I. Một số đặc điểm về công ty CP Vật Tư BVTV Hoà Bình
2.3Quyền hạn của công ty
Công ty có quyền tổ chức thực hiện các hoạt động mua bán vật tư nông nghiệp, thuốc bảo vệ thực vật khi đã được sự cho phép của cục kiểm định BVTV thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam. Công ty được vay vốn bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng Việt Nam và ngân hàng nước ngoài, được huy động vốn của các cá nhân trong và ngoài nước, được phát hành cổ phiếu. Công ty được tiếp nhận và sử dụng viện trợ của các tổ chức và cá nhân nước ngoài. Công ty được quyền kí kết các hợp đồng gia công nhằm phục vụ cho việc cung ứng đồng bộ và đầy đủ sản phẩm cho hoạt động bán hàng của công ty. Công ty được
đàm phán, kí kết và thực hiện các hợp đồng nhập khẩu vật tư hàng hoá từ nước ngoài, được uỷ thác nhập khẩu vật tư hàng hoá theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam và luật pháp quốc tế. Công ty được quyền đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trong nước hoặc nước ngoài phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và nước sở tại, được thu thập và cung cấp thông tin về thị trường trong nước và trên thế giới. Công ty có đầy đủ quyền hạn trong việc tổ chức sắp xếp bộ máy tổ chức nhân sự trong công ty nhằm bảo đảm hiệu quả kinh doanh cao nhất. Bên cạnh việc phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán công ty cũng có quyền chủ động áp dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật tiên tiến vào hoạt động kinh doanh của công ty, xây dựng các chính sách khuyến khích nhân viên trong công ty như lương, thưởng phù hợp với tình hình của công ty và từng nhân viên theo chế độ do công ty ban hành. Ngoài ra công ty còn được quyết định giá và thoả thuận giá liên quan đến sản xuất kinh doanh và dịch vụ đối với khách hàng trong và ngoài nước.
Để thực hiện và đạt được các chức năng cũng như quyền hạn của công ty thì công ty CP Vật Tư BVTV Hoà Bình phải có một quan điểm triết lý kinh doanh rõ ràng, luôn tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của nhà nước, thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ đối với nhà nước và các cổ đông. Đồng thời công ty phải tổ chức hoạt động kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh để thu lợi nhuận, nâng cao lợi tức và bảo đảm đời sống vật chất cũng như tinh thần cho nhân viên trong toàn công ty.
3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty CP Vật Tư BVTV Hoà Bình.
Khi mới thành lập công ty CP Vật Tư BVTV Hoà Bình (công ty TNHH kinh doanh XNK Hoà Bình) Gồm có một giám đốc, một phó giám đốc và các nhân viên trực thuộc gồm 54 người sắp xếp vào các phòng ban: Phòng hành chính tổng hợp, phòng kế toán, phòng thị trường và phòng kinh doanh. Để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, phù hợp với thực tế sản xuất và kinh doanh, phù hợp với hình thức công ty cổ phần, công ty đã sắp xếp bố trí lại nhân sự trong các phòng ban, quy định mới về quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty :
Từ sơ đồ trên ta thấy bộ máy công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng Chức năng của từng Bộ phận:
3.1 Đại hội đồng cổ đông.
Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Đại hội đồng cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau:
Đại hội đồng cổ đông HĐQT Ban kiểm soát Giám đốc P.Giám đốc tài chính P. Giám đốc Marketing Phòng Kế toán Phòng KH-VT Phòng Marketing Chi nhánh Hà Tây Chi nhánh TPHCM Phòng HC-TH P.Giám đốc sản xuất -Hành chính
- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết định mức cổ tức từng năm của từng loại cổ phần.
- Bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát.
- Xem xét và xử lý các vi phạm của hội đồng quản trị và ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cho cổ đông của công ty.
- Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty.
- Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm.
- Thông qua định hướng phát triển của công ty, quyết định bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty.
- Quyết định mua lại hơn 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại.
3.2 Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty do đại hội cổ đông công ty bầu ra, số thành viên hội đồng quản trị do đại hội cổ đông công ty quyết định nhưng thành viên hội đồng quản trị phải có giá trị tỷ lệ cổ phiếu bằng hoặc lớn hơn 10% số cổ phần phổ thông trong tổng vốn điều lệ. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có những quyền và nghĩa vụ sau:
- Quyết định chiến lược phát triển của công ty.
- Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại.
- Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác.
- Quyết định phương án đầu tư
- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua bán, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn được quy định trong điều lệ của công ty.
- Bổ nhiệm và miễn nhiệm, cách chức giám đốc công ty và cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty, quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty thành viên, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
- Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên đại hội đồng cổ đông
- Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ lãi phát sinh trong quá trình kinh doanh.
- Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty, định giá tài sản góp vốn không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng.
- Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán của từng loại.
- Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hội đồng quản trị có nhiệm kỳ là 4 năm.
3.3 Ban kiểm soát.
Ban kiểm soát công ty gồm có 3 thành viên do đại hội đồng cổ đông bầu ra có nhiệm kỳ như nhiệm kỳ của hội đồng quản trị trong đó có 1 thành viên có chuyên môn về kế toán, trưởng ban kiểm soát là cổ đông của công ty. Ban kiểm soát có quyền và nghĩa vụ sau:
- Kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
- Thẩm định báo cáo tài chính hằng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, theo yêu cầu của cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu trên 10% cổ phần phổ thông.
- Thường xuyên thông báo với hội đồng quản trị về kết quả hoạt động tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên đại hội đồng cổ đông.
- Báo cáo đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của công ty, tính trung thực, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động của công ty.
3.4Giám đốc :
Là người đứng đầu ban giám đốc, giám đốc do HĐQT bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công
ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và HĐQT về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Giám đốc trực tiếp theo dõi, chỉ đạo công tác thị trường, hoạt động nhập khẩu vật tư hàng hoá, chế độ tài chính kế toán, các hoạt động tổ chức hành chính, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, thực hiện việc tuyển dụng lao động, quyết định chế độ lương, thưởng đối với người lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức năng do HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức.
3.5Phó giám đốc
Công ty có ba phó giám đốc: Phó giám đốc tài chính, phó giám đốc marketing và phó giám đốc sản xuất - Hành chính
3.5.1 Phó giám đốc tài chính :
- Chức năng : Quản lý các hoạt động tài chính nội bộ của công ty và quản lý các dự án đầu tư của công ty
- Nhiệm vụ :
+ Xây dựng các quy định về tài chính phù hợp với đặc thù của công ty và phù hợp với quy định của pháp luật trình giám đốc phê duyệt
+ Tổ chức thực hiện và giám sát, đánh giá hiệu quả, tính phù hợp của các quy định trên
+ Phê duyệt các khoản thanh toán nội bộ thay giám đốc và chịu trách nhiệm về các quyết định trước giám đốc và hội đồng quản trị,
+Lập và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư đã được giám đốc và hội đồng quản trị phê duyệt
3.5.2 Phó giám đốc phụ trách thị trường
- Chức năng : Quản lý các hoạt động Marketing của công ty
- Nhiệm vụ:
+ Phê duyệt ban đầu kế hoạch marketing trình giám đốc công ty phê duyệt chính thức.
+ Tổ chức triển khai thực hiện, giám sát việc thực hiện các kế hoạch Marketing
+ Đánh giá hiệu quả của các chính sách Marketing
+ Tổ chức, quản lý hệ thống phân phối, đánh giá hoạt động của hệ thống + Tổ chức nghiên cứu sản phẩm mới
+ Tổ chức các hoạt động chăm sóc khách hàng
Chức năng : Quản lý các hoạt động hành chính nhân sự và sản xuất của công ty và quản lý nhân sự toàn công ty
- Nhiệm vụ : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Xây dựng các quy định về hành chính nhân sự phù hợp với đặc thù của công ty và phù hợp với các quy định của pháp luật trình giám đốc phê duyệt
+ Tổ chức thực hiện và giám sát, đánh giá hiệu quả, tính phù hợp của các quy định trên
+ Tổ chức quản lý nhân sự, đánh giá nhân sự, định mức lương
+ Phê duyệt ban đầu về các kế hoạch đào tạo nhân viên trình giám đốc phê duyệt chính thức
+ Trình giám đốc công ty các đề nghị về tuyển dụng, chấm dứt thỏa thuận lao động với các cán bộ công nhân viên trong công ty
+ Triển khai các kế hoạch sản xuất tại các nhà máy của công ty (thuộc chi nhánh) + Theo dõi và kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch này.
