3.1.16 .Xem xột hướng dẫn cụng ty khắc phục cỏc lỗi sau đỏnh giỏ thử
2. Một số giải phỏp trong việc nghiờn cứu triển khai ỏp dụng ISO
2.2. Giải phỏp 2
Nõng cao hiểu biết và ý thức trỏch nhiệm của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty
2.2.1. Tổ chức cỏc lớp học về ISO 9001:2000 cho CBCNV trong Cụng ty
Việc tổ chức cỏc lớp học về ISO 9001:2000 nhằm nõng cao trỡnh độ của CBCNV Cụng ty khi thực hiện cụng việc đồng thời nhắc nhở, nõng cao hiểu biết và ý thức tốt hơn về hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000 của Cụng ty. Nội dung của cỏc bài giảng cho cỏc lớp học khụng chỉ nhằm giới thiệu chung về tiờu chuẩn ISO 9001:2000 mà cũn nhằm giới thiệu ngày càng sõu hơn, rộng hơn về hệ thống văn bản ISO 9001:2000 của Cụng ty. Bởi vỡ bộ tiờu chuẩn ISO 9001:2000 khi ban hành chỉ cú cỏc yờu cầu chung, rất ngắn gọn, nhưng khi được xõy dựng thành hệ thống văn bản của Cụng ty thỡ đú thực sự là một cụng trỡnh được tập thể ban lónh đạo và chỉ đạo ISO 9001:2000 biờn soạn, với rất nhiều hướng dẫn thực hiện, cỏc biểu mẫu mà mọi người khú cú thể biết hết và thực hiện hoàn toàn đỳng. Tuy nhiờn cũng tựy theo từng loại hỡnh lớp học mà cần bố trớ, sắp xếp nội dung cho phự hợp.
+ Đối với những lớp học ngắn ngày (thường là một hoặc hai buổi làm việc), đối tượng được đào tạo là cụng nhõn trực tiếp sản xuất hoặc nhõn viờn một số phũng ban nghiệp vụ thỡ nờn cú nội dung ngắn gọn, xỳc tớch, dễ hiểu, chủ yếu mang tớnh tuyờn truyền phổ biến nhằm nõng cao ý thức cho người lao động.
+ Đối với những lớp học dài ngày hơn, đối tượng đào tạo là cỏc chuyờn gia đỏnh giỏ chất lượng nội bộ, cỏc thành viờn trong hệ thống quản lý chất lượng, cỏn bộ phụ trỏch cỏc phũng ban, cỏc xưởng sản xuất thỡ nội dung đào tạo sõu rộng hơn để người được đào tạo hiểu biết sõu sắc hơn về hệ thống quản lý chất lượng.
+ Ngoài ra nờn cú những buổi học mang tớnh "chuyờn đề" cho từng bộ phận sản xuất, nghiệp vụ để cú điều kiện giải thớch sõu hơn về cỏc quy trỡnh trong hệ thống văn bản của ISO 9001:2000 đang được thực hiện tại Cụng ty. Đặc biệt là cỏc quy trỡnh, hướng dẫn, biểu mẫu, cú liờn quan đến đơn vị đú.
Những lớp đào tạo này nờn tổ chức thường xuyờn, định kỳ, người phụ trỏch giảng dạy cú thể là cỏc cỏn bộ phụ trỏch hệ thống quản lý chất lượng của Cụng ty, cỏn bộ phụ trỏch cỏc đơn vị trong Cụng ty, cũng cú thể là cỏc chuyờn gia về một lĩnh vực nghiệp vụ cú liờn quan đến quỏ trỡnh sản xuất của Cụng ty.
Kết thỳc mỗi khúa học cần cú bài kiểm tra, đỏnh giỏ kết quả học tập của cỏc học viờn, bài kiểm tra cũng tựy theo loại hỡnh lớp học mà cú nội dung kiểm tra thớch hợp. Cú thể dựng bài kiểm tra viết hoặc trắc nghiệm kết hợp cả cõu hỏi đúng và cõu hỏi mở.
