Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty về căn bản đã được tổ chức khá hợp lý, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán. Tuy nhiên để bộ máy kế tốn của cơng ty hoạt động ngày càng hiệu quả, công ty cần chú trọng hơn nữa đến việc tuyển dụng bổ sung nhân viên và tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên.
Lên kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho những nhân viên trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế. Bên cạnh đó, khuyến khích nhân viên tham gia các lớp huấn luyện nghiệp vụ. Khi đào tạo được đội ngũ kế tốn chun nghiệp thì cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn KQKD nói riêng sẽ được xử lý nhanh nhẹn, đúng đắn, đảm bảo tính trung thực, hợp lý và chính xác hơn.
Chứng từ kế tốn
Cơng ty nên quy định rõ kỳ chuyển giao chứng từ thống nhất để giúp cho việc hạch toán kế toán được kịp thời và chính xác. Đồng thời, có quy định phạt cụ thể đối với trường hợp nộp chứng từ muộn làm ảnh hướng tới tiến độ cơng tác kế tốn tại Cơng ty. Bên cạnh đó cũng cần đơn giản hóa nội dung chứng từ cũng như thủ tục lập và luân chuyển chứng từ để giảm bớt thời gian xét duyệt chứng từ, sử dụng những chứng từ liên hợp (Ví dụ như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho).
Ngồi ra, các bộ phận quản lý thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở việc luân chuyển chứng từ để đảm bảo kịp thời phản ánh số liệu kế tốn, cung cấp thơng tin kịp thời cho nhà quản trị.
Tài khoản kế tốn
Cơng ty hiện nay đang kinh doanh hai lĩnh vực dịch vụ chính là Tư vấn và Đào tạo mà doanh thu chỉ được ghi nhận duy nhất trên TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”, điều này khiến cho doanh thu được phản ánh chung chung, không chi tiết cho từng loại dịch vụ, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi doanh thu, khó khăn trong việc quản lý doanh thu của từng loại dịch vụ. Do đó mà Cơng ty nên mở thêm một số TK chi tiết cấp 3 để theo dõi các dịch vụ khác nhau, để từ đó đề ra các phương án kinh doanh phù hợp, đạt được kết quả kinh doanh như kế hoạch đề ra. Ví dụ cơng ty mở thêm tài khoản chi tiết như:
− Tài khoản 51131 “Doanh thu dịch vụ Tư vấn” − Tài khoản 51132 “Doanh thu dịch vụ đào tạo” − Tài khoản 51133 “Doanh thu dịch vụ khác”.
Các bước mở tài khoản trên phần mềm kế toán MISA như sau:
Vào menu Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản
Tại màn hình danh sách hệ thống tài khoản, chọn chức năng “Thêm” trên thanh công cụ
Khai báo thông tin về tài khoản cần khai báo tại phần Thông tin chung
Sau khi khai báo xong, nhấn “Cất”.
Ngồi ra, kế tốn viên cần linh hoạt hơn trong việc vận dụng TK để phản ánh rõ bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Từ đó, xác định chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Vận dụng tài khoản kế toán
Thực hiện hạch toán nghiệp vụ phát sinh đúng bản chất và nhất quán giữa tài khoản 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngồi” với tài khoản 6428 “Chi phí bằng tiền khác”
Kế toán viên cần hạch toán các nghiệp vụ đúng bản chất, hạch toán nhất quán các nghiệp vụ phát sinh vào đúng tài khoản. Ví dụ, khi phát sinh chi phí cước điện thoại hàng tháng, kế tốn hạch tốn nhất quán vào bên Nợ TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” đồng thời ghi Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” đồng thời ghi Có TK thanh tốn liên quan. Hoặc khi phát sinh phí dịch vụ internet- banking của ngân hàng, kế toán hạch toán nhất quán vào bên Nợ TK 6428 “Chi phí
bằng tiền khác” đồng thời ghi Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” đồng thời ghi Có TK thanh tốn liên quan.
Vào cuối mỗi quý, kế tốn viên có thể kiểm tra lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh đúng bản chất và nhất quán vào một số loại tài khoản. Nếu phát hiện chênh lệch cần sửa lại bút tốn và thực hiện khóa sổ. Việc kiểm tra các bút tốn ghi nhận trên phần mềm MISA theo quý như sau:
− Vào phân hệ Báo cáo/Tổng hợp/Sổ chi tiết các tài khoản − Chọn thời gian cần lọc dữ liệu ở ô kỳ báo cáo, chọn “Quý 1”
− Ở cột số tài khoản, gõ “6427”, “6428” và tích vào hai ơ tài khoản này − Nhấn “Đồng ý” để phần mềm xuất báo cáo.
Lúc này, kế tốn viên có thể kiểm tra tổng quan phần diễn giải và tài khoản hạch toán của các nghiệp vụ đã nhất quán và đúng bản chất hay chưa. Từ đó thực hiện sửa bút tốn nếu có sai sót.
