II- Nội dung của công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng
2.6 Phát triển và hoàn thiện lực lượng bán hàng
Là một trong những công cụ quan trọng để hỗ trợ khả năng hoàn thành kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp.
Mục tiêu và kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp được thực hiện thông qua lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Thông qua hoạt động tác nghiệp phù hợp với chức trách và nhiệm vụ của từng cá nhân trong lực lượng bán hàng, mối liên hệ giữa doanh nghiệp với thị trường và chức năng chuyển hoá giá trị hàng hoá từ hàng đến tiền mới được thực hiện. Nói cách khác lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản giữa doanh nghiệp với thị trường. Do vậy thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng là một nội dung quan trọng của quản trị bán hàng cần được thực hiện một cách hoàn hảo
Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm:
-Lực lượng bán hàng cơ hữu của doanh nghiệp
-Các đại lý bán hàng có hợp đồng
-Lực lượng bán hàng hỗn hợp
Lực lượng bán hàng cơ hữu của doanh nghiệp :
Lực lượng bán hàng cơ hữu của doanh nghiệp bao gồm tất cả các thành viên trong doanh nghiệp có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng Lực lượng bán hàng có thể được chia thành:
+ Lực lượng bán hàng tại văn phòng
Là bộ phận bán hàng tập trung ở văn phòng của doanh nghiệp và liên hệ với khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại hoặc tiếp xúc chủ yếu tại văn
phòng doanh nghiệp. Cá nhân nhân viên bán hàng không thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Tuỳ theo đặc điểm từng doanh nghiệp lực lượng này có thể được xác định là lực lượng bán hàng chủ yếu, là bộ phận hỗ trợ cho lực lượng bán hàng bên ngoài doanh nghiệp
+ Lực lượng bán hàng bên ngoài doanh nghiệp
Là bộ phận các nhân viên bán hàng được bố trí theo vùng địa lý, theo các địa bàn bán hàng khác nhau của doanh nghiệp. Bộ phận bán hàng này có trách nhiện bán hàng, cung ứng dịch vụ thông qua các giao dịch trực tiếp với khách hàng trên các địa bàn được phân công.
Theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân trong hoạt động bán hàng, lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm:
+ Giám đốc/ giám đốc bán hàng cấp doanh nghiệp
+ Giám đốc/ giám đốc bán hàng khu vực, vùng, ngành hàng, nhóm khách hàng, trưởng đại diện bán hàng ....
+ Các quản trị viên trung gian và các nhân viên hỗ trợ bán hàng + Các đại diện bán hàng với các chức danh:
- Người giao hàng: Nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên bán hàng này là đi giao hàng
- Người tiếp nhận đơn hàng: nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên bán hàng này là tiếp nhận đơn hàng nội bộ (nhân viên bán hàng sau quầy), ở cửa hàng hoặc tiếp nhận đơn hàng bên ngoài
- Người chào hàng: nhiệm vụ chủ yếu là tạo dựng hình ảnh, uy tín cung cấp thông tin về sản phẩm cho người sử dụng hiện tại hay tiềm năng - không được phép tiếp nhận đơn hàng
- Kỹ thuật viên: nhiệm vụ chủ yếu là cố vấn về kỹ thuật cho các khách hàng
- Người tạo nhu cầu: Là nhân viên bán hàng có nhiệm vụ chủ yếu giúp cho khách hàng hiểu được các khả năng đáp ứng của các sản phẩm mới của doanh nghiệp cho các nhu cầu tiềm tàng của họ hoặc hiểu biết tốt hơn về các sản phẩm truyền thống nhằm dẫn đến khả năng hình thành đòi hỏi thoả mãn nhu cầu bằng các sản phẩm của doanh nghiệp.
Các đại lý bán hàng có hợp đồng:
Là một bộ phận lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm các cá nhân hay tổ chức độc lập không thuộc hệ thống tổ chức cơ hữu của doanh nghiệp nhận bán hàng cho doanh nghiệp để hưởng hoa hồng đại lý theo các
hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Các đại lý bán hàng loại này có thể được xác định là một bộ phận trong kênh phân phối hàng hoá của doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm mang tính chi tiết, thuộc lực lượng này có các dạng: Đại lý hoa hồng, đại lý tiêu thụ, đại lý bán hàng hay người môi giới.