3.6 Phòng hành chính tổng hợp.
3.6.1 Chức năng.
Tham mưu giúp giám đốc trong việc tổ chức công tác văn phòng tại trụ sở chính đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
3.6.2 Nhiệm vụ.
Tổ chức thực hiện công tác thư kí cho giám đốc. Kiểm tra soát lại các văn bản trước khi trình giám đốc kí. Làm thư kí trong các cuộc họp theo yêu cầu của giám đốc; Biên dịch các văn thư giao dịch, các tài liệu nghiệp vụ, các tài liệu nghiên cứu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty; Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho hoạt động tiếp khách, cho cán bộ đi công tác, kiểm tra và thực hiện việc đảm bảo vệ sinh trong công ty, tổ chức công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy định, cung cấp các tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của các phòng theo đúng quy định về bảo mật, đóng dấu trên một số văn thư giao dịch, đánh máy các tài liệu và in ấn phục vụ yêu cầu của công ty; lập và thực hiện kế hoạch dự trù văn phòng phẩm cho các phòng, thực hiện việc mua sắm toàn bộ trang thiết bị và phương tiện làm việc phục vụ hoạt động tại trụ sở chính trên cơ sở kế hoạch của các phòng được giám đốc phê duyệt, xây dựng nội quy, quy định sử dụng trang thiết bị của cơ quan.
Phòng kế toán gồm có kế toán trưởng và 12 nhân viên chịu trách nhiệm từng lĩnh vực cụ thể.
3.7.1Chức năng.
Tham mưu cho giám đốc về công tác kế toán tài chính nhằm bảo vệ an toàn tài sản và sử dụng hợp lý các nguồn lực tài chính của công ty phục vụ cho việc kinh doanh nhằm tối đa hoá lợi nhuận.
3.7.2 Nhiệm vụ.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào nội dung kinh tế để định khoản và hạch toán vào các tài khoản thích hợp một cách khoa học theo đúng quy định trong pháp lệnh kế toán thống kê.
Kiểm soát quá trình kinh doanh của công ty thông qua hệ thống chứng từ kế toán. Kế toán phải giám sát việc thực hiện quy trình:
- Quy trình nhập khẩu
- Quy trình gia công chế biến, theo dõi xuất, nhập hàng hoá.
- Quy trình gửi và rút tiền tại ngân hàng.
- Quy trình thanh toán tiền hàng với người bán, người thuê gia công
- Quy trình thu nợ.
- Theo định kỳ cung cấp các thông tin báo cáo dưới dạng báo cáo kế toán cho giám đốc.
3.8 Phòng kế hoạch vật tư.
3.8.1 Chức năng.
Tham mưu cho giám đốc về các lĩnh vực vật tư, sản xuất, phát triển sản phẩm mới và sở hữu công nghiệp; Thực hiện các công việc liên quan đến mảng kế hoạch sản xuất, kế hoạch gia công và công tác nhập khẩu hàng hoá; Đảm trách công tác cung ứng vật tư, các thủ tục liên quan đến công tác đăng kí sản phẩm mới và các vấn đề về sở hữu công nghiệp của công ty.
3.8.2 Nhiệm vụ.
- Mảng công tác kế hoạch: Lập kế hoạch về hàng hoá (nhập khẩu và sản xuất), nguyên liệu (nhập khẩu và mua trong nước) cho từng kì và theo dõi đôn đốc trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch đó cũng như giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch.
- Mảng công tác nhập khẩu: Quản lý hồ sơ các nhà xuất khẩu, lập và theo dõi lịch nhập khẩu hàng trên cơ sở các hợp đồng đã kí kết, tổ chức nhập hàng, đưa về kho và thực hiện các thủ tục kiểm định chất lượng (nếu có).
- Mảng công tác vật tư: Lập kế hoạch cung ứng vật tư cho từng kì kế hoạch; tìm kiếm, phân tích, đánh giá, tham gia đàm phán, tư vấn lựa chọn, tổ chức kí kết, theo dõi tiến độ thực hiện, tổ chức giao nhận tham gia kiểm tra chất lượng hàng nhập kho và theo dõi thanh toán hợp đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mảng công tác đăng kí sản phẩm mới: Lập hồ sơ đăng kí cho từng sản