Thực hiện trích lập dự phịng Nợ phải thu khó địi
Kế tốn viên của công ty nên thường xuyên đánh giá lại tuổi nợ phải thu để theo dõi được tình hình thu hồi cơng nợ của đơn vị, phản ánh đúng bản chất kế toán, và lập dự phịng nợ phải thu khó địi theo quy định của TT48/2018/TT-BTC đảm bảo cho khả năng thanh tốn các nghĩa vụ, làm tăng tính chính xác của các chỉ số tài chính.
Theo thơng tư 48/2019/TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành ngày 8 tháng 8 năm 2019 hướng dẫn việc trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi như sau:
− Khoản dự phịng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ báo cáo năm để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong kỳ báo cáo năm sau; đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị hàng tồn kho, các khoản đầu tư không cao hơn giá trên thị trường và giá trị của các khoản nợ phải thu khơng cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. − Thời điểm trích lập và hồn nhập các khoản dự phịng là thời điểm lập báo cáo tài
chính năm.
− Căn cứ xác định là nợ phải thu khó địi: Nợ phải thu đã q thời hạn thanh tốn từ 06 tháng trở nên, doanh nghiệp đã gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc đơn đốc thanh tốn nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ; Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng khơng trả được nợ đúng hạn
− Đối với nợ phải thu quá hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
− Ngun tắc trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi:
Nếu số dự phịng phải trích lập bằng số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế tốn, doanh nghiệp khơng được trích lập bổ sung khoản dự phịng nợ phải thu khó địi.
Nếu số dự phịng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế tốn, doanh nghiệp trích lập bổ sung số chênh lệch đó và ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
Nếu số dự phịng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế tốn, doanh nghiệp thực hiện hồn nhập phần chênh lệch đó và ghi giảm chi phí trong kỳ.
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó địi nêu trên. Sau khi lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, doanh nghiệp tổng hợp tồn bộ khoản dự phịng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch tốn vào chi phí của doanh nghiệp.
− Mức trích lập dự phịng của từng khoản nợ quá hạn được tính theo tỷ lệ (%) của khoản nợ quá hạn phải trích lập theo thời hạn quy định nhân (x) với tổng nợ còn phải thu sau khi đã bù trừ khoản nợ phải trả.
Hoàn thiện quy trình quản lý cơng nợ phải thu:
Cơng ty có mối quan hệ kinh doanh với nhiều khách hàng hay có một số trường hợp xảy ra tình trạng khách hàng nhận cung cấp dịch vụ trước và thanh toán sau khi hồn thành. Việc này khiến kế tốn phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi các khoản công nợ. Vấn đề u cầu cơng ty nên có những biện pháp thích hợp để khắc phục tình trạng này nhưng vẫn đảm bảo được mối quan hệ với khách hàng.
Công ty nên xây dựng quy trình thời gian thu nợ của từng khách hàng, từ đó đưa ra các chính sách cụ thể về quản lý và thu hồi công nợ phải thu cụ thể để giảm bớt tỉ trọng công nợ phải thu trong tổng tài sản, đầu tư phát triển hoạt động kinh doanh để tạo ra lợi nhuận cao, tránh việc bị chiếm dụng vốn, kinh doanh kém hiệu quả. Thực hiện tốt những chính sách này giúp cơng ty có thể sẽ đạt được hiệu quả sử dụng vốn, kết quả kinh doanh khả quan hơn trong tương lai.
Cụ thể, Cơng ty xây dựng quy trình thời gian thu nợ của khách hàng qua các bước như sau:
− Bước 1: Xác định khoản phải thu tối thiểu từ mỗi khách hàng
Ngay từ khi phát sinh khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán viên của cơng ty phải phân tích ngân sách để tìm ra số tiền tối thiểu cần phải có để duy trì hoạt động kinh doanh. Việc lên ngân sách tối thiểu này giúp Cơng ty có kế hoạch triển khai thu hồi nợ cụ thể để từ đo đo lường được kết quả cơng việc
− Bước 2: Nhắc nhở khách hàng thanh tốn trước khi đáo hạn
Trước thời gian đáo hạn tầm 15 ngày, kế tốn viên của Cơng ty nên gọi điện trực tiếp hoặc gửi thư điện tử nhắc nhở khách hàng về khoản thanh toán và nhấn mạnh lại thời hạn thanh toán đã được thỏa thuận.
− Bước 3: Phân loại khách nợ
Khi đến hạn thanh toán nợ, khách hàng vẫn chưa thanh tốn thì cơng ty cần phân loại khách hàng nợ. Khách nợ có nhiều loại và doanh nghiệp nên chia khách nợ thành hai nhóm theo tiêu chí: quan trọng và có thể chấm dứt hợp tác. Khơng nên làm mất lịng nhóm khách nợ quan trọng, nhưng có thể tỏ ra cứng rắn đối với nhóm cịn lại. Lên kế hoạch phân loại khách nợ giúp Công ty phân chia để chuẩn bị các tài liệu cũng như kỹ năng ứng phó với từng nhóm cụ thể.