Lực lượng bán hàng hỗn hợp:
Hai loại lực lượng trên có thể được sử dụng độc lập với các mức độ quan trọng khác nhau trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình thiết kế lực lượng bán hàng, có thể nên kết hợp các bộ phận đó với nhau trong một chiến lược phát triển lực lượng bán hàng thống nhất để bổ sung cho nhau. Trường hợp này dẫn đến hình thành lực lượng bán hàng hỗn hợp của doanh nghiệp.
3.Các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng và các phương pháp xây dựng kế hoạch bán hàng
3.1Các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng
Các mục tiêu định lượng là cụ thể hoá các mục tiêu định tính vào các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Các mục tiêu này thường được gọi là các chỉ tiêu hay hạn ngạch bán hàng :
3.1.1Khối lượng hàng hoá bán ra trong kỳ:
Chỉ tiêu bán ra có thể được tính theo công thức:
Xxk = Xb/c (1 h)
Trong đó:
Xxk : Số lượng hàng hoá bán ra kỳ kế hoạch (tấn...)
Xb/c : Số lượng hàng hoá bán ra kỳ báo cáo (tấn ...)
h- Hệ số tăng hoặc giảm kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo (%).
Đây là chỉ tiêu số lượng thể hiện khối lượng công việc mà bộ phận bán hàng cần phải thực hiện được trong kỳ kế hoạch.
3.1.2Doanh số hàng bán ra
Để xác định chỉ tiêu doanh số hàng hoá bán ra người ta có thể sử dụng phương pháp sau đây:
- Phương pháp thống kê kinh nghiệm
DSkh = DSbc (1+h)
Trong đó : DSkh là doanh số bán kỳ kế hoạch ; DS bc là doanh số bán kỳ báo cáo; h là nhịp độ tăng giảm mức bán
+ Phương pháp đơn hàng:
n
DSkh = ∑Ndhi Gi
i=1
Trong đó: N dhi là nhu cầu đặt hàng về loại hàng hoá i kỳ kế hoạch ; G i là giá bán đơn vị hàng hoá i kỳ kế hoạch ; i là loại hàng hoá tiêu thụ; n là chủng loại hàng hoá
+ Phương pháp “ cộng dồn”: n
DS = ∑Qi Gi
i=1
Trong đó : Qi là số lượng hàng hoá loại i kỳ báo cáo; Gi là giá bán đơn vị hàng hoá i kỳ báo cáo; i là loại hàng hoá tiêu thụ; n là chủng loại hàng hoá + Phương pháp cân đối: Dựa vào cân đối chung tổng cầu bằng tổng cung.
Ta có:
DS = Ođk + N - Ock
Trong đó: Odk là giá trị hàng tồn kho đầu kỳ; N là giá trị hàng nhập trong kỳ; Ock là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
3.1.3Chi phí :
- Chi phí lưu thông thuần tuý
- Chi phí lưu thông bổ sung
- Chi phí cố định
- Chi phí biến đổi
- Chi phí kiểm soát được
- Chi phí không kiểm soát
- Chi phí trực tiếp
- Chi phí gián tiếp
Tổng số tiền CPLT = Doanh số bán ra % CPLT
(giá bán)
Trong đó CPLT là chi phí lưu thông
3.1.4Lãi gộp/lợi nhuận trước thuế :
= Doanh số bán chiết khấu lưu thông Lợi nhuận trước thuế ( từ hoạt động bán hàng )
= Lãi gộp - Chi phí kinh doanh phân bổ cho khối lượng hàng hoá được bán
3.1.5Dự trữ:
* Phương pháp thống kê kinh nghiệm:
Dự trữ của kỳ kế hoạch = Dự trữ của kỳ báo cáo (1 h)
h là tỷ lệ tăng giảm lượng dự trữ kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo * Phương pháp dựa trên các định mức kinh tế kỹ thuật:
Tổng DT của doanh nghiệp = DT thường xuyên + DT bảo hiểm + DT chuẩn bị + DT thời vụ
3.1.6Thị phần của Doanh nghiệp (T)
T = Doanh số bán của doanh nghiệp 100 (%) Doanh số bán toàn ngành
3.1.7 Tỷ lệ chiếm lĩnh khách hàng: ( K)
K = Số khách hàng của doanh nghiệp 100 (%) Toàn bộ khách hàng ở các khu vực
3.2Phương pháp xây dựng kế hoạch bán hàng
3.2.1Phương pháp cân đối: Được thực hiện thông qua các bước sau:
- Bước 1 : Xác định nhu cầu về các yếu tố kinh doanh để thực hiện các mục tiêu kinh doanh dự kiến.