2.2.2. Tăng cường hành động của lónh đạo Cụng ty
ISO 9001:2000 coi trỏch nhiệm về chất lượng đầu tiờn và cao nhất thuộc về lónh đạo. Lónh đạo cần ý thức được rằng việc xõy dựng hệ thống chất lượng phự hợp với ISO 9001:2000 núi chung và với ISO 9001: 2000 núi riờng thực sự là một cuộc cỏch mạng trong nếp quản lý của lónh đạo. Quỏ trỡnh này đũi hỏi sự quyết tõm và nỗ lực toàn Cụng ty, trước hết là sự quan tõm và cam kết của lónh đạo. Qua thực tế ỏp dụng và kinh nghiệm của cỏc chuyờn gia đều khẳng định. Sự quan tõm, quyết tõm và hiểu biết của lónh đạo về ISO 9001:2000 tại cỏc doanh nghiệp. Tất nhiờn đú mới chỉ là yếu tố cần nhưng chưa đủ, mà cũn cần hàng loạt cỏc yếu tố hỗ trợ quan trọng khỏc.
Như vậy, trong việc ỏp dụng mụ hỡnh quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000, hành động của lónh đạo cú tớnh chất quyết định đến việc ỏp dụng mụ hỡnh ấy cú thành cụng hay khụng. Qua những phõn tớch ở trờn cú thể nhận định rằng thành cụng của lónh đạo chưa đỏp ứng được với cam kết của mỡnh. Điều này phần nào ảnh hưởng của mụ hỡnh kiểm tra chất lượng sản phẩm để lại, tức là lónh đạo vẫn cú quan niệm mọi vấn đề chất
lượng đều thuộc về nhõn viờn kiểm tra chất lượng và chất lượng sản phẩm của họ thấp chủ yếu là do cụng nhõn thiếu ý thức về chất lượng, thiếu sự hiểu biết về trỡnh độ sản xuất và non kộm tay nghề. Song thực ra, đõy là những người nằm ngoài quỏ trỡnh sản xuất nờn khụng phỏt hiện được nguyờn nhõn sai hỏng để giải quyết tận gốc và triệt để cỏc sai hỏng và để cụng nhõn thực sự làm tốt việc của mỡnh, cỏc nhà quản trị trước hết cần hoàn thành được quỏ trỡnh đào tạo, huấn luyện cho cụng nhõn. Cụ thể họ cần:
- Hướng dẫn đầy đủ cho cụng nhõn về quy trỡnh sử dụng thiết bị. - Hướng dẫn và huấn luyện cho họ ý thức tiến hành cụng việc. Mặt khỏc, họ cần đề ra cỏc biện phỏp để nắm bắt được kết quả cụng việc của những người thợ trực tiếp sản xuất, đồng thời đưa ra cỏc biện phỏp điều chỉnh thiết bị hoặc quỏ trỡnh sản xuất khi phỏt hiện những điều bất hợp lý. Thực tế, những cụng nhõn trong Cụng ty chưa được trang bị đầy đủ những điều kiện cần thiết để thực hiện và hoàn thành cỏc nhiệm vụ được giao, và vỡ vậy Cụng ty thay vỡ tỡm được người chịu trỏch nhiệm, tỡm người đổ lỗi như trước đõy nờn tập trung vào kiểm tra và khắc phục những vấn đề tồn tại trong cụng tỏc quản lý của mỡnh. Đú là định hướng chung cho cụng tỏc quản lý và để ỏp dụng hiệu quả mụ hỡnh quản lý chất lượng tại Cụng ty, cụng tỏc quản trị núi chung và lónh đạo cao nhất núi riờng cần giải quyết tốt những vấn đề sau:
+ Tăng cường hoạt động kiểm tra, đụn đốc, giỏm sỏt hiệu quả việc chấp hành cỏc quy trỡnh của Cụng ty thụng qua việc xõy dựng hệ thống văn bản phự hợp và xõy dựng cỏc phộp đo lường và phõn tớch dữ liệu để xỏc định hiệu quả hoạt động của Cụng ty và tỡm kiếm biện phỏp cải tiến liờn tục.
