn và kiểm tra và thực thi các quyết định. Người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ là người chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.1.: Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty
( Nguồn: Phịng hành chính- nhân sự)
Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
● Giám đốc: Là người đứng đầu bộ máy quản lý của Cơng ty, chịu trách
nhiệm chỉ huy tồn bộ bộ máy quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty. Là người đưa ra kế hoạch tài chính, kinh doanh,… và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật Việt Nam. Đồng thời giám đốc cũng là người đại điện cho Công ty trong các giao dịch với các tổ chức kinh tế và các cơ quan quản lý của Nhà nước Việt Nam.
● Phịng hành chính nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành cơng ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
● Phịng kế tốn: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong cơng ty và tổ chức kế tốn.
● Phịng Sales: Bộ phận Kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn hàng, làm báo giá, chốt hợp đồng và chăm sóc khách hàng cũ.
● Phịng mua hàng: Tiếp nhận và xử lý những đề xuất mua nguyên vật liệu, mua dụng cụ bảo hộ lao động, mua máy móc thiết bị...và đảm bảo cung ứng đúng hạn cho các bộ phận.
● Phòng sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất theo kế hoạch, nếu cần thêm dụng cụ lao động thì có thể chủ động đề xuất với bộ phận mua hàng
● Phịng kiểm sốt chất lượng: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào.
● Phòng kế hoạch: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của thành phẩm đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào. Lập các kế hoạch sản xuất, đảm bảo các hoạch định, chỉ tiêu định mức tiêu hao được phổ biến, thực hiện và kiểm sốt.
● Phịng thiết kế: thiết kế các biển quảng cáo theo yêu cầu của khách hàng rồi chuyển cho bộ phận sản xuất để thực hiện
Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
Tổ chức bộ máy kế tốn là một trong những cơng việc quan trọng hàng đầu của cơng tác kế tốn, chất lượng của cơng tác kế tốn phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, sự phân công phân nhiệm hợp lý của từng phần hành kế toán. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý, công ty áp dụng mơ hình hạch tốn kế tốn tập trung: tất cả cơng việc hạch tốn, thu nhập, lập BCTC của phịng kế tốn đều chịu sự chỉ đạo giám sát của giám đốc tài chính. Phịng kế tốn của cơng ty thực hiện tổng hợp tồn bộ cơng tác kế tốn chung, các nhân viên kế toán được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có mối quan hệ chặt sẽ với nhau. Phịng kế tốn xử lý tất cả các giai đoạn hạch toán tại các phần hành kế toán. Các phần hành kế toán được chia rõ ràng cho các kế tốn viên trong phịng, chính vì vậy cơng tác kế tốn dần được chun mơn hóa, phù hợp với khối lượng trong công việc và yêu cầu quản lý.
Sơ đồ 2.2.: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
( Nguồn: Phịng kế toán)
● Kế toán trưởng:
- Tổ chức bộ máy kế toán: Phối hợp với ban lãnh đạo tổ chức bộ máy kế
tốn đảm bảo tiêu chí khoa học, hiệu quả - phân công nhiệm vụ, công việc rõ ràng cho từng nhân viên của bộ phận. Phối hợp xây dựng, tổ chức, chuẩn hóa hệ thống các quy trình, quy định, quy chế, biểu mẫu… liên quan đến hoạt động kế tốn – tài chính của Cơng ty. Tổ chức cải tiến, hồn thiện chế độ hạch tốn kế toán theo những quy định mới nhất của Luật kế toán.
- Điều phối cơng tác kế tốn: Hướng dẫn, kiểm tra và xử lý việc lập các báo
cáo quản trị theo yêu cầu, các BCTC, báo cáo thuế theo tháng – quý – năm của kế toán viên. Đào tạo, hướng dẫn, nâng cao nghiệp vụ chun mơn cho kế tốn. Kiểm tra và phê duyệt các báo cáo, chứng từ được yêu cầu trong bộ phận kế toán, các sổ sách kế toán liên quan. Trực tiếp báo cáo lên ban lãnh đạo doanh nghiệp việc thực hiện các cơng tác kế tốn, BCTC định kỳ.
● Kế tốn thuế: Xây dựng, tổ chức và chuẩn hóa hệ thống tài chính kế tốn.
Tính tốn và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế nộp ngân sách, các quỹ để lại công ty. Chịu trách nhiệm về các giao dịch với cơ quan thuế, sở kế hoạch (Đăng ký kinh doanh), cơ quan thống kê (BCTC). Gửi, nộp các loại tờ khai, báo cáo thuộc phần hành Thuế và các chứng từ cần thiết.
