III- Nhận xét về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty In Tạp chí Cộng Sản.
3.Nguyên nhân của những hạn chế trên
3.1 Nguyên nhân khách quan .
Sự nghiệp chuyển đổi nền kinh tế ít nhiều có tác động đến công ty ,những thói quen ,tinh thần của cơ chế quản lý tập trung bao cấp vẫn còn ảnh hưởng đến phong cách làm việc cũng như thái độ của công nhân viên ,cùng với lượng lao động mới tuyển thì không thể tránh khỏi vẫn còn một số lượng lớn lao động là sản phẩm của nền kinh tế cũ .Đây là nhân tố gây sự trì trệ ,kìm hãm sự phát triển của công ty .
Mặt khác ,tuy công ty được quyền quyết định vận mệnh của mình nhưng nhiệm vụ chính trị quan trọng và cao cả của công ty là đảm bảo đáp ứng đầy đủ và kịp thời 24 số ấn phẩm tạp chí trong năm ,ngoài ra những định
hướng ,chỉ đạo của Đảng và Nhà nước không phải lúc nào cũng phù hợp ,tạo thuận lợi cho công ty .
3.2 Nguyên nhân chủ quan .
Bản thân những người lao động cũng không muốn có sự thay đổi bởi khi có sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của họ đã làm việc quá lâu với cơ chế cũ ,hơn nữa do chưa cổ phần nên tinh thần trách nhiệm và tính tự giác chưa cao ,phần lớn họ chỉ coi công việc là chỗ để chắc ăn khi về hưu có chế độ lương của Nhà nước .
Ngoài ra việc phát triển nguồn nhân lực trong công ty còn nhiều hạn chế bởi công tác quản lý nguồn nhân lực trong công ty bị xem nhẹ .
Một nguyên nhân khác là xuất phát từ công tác tuyển dung đầu vào chưa được quản lý chặt và chất lượng .Chủ yếu việc tuyển dụng thêm do thân quen nên chất lượng nguồn lao động chưa cao .
Như vậy ,nguyên nhân chủ yếu của công ty là từ nguồn nhân lực mà bộ máy lãnh đạo cũng bao gồm trong đó .Do đó trong thời gian tới công ty cần đưa ra những giải pháp nhằm tổ chức ,xắp xếp laik cơ ccấu bộ máy quản lý với mục đích giảm thiểu thời gian lao động rỗi trong khối nhân viên gián tiếp.Với những hiểu biết nhất định cộng thêm những điều em đã tìm hiểu được trong quá trình thực tập tại công ty ,em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị với hy vọng nó sẽ có ý nghĩa thiết thực trong thực tế tại công ty.
Chương 3 :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng Sản .
1 –Những định hướng của công ty trong thời gian tới .
Trong thời gian tới ,với sự phát triển và hiện đại hoá của thị trường in cùng với sự cạnh tranh và hội nhập mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường , công ty vẫn tiếp tục phát triển bền vững ,nâng cao năng suất lao động , chất lượng sản phẩm ,thời gian thực hiện .Trong đó năng suất lao động và chất lượng sản phẩm là tiêu chí cơ bản đánh giá được sức mạnh và sự thành công của công ty ,tạo được uy tín và tên tuổi của công ty trong ngành in nói riêng và trên thị trường nói chung .Với phương hướng phát triển như vậy ,công ty đã dự kiến định hướng phát triển trong giai đoạn tới như sau :
Một là :Tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính trị trung tâm là làm các số Tạp chí Cộng sản với chất lượng cao nhất ,thời gian nhanh nhất ,không sai sót, đảm bảo tốt công tác tuyên truyền của Đảng .
Hai là :Tiếp tục xắp xếp ,bố trí lại sản xuất ,điều chỉnh một cách chủ động và khoa học quy trình công nghệ ,quy trình quản lý bao gồm quản lý sản xuất ,quản lý chất lượng ,quản lý công nghệ và quản lý tài chính từng bước loại bỏ những khâu lao động thủ công với năng suất chất lượng thấp.
Ba là :Tiếp tục đầu tư chiều sâu về công nghệ và nâng cao trình độ chuyên môn cho công nhân sản xuất ,năng lực quản lý cho cán bộ .Phát triển sản xuất ,công nghệ phải đi đôi với tiết kiệm vật tư .Hạn chế những hao phí không đáng có trong quá trình sản xuất ,góp phần giảm giá thành sản xuất .
