1.Cơ sở của định hướng và giải pháp phát triển sản xuất kinh doanh
Trong giai đoạn phát triển kinh tế xã hội của nước ta hiện nay là ưu tiên phát triển nông nghiệp, cho nên trong sản xuất và kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật phải lấy mục tiêu phục vụ là chính.
Trong kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật không chỉ với mục tiêu là lợi nhuận của công ty mà điều quan trọng là phải bảo đảm quyền lợi cho người nông dân, tiết kiệm nguồn ngoại tệ cho đất nước, giữ gìn sức khoẻ, đảm bảo an toàn cho người lao động khi sử dụng thuốc trên đồng ruộng, bảo vệ sức khoẻ người nông dân.
Hiện nay các loại thuốc bảo vệ thực vật được sử dụng khá phổ biến và trở thành quen thuộc đến nỗi gần như không thiếu bất cứ chủng loại nào ở hầu hết các vùng canh tác. Tình trạng sử dụng thuốc bảo vệ thực vật tràn lan bừa bãi, không đúng quy định đã gây tác hại rất lớn chẳng những cho sức khỏe của con người mà còn ảnh hưởng không tốt tới môi trường sinh thái. Chính vì vậy bên cạnh việc đáp ứng đầy đủ nhu cầu về thuốc bảo vệ thực vật cho bà con nông dân thì công ty cũng hết sức chú trọng tới công tác tuyên truyền nâng cao hiểu biết của bà con về cách sử dụng các loại thuốc, sử dụng đúng mục đích nhằm bảo vệ sức khoẻ con người, môi trường và hạn chế việc nhờn thuốc của các loại sâu bệnh.
Theo dự báo của cục bảo vệ thực vật thì nhu cầu về thuốc bảo vệ thực vật ở nước ta trong giai đoạn 2003 - 2005 vào khoảng 15.000 - 20.000 tấn. Đây là cơ sở để các doanh nghiệp kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật làm căn cứ để xây dựng các loại kế hoạch kinh doanh của mình. Trên cơ sở thị phần của mình và khả năng chiếm lĩnh thị trường trong năm kế hoạch mỗi doanh nghiệp tiến hành dự đoán cầu về thuốc bảo vệ thực vật hướng vào doanh nghiệp mình từ đó xây dựng kế hoạch bán hàng cho năm kế hoạch.
2.Mục tiêu phát triển của công ty CP Vật Tư BVTV Hoà Bình
Tồn tại và phát triển là mục tiêu phấn đấu không ngừng của các doanh nghiệp nói chung và cũng là mục tiêu phấn đấu của công ty CP Vật
Tư BVTV Hoà Bình nói riêng. Nếu như luôn bằng lòng với hiện tại mà không chịu nỗ lực phấn đấu để phát triển hơn nữa thì đến một lúc nào đó sự lớn mạnh của đối thủ khác sẽ lấn chiếm khu vực thị trường mà công ty đang có. Vì thế công ty phải chủ động vươn xa hơn nữa, phải đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định nhằm hướng các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt được những mục tiêu đã định.
Mục tiêu lâu dài của công ty đó là quyết tâm trở thành một doanh nghiệp hàng đầu ở Việt Nam và tiến tới vươn rộng sang thị trường các nước thuộc khối ASEAN trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh các mặt hàng thuốc bảo vệ thực vật. Đó là mục tiêu chiến lược còn mục tiêu hướng tới của doanh nghiệp trong năm 2003 là:
- 30/06/03 Công ty CP Vật Tư BVTV Hoà Bình xây dựng xong hệ thống quản lý chất lượng và được cấp chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2000
- Đến tháng 06/2003 công ty phấn đấu xây dựng xong và hoàn thiện lắp đặt máy móc thiết bị tại nhà máy ở khu công nghiệp Lê Minh Xuân TP Hồ Chí Minh.
- Tháng 06/2003 Công ty bổ sung vào danh mục khai thác thêm 10 sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật.
- Phấn đấu trong năm 2003 doanh số bán hàng đạt mức 150 tỷ.