+ Lónh đạo cần xỏc định, phõn bổ trỏch nhiệm và quyền hạn hợp lý cho cỏc vị trớ chuyờn mụn. Tất cả mọi người đều được trao những trỏch nhiệm và quyền hạn nhất định để cú thể hỗ trợ cho việc đạt được cỏc mục tiờu chất lượng. Phõn bổ trỏch nhiệm, quyền hạn sẽ giỳp cho việc tham gia và cam kết của mọi thành viờn trong toàn Cụng ty. Trao cho đại diện chất lượng những
thực quyền nhất định để cho họ quản lý, đỏnh giỏ, giỏm sỏt và điều hành cỏc quỏ trỡnh của hệ thống chất lượng.
+ Lónh đạo cần chỉ đạo việc xỏc định những tài liệu cần thiết để hỗ trợ cho hệ thống quản lý chất lượng. Nội dung và quy mụ của hệ thống tài liệu phải hỗ trợ cho nhu cầu của Cụng ty. Quản lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo đỳng được sử dụng đỳng. Tất cả những tài liệu lỗi thời cần được loại bỏ khỏi nơi ban hành và nơi sử dụng đề phũng việc sử dụng khụng chủ đớch cỏc tài liệu này. Kiểm soỏt và duy trỡ đầy đủ hồ sơ về hoạt động chất lượng nhằm chứng minh sự phự hợp của hệ thống với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn và xỏc định hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn và xỏc định hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng tại Cụng ty. Bờn cạnh đú, cỏc hồ sơ chất lượng cần được sử dụng trong việc đưa ra cỏc dữ liệu đầu vào cho hành động khắc phục, phũng ngừa và cải tiến liờn tục.
+ Tổ chức lại một số khõu trong dõy chuyền sản xuất, đảm bảo tớnh khoa học và nhấn mạnh vào chất lượng, tạo động lực thỳc đẩy nõng cao năng suất lao động, tiết kiệm vật tư nguyờn liệu, giảm chi phớ đầu vào.
+ Khen thưởng những trường hợp làm tốt, xử phạt những trường hợp vi phạm nội quy, quy trỡnh sản xuất. Kết hợp chặt chẽ tiền lương tiền thưởng căn cứ vào đơn giỏ, định mức phự hợp với từng mặt hàng, đảm bảo thu nhập thỏa đỏng cho người lao động, khuyến khớch người lao động làm nhiều, làm tốt để cú thu nhập cao.
+ Khơi dậy mọi tiềm năng và sức sỏng tạo của cỏ nhõn người lao động để nõng cao hiệu quả sản xuất, hoạt động xõy dựng. Quan tõm cải thiện đời sống, điều kiện làm việc, an tồn lao động cho CBCNV.
Như đó phõn tớch ở trờn, chỳng ta đều cú thể khẳng định được rằng hành động của lónh đạo là yếu tố quyết định tới sự thành cụng và hiệu quả của tồn bộ quỏ trỡnh ỏp dụng. Do đú, nếu lónh đạo thiếu sự cam kết chắc chắn thỡ sẽ gặp rất nhiều khú khăn trong thực hiện, ngược lại lónh đạo cú cam kết mà khụng hành động thỡ đú chỉ là những lời núi suụng. Nếu lónh đạo Cụng ty giải
quyết tốt những vấn đề trờn chắc chắn hiệu quả của việc ỏp dụng sẽ tăng được uy tớn của lónh đạo đối với toàn thể CBCNV trong Cụng ty. Điều này, sẽ tạo ra lợi thế khụng chỉ trong hoạt động chất lượng mà trong cả cỏc hoạt động sản xuất của Cụng ty.
