1.3.2 .Cụng nghệ, cơ sở vật chất và trang thiết bị
2000 của cụng ty Sụng Đà 8
3.1. Nội dung kế hoạch
3.1.1. Thành lập ban chỉ đạo
Cụng ty coi việc ỏp dụng hệ thống ISO 9001 : 2000 là một dự ỏn lớn vỡ thế cụng ty sẽ tỡm cỏch để điều hành dự ỏn cú hiệu quả. Để đỏp ứng điều này, cụng ty thành lập ban chỉ đạo ISO 9001. Cựng với tổ chức tư vấn, cụng ty xỏc định cơ cấu của ban chỉ đạo dự ỏn, xỏc định thành phần nhõn sự của dự ỏn. Ban chỉ đạo dự ỏn gồm Ban giỏm đốc, cỏn bộ phụ trỏch cỏc bộ phận, cú thể thờm cỏc thành phần khỏc do Giỏm đốc quyết định.
Ngay sau khi được thành lập, ban chỉ đạo bắt tay vào đi sõu nghiờn cứu, triển khai, xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001.
3.1.2. Đào tạo về quản lý chất lượng và cỏc yờu cầu ISO 9001 : 2000
Đào tạo cho ban chỉ đạo là khúa đào tạo đầu tiờn của tổ chức tư vấn. Đõy là hành động cú tớnh quyết định tới nhận thức về mụ hỡnh quản lý chất lượng của toàn cụng ty do thành viờn của ban chỉ đạo là lực lượng nũng cốt này sẽ đúng vai trũ chủ đạo trong việc tuyờn truyền, phổ biến, giỏo dục nõng cao nhận thức của cỏc thành viờn trong cụng ty về mụ hỡnh quản lý chất lượng.
Tổ chức tư vấn sẽ đào tạo cho cỏc thành viờn của ban chỉ đạo những kiến thức cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000. Lợi ớch của việc ỏp dụng và cỏc yếu tố cơ bản của hệ thống chất lượng theo ISO 9000, cỏch thức ỏp dụng ISO 9000, …. Sau khi chương trỡnh đào tạo kết thỳc, trỡnh
độ nhận thức của cỏc thành viờn ban chỉ đạo sẽ được đỏnh giỏ thụng qua kết quả kỳ thi cuối khúa. Và chớnh những kiến thức này của họ sẽ là nền tảng cơ bản cho quỏ trỡnh truyền đạt cũng như thực hiện mụ hỡnh.
3.1.3. Khảo sỏt tỡnh hỡnh thực trạng của cụng ty với cỏc yờu cầu tiờuchuẩn chuẩn
Mục đớch của việc khảo sỏt tỡnh hỡnh cụng ty nhằm: tỡm hiểu hoạt động của cụng ty và tỡnh trạng hệ thống chất lượng hiện hành so với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9001, sau đú nờu ra cỏc yờu cầu cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng. Xỏc định cỏc điểm khụng phự hợp với tiờu chuẩn và giỳp cỏn bộ cụng nhõn viờn cụng ty làm quen với cỏch thức tiến hành đỏnh giỏ tỡnh hỡnh phự hợp theo tiờu chuẩn ISO 9000.
Việc khảo sỏt tỡnh hỡnh thực trạng sẽ được tiến hành trờn cơ sở cỏch thức đỏnh giỏ của bờn thứ ba do cỏc chuyờn gia tư vấn tiến hành. Sau khi khảo sỏt tỡnh hỡnh, tổ chức tư vấn sẽ đưa ra "Bỏo cỏo khảo sỏt tỡnh hỡnh thực trạng cụng ty". Bỏo cỏo này đưa ra kết quả cụ thể theo từng điều khoản của tiờu chuẩn và những giải phỏp cần ỏp dụng. Bỏo cỏo này sẽ được dựng làm cơ sở cho việc xỏc định khối lượng cụng việc cụ thể và xó hội kế hoạch hành động chi tiết.
