1.2.3.1 .Chứng từ sử dụng
2.2 Khái quát thực trạng kế tốn ngun vật liệu tồn kho tại Cơng ty cổ phần đầu tư và phát
2.2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho tại công ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc
sản xuất Phúc Thiên Thành.
Tại công ty việc việc mua nguyên vật liệu xong rồi vận vận chuyển đến kho cạnh phân xưởng (thuận tiện việc xuất kho sử dụng). cơng ty có thủ kho (riêng biệt biệt với phịng kế tốn) kiểm sốt việc nhập xuất hàng tồn kho. vì vậy vậy cơng ty áp dụng phương pháp thẻ song song để kiểm sốt chi tiết ngun vật liệu tại cơng ty:
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất đực chuyển xuống kho. Mẫu thẻ kho của công ty được thể hiện tại Phụ lục 8
Tại phịng kế tốn: kế tốn sử dụng phần mềm misa để hạch toán. Khi kế toán nhận đực chứng từ gốc chuyển đến thì kế tốn sẽ tiến hành cập nhật phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Lúc đó máy tính sẽ quản lý từng loại ngun vật liệu trơng kho theo mã NVL, số hiệu chứng từ theo quy định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất thì phần mềm sẽ tự động thực hiện q trình tính tốn vào sổ chi tiết kế toán nguyên vật liệu ( Phụ lục 7), sổ cái tài khoản 152 ( Phụ lục 6), sổ Nhật ký chung ( Phụ lục
5) theo yêu cầu của nhà quản lý ngay tại thời điểm lúc đó
Khi nhập chứng từ lên phần mềm kế toán, kế toán căn cứ vào số chứng từ, ký hiệu chứng từ, nhà cung cấp, số lượng NVL, giá trị, mã vật tư, mã kho,… . Đối với phiếu nhập kho, kế toán chỉ cần nhập số lượng và đơn giá thì phần mềm sẽ tự động
tính thành tiền hoặc nhập số lượng và thành tiền thì hệ thống sẽ tụ tính đơn giá. Đối với NVL xuất kho, kế tốn chỉ nhập số lượng xuất kho , cịn giá xuất kho hệ thống sẽ tự tính theo phương pháp bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ . Cịn đỗi với đơn nhập xuất NVL số lượng NVL lớn thì chúng ta có thể sử dụng nhập misa qua file excel.
Cuối tháng, thủ kho và kế toán hàng tồn kho tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết ( xuất file excel trên phần mềm misa) xem đã khớp chưa. Nếu chưa khớp số liệu nào thì kế tốn cần xem xét và điều chỉnh lại cho phù hợp.
2.2.2.3 Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu tồn kho tại cơng ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành.
Công ty TNHH đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành có nhiều loại ngun vật liệu nên Cơng ty chọn phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty lựa chọn hệ thống sổ kế tốn tổng hợp theo hình thức kế tốn Nhật ký chung.
- Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết TK tại cơng ty + Tài khoản 152: Nguyên vật liệu
+ Tài khoản 111: Tiền mặt
+Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng
+Tài khoản 1331: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ +Tài khoản 331: Phải trả người bán
+Tài khoản 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Cách mã hóa các tài khoản tại cơng ty như sau:
Tài khoản ngân hàng (TK 112) công ty không mở tài khoản cấp 2 do công ty chỉ sử dụng duy nhất 1 tài khoản ngân hàng cho công ty là ngân hàng Viettinbank
Các TK 111, 1331,154 cơng ty cũng khơng hạch tốn tài khoản cấp 2 Tài khoản 331 công ty không mở tài khoản cấp 2. Tuy nhiên về mã hóa tài khoản 331 đối với các nhà cung cấp thì mã nhà cung cấp sẽ viết in khơng dấu liền nhau.