2.2.3. Ban chỉ đạo ISO 9001:2000 cần phải thường xuyờn kiểm tra vàđỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện ISO 9001:2000 đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện ISO 9001:2000
Đõy là việc làm cần thiết bờn cạnh việc đỏnh giỏ chất lượng nội bộ. Điều này cũng tương tự như việc duy trỡ kỷ luật lao động trong sản xuất kinh doanh. Việc kiểm tra, chấn chỉnh quỏ trỡnh thực hiện hệ thống văn bản quản lý chất lượng theo mụ hỡnh ISO 9001: 2000 một cỏch thường xuyờn sẽ duy trỡ tốt hơn ý thức của người lao động trong việc chấp hành đỳng cỏc điều khoản đó đề ra trong hệ thống văn bản theo ISO 9001:2000 của Cụng ty. Quỏ trỡnh kiểm tra khụng nờn xem xột một cỏch sơ bộ, chung chung mà phải thực hiện theo đỳng cỏc điều khoản đó ban hành. Cú như vậy mới đảm bảo việc thực hiện một cỏch nghiờm tỳc, đỳng quy định.
Sau khi ban chỉ đạo tiến hành cụng tỏc kiểm tra, thu thập và xử lý cỏc kết quả kiểm tra thỡ cú thể đề xuất ỏp dụng một số biện phỏp mang tớnh chất tạo động lực cho người lao động như: khuyến khớch bằng vật chất, khen thưởng, thăng tiến cho những người cú thành tớch tốt trong cụng tỏc duy trỡ hệ thống ISO 9001:2000. Việc khuyến khớch bằng vật chất sẽ tạo ra động lực để người lao động phấn đấu tốt hơn nữa để cú thành tớch cao hơn; đối với những người cú thành tớch vượt trội thỡ biện phỏp khuyến khớch bằng sự thăng tiến trong cụng việc hoặc khen thưởng cụng khai một cỏch xứng đỏng khụng những sẽ tạo nờn sự phấn khởi cho bản thõn người đú mà cũn cú tỏc dụng thỳc đẩy những người khỏc noi theo. Ngược lại, cú thể ỏp dụng biện phỏp xử lý hành chớnh đối với những trường hợp vi phạm cỏc quy trỡnh, hướng dẫn làm ảnh hưởng tới hệ thống ISO 9001:2000. Cỏc biện phỏp xử phạt cú thể khiển trỏch, kỷ luật, trừ lương… Muốn vậy phải thực hiện thật tốt quy trỡnh:
nhận biết và truy tỡm nguồn gốc sản phẩm, để cú thể truy cứu đỳng người vi phạm, đỳng bộ phận làm sai.
Việc nhắc nhở, kỷ luật của Cụng ty đối với những người vi phạm cỏc quy trỡnh, hướng dẫn, biểu mẫu của hệ thống ISO 9001: 2000 như: ghi sai, ghi thiếu cỏc biểu mẫu, hồ sơ chất lượng… Việc khen thưởng đối với những
người cú thành tớch tốt trong phong trào quản lý chất lượng, trong việc chấp hành tốt cỏc yờu cầu của ISO 9001:2000 cũng nờn được đưa tin trờn chuyờn mục này để mọi người trong Cụng ty biết được nguyờn nhõn, rỳt kinh nghiệm để trỏnh sai sút và phỏt huy cỏc mặt tớch cực.
Ngoài ra cú thể duy trỡ hộp thư gúp ý trờn chuyờn mục ISO 9001: 2000 để gúp phần phỏt hiện những hành vi vi phạm quy định khi thực hiện cỏc yờu cầu của ISO 9001:2000. Từ đú cú thể giỳp ớch cho cụng tỏc kiểm tra được thực hiện một cỏch cú hiệu quả hơn, sỏt thực với tỡnh hỡnh hơn. Đồng thời phỏt động những cuộc thi tỡm hiểu về ISO 9001:2000 núi chung và hệ thống ISO 9001:2000 của Cụng ty cho CBCNV, trong đú cú thể đề nghị mọi người đúng gúp ý kiến để hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo mụ hỡnh ISO 9001:2000 của Cụng ty. Cỏc ý kiến đúng gúp hữu ớch phải cú phần thưởng xứng đỏng nhằm khuyến khớch hơn nữa việc phỏt huy sỏng kiến cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.