2.3 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KHAI THÁC BẢO HIỂM HÀNG HÓA
2.3.2 Thực trạng thực hiện quy trình khai thác
Quy trình khai thác bảo hiểm HH XNK vận chuyển bằng đường biển nói riêng cũng như quy trình khai thác các nghiệp vụ bảo hiểm khác tại công ty nói chung căn bản được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Thu thập thơng tin và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng
Khai thác viên nắm bắt thông tin cũng như các thông báo về đối tượng được bảo hiểm qua các cơ quan quản lý và kinh doanh như: Cục đăng kiểm, cục Hàng hải, Tập đoàn tàu thủy Việt Nam, các cơng ty vận tải hàng hóa và hành khách,... qua các đại lý, cộng tác viên, môi giới, qua các mối quan hệ giới thiệu. Đây là cách tiếp cận thông tin truyền thống mà mỗi cán bộ khai thác ở MIC đều sử dụng và thực sự đem lại hiệu quả cao.
Tiếp cận thông tin qua các phương tiện truyền thơng đại chúng như phát thanh, truyền hình,... đặc biệt các cán bộ khai thác của MIC sử dụng thành thạo internet để phục vụ cho việc tìm kiếm, trao đổi thơng tin, giới thiệu về hoạt động bảo hiểm, sản phẩm của MIC trên mạng. Cách tiếp cận này có hiệu quả chưa cao nhưng có lợi thế trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Nguyễn Thị Thùy Dương CQ55/03.01 32
Sau khi tìm hiểu được các thơng tin và nhu cầu khách hàng thì các việc quan trọng tiếp theo là các khai thác viên phải tiếp cận khách hàng và thực hiện các biện pháp tuyên truyền, thuyết phục khách hàng đồng ý tham gia bả hiểm tại MIC. Đây là cơng tác khó khăn nhất đối với cán bộ khai thác vì nó địi hỏi cán bộ phải có sự hiểu biết về nghiệp vụ, có sự mềm mỏng khơn khéo và nắm bắt được tâm lý khách hàng. Sản phẩm bảo hiểm là sản phẩm vơ hình, khách hàng lựa chọn dựa theo sự hiểu biết, tin tưởng nên để khách hàng lựa chọn tham gia bảo hiểm tại MIC là một q trình nỗ lực khơng ngừng của các cán bộ khai thác. Cán bộ khai thác của MIC ln ln xác định q trình tạo dựng mối quan hệ với khách hàng cần một thời gian dài và phải bằng chính sự nhiệt tình của mình trong q trình theo đuổi khách hàng mới đem lại kết quả.
Bước 2: Phân tích đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng trong cơng tác khai thác bảo hiểm. Có làm tốt cơng việc đánh giá rủi ro thì mới có thể thực hiện được cơng tác quản lý rủi ro. Đối với một cán bộ khai thác bảo hiểm việc đánh giá rủi ro sẽ giúp họ quyết định có nhận bảo hiểm hay khơng, mức phí bao nhiêu. Tài liệu về định giá rủi ro coi như báo cáo của họ trong hồ sơ về khách hàng, nó cũng là tài liệu để báo cáo cho các nhà nhận bảo hiểm và cũng là cơ sở đối chiếu giải quyết bồi thường.
Vì thế MIC ln đề cao việc đánh giá rủi ro phải thực hiện một cách đầy đủ, kỹ lưỡng, kết hợp với bảng hướng dẫn tính phí hoặc sử dụng chương trình tính phí bảo hiểm trên máy tính, cán bộ khai thác hồn tồn có thể tính tốn ngay được một cách chính xác tỷ lệ phí. Điều này giúp cho việc chủ động, nhanh chóng trong khai thác, tránh được tình trạng tham khảo, hỏi han, tốn kém mất thời giờ.
Nguyễn Thị Thùy Dương CQ55/03.01 33
Khi đã có các thơng tin mà khách hàng cung cấp thì các cán bộ khai thác của MIC xác nhận lại xem thông tin mà khách hàng đưa ra đã đầy đủ và chính xác chưa.
Đối với các khách hàng của doanh nghiệp khác mà cán bộ khai thác của MIC khai thác được thì giấy yêu cầu bảo hiểm cịn cần kiểm tra thêm các thơng tin khác như: thơng tin về tài chính, tổn thất có thể xảy ra đối với khách hàng, kiểm tra khả năng về việc nợ đọng và trả phí khơng đúng quy định của khách hàng,...