Công ty cũng đã đề ra mục tiêu và xây dựng kế hoạch kinh doanh cho giai đoạn 2003 - 2005 như sau :
Bảng 11 : Kế hoạch KD giai đoạn 2003 - 2005 của công ty CP Vật Tư BVTV Hoà Bình
STT Chỉ tiêu Đơn vị tính 2003 2004 2005
A Doanh thu Triệu đồng 150.000 200.000 260.000 1 Thị trường miền Bắc Triệu đồng 49.000 77.000 103.000 2 Thị trường miền Trung Triệu đồng 1.000 3.000 7.000 3 Thị trường miền Nam Triệu đồng 100.000 120.000 150.000 B Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 1.500 2.000 4.000
Nguồn: Kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh của công ty CP Vật Tư BVTV Hoà Bình
3.Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh
Nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp đã đề ra một số phương hướng sau:
- Công ty xây dựng một bộ máy tổ chức gọn nhẹ gồm những thành viên được tuyển chọn, có tư cách đạo đức, tác phong phù hợp, có khả năng chuyên môn cao và lấy chất lượng công việc làm thước đo năng lực.
- Liên tục cải tiến nhằm thoả mãn ngày càng nhiều các nhu cầu của khách hàng thông qua việc xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000
- Từng bước hoàn thiện công nghệ sản xuất tại 02 nhà máy ở khu công nghiệp Lê Minh Xuân - TP Hồ Chí Minh và Thạch Thất - Hà Tây
- Đào tạo nâng cao trình độ nhân viên
- Đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng nhu cầu trong nước và các nước thuộc khối ASEAN theo hướng chỉ cần dùng một lượng nhỏ, phân huỷ nhanh, an toàn tuyệt đối cho môi trường sinh thái và con người.
II- Biện pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng ở công ty CP Vật Tư BVTV Hoà Bình.
1.Hoàn thiện các căn cứ xây dựng kế hoạch bán hàng
Xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng của công ty CP Vật Tư BVTV Hoà Bình là cách tiếp cận hợp lý để đạt được mục tiêu kinh doanh. Quá trình thực hiện kế hoạch đó diễn ra trong tương lai với sự tác động qua lại giữa các yếu tố: Sự phát triển của công ty với thời gian và tiền đề căn cứ xây dựng và thực hiện kế hoạch. Vì vậy trong công tác xây dựng và thực
hiện kế hoạch công ty phải xác định căn cứ vững chắc, các căn cứ chủ yếu là:
- Căn cứ vào nhu cầu thị trường : Nghiên cứu nhu cầu thị trường là một yếu tố quan trọng mà công ty phải dựa vào đó mà xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng, bởi vì suy cho cùng thì mục đích của quá trình kinh doanh là nhằm thoả mãn tối đa các nhu cầu của thị trường nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Công ty phải nắm vững thị trường đầu ra. Nghiên cứu thị trường không phải là là yếu tố thuần tuý về mặt lượng mà còn biểu hiện qua chất lượng, cơ cấu chủng loại sản phẩm, tính thời vụ. Có như vậy công tác nghiên cứu thị trường mới phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho công tác lập kế hoạch bán hàng.
Công ty phải xây dựng phương pháp nghiên cứu thị trường cụ thể mang tính hiệu quả cao. Hiện nay việc nghiên cứu thị trường chủ yếu do các cán bộ thị trường tiến hành thu thập đánh giá dựa trên sự quan sát của bản thân họ trong quá trình công tác tại địa phương và theo sự phản ánh của các đại lý để nhận định khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty và các công ty khác. Theo tôi công ty nên kết hợp cả hai phương pháp nghiên cứu thị trường là nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường. Đối với nghiên cứu tại hiện trường công ty tiếp tục giữ vững hình thức như hiện nay nhưng nên có kế hoạch tiến hành định kỳ tổ chức lấy ý kiến góp ý của các đại lý cấp I, II, III. Tổ chức lấy ý kiến (chọn mẫu) của nông dân về tiêu chuẩn lựa chọn thuốc bảo vệ thực vật của họ, mong muốn cũng như các kiến nghị của họ về tác dụng của các loại thuốc mà công ty cung cấp, về giá bán, khuyến mại, cách thức hướng dẫn sử dụng thuốc. Tiến hành thu thập về diện tích đất gieo trồng trên từng địa bàn và cơ cấu cây trồng để xác định nhu cầu về từng loại thuốc. Đối với phương pháp nghiên cứu tại bàn công ty tiến hành thu thập những dự báo của cục bảo vệ thực vật về nhu cầu thuốc bảo vệ thực vật cho toàn ngành hàng, dự báo của các chi cục bảo vệ thực vật địa phương về nhu cầu sử dụng thuốc tại địa phương để có cái nhìn tổng quan về nhu cầu thuốc bảo vệ thực vật tại từng địa phương. Sau đó tiến hành tính toán thị phần của doanh nghiệp bằng cách lấy doanh thu của công ty chia cho doanh số bán của toàn ngành (doanh số này sẽ được các cơ quan chuyên môn đánh giá sau khi kết thúc năm báo cáo). Khi tính toán được thị phần của công ty nhân với dự báo về doanh thu của toàn ngành trong năm kế hoạch sẽ tính được cầu hướng vào doanh nghiệp mình.