Thỏa thuận các điều khoản thanh tốn một cách rõ ràng, chi tiết trên hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Đối với những dịch vụ dài hạn cần có điều khoản ứng trước hoặc thanh tốn theo từng đợt với số tiền cụ thể. Điều này sẽ làm cho các khoản nợ phải thu luân chuyển nhanh hơn, thời hạn thu hồi công nợ được giảm xuống, giảm thiểu các chi phí kinh doanh, tránh những tranh chấp khơng đáng có giữa hai bên.
Sổ kế tốn
Hồn thiện cơng tác xác định kết quả kinh doanh bằng cách lập, xác định, theo dõi theo quý
Ngoài ra, để nắm bắt và đánh giá một cách liên tục, phục vụ cho những kế hoạch thời vụ của Cơng ty thì bộ phận kế toán nên tiến hành kết chuyển lãi, lỗ, xác định kết quả kinh doanh theo quý để theo dõi được thường xuyên, liên tục tình hình kinh doanh. Việc xác định kết quả kinh doanh theo tháng cịn giúp cơng ty nắm bắt được tình hình thị trường, chu kỳ kinh doanh trong năm, biết được trong năm những tháng nào thường có khả năng tiêu thụ tốt, tháng nào tình hình tiêu thụ kém để từ đó lập kế hoạch mua hàng, kế hoạch khuyến mại để phù hợp với từng giai đoạn trong kỳ. Từ đó đưa ra được các quyết định kinh doanh kịp thời. Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Công ty cần chi tiết, theo dõi sổ cái TK 911 theo quý để theo dõi được kết quả kinh doanh trong q. Việc tính tốn chi phí thuế TNDN và lập báo cáo tài chính thì vẫn thực hiện mỗi năm 1 lần vào cuối năm tài chính.
Ví dụ, nếu thực hiện kết chuyển theo quý, kết quả kinh doanh hàng quý sẽ là lợi nhuận kế tốn trước thuế, vì cơng ty cuối năm mới xác định thuế TNDN và lập báo cáo tài chính.
Sổ cái TK 911 theo quý được lập như sau: (Phụ lục số 3.1) – Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ
– Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ
– Cột D: Ghi diễn giải tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh – Cột E: Ghi trang của nghiệp vụ trong Sổ Nhật ký chung
– Cột F: Ghi số thứ tự dòng của nghiệp vụ trong Sổ Nhật ký chung – Cột G: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng
– Cột 1, 2: Ghi số phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản 911
– Dòng Số dư đầu kỳ: Được lấy số liệu từ sổ cái TK 911 của quý trước (dòng “Số dư cuối kỳ”) để ghi vào Cột 1 hoặc Cột 2 phù hợp.
Thực hiện mở sổ chi tiết các tài khoản cấp 3 về doanh thu
Nhìn chung hình thức sổ Nhật ký chung phù hợp với thực tế tại công ty, hệ thống sổ sách kế toán sử dụng đúng theo quy định của BTC, chế độ kế tốn hiện hành. Bên cạnh đó cịn tồn tại một số hạn chế trong việc lập sổ chi tiết. Doanh nghiệp đã có sổ chi tiết TK 5113 nhưng Cơng ty khơng mở sổ chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho các khoản doanh thu của các loại hình dịch vụ cung cấp, gây khó khăn cho cơng tác quản lí, theo dõi và đưa ra các quyết định, kế hoạch kinh doanh của nhà quản trị. Vì vậy, kế tốn kết quả kinh doanh tại cơng ty cần phản mở sổ chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho các tài khoản doanh thu như tài khoản 51131 “Doanh thu dịch vụ Tư vấn”, tài khoản 51132 “Doanh thu dịch vụ Đào tạo”, tài khoản 51133 “Doanh thu dịch vụ khác”.
Sổ chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho các tài khoản 51131, 51132, 51133 được lập như sau: (Phụ lục số 3.2)
– Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
– Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ. – Cột D: Ghi diễn giải tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. – Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
– Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có.
– Cột 3, 4: Ghi số dư bên Nợ hoặc bên Có sau mỗi nghiệp vụ phát sinh.
– Dịng Số dư đầu kỳ: Được lấy số liệu từ sổ chi tiết tài khoản theo dõi của kỳ trước (dòng “Số dư cuối kỳ”) để ghi vào Cột 3 hoặc Cột 4 phù hợp.
Thực hiện mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu của từng đối tượng khách hàng
ty cần bổ sung sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu của từng đối tượng khách hàng. Từ sổ theo dõi chi tiết này, Cơng ty có thể nắm bắt được số nợ phải thu của từng khách hàng chiếm tỉ trọng bao nhiêu, kết hợp với việc theo dõi tình hình tài chính của khách hàng trên khía cạnh khách quan để đánh giá được mức độ có thể thu hồi nợ và đưa ra những kế hoạch thu nợ phù hợp, tránh rủi ro khơng thu hồi được nợ.
Cơng ty có thể mở sổ theo dõi các khoản nợ phải thu của từng khách hàng theo mẫu sau: (Phụ lục số 3.3)
– Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.