● Kế toán thanh toán: Theo dõi thu chi và chứng từ theo quy định hiện
hành, theo dõi biến động của nguồn vốn.Thực hiện quá trình thu, chi hàng ngày,
Kế toán trưởng
Kế toán kho+ thanh
theo dõi q trình thanh tốn của khách hàng và các nhà cung cấp, lên kế hoạch thu nợ và chốt công nợ với khách hàng, theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng.
● Kế toán tiền lương và bảo hiểm: Hàng tháng lập bảng chấm công và bảng
thanh tốn tiền lương cho cơng nhân viên trong Cơng ty. Trích lập các khoản bảo hiểm, kinh phí và giải quyết các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên theo quy định của Công ty và quy định luật lao động của nhà nước.
● Kế tốn kho: Theo dõi q trình xuất, nhập thành phẩm và nguyên vật liệu
, kiểm tra hàng tồn định kỳ, theo dõi số lượng, chất lượng thành phẩm và nguyên vật liệu, kết hợp với thủ kho rà soát, xử lý những vật tư và thành phẩm kém chất lượng. Lập báo cáo nhập - xuất - tồn. Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản rà soát xử lý chênh lệch và nộp về phịng tài chính-kế tốn, nộp chứng từ và báo cáo theo quy định.
● Thủ quỹ: Quản lý lưu trữ tiền mặt, ngoại tệ, thực hiện cấp phát thu chi
thường xuyên theo quy định.
2.1.2 Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành.
Các nhân tố khách quan:
Các nhân tố khách quan như nền kinh tế - chính trị, pháp luật, thị trường, sự biến động của tiền tệ và lãi suất...có ảnh hưởng rất lớn đến cơng tác kế tốn doanh nghiệp nói chung và kế tốn NVL nói riêng.
Nền kinh tế - chính trị ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của DN. Nền kinh tế tăng trưởng nhanh, chính trị ổn định là điều kiện giúp cho các DN phát triển, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, song song với đó là khả năng tăng trưởng, mở rộng về số lượng đơn đặt hàng in ấn cũng như thi công lắp đặt các đơn in ấn, tăng lượng NVL cần nhập – xuất, dự trữ...
Cùng với nền kinh tế chính trị, pháp luật là nhân tố có thể kìm hãm hoặc khuyến khích sự phát triển, tồn tại của DN. Các hoạt động mua bán NVL đều phải đảm bảo tuân thủ pháp luật, đặc biệt là các vấn đề về hợp đồng, hóa đơn, chứng từ...Đây là cơ sở để DN có thể hạch tốn chi phí một cách hợp lý và các chi phí này được chấp nhận, tăng hiệu quả hoạt động của DN.
Ngoài ra, yếu tố thị trường và cạnh tranh của các nhà cung ứng cũng ảnh hưởng vô cùng lớn đến kế toán NVL. Khi thị trường mở rộng làm cho mơi trường cạnh tranh lớn thì các nhà cung ứng sẽ phải đưa ra thị trường các sản phẩm chất lượng tốt và giá cả hợp lý hơn, từ đó DN có nhiều sự lựa chọn, có sự so sánh về giá, chất lượng của nhiều nhà cung cấp khác nhau và đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Nhân tố chủ quan:
Trong kế toán NVL cũng như trong tất cả các lĩnh vực, hoạt động khác, nhân tố con người luôn giữ một vị trí, vai trị nhất định. Trình độ quản lý, nắm bắt xu hướng kịp thời, của các nhà lãnh đạo là chìa khóa cho sự thành cơng, phát triển của đơn vị. Ngoài ra, với đội ngũ cán bộ cơng nhân viên, năng lực, trình độ chun mơn và ý thức trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp cũng đóng một vai trị hết sức quan trọng. Khi các yếu tố trên của cán bộ công nhân viên đạt mức cao, đáp ứng được các yêu cầu trong cơng việc và u cầu của thị trường thì DN sẽ ngày càng phát triển và ngược lại:
- Trình độ, năng lực chun mơn cũng như ý thức trách nhiệm của nhân viên kế tốn của cơng ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành tương đối tốt nên bộ máy kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn NVL nói riêng tại cơng ty thực hiện khá tốt.
- Khơng những thế trình độ của các nhà lãnh đạo tại cơng ty tốt, quản lý luôn bắt kịp xu hướng nên luôn đề ra được các giải pháp kịp thời khi công ty gặp các vấn đề trong quá trình sản xuất liên quan đến nguyên vật liệu.
2.2 Khái quát thực trạng kế toán nguyên vật liệu tồn kho tại Công ty cổ phần đầu tư và phát triển Phúc Thiên Thành.
2.2.1 Đặc điểm kế toán nguyên vât liệu tồn kho tại Công ty cổ phần đầu tưvà sản xuất Phúc Thiên Thành. và sản xuất Phúc Thiên Thành.