Bốn là :Đẩy mạnh công tác tiếp thị với định hướng cụ thể ,nguồn công việc và nguồn hàng phù hợp với quy trình cơ cấu thiết bị .Duy trì ổn định lượng khách hàng cũ và tìm mọi cách phát triển nguồn khách hàng mới ,nâng cao chỉ tiêu sản xuất kinh doanh ,làm tăng thu nhập bình quân cho người lao động ,ổn định công việc và đời sống cho người lao động .
Phấn đấu đạt các chỉ tiêu cơ bản năm 2005: +Tổng doanh thu : 60 tỷ đồng .
+Thu nhập bình quân :2.300.000 đồng /người /tháng .
2 -Một số kiến nghị về giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty in tạp chí cộng sản. bộ máy quản lý tại công ty in tạp chí cộng sản.
2.1.Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ chức trong các phòng ban chức năng .
2.1.1 Ban giám đốc .
Theo như phân tích trên ,hiện nay trong công ty ban giám đốc còn thiếu một phó giám đốc phụ trách tổ chức .Việc giám đốc trực tiếp phụ trách kiêm tất cả việc tổ chức như vậy là không hợp lý bởi như vậy thì giám đốc không thể bao quát toàn công ty ma nghiêng nhiều về tổ chức trong khi hoạt động sản xuất kinh doanh lại giao toàn bộ cho phó giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhiệm .Do đó công ty cần bổ xung một phó giám đốc phụ trách chuyên sâu khâu tổ chức hành chính của công ty .Việc bổ nhiệm phó giám đốc này có thể làm theo hai hướng :Một là tuyển dụng một người mới ngoài công ty thông qua các phương tiện truyền thông .Theo cách này ,công ty có thể tận dụng được những phương pháp ,tiến bộ khoa học kỹ thuật từ bên ngoài .Hai là cân nhắc ,thuyên chuyển trưởng phòng TC-HC lên giữ chức vị phó giám đốc .Như vậy lại khuyết vị trí trưởng phòng TC-HC nên lại phả bổ nhiệm thêm .Với phương pháp này ,công ty có thể khuyến khích ,tạo động lực cho cán bộ công nhân viên tích cực ,gắn bó hơn với công việc .Họ sẽ cố gắng làm việc với hy vọng được thăng tiến ,đề bạt lên cấp cao hơn .
2.1.2 Các phòng ban chức năng
a )Phòng tài vụ .
Về số lượng thì trong phòng tài vụ hiện bao gồm 5 thành viên ,như vậy phòng còn thiếu một nhân viên kế toán phụ trách công việc hạch toán
các khoản chi và thu của công ty .Do đó trong thời gian tới công ty nên tuyển thêm một kế toán viên chuyên phụ trách công việc này .Việc tuyển dụng có thể dựa trên một số tiêu thức cơ bản như :
- Tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành kế toán – kiểm toán .
- Đã có kinh nghiệm làm kế toán .
- Biết tiếng anh và sử dụng thành thạo vi tính .
Mặt khác ,trong phòng còn nhân viên Vũ Bá Khang phụ trách về amngr tiền lương là không hợp lý .Nên chuyển nhân viên này sang phòng TC_HC còn việc trả lương đã có nhân viên thủ quỹ phụ trách như vậy có sự rõ ràng hơn trong công việc cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của từng người .
b ) Phòng TC-HC-TH . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về cơ bản ,phòng TC- HC có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động ,bố trí công tác hành chính trong công ty .Theo phân tích ở trên ,hiện nay phòng thừa một nhân viên vì theo cơ cấu thì chỉ có 5 nhóm chính và được phân chia nhiệm vụ khá rõ nhưng nhân viên :Nguyễn Huy Hải không có nhiệm vụ rõ ràng .Lượng công việc trong phòng không lớn nên tình trạng thừa lao động trong phòng là không thể tránh khỏi .Có thể tinh giảm và giao cho phó phòng kiêm nhiệm một số công việc mà nhân viên này đang làm.Mặt khác ,trong phòng không có phó phòng nên công việc không cụ thể ,việc quy kết trách nhiệm không rõ ràng .Vì thế nên bầu ra một phó phòng phụ trách riêng .Tuy nhiên ,trong phòng có một nhân viên nữ rất thích hợp với công việc này bởi nhiều kinh nghiệm ,nhưng lại là nữ nên công tác ngoại giao nhiều khi không thuận lợi ,còn nhân viên nam thì lại không được đào tạo về quản trị mà là kỹ sư hàng hải .
