1.3. Hoạt động khai thác bảo hiểm xây dựng và lắp đặt
1.3.2. Quy trình khai thác bảo hiểm xây dựng và lắp đặt
Sản phẩm bảo hiểm xây dựng – lắp đặt là bộ phận của bảo hiểm kỹ thuật vì vậy nó mang một đặc thù riêng khác với các sản phẩm khác. Từ quá trình khai thác cho đến khi bồi thường đều tuân thủ nghiêm ngặt một quá trình nhất định, nhất là những cơng trình có giá trị lớn.
Quy trình khai thác bảo hiểm XDLĐ được thể hiện qua các bước sau:
Bước 1: Nhận thông tin:
Thông qua các kênh khai thác, cán bộ khai thác có trách nhiệm liên hệ để thu thập thơng tin về NĐBH, đối tượng bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm…
Trong khâu khai thác, công ty thường phân loại cơng trình để khai thác. Các cơng trình xây dựng và lắp đặt rất phong phú và đa dạng, được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau:
- Theo số tiền bảo hiểm: Đây là cách thức mà công ty quan tâm nhất khi kí kết hợp đồng bảo hiểm. Theo quy định của Bộ tài chính thì tuỳ thuộc vào số tiền bảo hiểm có mức phí thay đổi khác nhau.
- Theo hạng mục cơng trình khác nhau như: Xây dựng nhà ở chung cư, toà nhà cao tầng hay nhà máy xí nghiệp, văn phịng khách sạn, …
Cán bộ bảo hiểm tiến hành các xử lý ban đầu khi nhận được thông tin và yêu cầu bảo hiểm của khách hàng. Tư vấn cho khách hàng về sản phẩm bảo hiểm cho phù hợp với khách hàng.
Bước 2: Phân tích tìm hiểu và đánh giá rủi ro:
Căn cứ vào thông tin được cung cấp, cán bộ khai thác có cơ sở ban đầu để đánh giá rủi ro. Đánh giá rủi ro là một trong những công việc quan trọng của nhà bảo hiểm trước khi cấp đơn bảo hiểm cho một cơng trình xây dựng. Vì việc đánh giá chính xác và phân tích kỹ lưỡng những yếu tố rủi ro có thể giúp cho nhà bảo hiểm lựa chọn những điều kiện, điều khoản thích hợp cũng như các biện pháp đề phòng và hạn chế tổn thất, mức khấu trừ và mức phí thích hợp.
Cán bộ khai thác hoặc giám định tiến hành đánh giá rủi ro trực tiếp với đối tượng bảo hiểm. Đính kèm theo bản đánh giá rủi ro và giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng vào hồ sơ khai thác. Những trường hợp đặc biệt cần có giám định viên đánh giá rủi ro của cơ quan chuyên môn khác.
Các thông tin và tài liệu cần thu thập cho công tác đánh giá rủi ro: - Thông tin theo giấy yêu cầu bảo hiểm.
- Thông tin về kỹ thuật của dự án lấy từ Thiết kế kỹ thuật (được tóm tắt trong phê duyệt thiết kế kỹ thuật).
- Thông tin chung về dự án hay các điều kiện địa lý, khí tượng thuỷ văn lấy từ Báo cáo nghiên cứu khả thi.
- Thông tin về Quy mô dự án lấy từ Quyết định đầu tư, Tổng dự toán, kết quả đấu thầu.
- Bản vẽ tổng thể về: mặt bằng, kiến trúc.
Bước 3: Xem xét yêu cầu bảo hiểm:
Trên cơ sở yêu cầu bảo hiểm và các thông tin khách hàng cung cấp kết hợp với báo cáo đánh giá rủi ro và các số liệu thống kê… Cán bộ khai thác sẽ đưa ra đề xuất về mức phí, điều khoản, điều kiện.
* Trường hợp khai thác thông thường (hoặc dưới mức giữ lại):
Đối với những việc khai thác thông thường như trong trường hợp này cán bộ khai thác trình lãnh đạo kí duyệt chấp nhận bảo hiểm và thực hiện các bước tiếp theo.
