4Chương 1 : Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến, huyện
2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc
Từ năm 2002 thì sổ hộ tịch của UBND xã Đồng Tiến được lưu trữ ở 02 nơi, một là UBND huyện Đồng Phú, hai là chính cơ quan đó lưu trữ, vì thế UBND xã Đồng Tiến là một cơ quan lưu trữ hộ tịch, thực hiện việc cấp bản
7
sao các giấy tờ hộ tịch. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì khi tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thì cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phải giải quyết xong trong ngày tiếp nhận yêu cầu.
Trong thời gian thực tập, theo em đã quan sát cho thấy UBND xã Đồng Tiến đã giải quyết việc cấp bản sao từ sổ gốc đúng theo thời hạn mà pháp luật đã quy định. Cán bộ Tư pháp-Hộ tịch đã có trách nhiệm hoàn thành hồ sơ sớm, đảm bảo cho người dân không phải chờ đợi lâu. Tuy nhiên, có đơi lúc Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND xã bận họp, bận đi tập huấn… khơng có mặt tại cơ quan làm việc để ký giấy tờ hộ tịch do bộ phận Tư pháp đã tiếp nhận nên không thể giải quyết hồ sơ của người dân ngay được mà phải hẹn lại sang ngày làm việc tiếp theo mới giải quyết.
Đối với những yêu cầu được gửi qua đường bưu điện thì chậm nhất là trong 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao, phải gửi bản sao cho người yêu cầu. Trên thực tế, hoạt động này tại UBND xã Đồng Tiến rất ít nên khi có u cầu của người dân đều được giải quyết đúng thời hạn theo quy định của pháp luật (khoản 4 Điều 17 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP).