đầu tư Ngân Sơn
3.1.1. Ưu điểm
Về tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Trong quá trình nghiên cứu kế tốn doanh thu tại Cơng ty TNHH thương mại và đầu tư Ngân Sơn , em nhận thấy công ty đã đạt được những kết quả nhất định về tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty. Bộ máy kế tốn được tổ chức một cách gọn nhẹ, phân công trách nhiệm rõ ràng, không trùng lặp. Đội ngũ nhân viên phịng kế tốn đều được đào tạo cơ bản, là những người có trách nhiệm và nhiệt tình trong cơng việc. Mỗi bộ phận chức năng trong phịng kế tốn chịu một trách nhiệm nhất định nhưng thường xuyên có sự đối chiếu kiểm tra giữa các kế toán viên nhằm đảm bảo thơng tin kế tốn được chính xác nhất. Bộ máy kế tốn có sự thống nhất quản lý từ trên xuống, phân quyền theo các cấp giúp cho việc thực hiện công tác kế toán cũng như hạch toán hiệu quả và nhanh gọn hơn.
Về chứng từ kế toán sử dụng
Các mẫu chứng từ kế tốn sử dụng trong cơng ty đã sử dụng đúng các mẫu chứng từ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định, đa dạng, phù hợp với yêu cầu kinh tế pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các nội dung bắt buộc trên chứng từ đều được ghi chép một cách chi tiết và đầy đủ, có đủ chữ ký của những người có liên quan và có dấu của cơng ty. Chứng từ được phân theo từng loại riêng biệt như Hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi và được bảo quản theo tháng.
Quy trình ln chuyển chứng từ từ các phịng ban khác về bộ phận kế toán và ln chuyển trong nội bộ phịng kế tốn được thực hiện theo trình tự và đảm bảo nhanh chóng, chính xác. Sau khi chứng từ được dùng để hạch tốn thì đều được lưu trữ, bảo quản theo đúng quy định và được phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian. Chứng từ được kiểm tra thường xuyên, định kỳ hàng quý.
Công ty TNHH thương mại và đầu tư Ngân Sơn tuân thủ chặt chẽ hệ thống tài khoản được ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng BTC và quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp thương mại. Các tài khoản được mở chi tiết đến cấp 2, cấp 3 phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Cách làm này phù hợp với mơ hình cơng ty vừa và nhỏ do thuận lợi cho việc ghi chép, theo dõi, đối chiếu hàng tháng, giúp nhà quản trị nắm bắt tình hình nhanh chóng và giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời.
Về sổ sách kế toán sử dụng
Cơng ty sử dụng hình thức Nhật ký chung thơng qua phần mềm kế toán Metadata Online, bao gồm sổ tổng hợp, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 511, 515, 111, 112, 131,… được thiết kế theo mẫu của Bộ tài chính phù hợp với đặc điểm tổ chức kế toán của doanh nghiệp ở mức độ nhất định.
Sổ tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký chung và các Sổ cái tài khoản liên quan đến kế toán doanh thu như TK 511, TK 111, TK 112, TK 131, TK 515… giúp Ban giám đốc theo dõi khái quát tình hình doanh thu tiêu thụ của hàng hoá trong kỳ, doanh thu hoạt động tài chính dự báo được khả năng tiêu thụ trong tương lai để có biện pháp đẩy mạnh doanh thu trong tương lai.
Sổ chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết tiền gửi, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết thanh tốn với người mua… Cơng ty sử dụng hệ thống sổ chi tiết đa dạng tuân thủ theo hướng dẫn và quy định của Bộ tài chính. Các hình thức sổ Cơng ty TNNH thương mại và đầu tư Ngân Sơn đang vận dụng đơn giản, dễ thực hiện, phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ nhân viên kế tốn, với đặc điểm kinh doanh và loại hình hoạt động của cơng ty, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, số liệu, phân công lao động và dễ áp dụng.
Về việc ứng dụng công nghê thông tin vào cơng tác kế tốn
Cơng ty đã và đang ứng dụng phần mềm kế toán nên cơng việc của phịng kế toán cũng trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn đặc biệt là hệ thống báo cáo chính xác hơn. Các thơng tin kế tốn được lưu trữ trên phần mềm rất tiện lợi cho việc tra cứu số liệu và in các báo cáo. Hiện nay tất cả các kế toán viên đều sử dụng thành thạo phần mềm kế toán cũng như các phần mềm hỗ trợ khác.
Cơng ty sử dụng mẫu hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơng tác kế tốn có những lợi ích sau:
- Hỗ trợ quản lý hiệu quả tồn bộ hóa đơn đầu ra, tổng hợp hóa đơn một cách dễ dàng từ đó tránh được các sai sót trong việc xác định số phát sinh doanh thu bán hàng. - Tiết kiệm được thời gian, giảm bớt được các khâu đối chiếu, so sánh, tổng hợp hóa
đơn.
- Quản lý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tại công ty với cơ quan Thuế dễ dàng và thuận tiện.
- Công tác luân chuyển, in ấn, lưu trữ hóa đơn thuận lợi hơn và tiết kiệm được chi phí.
- Được các cơng ty quản lý phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng.