Ví dụ : Nhà cung cấp – Cơng ty TNHH TM & XNK Việt Trung thì mã nhà cung cấp là: VIETTRUNG
Tài khoản 152 công ty cũng không mở tài khoản cấp 2. Sau q trinh tìm hiểu tại cơng ty và phỏng vấn các anh chị phịng kế tóan thu được kết quả : việc mã hóa TK 152 khơng có quy định nhất định nào cả mà mã hóa chủ yếu theo cấu trúc VT+ số thứ tự
VD cụ thể tại công ty : VT007: Mực in
VT006: Decal (PVC-kg)
VT003: Màng PVC Hiflex Banner (nguyên vật liệu dùng trong quảng cáo)
VT068: Bóng đèn Tube Led- Osram cơng suất 18W VT034: Mica 1120*2440*4.5mm
VT060: Tấm pvc Foam board 1220 x 2440mm x 14mm032g VT053: Thép V các loại
VT039: Ốc vít các loại
- Kế toán các trường hợp tăng NVL tại công ty
● Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu mua trong nước
Sau khi kiểm kê vật tư, nguyên vật liệu được nhập kho đến kho gần công ty. Trên phiếu nhập kho kế toán ghi số lượng thực nhập. Kế toán định khoản:
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT Có TK 331 - Phải trả người bán
Lại lấy ví dụ 1.1: Ngày 21 tháng 5 năm 2020, theo hóa đơn GTGT VT/19P 0000767 , cơng ty tiến hành mua 4.650m2 màng PVC Hiflex banner của công ty TNHH TM&XNK Việt Trung đơn giá 10.800/m2, GTGT 10%. Công ty xin nhận nợ nhà cung cấp. Theo phiếu nhập kho 126/20
Bút toán nhập kho nguyên vật liệu: Nợ TK 152 : 50.220.000
Nợ TK 133 : 5.022.000 Có TK 331: 55.242.000
Quy trình vào sổ: Từ HĐ GTGT (Phụ lục 1) đến khi hàng về thủ kho ghi phiếu nhập kho (Phụ lục 2) đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 5) và sổ chi tiết vật liệu (Phụ lục 7).
● Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu mua trong nước được hưởng chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại NVL
Trong trường hợp công ty nhận được các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán mà cơng ty được hưởng, thì tỷ lệ chiết khấu. Giá trị của ngun vật liệu trên hóa đơn GTGT thì đều là giá đã trừ đi chiết khấu và giảm giá. Kế toán căn cứ vào các chứng từ thanh tốn để ghi cơng nợ phải trả. Cơng ty ln nhận hóa đơn cùng ngày nhập kho nguyên vật liệu.
Kế toán ghi nhận:
Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu đã trừ đi khoản chiết khấu Nợ TK 133: Thuế GTGT giá trị NVL thực nhập
Có TK 331: Tổng giá trị NVL phải trả người bán
Ví dụ 1.2: Ngày 23 tháng 12 năm 2020, theo hóa đơn GTGT AA/18P 0000681, công ty tiến hành mua 370kg màng tự dính (decal) của Cơng ty TNHH thương mại và phát triển Trường Thành đơn giá 47.000 đồng/kg. Do thanh tốn
ln bằng TK tiền gửi ngân hàng nên công ty nhận được được chiết khấu thương mại 2% Bút án ghi nhận:
Nợ TK 152.1: 17.042.200 Nợ TK 133 : 1.704.220 Có TK 331: 18.746.420
- Kế tốn các trường hợp giảm NVL tại cơng ty
● Trường hợp NVL kém chất lượng không đủ tiêu chuẩn kỹ thuật cần trả lại NVL hoặc giảm giá NVL
Tại Công ty TNHH đầu tư và vẩn xuất Phúc Thiên Thành, NVL mua về, sau khi nhà cung cấp đã xuất hóa đơn và chuyển hàng đến cơng ty, Bộ phận Vật tư , bộ phận kiểm tra chất lượng và bộ phận kế toán sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng NVL. Nếu NVL đảm bảo u cầu của cơng ty thì cơng ty tiến hành nhập kho bình thường. Nếu NVL mà bên nhà cung cấp giao không đạt u cầu về chất lượng, thì cơng ty sẽ tiến hành trả lại hàng hoặc là trả lại phần hàng khơng đạt chất lượng phần cịn lại nhập kho theo giá trị thực nhập. Nếu NVL mặc dù khơng đạt u cầu nhưng vẫn có thể dùng được thì cơng ty sẽ u cầu nhà cung cấp giảm giá NVL: nhà cung cấp
chấp nhận yêu cầu thì cơng ty tiến hành nhập kho NVL theo giá đã được giảm giá. Trường hợp trước khi NVL được nhập kho