Cựng với những kết luận rỳt ra từ quỏ trỡnh khảo sỏt tỡnh hỡnh, nhúm khảo sỏt sẽ đưa ra những khuyến nghị để cụng ty cú thể nhận thấy và tập trung giải quyết trong quỏ trỡnh ỏp dụng nhằm làm cho quỏ trỡnh này được triển khai nhanh chúng và đem lại hiệu quả cao. Những khuyến nghị này tập trung giải quyết trong quỏ trỡnh ỏp dụng nhằm làm cho quỏ trỡnh này được triển khai nhanh chúng và đem lại hiệu quả. Những khuyến nghị này tập trung vào cỏc vấn đề như: hành động của lónh đạo, xỏc định cung cấp nguồn lực cho quỏ trỡnh ỏp dụng và sự tham gia của mọi thành viờn, trờn cơ sở những khuyến nghị này, cụng ty sẽ chớnh sỏch những hành động thiết thực để giải quyết chỳng nhằm chuẩn bị đầy đủ mọi điều kiện cho quỏ trỡnh ỏp dụng được thuận lợi.
3.1.4. Thiết kế hệ thống
Đõy là bước thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung những gỡ cần thiết mà đó được xỏc định trong quỏ trỡnh khảo sỏt tỡnh hỡnh cụng ty để hệ thống chất lượng phự hợp với tiờu chuẩn ISO 9001.
Khi thiết kế hệ thống, lónh đạo cụng ty ban chỉ đạo dự ỏn và tổ chức tư vấn sẽ xỏc định được cấu trỳc của hệ thống chất lượng; lập kế hoạch chi tiết và phõn cụng cỏn bộ chuyờn trỏch từng phần cụng việc cụ thể. Cụng ty quỏn triệt cỏc nguyờn tắc sau khi tiến hành thiết kế hệ thống:
- Đơn giản, ngắn gọn, rừ ràng
- Phản ỏnh thực tế hoạt động của cụng ty - Đỏp ứng đỳng yờu cầu của tiờu chuẩn
- Phải phự hợp với trỡnh độ, kinh nghiệm của người sử dụng - Khụng sao chộp
Dưới sự hướng dẫn của tổ chức tư vấn, cụng ty sẽ xõy dựng văn bản của hệ thống chất lượng gồm 4 tầng tài liệu. Hệ thống phải thể hiện toàn bộ cơ cấu tổ chức, thủ tục và cỏc nguồn lực cần thiết để thực hiện việc quản lý chất lượng.
Sơ đồ 2: Cấu trỳc của hệ thống chất lượng được mụ tả cụ thể như sau: Sổ tay CL hoạch Cỏc quy trỡnh kỹ thuật Cỏc hướng dón biểu mẫu Tầng 1: Sổ tay chất lượng
Là tài liệu thuộc tầng cao nhất, do ban lónh đạo cụng ty ban hành, trỡnh bày chớnh sỏch chung về chất lượng, cơ cấu tổ chức và trỏch nhiệm của cỏc chức vụ cụ thể của cụng ty, cỏc nguyờn tắc chung trong việc thực hiện cỏc yờu cầu của hệ thống chất lượng theo ISO 9001.
Tầng 2: Cỏc kế hoạch chất lượng
Là cỏch thức để đỏp ứng cỏc yờu cầu về chất lượng sản phẩm của cụng ty được thể hiện trong cỏc quy trỡnh và hướng dẫn cú liờn quan. Bao gồm:
- Xỏc định, lập kế hoạch, thiết kế, triển khai, kiểm tra đối với cỏc hợp đồng.
- Xỏc định nhu cầu và cung cấp cỏc nguồn lực, kỹ năng cần thiết. - Xỏc định và xõy dựng hồ sơ chất lượng
Tầng 3: Cỏc thủ tục, quy trỡnh kỹ thuật
Quy trỡnh là cỏc tài liệu quy định trỏch nhiệm, cỏch thức thực hiện và kiểm soỏt cỏc hoạt động nhằm đỏp ứng yờu cầu của chất lượng của cụng ty
+ Trong quy trỡnh trỡnh bày chi tiết cỏc thủ tục thực hiện cỏc quỏ trỡnh theo yờu cầu của hệ thống chất lượng.
+ Đối tượng sử dụng tài liệu này là cỏc cỏn bộ quản lý, nhõn viờn cỏc phũng ban trong cụng ty. Những tài liệu này khụng được cấp phỏt cho những người khụng cú nhiệm vụ.
Tầng 4: Cỏc biểu mẫu, hướng dẫn cụng việc
Cỏc hướng dẫn, biểu mẫu bao gồm: cỏc hướng dẫn cụng việc, cỏc quy định, cỏc tài liệu hoặc cỏc biờn bản liờn quan đến chất lượng là những bằng chứng ghi nhận kết quả thực hiện cụng việc nờu trong cỏc quy trỡnh.
