5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ Phần Canes
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT (Phụ lục 06, 07, 08, 09, 10): Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng,
kế toán bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, phiếu xuất kho, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT dưới dạng điện tử được lập thành 2 bản:
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: Lưu tại sever của đơn vị và gửi cho khách
hàng qua email là chứng từ kế tốn của bên mua.
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: Được in ra bản giấy ký đóng dấu gửi
cho khách hàng làm cơ sở ghi chép, hạch tốn nghiệp vụ, lưu trữ hoặc gửi kèm hàng hóa đi đường.
Trên hóa đơn phải thể hiện rõ: Ngày tháng năm lập hóa đơn, Tên đơn vị mua, mã số thuế người mua, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số thuế GTGT, tổng cộng thanh toán...
Phiếu xuất kho (Phụ lục 14, 15, 16, 17, 18): Do kế tốn kho lập khi xuất bán
hàng, khi có Lệnh xuất kho từ Phịng kinh doanh chuyển xuống, được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng cho khách. Phiếu xuất kho được in thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc phiếu xuất kho Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phịng kế tốn làm căn cứ hạch tốn.
Phiếu xuất kho có đầy đủ thơng tin về: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị, số, ngày, tháng, năm lập phiếu, lý do xuất kho, tên kho xuất hàng. Sau khi ký lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc ký, sau đó giao cho người nhận để xuống kho lấy hàng. Số lượng hàng và giá bán trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Phiếu thu (Phụ lục 11): Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ lập phiếu thu. Đây là căn cứ xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ quỹ.
Trên phiếu thu thủ quỹ ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Người lập phiếu sau đó chuyển cho Kế tốn trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký đồng thời Người nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên.
Phiếu thu được lập thành 3 liên:
Liên 1: Thủ quỹ giữ để ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt Liên 2: Giao cho người nộp tiền.
Liên 3: Chuyển lại 1 liên cho kế toán bán hàng để lấy căn cứ hạch toán vào phần mềm. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán bán hàng hạch toán trên phần mềm kế toán VACOMs.
Sổ phụ kèm theo giấy báo có của các ngân hàng: Là chứng từ được ngân hàng
cung cấp cho doanh nghiệp để xác nhận các khoản thanh toán qua các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Khi khách hàng chuyển trả tiền hàng vào tài khoản của công ty tại ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy Báo có để thơng báo về khoản tiền khách hàng chuyển trả. Hàng tháng, kế tốn có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu số liệu trên phần mềm và sổ sách của công ty với số liệu được gửi từ ngân hàng.
Ngoài các chứng từ nêu trên, công ty cũng sử dụng một số chứng từ liên quan khác: Lệnh chi, Hóa đơn cước phí vận chuyển; Phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Trong thời gian gần đây, công ty xảy ra một số trường hợp tranh cãi với khách hàng liên quan tới quá trình sau khi đã giao nhận hàng nhưng khách hàng báo thiếu hàng, khơng đúng chủng loại nhưng phía cơng ty khơng đưa ra được chứng từ xác
nhận số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa đã giao nên mất nhiều thời gian để đối chiếu lại và xử lý cho khách hàng.
Tại phòng kế tốn, mọi chứng từ tập hợp về lại chưa có cơng tác phân loại theo từng nội dung. Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được lưu chung thành một tập gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có... nên khi muốn đối chiếu số liệu và tìm chứng từ để hạch tốn sẽ tốn nhiều thời gian.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế tốn bán hàng cụ thể ở cơng ty
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào thông tin đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh ở cơng ty chuyển sang, kế tốn bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT, kế tốn kho lập phiếu xuất kho. Trong đó hóa đơn GTGT được lập thành 2 bản, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.
+ Sau khi lập xong hóa đơn điện tử, kế tốn bán hàng sẽ thơng báo để kế tốn trưởng ký xuất hóa đơn thơng qua chữ ký số. Hóa đơn chuyển đổi và phiếu xuất kho sẽ được in ra gửi cho kế tốn trưởng và giám đốc ký tên, đóng dấu.
+ Sau đó kế tốn bán hàng đưa hóa đơn chuyển đổi và phiếu xuất kho cho nhân viên giao hàng để tiến hành nhận hàng dưới kho đi giao cho khách.