2.2.1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tu và sản xuất Phúc Thiên Thành.
Công ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành các thành phẩm chủ yếu của công ty là in bạt, in decal, lắp ráp bảng quảng cáo,….Sau khi thực tập tại công ty, tơi nhận thấy NVL của cơng ty có đặc điểm đặc thù như sau:
- Do in bạt, in decal có rất nhiều loại bạt tùy chất lượng khác nhau và tương ứng với từng loại bạt cần 1 loại mực phù hợp tương ứng nên NVL của công ty rất nhiều chủng loại , đa dạng mẫu mã.
- Các NVL của công ty hầu như là khơng có hạn sử dụng ( bạt, decal, khung bạt, đèn leg trong bảng quảng cáo,…) nên công ty không cần lo lắng về vấn đề NVL hết hạn không sử dụng được.
- Tuy rằng NVL tại cơng ty chủ yếu k có hạn sử dụng nhưng việc bảo quản NVL của công ty cũng cần phải lưu ý do các loại NVl này khơng được để nơi có độ ẩm cao vì khi đó chất lượng NVL giảm hoặc có thể bị hư hỏng.
Các loại NVL và phân loại tại công ty
Để thực hiện được các đơn đặt hàng về in ấn bạt,banner, biển quảng cáo và thi cơng các cơng trình lắp đặt các biển quảng cáo đáp ứng được nhu cầu của thị trường đề ra, thì cơng ty phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu cũng như đa dạng các chủng loại, mẫu mã nguyên vật liệu để đáp ứng các chất lượng thành phẩm với đa dạng các giá tiền khách u cầu. Vì vậy cơng ty phải quản lý tốt và hạch tốn chính xác ngun vật liệu thì cơng ty phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu sử dụng trong các cơng trình một cách khoa học, hợp lý, và thuận tiện trong việc quản lý và hạch tốn.
Tại Cơng ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành cũng thực hiện tiến hành phân loại nguyên vật liệu tại công ty.Tuy nhiên công ty lại không tiến hành phân loại cụ thể từng nguyên vật liệu mà chỉ phân loại để thuận tiện cho việc theo dõi, ngun vật liệu. Vì vậy kế tốn NVL tại Công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 của để phản ánh các loại NVL. Thay vào đó Cơng ty quy định mã riêng cho từng loại vật tư bằng cách đánh đánh số thứ tự cho nguyên vật liệu Vd: VT0045, VT0046, VT0038,.... . Vì vậy, tất cả các NVL đều được hạch toán vào TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.
- Nguyên vật liệu khơng phân loại thành ngun vật liệu chính, vật liệu phụ mà đều coi chung là vật liệu chính. Nó bao gồm hầu hết các vật liệu mà công ty sử dụng như là: mực, mực in UV, bạt, mica, decal, khung thép, sắt, vít,.....
- Nhiên liệu là vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng các loại máy móc, xe vận chuyển (phục vụ cho quá trình giao hàng cũng như chở hàng đến địa điểm thi công) như xăng, dầu,...
- Phế liệu thu hồi bao gồm các sắt, khung thép, vít,.... thừa hoặc hỏng
Công ty bảo quản nguyên vật liệu trong kho riêng cạnh ngay xưởng sản xuất nhằm bảo quản vật liệu không bị hao hụt, cũng như thuận lợi cho việc vận chuyển đến xưởng. Hầu hết các nguyên vật liệu tại công ty đều được tiến hành mua rồi chuyển thẳng đến kho dự trữ, cần xuất nguyên vật liệu để sản xuất sẽ vận chuyển đến xưởng sản xuất theo hóa đơn xuất kho từ cấp trên . Mỗi lần sản xuất đơn hàng thì cơng ty đều xác định mức hao hụt hợp lý trong quá trình sản xuất. Đồng thời công ty cũng phải xác định mức dự trữ cho sản xuất dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng vật tư đưa ra. Tuy nhiên để phục vụ cho yêu cầu của cơng tác hạch tốn và quản lý ngun vật liệu trong khi công ty lại không tiến hành phân loại theo nguyên vật liệu. Yêu cầu đối với kế tốn là phải có kiến thức ghi chép ban đầu cũng như phải hiểu biết nhất định về các loại nguyên vật liệu của ngành nghề in ấn cùng với việc kết hợp ghi chép việc nhập, xuất, bảo quản nguyên vật liệu trong kho.
2.2.1.2 Xác định giá thực tế nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tu và sảnxuất Phúc Thiên Thành. xuất Phúc Thiên Thành.
Để tính giá ngun vật liệu được chính xác thì mỗi doanh nghiệp phải sử dụng một cách tính tốn phù hợp nhất với cơng ty. Về nguyên tắc đánh giá nguyên vật