Trên cơ sở các mục tiêu về chiếm lĩnh thị trường trong năm kế hoạch của lãnh đạo công ty tiến hành cộng thêm một mức nhất định sẽ xác định được nhu cầu về thuốc bảo vệ thực vật cho công ty mình trong năm kế hoạch. Dựa vào các báo cáo của các cán bộ thị trường sẽ tính toán được nhu cầu của từng khu vực thị trường mà công ty có thể đáp ứng, tiến hành xây dựng các chỉ tiêu cho từng vùng.
- Căn cứ vào hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật: Căn cứ vào định mức sử dụng thuốc bảo vệ thực vật cho một đơn vị diện tích.
- Căn cứ vào khả năng nguồn lực của công ty : Kế hoạch bán hàng chỉ mang tính khả thi cao khi nó nằm trong khả năng của công ty. Một kế hoạch với triển vọng tốt đẹp đến đâu đi nữa nhưng vượt quá khả năng nhân lực tài lực của công ty thì cũng không thể thực hiện được. Mặt khác việc đánh giá đúng khả năng sẽ giúp công ty khai thác được thế mạnh của mình và tận dụng được lợi thế tương đối so với đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên việc đánh giá này nên xét tương quan trong mối quan hệ giữa tiềm lực của công ty với tiềm lực của đối thủ cạnh tranh chứ không nên xét đơn thuần với những gì mình có. Chính vì sai lầm này mà công ty đã phải điều chỉnh kế hoạch liên tục chỉ trong vòng 3 tháng đầu của năm kế hoạch 2003
- Căn cứ vào thời tiết và tình hình sâu bệnh: Do đặc thù của ngành hàng kinh doanh là phục vụ cho nông nghiệp nên hoạt động bán hàng chịu ảnh hưởng nhiều của tình hình thời tiết, tính mùa vụ. Do đó nắm bắt được khả năng phát sinh sâu bệnh trong từng vụ để xây dựng nên kế hoạch là một yêu cầu quan trọng đảm bảo tính khả thi của kế hoạch bán hàng.
- Căn cứ vào những quy định và chính sách của nhà nước: Mặt hàng thuốc bảo vệ thực vật chịu sự kiểm soát chặt chẽ và trực tiếp của cục bảo vệ thực vật thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam, chỉ những hoạt chất sản xuất ra sản phẩm thuộc danh mục thuốc bảo vệ thực vật được phép lưu hành do Bộ NN&PTNT Việt Nam ban hành mới được phép lưu thông trên thị trường cho nên công ty cần tổ chức cho bộ phận chuyên trách theo dõi mảng đăng ký sản phẩm mới thường xuyên theo dõi những quy định mới nhằm nắm bắt được những thông tin mới nhất để cho bộ phận kế hoạch lên kế hoạch bổ sung nhằm khai thác những thuận lợi cũng như hạn chế những khó khăn do sự thay đổi đó mang lại.
- Căn cứ vào đối thủ cạnh tranh: Một trong những nguyên nhân nữa khiến kế hoạch xây dựng cho năm 2003 phải điều chỉnh nhiều lần là do công ty
không dự đoán đúng được tiềm năng của các đối thủ cạnh tranh nên các chỉ tiêu trong kế hoạch phải thay đổi. Vì vậy công ty cần hết sức chú trọng đến căn cứ này, xác định được chính xác căn cứ này sẽ xác định được đúng cầu hướng vào doanh nghiệp thì mới có thể xây dựng các chỉ tiêu bán chuẩn xác và ít biến động.