+ Đối tượng sử dụng tài liệu này là những người trực tiếp tham gia vào cỏc hoạt động trong cụng ty. Những tài liệu này khụng được cấp phỏt cho những người khụng cú nhiệm vụ.
+ Cỏc tài liệu hệ thống chất lượng đều cú thể được sửa đổi, cải tiến khi cần thiết.
Toàn bộ hệ thống chất lượng mà cụng ty thiết kế xõy dựng sẽ giỳp cụng ty quản lý cỏc hoạt động một cỏch thống nhất, tăng cường chia sẻ kinh
nghiệm, giỳp cho việc điều hành và đào tạo…. Những điều này được xỏc định khi bắt tay vào xõy dựng hệ thống chất lượng nhưng là mục tiờu phải đạt được của việc xõy dựng hệ thống chất lượng.
3.1.5. Phõn cụng viết tài liệu, hướng dẫn viết văn bản.
Sau khi tổ chức tư vấn cựng lónh đạo cụng ty đưa ra mụ hỡnh hệ thống quản lý chất lượng của cụng ty ở dạng văn bản thỡ cụng ty cần phải tiến hành viết tài liệu cụ thể.
Cụng việc viết tài liệu phải được cụng ty phõn cụng cỏn bộ chịu trỏch nhiệm từng lĩnh vực viết từng tài liệu cụ thể, để đảm bảo thời gian hoàn thành, sỏt với tỡnh hỡnh thực tế của cụng ty. Cỏc chuyờn gia tư vấn sẽ hướng dẫn cỏc cỏn bộ chịu trỏch nhiệm biờn soạn cỏc tài liệu.
3.1.6. Hướng dẫn cụng ty viết tài liệu theo kế hoạch
Sau khi tiến hành phõn cụng nhiệm vụ cụ thể đối với từng cỏn bộ cụ thể, tổ chức tư vấn và ban chỉ đạo sẽ tiến hành hướng dẫn từng cỏn bộ được phõn cụng biờn soạn dự thảo toàn bộ cỏc tài liệu theo kế hoạch đề ra.
Dự thảo cỏc tài liệu của cụng ty phải đảm bảo đỳng yờu cầu kỹ thuật, yờu cầu tiờu chuẩn theo kế hoạch đề ra và phải đảm bảo phự hợp với tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty.
3.1.7. Xem xột, hoàn thiện cỏc văn bản
Việc xem xột, hoàn thiện cỏc văn bản sẽ được tổ chức tư vấn cựng cỏn bộ cú thẩm quyền tiến hành xem xột sau khi cỏc dự thảo tài liệu đó được biờn soạn. Đõy là cụng việc hết sức cần thiết đảm bảo cho cỏc tài liệu đảm bảo đầy đủ chớnh xỏc. Sau đú tổ chức tư vấn, cựng cỏn bộ cú thẩm quyền đề nghị lónh đạo cụng ty phờ duyệt và ban hành tồn bộ cỏc tài liệu đó dự thảo.
3.1.8. Phổ biến tài liệu
Khi tài liệu được ban hành, tổ chức tư vấn sẽ hướng dẫn cụng ty tổ chức lập kế hoạch và tiến hành phổ biến tất cả cỏc tài liệu cho những người cú liờn quan để mọi người nắm rừ được cỏc tài liệu đó ban hành để đảm bảo thuận lợi và đạt hiệu quả cao trong quỏ trỡnh ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001 : 2000.
Phổ biến tài liệu cần được tiến hành nhanh chúng, chớnh xỏc, đảm bảo đủ về số lượng và theo từng lĩnh vực cụ thể.
3.1.9. Theo dừi việc thực hiện, cải tiến hệ thống văn bản
Sau khi phổ biến tài liệu, những người cú liờn quan cần nghiờn cứu cụ thể để cú thể gúp ý, bổ sung thờm những điều kiện cần thiết phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế của mỗi phũng ban cụ thể của cụng ty. Tổ chức tư vấn sẽ hướng dẫn cụng ty sửa đổi, cải tiến tài liệu qua những ý kiến đúng gúp của những người cú liờn quan, đồng thời theo dừi quỏ trỡnh thực hiện, gúp ý lónh đạo cụng ty thực hiện những biện phỏp cần thiết để đảm bảo quỏ trỡnh thực hiện cú hiệu quả và đỳng tiến độ.