Việc hạch tốn doanh thu ln được ghi chép đầy đủ, đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh khơng bị bỏ sót. Cơng ty đã áp dụng đầy đủ các nguyên tắc hạch toán theo quy định của Luật kế toán, chuẩn mực kế tốn Việt Nam và thơng tư 133 về việc ghi nhận doanh thu.
Quy trình ghi nhận doanh thu và hạch tốn doanh thu trên phần mềm được thực hiện khá chặt chẽ. Các dữ liệu về doanh thu được kiểm soát qua trên phần mềm kế toán, điều này giúp cho việc tổng hợp doanh thu, thuế một cách chính xác hơn. Đồng thời giúp cho việc quản lý công nợ, quản lý thanh tốn được cụ thể và việc cung cấp thơng tin cho nhà quản lý được thực hiện một cách nhanh chóng.
3.1.2. Hạn chế
Từ những phân tích về thực trạng kế tốn doanh thu tại Công ty TNHH thương mại và đầu tư Ngân Sơn, em đã đánh giá khái quát về kết quả đạt được của công ty trong thời gian qua. Tuy nhiên, việc tổ chức cơng tác kế tốn doanh thu của cơng ty vẫn cịn tồn tại một số điểm hạn chế sau:
Về chứng từ kế toán
Một số chứng từ thu chi tiền mặt cịn thiếu chữ ký, khơng đầy đủ ngày tháng, nội dung hoạt động phát sinh. Kế toán chưa lập bảng kê, bảng tổng hợp đầy đủ để theo dõi các chứng từ hóa đơn bán hàng.
sao lưu, kết xuất trên bất kỳ ổ cứng hay USB nào khác. Điều này dễ dàng tới rủi ro khi bị mất hoặc đánh cắp dữ liệu.
Phịng kinh doanh cịn thiếu sót hoặc chưa lập nhiều hợp đồng kinh tế, chưa tiến hành luân chuyển cho phịng kế tốn, gây ảnh hưởng tới q trình lưu trữ chứng từ. Việc thiếu hợp đồng kinh tế rất dễ xảy ra rủi ro cho cơng ty khi có tranh chấp mua bán liên quan tới tố tụng ra tịa giữa cơng ty và khách hàng.
Về tài khoản kế tốn
Cơng ty mới chỉ sử dụng sổ cái TK 511 và sổ cái TK 632 mà không sử dụng các sổ chi tiết theo dõi riêng từng khách hàng. Như vậy sẽ không cung cấp thông tin cho nhà quản trị một cách cụ thể và đầy đủ phục vụ cho công tác quản lý giúp ban quản trị đưa ra quyết định đúng đắn.
Về sổ kế tốn
Cơng ty bán nhiều nhóm mặt hàng khác nhau nhưng lại không sử dụng sổ chi tiết bán hàng cho từng mặt hàng. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng, để đánh giá hiệu quả kinh doanh cho từng nhóm để đưa ra những biện pháp kinh doanh phù hợp.
Về báo cáo kế toán
Đối với báo cáo liên quan đến hoạt động bán hàng của công ty nhưng chưa có báo cáo thu chi cuối ngày và báo cáo lượng hàng tồn trong ngày. Điều đó ít nhiều cũng ảnh hưởng đến kế tốn doanh thu. Vì vậy, cơng ty nên đưa thêm các báo cáo ngày vào trong quá trình hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Về kế tốn doanh thu bán hàng hóa
Khi xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng, vẫn cịn một số trường hợp hàng hóa đã được xuất kho giao cho khách hàng, nhưng doanh nghiệp chưa tiến hành xuất hóa đơn GTGT theo quy định của pháp luật.Trường hợp này các khách hàng là các khách lẻ khơng lấy hóa đơn (chủ yếu là các cá nhân đến mua hàng với số lượng nhỏ và Công ty chưa tiến hành theo dõi trên phần mềm kế toán) do vậy, kế toán tiến hành ghi chép ra sổ kế toán nội bộ tại bộ phận bán hàng. Cuối mỗi tháng hoặc tuần tuy theo lượng hàng hóa khách lẻ đã mua, kế tốn mới ghi chép lại vào hóa đơn. Tuy nhiên việc ghi chép này có thể gây ra nhầm lẫn như ghi thừa (thiếu thơng tin), chưa đảm bảo chính xác về doanh thu của Cơng ty.
Về chính sách bán hàng
Hiện nay cơng ty khơng thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán hay chiết khấu thương mại cho các khách hàng mua hàng với số lượng lớn hay khách hàng thanh toán sớm: cơng ty chưa có chính sách ưu đãi với các trường hợp bán bn và khách lẻ nên cần có kế hoạch rõ ràng để khích thích được nhu cầu của khách hàng, thu hút được nhiều đại lí và tăng tính cạnh tranh cho cơng ty.
Về bộ máy kế toán
Bên cạnh những kế tốn viên có trình độ chun mơn, kinh nghiệm làm việc cao thì vẫn có những kế tốn viên chưa có kiến thức chun mơn sâu, cịn trẻ nên kinh nghiệm làm việc chưa phong phú dẫn đến các sai sót trong q trình làm việc và xử lý thơng tin. Cộng thêm sự kiêm nhiệm nhiều phần hành sẽ gây áp lực cho các kế toán trẻ.