- Bước 2 : Xác định khả năng bao gồm khả năng đã có và chắc chắn có của doanh nghiệp về các yếu tố kinh doanh
- Bước 3 : Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố kinh doanh
Cân đối được thực hiện là cân đối động và được thực hiện liên hoàn tức là tiến hành cân đối liên tiếp nhau để bổ sung, điều chỉnh phương án cho phù hợp với thay đổi của môi trường. Trong đó thực hiện cân đối từng yếu tố trước khi tiến hành cân đối tổng hợp.
3.2.2Phương pháp phân tích các nhân tố tác động:
Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh các nhà hoạch định kế hoạch sẽ xem xét các yếu tố sau:
- Sự phát triển về dân số và nhóm lứa tuổi
- Các yếu tố chính trị, pháp luật : Luật cạnh tranh, luật môi trường
- Sự thay đổi cấu trúc ngành nghề
- Các đặc điểm về nguồn lực của doanh nghiệp : Phần thị trường, chu kỳ sống của sản phẩm, chất lượng lao động, tình hình doanh thu....
3.2.3Phương pháp lợi thế vượt trội:
- Trên lĩnh vực tiêu thụ, trong việc khai thác các kênh tiêu thụ cùng với các đối tác khác
- Trong liên doanh liên kết để phát huy chuyên môn hoá
- Trong hợp tác nghiên cứu
- Nhờ năng lực và trình độ của quản trị gia trong việc giải quyết từng vấn đề phát sinh
3.2.4Phương pháp phân tích chu kỳ sống của sản phẩm
Mỗi sản phẩm khi xuất hiện trên thị trường đều có tính chất thời điểm và thời đoạn, đến một thời gian nào đó nó sẽ bị thị trường từ chối. Người hoạch định kế hoạch bán hàng sẽ quyết định chỉ kinh doanh mặt hàng nào. Do đó việc phân tích chu kỳ sống của sản phẩm là một phương pháp kế hoạch quan trọng. Bảng chu kỳ sống của sản phẩm Các giai đoạn Thâm nhập Tăng trưởng Chín muồi Suy thoái
Đối thủ cạnh tranh Rất ít Nhiều Nhiều ít đi Thị phần của DN Rất cao Cao ít dần ít
Vị trí trên thị trường Dẫn đầu Bị cạnh tranh Bán ít dần Bị chặn Mức doanh thu Tăng chậm Tăng nhanh Tăng chậm Giảm Kết quả Hoà vốn Lãi lớn Lãi giảm Lỗ Sự co giãn giá cả ít Trung bình Lớn ít
3.2.5Phương pháp đường cong kinh nghiệm:
Phương pháp này dựa vào kết quả nghiên cứu của nhóm tư vấn Boston. Thực chất là việc phân tích đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành nghề trên cơ sở mối quan hệ giữa việc giảm chi phí trên một đơn vị sản phẩm với việc
tăng số lượng sản phẩm. Theo kết quả nghiên cứu nếu sản lượng tăng gấp đôi thì chi phí có thể hạ từ 20% đến 30% (không kể lạm phát)
3.2.6Phương pháp mô hình PISM
Đây là phương pháp áp dụng rộng rãi ở Hoa kỳ. Thực chất là việc phát hiện sự trao đổi các kết quả có tính chất chiến lược để từ đó xác định kế hoạch kinh doanh
P: Profit (lợi nhuận), I: Impact (tác động), S: Strategy (chiến lược), M: Market (thị trường).
Khi hoạch định kế hoạch các nhà quản trị phải phân tích sáu vấn đề sau - được coi là nhân tố kết quả chiến lược dưới đây:
- Sự hấp dẫn của thị trường : Mức tăng thị trường, tỷ lệ xuất khẩu
- Tình hình cạnh tranh: Tính thị trường tương đối của doanh nghiệp dùng để phân tích từng loại sản phẩm
Thị phần của DN = Phần thị trường tuyệt đối của DN 100
Tổng phần thị trường tuyệt đối của ba đối thủ cạnh tranh lớn nhất
- Hiệu quả của hoạt động đầu tư : Cường độ đầu tư, doanh thu trên mỗi hoạt động đầu tư
- Sử dụng ngân sách doanh nghiệp : Quy mô doanh nghiệp, mức độ phân tán của doanh nghiệp
- Phân tích sự thay đổi của các yếu tố: Phần thị trường, liên kết, giá cả, chất lượng sản phẩm và sự thay đổi sản lượng
ROI = Tổng D. thu Lợi nhuận 100 Tổng vốn KD Tổng D.thu
= Lợi nhuận 100 Tổng vốn KD