2.Hoàn thiện nội dung và phương pháp xây dựng kế hoạch bán hàng
2.1 Hoàn thiện nội dung
Công ty phải tiếp tục hoàn thiện nội dung của công tác xây dựng kế hoạch, yêu cầu bộ phận kế hoạch phải triệt để thực hiện các quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng. Lãnh đạo công ty cần thường xuyên kiểm tra công tác xây dựng kế hoạch bán hàng.
Trong các nội dung của kế hoạch bán hàng thì việc xác định chính xác các chỉ tiêu bán ra là quan trọng. Vì vậy công tác nghiên cứu thị trường và dự báo là nội dung quan trọng nhất cần quan tâm trong việc xây dựng kế hoạch bán hàng
2.2 Hoàn thiện phương pháp xây dựng kế hoạch
Công ty nên kết hợp cả phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương pháp phân tích các nhân tố tác động để xây dựng các chỉ tiêu bán hàng trong kỳ kế hoạch nhằm phản ánh được cả những biến động của nhân tố khách quan vào trong kế hoạch để bảo đảm tính ổn định hơn cho bản kế hoạch được xây dựng. Tức là dựa trên những số liệu của năm báo cáo và lượng hoá các yếu tố có ảnh hưởng tới lượng bán trong năm kế hoạch để xây dựng nên các chỉ tiêu của kế hoạch bán hàng.
3.Phân công phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng
Giữa bộ phận xây dựng kế hoạch bán hàng (phòng Marketing) và các cán bộ thị trường (người trực tiếp làm việc với các đại lý cấp I và trực tiếp nhận các chỉ tiêu bán hàng từ công ty ) phải có sự liên hệ mật thiết hỗ trợ cho nhau. Những biến động trên thị trường sẽ được các cán bộ thị trường thu thập và chuyển về cho bộ phận kế hoạch tại phòng Marketing để xử lý, nếu những biến động này không ảnh hưởng tới việc thực hiện các chỉ tiêu bán hàng thì kế hoạch vẫn tiếp tục được thực hiện mà không có sự thay đổi nào nhưng nếu những biến động đó là ảnh hưởng tới việc thực hiện các chỉ tiêu bán hàng thì bộ phận kế hoạch phải điều chỉnh lại cho phù hợp nhằm đáp ứng được những thay đổi đó và đạt được mục tiêu đề ra. Chính vì lẽ đó
mà giữa hai bộ phận này có mối liên hệ tương tác lẫn nhau, cùng hỗ trợ nhau vì mục tiêu chung của toàn công ty. Trên cơ sở những thông tin của cán bộ thị trường thì bộ phận kế hoạch lập kế hoạch được chính xác và có tính khả thi cao còn khi kế hoạch được xây dựng đúng, phù hợp với thực tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận bán hàng hoàn thành được nhiệm vụ của mình một cách xuất sắc.
Mặt khác giữa các phòng ban trong công ty như phòng kế toán, phòng kế hoạch vật tư phải phối hợp chặt chẽ với phòng Marketing vì các phòng này đều có liên quan đến việc thực hiện kế hoạch bán hàng của công ty. Nếu những thông tin về nguồn hàng, kế hoạch đặt hàng và sản xuất được phòng vật tư thực hiện đầy đủ thì phòng Marketing sẽ có đủ hàng bán ra và chỉ tập trung vào hoạt động bán, phòng kế toán sẽ giúp phòng Marketing trong việc cung cấp tài chính phục vụ cho các kế hoạch yểm trợ bán được tiến hành đúng như kế hoạch. Vì vậy đề nghị lãnh đạo công ty phải phân công sắp xếp nhiệm vụ của từng phòng ban trong việc phối hợp với nhau để thực hiện kế hoạch bán, tạo ra một thể thống nhất cùng vì mục tiêu chung là bán được hàng. Mặt khác xây dựng chế độ trách nhiệm đối với từng lĩnh vực cụ thể trong việc phối hợp giữa các phòng ban nhằm xác định rõ trách nhiệm của từng phòng ban để tiện cho việc kiểm tra và khen thưởng.