Kế toán ghi nhận:
Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu đã trừ đi giá trị NVL không đủ tiêu chuẩn chất lượng
Nợ TK 133: Thuế GTGT giá trị NVL thực nhập Có TK 331: Tổng giá trị NVL phải trả người bán
Cịn trường hợp sau khi nhập kho mà Cơng ty mới phát hiện ra NVL kém chất lượng thì cơng ty sẽ tiến hành trả lại NVL cho nhà cung cấp hoặc là yêu cầu nhà cung cấp giảm giá thì kế tốn cơng ty sẽ tiến hành ghi nhận:
Nợ TK 331: Phải trả người bán Có TK 152: Nguyên liệu – vật liệu Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Ví dụ: Ngày 09/07/2020 sau khi nhập kho mua hàng của công ty thương mại Vạn Hưng ( mua 420 kg decal quảng cáo đơn giá 43.000/kg, thuế 10% và chưa thanh tốn, theo hóa đơn GTGT số 0001441 ký hiệu VH/18P). Công ty phát hiện 125kg kém chất lượng nên công ty quyết định trả lại hàng cho nhà cung cấp. Bút toán ghi nhận:
Nợ TK 331: 5.912.500 Có TK 156: 5.375.000 Có TK 133: 37.500
● Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất
Sau khi nhà cung cấp tiến hành bàn giao NVL, công ty tiến hành kiểm nghiệm NVL. Nếu NVL đạt tiêu chuẩn thì cơng ty tiến hành nhập kho. Khi cần dùng sẽ xuất kho NVL tùy theo đơn đặt hàng . Khi xuất kho NVL kế toán sẽ ghi nhận bút toán:
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có TK 152 – Nguyên vật liệu
Lại lấy ví dụ 1.1: Ngày 07 tháng 4 năm 2020 căn cứ vào phiếu xuất kho (Phục lục 3), cơng ty xuất kho 33,576 m2 decal và 2,01 lít mực thường để tiến hành in decal cho công ty TNHH in ấn và quảng cáo Tuấn Sơn theo đơn đặt hàng ngày 6/4/2020 yêu cầu in 55,96m2. Bút toán ghi nhận:
Nợ TK 154 : tổng chi phí cuối tháng tính
(do tính giá xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ) Có TK 152 (decal): 33,576 m2
- Kế toán kiểm kê và dự phịng giảm giá NVL tại cơng ty
Tại công ty các nguyên vật liệu đều được nhập kho đúng quy trình và hàng tháng cơng ty đều tiến hành kiểm kê hàng tồn kho. Trong quá trình kiểm kê NVL thì cơng ty phát hiện thiếu NVL, cịn ngun nhân của việc thiếu NVL thì cơng ty sẽ tiến hành tìm ra sau. Vì vậy, khi thiếu nguyên vật liệu, kế toán sẽ ghi nhận bút toán:
Nợ TK 138: Phải thu khác
Có TK 152: Nguyên liệu – vật liệu
Ngày 30/6/2020 sau khi kiểm kê kho. Công ty phát hiện thiếu 49 lít mực UV , giá trị 5.745.250 nhưng cơng ty chưa phát hiện ra nguyên nhân. Bút toán ghi nhận
Nợ TK 1388: 5.745.250
2.2.2.4 Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Doanh nghiệp ghi nhận việc nhập, xuất NVL trên phần mềm kế tốn misa. Vì vậy sau mỗi quý, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra sổ trên misa. Sau khi kiểm tra lại dữ liệu trên misa đung, k có sai sót thì cơng ty tiến hành in ra để lưu trữ theo quy định của kế toan. Doanh nghiệp sử dụng mẫu sổ kế tốn theo thơng tư 133/2016/TT-BTC phát hành ngày 26-8-2016 ( sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết). Các loại sổ cơng ty hạch tốn liên quan đến nguyên vật liệu:
+ Sổ nhật ký chung (Phụ lục 5) + Sổ chi tiết TK 152 (Phụ lục 7) + Sổ cái TK 152 (Phụ lục 6)
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ
VẨN XUẤT PHÚC THIÊN THÀNH.
3.1 Những nhận xét, đánh giá về kế toán nguyên vật liệu tồn kho tại Công ty cổ phần đầu tư và vẩn xuất Phúc Thiên Thành. ty cổ phần đầu tư và vẩn xuất Phúc Thiên Thành.
3.3.1 Những kết quả đạt được
3.1.1.1 Về bộ máy kế tốn
Cơng ty cổ phần đầu tư và sản xuất Phúc Thiên Thành có bộ máy kế tốn khá gọn nhẹ. Cơng ty thực hiện tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tổ chức kế tốn tập trung phù hợp với quy mô của công ty hiện tại.