Sau khi kiểm ta nếu thấy giấy yêu cầu bảo hiểm và các giấy tờ liên quan khác không hợp lệ, không thể căn cứ vào đó cấp đơn bảo hiểm được thì MIC sẽ từ chối ngay bằng cách lập công văn từ chối và gửi qua fax, qua đường bưu điện kèm theo lời giải thích đầy đủ và cặn kẽ.
Bước 4: Đàm phán và gửi bản chào phí bảo hiểm tới khách hàng
Khi khai thác viên tiến hành chào bảo hiểm phải nắm rõ loại hàng hóa, phương tiện vận chuyển, tỷ lệ phí, điều khoản, mức khấu trừ,… để có một bản chào phí thích hợp. Thường thì khách hàng hay chú ý đến mức phí cao hay thấp hơn là chú ý đến phạm vi rủi ro mà nhà bảo hiểm chấp nhận bảo đảm cho họ. Do đó cán bộ khai thác của MIC khéo léo dẫn ý đến mức phí mà cơng ty đưa ra ngang mức phí chung trên thị trường, thậm chí cịn thấp hơn so với một số công ty khác. Như vậy khách hàng thấy lợi ích của mình được đảm bảo và lựa chọn MIC.
Nếu khách hàng chưa ưng thuận với mức phí được đưa ra trong bản chào phí thì cán bộ khai thác có thể xin ý kiến của lãnh đao để điều chỉnh lại tỷ lệ phí và thơng báo lại cho khách hàng. Đối với những trường hợp đối tượng bảo hiểm có giá trị lớn, khách hàng tiềm năng, yêu cầu kỹ thuật phức tạp thì khai thác viên phải đề xuất lãnh đạo phương án đàm phán phí. Trong q trình đàm phán, các yếu tố liên quan như: quy tắc bảo hiểm, biểu phí, hồ sơ số liệu về khách hàng, chính sách khách hàng, phí của nhà tái bảo hiểm sẽ được lãnh đạo
Nguyễn Thị Thùy Dương CQ55/03.01 34
xem xét để -đưa ra mức phí phù hợp, đáp ứng được nhu cầu bảo hiểm của khách hàng từ đó thu hút được khách hàng đến với MIC.
Bước 5: Chấp nhận bảo hiểm
Sau khi đánh giá rủi ro, đàm phán và gửi bản chào phí thì cơng ty bảo hiểm chấp nhận bảo hiểm cho người viết đơn yêu cầu.
Khi có sự thỏa thuận của hai bên, cơng ty bảo hiểm sẽ có thơng báo chấp nhận bảo hiểm đối với những trường hợp đạt yêu cầu.
Trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được giấy thông báo chấp nhận đơn bảo hiểm, người tham gia bảo hiểm phải thanh tốn phí bảo hiểm đầu tiên, nếu khơng giấy thơng báo sẽ khơng cịn hiệu lực.
Bước 6: Cấp đơn bảo hiểm
Khi đã chấp nhận bảo hiểm thì khai thác viên căn cứ theo các chứng từ do khách hàng cung cấp tiến hành lập hợp đồng bảo hiểm, đơn bảo hiểm, trình đơn lên lãnh đạo Phịng khai thác/ chi nhánh/ Phịng hàng hóa/ Lãnh đạo cơng ty căn cứ theo các quy định phân cấp của Tổng giám đốc và lãnh đạo chi nhánh đã ban hành để ký và cấp đơn bảo hiểm đó cho khách hàng.
Sau đó khai thác viên phải đăng ký số của đơn bảo hiểm, vào sổ bộ, lưu chuyển bộ phận thống kê để vào số liệu.
Bước 7: Theo dõi, lưu trữ, quản lý đơn và tiếp nhận giải quyết mới
Sau khi đóng dấu chuyển đơn, lưu chuyển nghiệp vụ phải quản lý đơn theo các bước sau:
- Lưu số thống kê: Đơn/ Hợp đồng/ GCN BH phải được vào sổ thống kê của phòng Khai thác/ Chi nhánh theo biểu mẫu quy định
- Theo dõi đối tượng bảo hiểm, đơn đốc thu phí bảo hiểm
- Giải quyết các yêu cầu phát sinh của khách hàng liên quan đến đơn/ quy tắc/ điều kiện/ điều khoản bảo hiểm đã cấp
Nguyễn Thị Thùy Dương CQ55/03.01 35