2.2 .1Tiếp nhận thông tin, hồ sơ yêu cầu chi trả bảo hiểm
2.2.2 Thực hiện chi trả bảo hiểm
- Hàng tháng, Trưởng các Phòng KDKV, QLNV&BT lập đề nghị tạm ứng tiền chi trả trình lãnh đạo Đơn vị xem xét phê duyệt chi trả trong tháng trên cơ sở dự kiến hồ sơ phát sinh và số tiền đã chi trả của tháng trước, bao gồm cả tiền chi trả thu thập hồ sơ cho Cộng tác viên
- Chứng từ của việc trả tiền thu thập hồ sơ là “Biên nhận tiền thu thập hồ sơ”. Biên nhận có thể viết riêng cho từng hồ sơ hoặc cho cả danh sách NĐBH
38
được chi trả bồi thường với số tiền tối đa 20.000/hồ sơ và tối đa 200.000/biên nhận cho cả danh sách chi trả bảo hiểm (nhiều hơn 10 hồ sơ).
Biên nhận tiền thu thập hồ sơ được lập thành 3 liên, trường hợp biên nhận theo danh sách hồ sơ, CBCT sao giấy biên nhận lưu theo từng hồ sơ trong danh sách biên nhận tiền.
Trong trường hợp Công tác viên thực hiện đồng thời việc thu thập hồ sơ và nhận tiền bồi thường, tiền thu thập hồ sơ có thể được nhận cùng tiền bồi thường và sử dụng Biên nhận bồi thường (không cần Biên nhận tiền thu thập hồ sơ) với điều kiện cần ghi rõ trên Biên nhân: Đã bao gồm tiền thu thập hồ sơ, đồng thời trong tờ trình GQKN cũng cần diễn giải rõ khoản chi phí này.
- Cán bộ chi trả bảo hiểm phải kiểm tra hồ sơ, kiểm tra hiệu lực của Hợp đồng bảo hiểm: Thời hạn bảo hiểm, tình hình đóng phí bảo hiểm, loại hình bảo hiểm, danh sách người được bảo hiểm, mức trách nhiệm bảo hiểm còn lại,…
- Nếu tổn thất không thuộc phạm vi bảo hiểm: Cán bộ chi trả bảo hiểm giải thích, trả lại cho khách hàng. Nếu khách hàng khơng đồng ý thì lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ và báo cáo lãnh đạo Phịng để có biện pháp xử lý tiếp theo.
- Nếu tổn thất thuộc phạm vi bảo hiểm thì thực hiện chi trả bảo hiểm theo trình tự sau:
+ Trường hợp chi trả ngay tiền BH khi có đủ chứng từ, tài liệu theo quy định: Cán bộ chi trả bảo hiểm tính tốn số tiền phải chi trả bảo hiểm, kiểm tra danh sách tham gia bảo hiểm, số ngày trợ cấp nắm viện đã chi trả và còn lại trong năm bảo hiểm và hướng dẫn người nhận tiền bảo hiểm ký Biên nhận bồi thường.
+ Trường hợp Hồ sơ yêu cầu bồi thường chưa đủ tài liệu theo quy định: Cán bộ chi trả bảo hiểm hướng dẫn và yêu cầu khách hàng cung cấp thêm những
39
tài liệu cịn thiếu. Trường hợp này có thể trả lại hồ sơ cho khách hàng thu thập bổ sung hoặc nhận hồ sơ của khách hàng và lập biên nhận hồ sơ.
- Hạn mức và thẩm quyền xét duyệt, chi trả bảo hiểm
+ Số tiền chi trả bảo hiểm đến 01 triệu đồng/người/vụ: Cán bộ chi trả bảo hiểm hướng dẫn người nhận tiền bảo hiểm (người được bảo hiểm, người được ủy quyền, người được thừa kế hợp pháp) viết biện nhận tiền bảo hiểm và giao tiền thanh toán bảo hiểm cho người nhận tiền bảo hiểm.
+ Số tiền chi trả bảo hiểm đến 03 triệu đồng/người/vụ: Cán bộ chi trả bảo hiểm phải xin ý kiến lãnh đạo Phòng. Nếu được lãnh đạo Phòng đồng ý, cán bộ chi trả bảo hiểm hướng dẫn người nhận tiền viết giấy biên nhận tiền và giao tiền thanh toán bảo hiểm cho người nhận tiền bảo hiểm.
+ Số tiền chi trả bảo hiểm trên 03 triệu đồng/người/vụ: Cán bộ chi trả bảo hiểm nhận hồ sơ lập biên nhận kiêm phiếu hẹn giải quyết hồ sơ. Phòng KDKV chuyển hồ sơ vè Phịng QLNV&BT. Phịng QLNV&BT lập Tờ trình trình Lãnh đạo Đơn vị phê duyệt.
- Phịng KT hồn tất các thủ tục để chi trả cho khách hàng hoặc quyết toán tiền tạm ứng chi trả bảo hiểm học sinh – sinh viên với các Phòng KDKV/ Phòng QLNV&BT cụ thể như sau.
• Đối với hồ sơ chưa nhận tiền bồi thường: hoàn tất thủ tục để chi trả trong vịng 01 ngày.
• Đối với hồ sơ đã nhận tiền bồi thường: hạch toán bồi thường, các thủ tục. hồn tạm ứng cho Phịng KDKV/ Phịng QLNV&BT trong vòng 03 ngày
- Phòng QLNV&BT: Với các hồ sơ đã giải quyết chi trả bảo hiểm, Phòng QLNV&BT mở sổ theo dõi và lưu trữ.
- Các thông tin về các hồ sơ bồi thường được cập nhật trên phền mềm PIAS, phục vụ cho quản lý xét duyệt các hồ sơ và chi trả quyền lợi bảo hiểm.
40