Ngoài ra ,công việc của phòng không cụ thể ,chưa rõ ràng giữa phòng với phòng sản xuất kinh doanh .Điều quan trọng hơn là bầu không khí làm
việc trong phòng còn nặng nề ,không có được sự thoải mái trong quá trình thực hiện công việc nên hiệu quả chưa cao .
Một vấn đề nữa là tổ bảo vệ còn quá đông so với công việc hiện cần .Với việc chia làm hai ca trực thì chỉ cần 4 nhân viên bảo vệ là đủ ,như vậy thừa hai nhân viên .Tuy nhiên hiện nay không thể cho họ nghỉ việc vì đây là những người gắn bó với công ty và có thâm niên làm việc từ lâu ,đây là những người đã có tuổi nên nếu giờ họ nghỉ việc thì thu nhập bị ảnh hưởng và họ sẽ khó tìm được một công việc khác .Đây là một vấn đề rất khó ,giải pháp có thể là chuyển họ sang làm công việc khác như trông coi kho hoặc làm công việc đóng gói hay giao hàng .Tuy nhiên khi thực hiện thuyên chuyển cần thông báo trước và giải thích cho họ hiểu ,trong thời gian đầu có thể khuyến khích bằng cách tăng lương hoặc các hình thức khuyến khích khác như thưởng ,cho nghỉ phép hoặc động viên tinh thần .
c ) Phòng sản xuất kinh doanh .
Công việc tìm hiểu thị trường và hoạch định sản xuất là những nhiệm vụ chính của phòng .Hiện phòng có 14 người trong đó có một trưởng phòng , một phó phòng và 12 nhân viên .Khối lượng công việc khá lớn nên số lượng cơ cấu này mới có thể đảm nhận và hoàn thành tốt công việc .Tuy nhiên trong phòng chưa có tổ marketing vì vậy nên chuyển một số nhân viên phụ trách về mảng marketing .Việc dùng nhân viên trong phòng có thể không thuận lợi về trình độ chuyên môn nên có thể cử họ đi học một lớp ngắn hạn về quản trị marketing hoăc thuê một chuyên viên marketing về hướng dẫn ,giảng trong một thời gian ngắn .Không cần tuyển thêm sẽ gây thừa cán bộ .
d )Phòng vật tư+ máy dao .
Phòng bao gồm 10 thành viên trong đó gồm 1 trưởng phòng ,1 thủ kho và 3 công nhân máy dao ,2 nhân viên và 3 CN v/c .Hiện trong phòng còn khuyết vị trí phó phòng vì vậy nên bổ xung một phó phòng .Hiện trong
phòng có một cán bộ có thể cân nhắc lên vị trí này do đó không cần tuyển từ bên ngoài hoặc từ bộ phận khác .
2.2.Biện pháp nhằm hoàn thiện một số hoạt động quản trị nhân lực trong Công ty .
Hiện trong phòng chưa có một phòng ban riêng phụ trách vấn đề nhân lực nên các công tác về nhân lực chưa được chú ý coi trọng ,Nhưng trong thực tế ,nguồn nhân lực của bất kỳ công ty nào cũng vô cùng quan trọng quyết định sự thắng lợi của công ty trong hoạt động và chiến thắng trong cạnh tranh .Vì thế nên trong thời gian tới công ty nên thành lập một phòng ban chức năng riêng phụ trách về nhân lực đảm bảo thực hiện tốt công tác kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp với kế hoạch sản xuất của công ty .Mặt khác khi phòng nhân lực được thành lập thì các hoạt động quản trị nhân lực mới được coi trọng :
2.2.1 Đào tạo và phát triển .
Trong công ty hiện còn rất nhiều cán bộ có trình độ chuyên môn không phù hợp với công việc họ đang làm và họ cũng mong muốn được cử đi đào tạo để có đủ kiến thức chuyên môn thực hiện công việc .Vì thế trong thời gian tới nhằm đáp ứng yêu cầu của công việc và nguyện vọng của nhân viên ,công ty nên cử những người không đúng chuyên môn đi học tại các trường Đại học ,cao đẳng trong cả nước hoặc khuyến khích họ tự đi đào tạo lại .