+ Nếu khách hàng thơng báo thanh tốn ngay bằng tiền mặt, kế tốn sẽ lập phiếu thu thành 3 liên căn cứ theo số tiền trên hợp đồng và hóa đơn, ký tên và chuyển cho thủ quỹ tiến hành thu tiền.
+ Đến cuối ngày, căn cứ vào những hóa đơn chứng từ đã được tập hợp và kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ thì kế tốn bán hàng tiến hành cập nhật các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, hạch tốn nợ có trên phần mềm kế tốn, sau đó phân loại chứng từ, sắp xếp để đưa vào các tủ lưu trữ chứng từ của năm đó.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
TK 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế và xác định doanh thu thuần trong kỳ của cơng ty. Kế tốn mở chi tiết tài khoản cấp 2 của TK 511 cho từng mã hàng để thuận tiện cho việc theo dõi hiệu quả cũng như hạch toán các hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp. Bao gồm:
+ TK 5111 – SB5000: Doanh thu bán đèn Flash SB5000. + TK 5111 – V1CC: Doanh thu bán đèn Nikon V1CC.
……..
TK 632 – “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ và được mở chi tiết theo dõi cho các loại mặt hàng khác nhau. Bao gồm: TK 632 – TT350 – Giá vốn hàng bán đèn Godox TT350; TK 632 – V1CC – Giá vốn hàng bán đèn Nikon V1CC…
TK 131 – “Phải thu của khách hàng”: Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng trong trường hợp khách hàng nhận nợ, ghi vào bên nợ TK 131 và phản ánh khoản khách hàng ứng tiền trước, thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty ghi bên Có TK 131. Tài khoản này được công ty mở chi tiết tới TK cấp 2 và theo từng mã đối tượng khách hàng như: TK 131 (KH 5888): Khoản phải thu của Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Nam Bảo, TK 131 (KH 9819): Khoản phải thu của Công ty CP Kiến Trúc Và Nội Thất Không Gian Mở…
TK 111 - “Tiền mặt”, TK 112 - “Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về
khi bán hàng. Trong đó TK 111 chi tiết: TK 1111: Tiền Việt Nam, TK 1112: Ngoại tệ TK 156 – “Hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và sự biến động của hàng hóa trong doanh nghiệp, được mở chi tiết TK 156 cho từng loại mặt hàng. Cụ thể: TK 156 – SDL81 – Đèn ốp trần SDL81; TK 156 – KDH33 – Đèn led KDH33…
TK 3331 – “Thuế GTGT đầu ra”: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
TK 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh”: Phản ánh chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:
+ TK 6421 - “Chi phí bán hàng”
+ TK 6422 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản
Kế tốn bán bn qua kho
Tham gia q trình này phải có mặt đại diện của bốn bên: Thủ kho làm nhiệm vụ xuất hàng; kế toán kho lập phiếu xuất kho, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT và người mua nhận hàng.
Khi xuất kho hàng hóa, căn cứ hóa đơn GTGT kế tốn hạch tốn trên phần mềm: Nợ TK tiền mặt (TK 1111), tiền gửi ngân hàng (TK 1121) hoặc phải thu của khách hàng (TK 1311) theo giá thanh tốn của hàng hóa đã bao gồm cả thuế GTGT đồng thời
ghi Có TK doanh thu bán hàng hóa (TK 5111) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi thuế GTGT phải nộp (TK 3331).
Cuối tháng chạy bút tốn: “Tính giá vốn hàng xuất” trên phần mềm, Phần mềm sẽ tự động tính tốn và cập nhật giá vốn, ghi nhận bút tốn: Nợ TK giá vốn hàng bán (TK 632), ghi Có TK hàng hóa (TK 156) theo giá trị thực tế của hàng xuất kho và cập nhật trên Sổ cái TK 632, 156 và sổ tổng hợp nhập xuất tồn.