Công ty luôn tiến hành cập nhật, vận dụng một cách phù hợp với thực tế các quy định về kế tốn do nhà nước ban hành. Khơng những thế, công ty ln trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, máy móc thiết bị để tạo hiệu quả công việc quản lý tốt hơn, giúp nhân viên kế toán phát huy được hết năng lực chun mơn của mình.
3.1.1.2 Về cơng tác kế tốn ngun vật liệu
Công ty rất đa dạng về mẫu mã cũng như chủng loại về nguyên vật liệu. Do đó, cơng ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và xác xác định giá hàng tồn kho theo phương pháp giá gốc là rất phù hợp với công ty. Phương pháp này giúp cho công ty không tốn quá nhiều thời gian để kiểm soát nguyên vật liệu
3.1.1.3 Về phương pháp hạch toán và hệ thống chứng từ kế tốn
Cơng ty đã thực hiện đúng về Chế độ kế toán hiện hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016 về các chứng từ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung. Hình thức này dễ dàng thực hiện và cũng thuận tiện cho việc phân công lao động. Các loại chứng từ liên quan đến NVL, trình tự luân chuyển chứng từ kế tốn tại Cơng ty cũng được thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng, được tập hợp đầy đủ tại phịng kế tốn và thực hiện tốt quá trình bảo quản và lưu trữ chứng từ. Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai định kỳ, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
3.1.1.4 Về tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng thực hiện đúng theo chế độ kế tốn hiện hành theo Thơng tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016. Các tài khoản trong thông tư rất phù hợp với doanh nghiệp do quy mơ doanh nghiệp cịn nhỏ
3.1.1.5 Về hệ thống sổ kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và phù hợp với chuẩn mực kế toán cũng như kế độ kế toán hiện hành. Hệ thống sổ kế tốn của cơng ty sử dụng theo đúng quy định của nhà nước và đảm bảo cho công ty luôn lập báo cáo tài chính quyết tốn định kỳ được chính xác.
3.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân
3.3.2.1 Những tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, kế tốn cịn tồn tại những hạn chế chưa phù hợp với chế độ chung, chưa thực sự khoa học, cần thiết phải phân tích, làm sáng tỏ từ đó có những biện pháp thiết thực nhằm cung cấp hoàn thiện hơn nữa giúp cho việc cung cấp thông tin được đầy đủ, giúp cho lãnh đạo đưa ra được những quyết định cụ thể về hoạt động quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Cụ thể:
- Tồn tại thứ 1 về hệ thống kho lưu trữ, bảo quản vật tư: Cơng ty có một kho ngay gần xưởng sản xuất . Tuy nhiên kho này có diện tích nhỏ, chỉ giúp Cơng ty bảo quản được vật tư tránh được những ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên như mưa, gió...Cịn các điều kiện khác như sự sắp xếp NVL theo từng nhóm, theo đặc tính lý hóa... của vật tư thì vẫn có sự hạn chế.
- Tồn tại thứ 2 về việc mua nguyên vật liệu diễn ra 1 cách thường xuyên, và hàng hóa thường về kho trước và hóa đơn 1 thời gian sau mới có. Mà doanh nghiệp thực hiện việc ghi nhận bút toán sau khi nhận được chứng từ. Việc này làm kế toán dễ để sót các nghiệp vụ cũng như dễ xảy ra sai sót, khó tìm thấy chỗ sai sót để giải quyết. Việc này tạo ra áp lực cho kế tốn làm kế tốn khơng phát huy được hết năng lực vốn có của mình.
- Tồn tại thứ 3 về việc kiểm vật tư: khi nhập kho nguyên vật liệu, việc kiểm nguyên vật liệu có sự lỏng lẻo. Thủ kho kiêm tra nguyên vật liệu thường chỉ kiểm
tra số lượng, quy cách , tình trạng của ngun vật liệu cịn về chất lượng của nguyên vật liệu kiểm tra còn chưa được nghiêm ngặt.
- Tồn tại thứ 4 về việc kiểm kê nguyên vật liệu: do công ty số lượng nguyên vật liệu đa dạng, nhân lực kiểm kê còn hạn chế kèm việc sắp xếp chưa khoa học dẫn đến việc kiểm kê định kỳ diễn ra khó khăn vì vậy cơng ty 1 năm chỉ kiểm kê 2 lần. Điều đó làm cho kế tốn khơng thể nắm bắt đầy đủ và kịp thời những biến động tăng giảm hay mất mát NVL tại kho. Từ đó dẫn đến việc hạch tốn, quản lý chưa