Công tác đào tạo sẽ giúp công ty tăng năng suất lao động ,cung cấp một đội ngũ cán bộ đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm hoàn thành công việc với năng suất cao .
2.2.2 Công tác tuyển dụng .
Một thực trạng đáng buồn là tình trạng tuyển dụng cán bộ các phòng ban chủ yếu thông qua người thân quen trong công ty mà không áp dụng các biện pháp tuyển dụng bên ngoài .Hình thức tuyển dụng này gây ra sự trì trệ
trong phong cách lãnh đạo ,không tân dụng được những ý tưởng mới từ bên ngoài ,và tình trạng bố trí cán bộ không phù hợp với chuyên môn là tất yếu .Vì thế trong thời gian tới công ty nên đa dạng các hình thức tuyển dụng ,chủ yếu và kết hợp với tuyển mới từ bên ngoài .Như vậy mới tuyển được những người có năng lực thực sự và phù hợp với công việc góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh ,loại bỏ được tình trạng làm trái ngành nghề trong công ty ,nâng cao hứng thú trong công việc và giảm chi phí đào tạo cán bộ ,công nhân viên trong công ty .
2.2.3 Tạo động lực vật chất và tinh thần .
Ngoài việc trả lương cứng theo tháng ,để nâng cao hiệu quả công ty còn phải tăng cường áp dụng các hình thức tạo động lực cho cán bộ và công nhân viên .
Tạo động lực vật chất .
Trong công ty hiện nay ,hầu hết số cán bộ ,công nhân viên chức trong công ty đều cho rằng thu nhập thấp là khó khăn lớn nhất trong công việc hiên nay và thu nhập đã ảnh hưởng đến tinh thần ,thái độ của họ ,do đó nâng cao thu nhập cho người lao động là một biện pháp tạo động lực chủ yếu .
Biện pháp tạo động lực tinh thần .
Công ty cần tạo ra việc làm ổn định và đầy đủ cho nhân viên thông qua việc mở rộng thị trường tiêu thụ sảnm để họ yên tâm với công việc ,hơn nữa còn làm cho công việc trở nên phong phú và giảm thời gian nhàn rỗi xuống .Hàng năm tăng cường các hình thức khuyến khích tinh thần thông qua các cuộc nghỉ mát ,thăm quan ,
Thông qua công tác thi đua trong toàn công ty như :thi đua sáng kiến trong công việc ,phong trào thi đua lao động giỏi ... nhằm tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội bộc lộ tài năng và kiến thức của họ .
Ngoài ra còn rất nhiều công tac quản lý nhân lực khác nhưng đòi hỏi phải có phòng nhân lực riêng mới có thể thực hiện tốt được ,nhưng một điều quan trọng là công ty cần sớm có những giải pháp tác động tới nguồn nhân lực trong công ty bởi đây là nhân tố quyết định sự thành công trong các hoạt động khác .
2.2.4 Đàm phán ,tiếp xúc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục và tăng cường sự tham gia của toàn bộ cán bộ ,nhân viên trong công ty vào sự cường sự tham gia của toàn bộ cán bộ ,nhân viên trong công ty vào sự thay đổi của cơ cấu bộ máy quản lý.
Một thực trạng dễ thấy là ở trong công ty nhiều khi nhân viên không giám đóng góp ý kiến của mình bởi nhiều nguyên nhân như : họ cho rằng ý kiến của mình không có tác dụng hay làm mất lòng người lãnh đạo.Đây là một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có ý nghĩa to lớn bởi chính những người làm việc họ mới nhận ra những bất hợp lý trong công tác tổ chức mà người lãnh đạo chưa thể hoặc không thể nhìn thấy hết được.Do vậy ban lãnh đạo cần có những biện pháp nhằm khai thác được những ý kiến đóng góp của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty vào công tác xây dựng cơ cấu quản lý .Tuy nhiên công việc này không đơn giản ,để thành công người lãnh đạo có thể chú ý tới một số phương pháp sau:
Chú ý quan tâm lắng nghe những phản ứng của nhân viên trong quá trình làm việc thông qua dư luận hoặc những cuộc nói chuyện,mặt khác cần làm cho họ hiểu rõ và nhận thấy tình hình khó khăn của công