Trường hợp khách hàng nhận nợ
Ngày 04/01/2021, Công ty xuất bán buôn cho Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Nam Bảo một lơ đèn KDH33 có tổng giá trị thanh toán là: 231.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, khách hàng nhận nợ. Căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, kế tốn bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT số 0000713
(Phụ lục 06) chuyển cho kế toán kho lập phiếu xuất kho số PXK01/0004 (Phụ lục 14)
và đưa xuống cho bộ phận kho xuất hàng giao cho khách. Đồng thời kế toán bán hàng tập hợp các chứng từ liên quan để lấy căn cứ hạch toán vào phần mềm:
Nợ TK 131 (KH - 5888): 231.000.000 Có TK 5111 - KDH33: 210.000.000 Có TK 3331: 21.000.000
Phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ cái TK 511 (Phụ lục 19), Sổ
cái TK 131 (Phụ lục 23) và sổ chi tiết TK 131 theo mã KH – 5888: Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Nam Bảo, sổ cái TK 3331 (Phụ lục 20)…
Cuối tháng, kế toán chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập
nhật lên sổ TK 156 (Phụ lục 22), sổ TK 632 (Phụ lục 21), Sổ tổng hợp nhập xuất tồn
(Phụ lục 27) theo bút toán:
Nợ TK 632: 151.875.000 Có TK 156: 151.875.000
Trường hợp khách hàng thanh tốn chuyển khoản ngay
Ngày 12/01/2021, Cơng ty xuất bán buôn cho Công ty CP Kiến Trúc Và Nội Thất Không Gian Mở một lơ đèn ốp trần SDL81 có tổng giá trị thanh tốn là: 195.360.000 đồng, thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản.
Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên và giấy báo có của ngân hàng số BC01/0006 (Phụ lục 12), kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng số 0000724 (Phụ lục 07) chuyển cho kế toán kho lập phiếu xuất kho số PXK01/0015 (Phụ lục 15) và đưa xuống cho bộ phận kho xuất hàng giao cho khách. Đồng thời kế toán bán hàng tập hợp các chứng từ liên quan để lấy căn cứ hạch toán vào phần mềm theo bút toán:
Nợ TK 131 (KH 9819): 195.360.000 Có TK 5111 - SDL81: 177.600.000 Có TK 3331: 17.760.000
- Sau đó kế tốn Chọn “Chuyển khoản” và ấn “Ghi”
- Ấn “Tạo phiếu thu”, phần mềm sẽ tự động tạo ra giấy báo có ngân hàng số BC01/0006 (Phụ lục 12) theo bút toán:
Nợ TK 1121: 195.360.000
Phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ cái TK 511 (Phụ lục 19), Sổ
cái TK 112 (Phụ lục 25), sổ cái TK 3331(Phụ lục 20)…
Cuối tháng, kế toán chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên sổ TK 156 (Phụ lục 22), sổ TK 632 (Phụ lục 21), Sổ tổng hợp nhập xuất tồn
(Phụ lục 27) theo bút toán:
Nợ TK 632: 118.500.000 Có TK 156: 118.500.000 Kế tốn bán lẻ
Cơng ty bán hàng cho các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ lẻ thì trình tự hạch toán cũng giống như trường hợp bán bn qua kho. Đối với bán lẻ hàng hóa khách hàng thường thanh tốn ngay và thanh toán bằng tiền mặt, với những đơn hàng giá trị lớn hơn 20 triệu khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng chuyển khoản khi nhận được hóa đơn.
Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt
Ngày 16/01/2021, khi phòng kinh doanh xác thực đơn đặt hàng đèn Godox TT350 của Công ty CP MHCON sẽ tiến hành lập Lệnh xuất kho chuyển cho phịng kế tốn. Kế tốn kho căn cứ vào Lệnh xuất kho để lập phiếu xuất kho số PXK01/0021
(Phụ lục 16) chuyển xuống cho thủ kho.