* Trường hợp khai thác bảo hiểm qua mơi giới:
Phịng nghiệp vụ xem xét các yếu tố liên quan đến việc khai thác như phí bảo hiểm, hoa hồng, tái bảo hiểm,… Nếu chấp nhận bảo hiểm, phòng nghiệp vụ tiến hành các bước tiếp theo sau dưới đây.
* Trường hợp PVI Âu Lạc khai thác bảo hiểm theo hình thức hợp đồng bảo hiểm:
Nếu PVI Âu Lạc là người đứng đầu thì tiến hành theo thủ tục thơng thường mà Bộ Tài chính hướng dẫn và nếu PVI Âu Lạc tham gia một phần thì cũng vậy.
Bước 4: Đàm phán và chào phí:
Phí bảo hiểm đã chào cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận tuỳ từng trường hợp lãnh đạo phịng hoặc cơng ty có cuộc gặp để trao đổi tính tốn lại phương án chào phí.
Trong q trình đàm phán, các yếu tố liên quan như đơn bảo hiểm, biểu phí, hồ sơ thơng tin về khách hàng, phí của nhà tái bảo hiểm đứng đầu sẽ được cấp có thẩm quyền xem xét để đưa ra mức phí phù hợp.
Tuỳ từng trường hợp, trước khi trình lãnh đạo kí duyệt, nếu cần có thể xin thêm ý kiến các phịng, bộ phận liên quan. Tối đa 3 ngày làm việc, các đơn vị, cá nhân được lấy ý kiến phải trả lời/có ý kiến tham gia.
Bước 5: Gửi bản chào phí bảo hiểm và chấp nhận bảo hiểm:
Tuỳ từng dịch vụ mà tiến hành cho phù hợp như đó là dịch vụ mới hay là dịch vụ tái tục. Trong q trình khai thác có thể cấp giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời.
Bước 6: Cấp giấy chứng nhận/ hợp đồng bảo hiểm:
Trường hợp khách hàng chấp nhận bản chào phí, khai thác viên tiến hành cấp đơn bảo hiểm/hợp đồng bảo hiểm. Tuy nhiên, cần phải tuân thủ một số yêu cầu sau: - Khai thác viên tiến hành nhập số liệu, lấy đơn vào hệ thống quản lý đơn bảo hiểm/hợp đồng bảo hiểm theo đúng trình tự và thủ tục yêu cầu.
- Đơn bảo hiểm/hợp đồng bảo hiểm phải phản ánh đúng nội dung đã thoả thuận với khách hàng trong bản chào phí hoặc thoả thuận khác, được cấp phát kịp thời cho khách hàng.
Bước 7: Theo dõi thu phí bảo hiểm, tiếp nhận giải quyết sửa đổi bổ sung:
Nếu sau khi đã cấp phát hợp đồng cho khách hàng mà phát hiện sai sót cần chỉnh sửa hoặc khách hàng có những thay đổi hợp lý, cần tiến hành sửa đổi bổ sung hợp đồng bảo hiểm. Trường hợp có q nhiều sai sót, khơng thể sửa bằng sửa đổi bổ sung thì khai thác viên cần thu lại giấy chứng nhận bảo hiểm gốc, trên cơ sở đó làm tờ trình và cấp lại giấy chứng nhận/ hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng.
Bên bảo hiểm đề nghị khách hàng thanh tốn phí bảo hiểm ngay sau khi khách hàng nhận hợp đồng và chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày cấp hợp đồng bảo hiểm, trừ khi có thỏa thuận khác.
Phí bảo hiểm có thể được trả bằng hình thức: thu tiền mặt hoặc séc; chuyển khoản, đối trừ (nếu có).
Trường hợp có thỏa thuận cho phép khách hàng trả phí thành nhiều kỳ, phải ghi rõ thỏa thuận này trong hợp đồng bảo hiểm và tuân thủ các quy định liên quan khác của cơng ty về thu phí nhiều kỳ.
Đối với khách hàng chậm trả phí hoặc có thỏa thuận khác về vấn đề thu phí, cần có bản xác nhận nợ và yêu cần khách hàng ký nhận để đảm bảo các bước tiếp theo trong việc nhắc ghi nợ phí khách hàng. Trường hợp khách hàng không chấp nhận nợ phải báo ngay cho lãnh đạo đơn vị để có hướng xây dựng xây dựng xử lý.