Khách hàng đến công ty kiểm tra hàng và chấp nhận thanh tốn, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT số 0000730 (Phụ lục 08) làm căn cứ ghi sổ kế toán và lập phiếu thu số PT01/0005 (Phụ lục 11) chuyển cho thủ quỹ tiến hành thu tiền. Bộ phận
kho sẽ căn cứ vào hóa đơn và phiếu thu chuyển xuống để giao hàng cho khách. Các chứng từ bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và phiếu thu sẽ được tập hợp lại lưu trữ ở bộ phận kế toán để làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm. Kế toán bán hàng thực hiện hạch toán theo bút toán:
Nợ TK 131 (KH 2025): 18.150.000 Có TK 5111 - TT350: 16.500.000 Có TK 3331: 1.650.000
- Sau đó kế toán Chọn “Tiền mặt” và ấn “Ghi”
- Ấn “Tạo phiếu thu”, phần mềm sẽ tự động tạo ra phiếu thu số PT01/0005
(Phụ lục 11) theo bút toán:
Nợ TK 1111: 18.150.000
Có TK 131 (KH 2025): 18.150.000
Phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ cái TK 511 (Phụ lục 19), sổ cái TK 3331 (Phụ lục 20), sổ cái TK 111 (Phụ lục 24),…
Cuối tháng, kế toán chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên sổ TK 156 (Phụ lục 22), sổ TK 632 (Phụ lục 21), Sổ tổng hợp nhập xuất tồn
(Phụ lục 27) theo bút toán:
Nợ TK 632: 12.659.091 Có TK 156: 12.659.091
Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản
Ngày 22/01/2021, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT số 0000738 (Phụ lục 09) bán 1 lô đèn Flash SB5000 cho Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Thành Đạt
Phát có tổng trị giá thanh tốn là 70.400.000 đồng, thuế GTGT 10%. Bộ phận kho sẽ căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho chuyển xuống để tiến hành giao hàng cho khách. Khách hàng nhận được hàng và hóa đơn, báo thanh tốn bằng chuyển khoản ngay trong ngày. Các chứng từ bao gồm hóa đơn GTGT số 0000738 (Phụ lục 09), phiếu xuất kho số PXK01/0029 (Phụ lục 17), giấy báo có ngân hàng số BC01/0012
(Phụ lục 13) sẽ được tập hợp lại lưu trữ ở bộ phận kế toán để làm căn cứ nhập liệu vào
phần mềm. Kế toán bán hàng căn cứ vào chứng từ liên quan để hạch toán trên phần mềm theo bút toán:
Nợ TK 131 (KH 0135): 70.400.000 Có TK 5111 - SB5000: 64.000.000 Có TK 3331: 6.400.000
- Sau đó kế tốn Chọn “Chuyển khoản” và ấn “Ghi”
- Ấn “Tạo phiếu thu”, phần mềm sẽ tự động tạo ra giấy báo có ngân hàng số BC01/0012 (Phụ lục 13) theo bút toán:
Nợ TK 1121: 70.400.000
Có TK 131 (KH 0135): 70.400.000
Phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ cái TK 511 (Phụ lục 19), sổ cái TK 3331 (Phụ lục 20), sổ cái TK 112 (Phụ lục 25)…
Cuối tháng, kế toán chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên sổ TK 156 (Phụ lục 22), sổ TK 632 (Phụ lục 21), Sổ tổng hợp nhập xuất tồn
Nợ TK 632: 54.720.000 Có TK 156: 54.720.000
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Chiết khấu thương mại
Công ty áp dụng cho các khách hàng mua hợp đồng số lượng lớn, các khách hàng quen thuộc, lâu năm và uy tín đối với cơng ty. Với từng nhóm đối tượng khách hàng thì chính sách chiết khấu thương mại của cơng ty có sự khác biệt:
+ Loại 1: Với khách hàng uy tín lâu năm (đã gắn bó với cơng ty từ 3 năm trở lên) mua hàng hóa với giá trị hóa đơn từ 70.000.000 trở lên sẽ áp dụng mức chiết khấu từ 1% trên một hợp đồng.
+ Loại 2: Với khách hàng uy tín, gắn bó từ 1 đến 3 năm với cơng ty, mua hàng hóa với giá trị hóa đơn từ 100.000.000 đồng sẽ áp dụng mức chiết khấu 1 - 2% tùy thuộc thời gian gắn bó trên một hợp đồng.
Ví dụ minh họa: Ngày 26/01/2021, bán 1 lô gồm 30 cái đèn Nikon V1CC cho